Comment ODW Logistics a évité 1 million de dollars de coûts de rotation du personnel grâce à une main-d'œuvre plus résiliente et prête pour les audits

Un environnement fragmenté qui n’a pas pu évoluer

Pour une entreprise de logistique tierce gérant plus de 2 000 collaborateurs, un manque dans les dossiers de formation n’est pas seulement un inconvénient, c’est une responsabilité.

ODW Logistics est un tel fournisseur, offrant des solutions d’entreposage, de distribution et de transport pour des marques de premier plan dans un large éventail d’industries. Chacun de leurs 26 centres de distribution dessert plusieurs clients, tous avec leurs propres normes de conformité et exigences de certification.

Avec des centaines de collaborateurs dans chaque centre de distribution, le système de suivi des formations avait du mal à suivre.

« Nous avons créé des fiches de décomposition des tâches et formé les collaborateurs au travail standardisé. Ils signaient physiquement le document, que nous scannions dans notre lecteur partagé et téléchargions dans un fichier Excel », a déclaré Robert Darnell, responsable de l’amélioration continue.

L’approche était chronophage et sujette aux erreurs. Sans une image fiable de qui était formé à quoi, les opérations quotidiennes reposaient sur les connaissances informelles.

« Nous jumelions un nouvel employé avec quelqu’un qui était là depuis cinq ans, mais cette personne ne documentait pas comment elle avait formé le nouvel employé. Il n’y avait aucune preuve que la formation avait eu lieu », a déclaré Jessica Gibson, spécialiste de la formation et du développement.

La perte de documentation et le manque de visibilité ont exposé l’équipe lors des audits, compromis les niveaux de service client et limité leur capacité à soutenir la croissance.

Nos programmes de formation n’étaient pas durables pour le nombre de personnes que nous embauchions et les services que nous fournissions.

Cody Congdon

Directeur général, ODW Logistics

Une source unique de vérité qui favorise l’agilité

ODW Logistics souhaitait centraliser et standardiser les données de formation, et ils ont décidé qu’AG5 était le meilleur moyen d’y parvenir.

« Nous recherchions quelque chose de clair, concis, facile à utiliser et complet », a déclaré Cody Congdon, directeur général. « AG5 est une solution unique pour tous nos besoins de formation. »

Un autre avantage était la flexibilité.

Pendant la mise en œuvre, l’équipe ODW a eu des réunions hebdomadaires avec les développeurs et l’équipe de vente d’AG5 pour affiner ce qu’ils voulaient dans le produit final. Certaines des choses qu’ODW Logistics souhaitait n’étaient pas possibles à l’époque, mais AG5 a prévu de les aborder à l’avenir et a commencé à travailler sur la liste.

« Nous avons vraiment apprécié leur capacité à nous rejoindre là où nous en étions », a déclaré Darnell. « Leur dévouement à nous servir en tant que client les a placés en tête. »

L’équipe ODW Logistics a consolidé ses données de formation auparavant cloisonnées en un seul fichier, que l’équipe AG5 a téléchargé pour créer une source unique de vérité pour tous les dossiers de compétences et de formation. Instantanément, ODW Logistics a obtenu une vue en temps réel des qualifications à travers l’entreprise et peut répondre immédiatement aux besoins émergents.

En adoptant AG5, ODW Logistics a déplacé l’attention d’une tenue de registres inefficace vers l’optimisation opérationnelle.

Une matrice spécialisée améliore la visibilité à travers le réseau

Les systèmes LMS typiques sont souvent trop lourds pour un entrepôt au rythme rapide. La matrice de compétences spécialisée d’AG5 permet à un chef d’atelier de découvrir des collaborateurs qualifiés à tout moment.

« Avec AG5, nous avons la capacité de placer la bonne personne à la bonne tâche en un clin d’œil », a déclaré Congdon. « Cette contribution directe nous permet d’être efficaces et d’aider à offrir notre différence au client sans aucun risque de lacunes de processus ou de compromission de l’intégrité du produit. »

Ce partage de main-d’œuvre est devenu un avantage concurrentiel majeur. Si un centre de distribution est à pleine capacité, les dirigeants peuvent identifier et demander des collaborateurs polyvalents de l’ensemble du réseau pour couvrir les quarts de travail.

La matrice de compétences a également amélioré la qualité de la formation, facilitant pour ODW Logistics l’identification et l’utilisation d’experts en la matière plutôt que de se fier par défaut à l’ancienneté.

Fiabilité quand cela compte le plus

Le véritable test de la matrice de compétences est survenu lors d’un cauchemar opérationnel pour ODW Logistics.

L’un des entrepôts de l’entreprise fournit trois fabricants d’équipement d’origine (OEM) différents. Lorsqu’une force majeure a contraint à la fermeture de cet entrepôt, ils ont été confrontés à une crise : un arrêt de ligne.

« Vous ne voulez pas être la raison pour laquelle cette ligne s’arrête — les arrêts de ligne sont très, très coûteux », a déclaré Congdon.

ODW Logistics s’est tourné vers la matrice de compétences d’AG5 pour trouver des employés capables de relancer les opérations.

« Bien que nous ayons dû fermer l’entrepôt pour un quart de travail, nous avons pu nous appuyer sur le reste de nos collaborateurs en dehors de ce compte spécifique qui étaient polyvalents pour notre compte automobile, et nous avons pu les faire travailler sur des quarts de travail décalés », a déclaré Congdon.

Après avoir fait venir ces employés, ODW Logistics a rattrapé son retard en une journée, évitant un arrêt de ligne qui aurait pu coûter des millions.

Planification opérationnelle basée sur les données

Un autre avantage précieux provient de la fonction de « bench strength », que l’équipe utilise pour identifier les points faibles et planifier la formation croisée en fonction des prévisions clients. Cette approche transforme la planification de la main-d’œuvre de réactive à proactive.

Parallèlement, le suivi de l’expiration des certifications garantit que les collaborateurs ne sont pas déployés avec des accréditations périmées.

« J’avais une responsable de formation dont la certification BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) allait expirer. Je l’ai inscrite à un cours de recertification avant un projet que j’avais prévu pour elle. Si je n’avais pas AG5, je ne l’aurais pas vu », a déclaré Darnell.

Un chemin plus fluide pour le développement des employés

Les équipes utilisent également AG5 pour comparer la compétence d’un collaborateur aux exigences d’un site cible, créant ainsi un chemin clair pour combler les lacunes et augmenter les opportunités de leadership. La plateforme autonomise également les collaborateurs, qui ont une visibilité complète sur leurs compétences.

« Nous aimons le voir comme un CV pour l’entreprise », a déclaré M. Gibson. « AG5 est un excellent exemple à utiliser pour dire : “Je possède toutes ces compétences, je suis précieux pour cette entreprise”, ce qui mène à davantage de promotions et d’entretiens. »

Une plus grande confiance grâce à la continuité

En remplaçant les feuilles Excel et la documentation papier par une plateforme unifiée, ODW Logistics a réduit de 99 % le temps de téléchargement des dossiers de formation.

Avant AG5, le téléchargement des documents de formation prenait entre une heure et deux jours. Avec AG5, nous avons réduit ce temps à environ une minute.

Robert Darnell

Responsable de l’amélioration continue chez ODW Logistics

Lorsque les collaborateurs se déplacent entre les bâtiments et les comptes, AG5 s’assure qu’ils sont certifiés pour toutes les tâches requises avant leur arrivée, donnant à l’équipe l’assurance que la conformité n’est jamais remise en question. Et quand ODW Logistics a eu besoin de télécharger 7 000 documents de sécurité, l’équipe AG5 était là.

« Mon expérience avec l’équipe AG5 a été extraordinaire. Ils nous ont donné des dates de projet, des tâches et des étapes suivantes claires pour intégrer ce grand volume de documentation dans notre source unique de vérité », a déclaré Gibson.

Un faible taux de rotation permet d’économiser 1 million de dollars

ODW Logistics est passé en dessous de la norme de rotation de 20 % de l’industrie, évitant ainsi d’avoir à embaucher 250 nouveaux collaborateurs. À 4 000 $ par intégration, cette amélioration de la rétention se traduit par plus de 1 million de dollars de coûts évités au total.

L’impact sur le moral a été tout aussi significatif. Les scores de satisfaction des employés sont passés d’environ 80 % à plus de 90 % dans toute l’organisation.

« Lorsque les collaborateurs voient la direction investir dans leur développement, ils ne se sentent plus comme un simple numéro, mais savent qu’ils ont un plan. Voir leurs yeux s’illuminer lorsqu’ils voient leur nom sur cet écran — je ne pense pas que l’on puisse y mettre un prix », a déclaré Darnell.

Prêt pour l’audit garanti et un chemin vers la certification ISO

Les dossiers de formation sont désormais toujours à jour et prêts pour tout audit. AG5 capture tous les détails de formation en un seul endroit et s’intègre au système de gestion de la qualité d’ODW Logistics pour garantir que la documentation reflète toujours la révision de processus la plus récente.

Avant AG5, il y avait beaucoup de précipitation avant les audits. Avec AG5, la préparation aux audits est beaucoup plus facile. Nous avons tous les outils à portée de clic.

Cody Congdon

Directeur général chez ODW Logistics

Depuis la mise en œuvre d’AG5, ODW Logistics a réussi tous les audits de conformité. La structure de documentation de la plateforme, les dossiers de formation et les pistes d’approbation ont été essentiels pour l’obtention de leur certification ISO 9001:2015.

« AG5 a contribué à renforcer la confiance de nos équipes lors de ces audits, en nous assurant que nous sommes correctement préparés et prêts à fournir ce qui est attendu de nous. Auparavant, ce n’était jamais quelque chose que nous pouvions dire avec confiance », a déclaré Congdon.

Avec l’aide d’AG5, ODW Logistics a effectivement comblé le fossé entre la catastrophe opérationnelle et l’excellence axée sur la conformité que leurs clients attendent.