Erfolgreiche Umstellung von Excel auf AG5

Bei AG5 implementieren wir unsere Plattform bei einer Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, von großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern bis hin zu kleinen Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Obwohl sich ihre Prozesse unterscheiden, haben diese Kunden ein gemeinsames Ziel: die Umstellung von Excel auf AG5 zugunsten ihres Kompetenzmanagements. Aus verschiedenen Implementierungen haben wir gelernt, dass es von verschiedenen...

Moving from Excel to AG5

Bei AG5 implementieren wir unsere Plattform bei einer Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, von großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern bis hin zu kleinen Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Obwohl sich ihre Prozesse unterscheiden, haben diese Kunden ein gemeinsames Ziel: die Umstellung von Excel auf AG5 zugunsten ihres Kompetenzmanagements.

Aus verschiedenen Implementierungen haben wir gelernt, dass es von verschiedenen Faktoren abhängt, ob die Umstellung auf AG5 zu einem komplexen und herausfordernden Prozess wird – oder zu einem reibungslosen Übergang zur Beherrschung des Kompetenzmanagements.

In diesem Artikel möchte ich die wichtigsten Faktoren hervorheben, die für eine erfolgreiche Implementierung von AG5 berücksichtigt werden müssen.

Die 5 Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Einführung von AG5 Copied

Die folgenden fünf Schlüsselfaktoren tragen zu einer erfolgreichen Implementierung von AG5 bei. Natürlich gibt es mehr als fünf Faktoren, die bei der Implementierung von AG5 berücksichtigt werden müssen, aber wir haben gelernt, dass wir eine erfolgreiche Implementierung von AG5 garantieren können, wenn Unternehmen zumindest die folgenden Faktoren berücksichtigen können.

Ein engagierter Implementierungsmanager

Unabhängig davon, ob AG5 an einem Standort oder an mehreren Standorten implementiert wird, ist es von entscheidender Bedeutung, einen Implementierungsmanager auf der Kundenseite zu haben. Der Implementierungsmanager muss sicherstellen, dass die Umstellung von Excel auf AG5 intern gut begleitet wird.

Ein effizienter Implementierungsmanager:

  • Managt die Kommunikation zwischen AG5 und dem Kundenunternehmen und stellt sicher, dass alle Beteiligten während der Umstellung gut informiert sind.
  • überwindet interne Hindernisse, um sicherzustellen, dass der Fortschritt nicht verzögert oder aufgehalten wird
  • stellt sicher, dass für jeden Standort, der auf AG5 umstellt, ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen
  • fungiert als zentraler Ansprechpartner sowohl innerhalb des Unternehmens als auch für AG5.

Aktive Teilnahme und Engagement

Alle Beteiligten, die früher mit Excel gearbeitet haben, müssen während des Umstellungsprozesses aktiv einbezogen werden, um sicherzustellen, dass sie AG5 erfolgreich nutzen können. Wenn alle Beteiligten aktiv und engagiert an diesem Prozess beteiligt sind, werden sie Excel wirklich nicht mehr verwenden (d.h. sie bestätigen, dass sie ihre Excel-Tabellen vollständig gelöscht haben).

Teilnahme am „Train the Trainer“-Programm

Um sicherzustellen, dass es zu keinen Verzögerungen oder Unterbrechungen in den Arbeitsabläufen kommt, müssen die Hauptanwender von AG5 innerhalb eines Unternehmens an unserem „Train the Trainer“-Programm teilnehmen, das sicherstellt, dass sie über alle erforderlichen Kenntnisse verfügen, um die Skills Management Software von AG5 effizient zu nutzen.

Internes Änderungs- und Implementierungsmanagement

Viele Kunden verwenden große Excel-Tabellen zum Verwalten von Kompetenzen, Anforderungen, Historie und Mitarbeiterinformationen. Diese Tabellen sind oft sehr komplex, vor allem wenn mehrere Personen dieselbe Tabelle verwenden. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter wirklich nicht mehr mit Excel, sondern mit AG5 arbeiten, ist das Managen der internen Umstellung und Implementierung von entscheidender Bedeutung. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie AG5 an mehreren Standorten implementieren müssen, da Sie es mit vielen Beteiligten zu tun haben, die die Software täglich nutzen werden.

Datenmigration und -integration

Sie können Excel nur ersetzen, wenn die Anwender mit dem gleichen Datensatz in AG5 arbeiten können. Dies ist von entscheidender Bedeutung: Wenn Sie die Datenmigration oder die Integration mit Ihrem HR- oder LMS-System nicht abschließen, werden die Anwender sehr wahrscheinlich weiterhin ihre guten alten Excel-Tabellen verwenden.

5 Dinge, die Sie bei einer AG5-Implementierung vermeiden sollten Copied

Die erfolgreiche Umstellung unserer Kunden auf AG5 ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Im Folgenden haben wir einige häufige Fallstricke identifiziert, die zu Verzögerungen oder sogar zum Stillstand des Umstellungsprozesses führen können.

Mangelnde interne Verantwortung und Führung

Manchmal übernimmt der Implementierungsmanager eines Kunden keine Verantwortung oder steuert die interne Umstellung nicht so richtig. In diesen Fällen ist es für uns schwierig, eine erfolgreiche Implementierung von AG5 zu erreichen.

Der Grund dafür ist einfach: Wir haben keine Kontrolle über die interne Organisation des Kunden. Wir können den Implementierungsprozess bis zu einem gewissen Grad vorantreiben, aber wenn es keine Eigenverantwortung oder Führung durch den Hauptverantwortlichen oder die Hauptanwender gibt, besteht die Gefahr, dass sich der gesamte Prozess verzögert.

  • Unsere Empfehlung: Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn der Implementierung einen Verantwortlichen für die Implementierung benennen. Darüber hinaus sollte der Verantwortungsbereich des Managers klar definiert sein, um Eigenverantwortung und Führung zu gewährleisten.

Unzureichendes Engagement


Neben einem engagierten Implementierungsmanager müssen auch die Hauptanwender von AG5 engagiert und involviert sein – insbesondere durch unser „Train the Trainer“-Programm.

Wenn die Hauptanwender AG5 nicht selbst testen und aktiv am Schulungsprozess teilnehmen, können wir die Implementierung nicht effektiv vorantreiben. Denn die Hauptanwender sind diejenigen, die die täglichen Anwender schulen werden – und vielleicht sogar selbst tägliche Anwender sind.

  • Unsere Empfehlung: Bevor Sie mit der Implementierung von AG5 beginnen, holen Sie die formelle Zustimmung der Abteilungen, Teams oder Ebenen ein, deren Mitarbeiter/innen an der Implementierung beteiligt sein werden. Sicherstellen, dass die Unternehmensleitung die Implementierung unterstützt. Halten Sie sie während des Implementierungsprozesses auf dem Laufenden, um eine kontinuierliche Unterstützung zu gewährleisten.

Unzureichende Zuweisung von Ressourcen

Wenn Personal-, Qualitäts- oder Betriebsabteilungen AG5 anwenden wollen, müssen ihnen die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Konkret bedeutet dies, dass der Umsetzungsverantwortliche, die Hauptanwender und die täglichen Anwender Zeit haben müssen, sich zu beteiligen. Wenn diesen Beteiligten keine Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, ist eine erfolgreiche Implementierung gefährdet.

  • Unsere Empfehlung: Stellen Sie vor der Implementierung sicher, dass der Personalabteilung, der Qualitätsabteilung, der Betriebsabteilung oder einer anderen betroffenen Abteilung Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Interne IT-Probleme mit bestehenden HR- und LMS-Systemen.

Auf Wunsch können Kunden ihre HR- und Lernmanagementprozesse mit AG5 integrieren.

Wenn wir jedoch mit der Implementierung von AG5 beginnen, werden wir die AG5-Schulung und die Integration parallel durchführen. Das bedeutet, dass das Unternehmen des Kunden über IT-Ressourcen verfügen muss, um die Integration durchzuführen.

Wir haben schon gesehen, dass Excel-Tabellen ersetzt wurden, aber die Anwender mit einem großen Anteil an manueller Arbeit zurückgelassen wurden, weil die IT-Abteilung nicht die Ressourcen hatte, um die bestehenden Systeme vollständig in AG5 zu integrieren.

  • Unsere Empfehlung: Beziehen Sie die IT-Abteilung erst dann ein, wenn Sie mit der Integration beginnen. Wenn Sie z.B. zuerst alle Excel-Tabellen in Ihrem Unternehmen ersetzen wollen, beziehen Sie die IT-Abteilung erst danach ein.

Änderung des Projektumfangs oder der Projektbeteiligten

Zu Beginn jeder Implementierung legen wir den Projektumfang fest und bestimmen alle Beteiligten. Änderungen nach Beginn der Implementierung können zu Verzögerungen führen.

Wir hatten schon Fälle, in denen der Implementierungsmanager des Kunden durch einen neuen Manager ersetzt wurde. Wir haben auch schon erlebt, dass Kunden zusätzliche Integrationen gewünscht haben. Diese Änderungen führen oft zu erheblichen Verzögerungen oder sogar zum Stillstand des Implementierungsprozesses.

  • Unsere Empfehlung: Definieren Sie vor Beginn der AG5-Implementierung einen klaren Umfang – und lassen Sie sich diesen zusichern.


Unser Engagement für Ihre AG5-Implementierung Copied

Wir beraten Sie bei der Bewältigung der üblichen Herausforderungen bei der Umstellung von Excel auf AG5 und unterstützen Sie dabei, die Umstellung zum Erfolg zu führen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen beim effektiven Kompetenzmanagement in AG5 unterstützen können.

Vorbereitung der Implementierung

Bevor sich Ihr Unternehmen für AG5 entscheidet, unterstützt Sie unser Vertriebsteam bei der Vorbereitung der Implementierung. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Aspekte der Veränderung sowohl aus vertraglicher als auch aus organisatorischer Sicht durchdacht sind. Sie werden auch das Onboarding-Team oder das IT-Team von AG5 hinzuziehen, um Ihr Unternehmen in der Anfangsphase zu unterstützen.

Klar definierte Ziele

Der Onboarding-Prozess hat klar definierte Ziele. Das erste Ziel besteht darin, eine maßgeschneiderte Schulung anzubieten, die den aktuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens im Bereich des Kompetenzmanagements entspricht.

Das zweite Ziel ist die Migration Ihrer Kompetenzdaten in AG5, sodass Sie über historische Kompetenzdaten für potenzielle Audits verfügen und mit AG5 weiterarbeiten können, ohne auf Ihre alten Excel-Tabellen zurückgreifen zu müssen.

Das dritte Ziel ist die Integration Ihrer HRIS- oder LMS-Systeme mit AG5, um diese mit Ihrer Kompetenzmanagementstrategie in Einklang zu bringen.

Dedizierter Implementierungsspezialist

Unabhängig davon, ob es sich um eine weltweite Implementierung oder um ein kleineres Unternehmen handelt, stellen wir Ihnen von Anfang an einen dedizierten Implementierungsexperten zur Seite. Dieser sorgt für das erfolgreiche Onboarding von AG5 in Ihrem Unternehmen und stellt sicher, dass alle Ziele pünktlich, im Rahmen des Budgets und auf hohem Niveau erreicht werden.

Maßgeschneidertes Schulungsprogramm

Unsere Software wird ständig weiterentwickelt und wir bieten verschiedene Lösungen für das Kompetenzmanagement an. Schulen wir jeden Kunden in jeder Lösung? Nein, wir passen unsere Schulungen an die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden im Bereich Kompetenzmanagement an.

Vor Beginn der Schulung gibt es eine Lösungsentwicklungsphase, in der wir besprechen, mit welcher Lösung der Kunde beginnen möchte. Darauf aufbauend stellen wir das Schulungsprogramm so zusammen, dass die für Sie wichtigsten Softwarekenntnisse vermittelt werden.

Kompetente Unterstützung bei Datenmigration & Systemintegration

Unsere engagierten Implementierungsspezialisten führen die Datenmigration und Systemintegration durch und werden dabei von ihren Implementierungs-, Integrations- und IT-Teams unterstützt. Wann immer Expertenwissen aus der Daten- oder IT-Perspektive benötigt wird, stellt unser Projektmanager sicher, dass die richtigen Beteiligten hinzugezogen werden.

Regelmäßige Überprüfung und Fortschrittskontrolle

Um sicherzustellen, dass Ihre AG5-Implementierung im Zeit- und Budgetrahmen bleibt und den Qualitätsstandards entspricht, planen wir wöchentliche Besprechungen, um den Fortschritt zu verfolgen. Wir tun dies für jeden einzelnen Kunden, weil wir gelernt haben, dass diese Treffen beide Seiten (AG5 und den Kunden) auf dem Laufenden halten.

 

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt beim Kompetenzmanagement? Copied

Wenn Sie die oben genannten Punkte vor und während Ihrer AG5-Implementierung berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass der Übergangsprozess reibungslos und erfolgreich verläuft.

Sie können auch die folgenden Blogs lesen, um mehr über AG5 Integration, Datenmigration und Schulungen zu erfahren:

Möchten Sie mehr erfahren über die Implementierung von AG5 auf lokaler oder weltweiter Ebene? Dann kontaktieren Sie uns! Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen!

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Original version | Oktober 18, 2023

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