Passer avec succès d’Excel à AG5

Chez AG5, nous accueillons diverses organisations de plusieurs secteurs sur notre plate-forme, allant de grandes entreprises qui emploient...

Chez AG5, nous accueillons diverses organisations de plusieurs secteurs sur notre plate-forme, allant de grandes entreprises qui emploient plus de 10.000 employés à de petites entreprises avec 50 employés. Ces clients peuvent avoir des processus différents, mais partagent le même objectif : passer d’Excel à AG5 pour la gestion des compétences.

Sur la base de plusieurs mises en oeuvre, nous avons appris que différents facteurs déterminent si une mise en oeuvre AG5 est complexe et difficile ou plutôt facile à mener pour maîtriser la gestion des compétences.

Dans cet article, j’aimerais souligner les principaux facteurs à considérer pour réussir la mise en oeuvre d’AG5.

Les 5 facteurs principaux pour une mise en oeuvre réussie d’AG5 Copied

Ci-dessous, vous pouvez trouver les facteurs clés qui contribuent à une mise en oeuvre réussie d’AG5. Naturellement, il y a plus de cinq facteurs à considérer pour mettre en oeuvre AG5, mais nous avons appris que si les organisations tiennent au moins compte des facteurs suivants, nous pouvons garantir une mise en oeuvre réussie d’AG5.

Responsable dédié à la mise en oeuvre

Que nous ayons besoin de mettre en oeuvre AG5 sur un seul ou plusieurs sites, il est crucial d’avoir un responsable de la mise en oeuvre aux côtés du client. Le responsable de la mise en oeuvre doit s’assurer de la bonne gestion interne du passage d’Excel à AG5.

Un responsable de la mise en oeuvre efficace :

  • Gère la communication entre AG5 et l’organisation du client et s’assure de bien informer tous les intervenants pendant la période de transition
  • Gère les obstacles internes pour éviter tout retard ou blocage de la progression
  • S’assure d’une disponibilité de ressources suffisantes pour chaque site qui met en oeuvre AG5
  • Fait office de point de contact central pour l’organisation interne et AG5

Participation et engagement actifs

Tous les intervenants qui géraient les compétences avec Excel doivent participer activement pendant le processus de transition pour s’assurer qu’ils utilisent avec succès AG5. Lorsqu’il y a une participation et une implication actives pendant ce processus, nous constatons souvent que les intervenants n’utilisent plus du tout Excel (c’est-à-dire qu’ils confirment avoir supprimé totalement leurs feuilles de calcul Excel).

Suivre le programme de formation des formateurs

Pour s’assurer que les processus opérationnels ne soient pas retardés ou perturbés, les utilisateurs clés d’AG5 dans une organisation doivent suivre notre programme de formation des formateurs, qui garantit qu’ils ont toutes les connaissances pour utiliser efficacement le logiciel de gestion des compétences d’AG5.

Gérer le changement interne et le déploiement

Nous constatons que beaucoup de clients ont de grandes feuilles de calcul Excel qu’ils utilisent pour gérer les compétences, les exigences, l’historique et les informations des employés. Ces feuilles de calcul sont généralement très complexes, en particulier si plusieurs personnes utilisent la même feuille. Pour s’assurer que les employés cessent d’utiliser Excel au profit d’AG5, il est essentiel de gérer le changement interne et le déploiement. C’est d’autant plus important si vous devez mettre en oeuvre AG5 sur plusieurs sites, car vous avez affaire à de nombreux intervenants qui seront les utilisateurs quotidiens du logiciel.

Migration et intégration des données

Vous pouvez uniquement remplacer Excel si les utilisateurs peuvent commencer à gérer des compétences avec le même ensemble de données dans AG5. C’est crucial – si vous ne terminez pas la migration ou l’intégration des données avec votre système RH ou LMS, il est très probable que les utilisateurs continuent à utiliser leurs bonnes vieilles feuilles de calcul Excel.

5 choses à éviter pendant une mise en oeuvre d’AG5 Copied

Dans nos efforts pour réussir le passage à AG5 de nos clients, nous rencontrons également de nombreux problèmes. Nous avons identifié les erreurs courantes qui peuvent entraîner des retards ou même interrompre le processus d’intégration.

Manque d’appropriation et de leadership internes

Nous rencontrons parfois un responsable de la mise en oeuvre d’un client qui ne s’approprie ou ne dirige pas correctement le changement interne. Dans ces cas, il devient difficile pour nous de réussir une mise en oeuvre d’AG5.

La raison à cela est simple : Nous n’avons aucun contrôle sur l’organisation interne du client. Nous pouvons réaliser le processus de mise en oeuvre jusqu’à un certain point, mais sans appropriation ou leadership de la part du responsable ou des utilisateurs clés, le processus complet risque d’être retardé.

  • Notre recommandation : assurez-vous d’identifier le responsable de la mise en oeuvre avant de démarrer la mise en oeuvre. Définissez également clairement l’étendue des responsabilités du responsable pour garantir appropriation et leadership.

Mobilisation et engagement insuffisants


Outre un responsable de la mise en oeuvre engagé, les utilisateurs clés d’AG5 doivent également être mobilisés et engagés, en particulier avec notre programme de formation des formateurs.

Si les utilisateurs clés ne testent pas eux-mêmes AG5 – et ne participent pas activement au processus de formation – nous ne pouvons poursuivre efficacement la mise en oeuvre. En effet, ce sont les utilisateurs clés qui formeront les utilisateurs quotidiens – et qui seront peut-être eux-mêmes des utilisateurs quotidiens.

  • Notre recommandation : avant de démarrer la mise en oeuvre d’AG5, obtenez l’engagement formel de la part des départements, équipes ou des niveaux qui auront des employés impliqués. Assurez-vous également d’obtenir l’engagement du leadership de votre organisation. Tenez-le informé pendant le processus de mise en oeuvre pour garantir un soutien continu.

Affectation inadéquate des ressources

Lorsque les départements RH, Qualité ou Opérations veulent utiliser AG5, ils doivent avoir les ressources disponibles à cet effet.

En particulier, cela signifie que le responsable de la mise en oeuvre, les utilisateurs clés et les utilisateurs quotidiens doivent avoir le temps de participer. Si des ressources ne sont pas disponibles pour ces intervenants, la mise en oeuvre est compromise.

  • Notre recommandation : avant la mise en oeuvre, assurez-vous d’affecter des ressources aux départements RH, Qualité et Opérations ou à tout autre département concerné.

Problèmes informatiques internes avec des systèmes RH et LMS existants

S’ils le veulent, les clients peuvent intégrer leurs processus de gestion RH et d’apprentissage avec AG5.

Cependant, lorsque nous commençons la mise en oeuvre d’AG5, nous réalisons la formation et l’intégration d’AG5 en parallèle. Cela signifie que l’organisation du client doit disposer de ressources informatiques pour réaliser l’intégration.

Nous avons vu précédemment des feuilles Excel remplacées, mais des utilisateurs laissés avec beaucoup de travail manuel, car le département informatique n’a pas les ressources pour intégrer entièrement des systèmes existants avec AG5.

  • Notre recommandation : faites participer le département informatique uniquement lorsque vous démarrez votre intégration. Par exemple, si vous voulez d’abord remplacer toutes les feuilles Excel de votre organisation, faites participer le département informatique après cette opération.

Changement de portée du projet ou d’intervenants

Au début de chaque mise en oeuvre, nous définissons une portée et identifions tous les intervenants concernés. Des changements de portée et d’intervenants après le processus de mise en oeuvre peuvent entraîner des retards.

Par exemple, nous avons eu des cas où le responsable de la mise en oeuvre du client a été remplacé par un nouveau responsable. Nous avons également connu des changements de portée où des clients demandent des intégrations supplémentaires. Ces changements entraînent généralement d’importants retards ou un blocage complet du processus de mise en oeuvre.

  • Notre recommandation : définissez une portée claire – et obtenez l’engagement à cet effet – avant de commencer votre mise en oeuvre d’AG5.


Notre engagement pour votre mise en oeuvre d’AG5 Copied

Nous vous conseillons sur la façon de gérer les problèmes courants en passant d’Excel à AG5 et vous soutenons également pour réussir ce changement. Lisez la suite pour découvrir comment nous nous engageons à aider votre organisation à gérer efficacement des compétences dans AG5.

Préparation avant la mise en oeuvre

Avant que votre organisation s’engage avec AG5, notre équipe commerciale vous aide à préparer la mise oeuvre. Son objectif est de s’assurer de la solidité de tous les aspects du changement, tant d’un point de vue contractuel qu’organisationnel. Elle fait également participer l’équipe d’intégration ou informatique d’AG5 pour soutenir votre organisation dans les premières étapes.

Des objectifs clairement définis

Le processus d’intégration a des objectifs clairement définis. Le premier est de donner une formation personnalisée et adaptée aux besoins actuels de gestion des compétences de votre organisation.

Le deuxième objectif est de migrer vos données de compétences vers AG5, pour vous donner des données historiques de compétences pour des audits potentiels et vous permettre de continuer avec AG5 sans consulter vos anciennes feuilles de calcul Excel.

Le troisième objectif est d’intégrer vos systèmes HRIS ou LMS avec AG5 pour les harmoniser avec votre stratégie de gestion des compétences.

Un spécialiste dédié à la mise en oeuvre

Qu’il s’agisse d’un lancement mondial ou d’une installation mineure, nous vous affectons un expert dédié à la mise en oeuvre. Cela contribue à l’intégration réussie de votre organisation dans AG5 en s’assurant d’atteindre tous les objectifs sur le plan du calendrier, du budget et du niveau élevé de qualité.

Un programme de formation personnalisé

Notre logiciel ne cesse d’être amélioré, et nous proposons plusieurs solutions de gestion des compétences. Si nous formons chaque client à chaque solution ? Non, nous adaptons notre formation aux besoins et exigences de gestion des compétences de nos clients.

Avant de démarrer la séance de formation, nous avons une phase de conception de solution, où nous discutons de la solution avec laquelle le client veut commencer. Sur la base de cette étape, nous adaptons le programme de formation pour fournir les connaissances logicielles les plus pertinentes pour vous.

Une assistance experte avec migration des données et intégration système

Nos spécialistes dédiés à la mise en oeuvre réalisent les objectifs de migration des données et d’intégration système, mais sont soutenus par leurs équipes de mise en oeuvre, d’intégration et informatiques. Chaque fois que des connaissances expertes sont nécessaires du point de vue informatique ou des données, notre responsable fait appel aux acteurs adéquats.

Points de contrôle réguliers et suivi de l’avancement

Pour nous assurer que votre mise en oeuvre d’AG5 respecte le calendrier, le budget et le niveau de qualité, nous prévoyons des séances hebdomadaires pour suivre son avancement. Nous le faisons pour chaque client, car nous avons appris que ces séances gardent les deux parties (AG5 et le client) alignées et informées.

 

Vous êtes prêt(e) à franchir une nouvelle étape pour maîtriser la gestion des compétences ? Copied

En tenant compte de ce qui précède avant et pendant votre mise en oeuvre d’AG5, vous avez la garantie d’un processus de transition harmonieux et réussi.

Vous pouvez également lire les blogs ci-dessous pour en savoir plus sur les intégrations d’AG5, les migrations de données et la formation :

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en oeuvre d’AG5 à une échelle locale ou mondiale ? Contactez-nous ! Nous avons hâte de répondre à vos questions éventuelles!

Simplifiez la gestion des compétences avec une conversation

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Original version | octobre 18, 2023

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