Comment Base Logistics Group a étendu ses opérations sans étendre ses problèmes
Trois entreprises fusionnées, une plateforme unifiée et une visibilité instantanée sur qui est qualifié pour quoi.
Une fusion qui a rendu l’ancien système impossible
Lorsque Joyce Faustin-van de Ven a rejoint HealthLink (qui fait partie de Base Logistics Group), les opérations de conformité reposaient sur des fichiers Excel au niveau des services. Opérer sur le marché médical signifie que les qualifications et les preuves de formation font l’objet d’audits réguliers, et les listes distinctes que chaque service maintenait rendaient impossible d’obtenir une vue d’ensemble claire de l’un d’entre eux.
Puis l’entreprise a fusionné avec deux autres, et le nombre d’employés a explosé.
« Continuer à travailler avec Excel n’était tout simplement plus une option », a déclaré Faustin-van de Ven.
Le problème qui se présente un mardi matin
Plutôt que l’audit annuel, l’un des tests les plus concrets de tout système de compétences est le moment où un responsable doit savoir immédiatement qui peut assurer un poste vacant.
« Imaginez la situation lorsqu’un employé est absent, en congé maladie de longue durée ou en vacances », a déclaré Faustin-van de Ven. « Dans ce cas, nous voulons être en mesure de voir immédiatement quel employé possède les mêmes qualifications, et cette personne peut-elle être affectée dans ce hall ou au sein de cette équipe ? »
Avec 600 employés répartis sur des entités fusionnées, chacun avec son propre historique de formation et ses exigences de poste, cette question nécessitait auparavant des appels téléphoniques, des recherches dans des feuilles de calcul et des suppositions. Maintenant, il s’agit d’une simple consultation du tableau de bord.
Si un employé est absent, vous pouvez immédiatement voir quel autre employé possède les mêmes qualifications et est disponible.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
L’adoption était le véritable défi
Faustin-van de Ven reconnaît franchement que faire adhérer tout le monde a été plus difficile que la mise en œuvre d’un nouveau système en soi. Un responsable pouvait être un adopteur précoce enthousiaste, tandis qu’un autre se souvenait à peine que Base Logistics avait un nouveau logiciel à utiliser.
La clé, alors, était la simplicité – quelque chose de si facile à utiliser, si parfaitement intégré dans les opérations quotidiennes, qu’il devenait difficile de ne pas l’utiliser.
« Je craignais que les employés ne disent : « encore un nouvel outil que nous devons utiliser, nous en avons déjà tellement ». Il devait donc s’agir d’un système simple qui permette de gagner du temps plutôt que d’en perdre. Au final, nous avons réussi parce qu’AG5 est si facile à utiliser », a déclaré Faustin-van de Ven.
Prêt pour l’audit dès la conception
Pour une entreprise opérant selon les exigences de certification ISO pour les dispositifs médicaux, la preuve de formation a un format spécifique et non négociable : la signature de l’employé lui-même confirmant qu’il a appris quelque chose, et pas seulement la validation du formateur. La fonctionnalité Signature numérique d’AG5 dans l’application répond directement à cette exigence.
Lors des audits, le processus est désormais simple. Les responsables (ou les employés eux-mêmes) affichent le tableau de bord, montrent où en est chaque employé en termes de compétences, et voilà votre preuve.
C’est tout simplement un système très pratique. Ce n’est pas sorcier – n’importe qui peut facilement apprendre à l’utiliser et à l’appliquer.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
La fonctionnalité Développement personnel d’AG5 a également été intégrée dans le rythme de travail de Base Logistics, avec des conversations structurées sur la formation et le développement entre responsables et employés désormais soutenues par les données en temps réel plutôt que par des instantanés compilés manuellement.
« Par rapport à il y a un an, nous avons parcouru un très long chemin », a déclaré Faustin-van de Ven.
