Succesvolle overstap van Excel naar AG5

Bij AG5 zetten we een gevarieerde groep organisaties uit verschillende sectoren op ons platform, van grote ondernemingen met...


Bij AG5 zetten we een gevarieerde groep organisaties uit verschillende sectoren op ons platform, van grote ondernemingen met meer dan 10.000 werknemers tot kleine bedrijven met 50 werknemers. Hoewel ze qua proces kunnen verschillen, hebben deze klanten een gemeenschappelijk doel: overstappen van Excel naar AG5 voor competentiebeheer.

Uit zulke diverse implementaties hebben we geleerd dat verschillende factoren bepalen of een AG5-implementatie een complex en uitdagend proces is – of juist soepel verloopt op weg naar beheersing van vaardigheden.

In dit artikel wil ik de belangrijkste factoren belichten waarmee rekening moet worden gehouden voor succesvolle implementatie van AG5.

Top 5 factoren voor succesvolle implementatie van AG5 Copied

Hieronder behandelen we vijf sleutelfactoren die bijdragen aan een succesvolle implementatie van AG5. Natuurlijk zijn er meer dan vijf factoren om rekening mee te houden bij het implementeren van AG5. Maar als organisaties in elk geval de volgende punten overwegen, is onze ervaring dat een succesvolle implementatie van AG5 dan vrijwel gegarandeerd is.

Toewijzing full-time implementatieleider

Of we AG5 nu op één locatie of op meerdere locaties moeten implementeren, het is cruciaal om een implementatiemanager aan de kant van de klant te hebben. De implementatiemanager moet ervoor zorgen dat de overgang van Excel naar AG5 intern goed wordt beheerd.

Een effectieve implementatieleider:

  • Regelt de communicatie tussen AG5 en de klantorganisatie en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden goed geïnformeerd zijn tijdens de overgangsperiode
  • Beheert de interne obstakels om ervoor te zorgen dat de voortgang niet wordt vertraagd of geblokkeerd
  • Zorgt ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn voor elke locatie die AG5 implementeert
  • Fungeert als centraal aanspreekpunt voor zowel de interne organisatie als AG5

Actieve deelname en betrokkenheid

Alle belanghebbenden die voorheen hun vaardigheden met Excel beheerden, moeten actief bij het overgangsproces worden betrokken om ervoor te zorgen dat ze AG5 met succes kunnen gebruiken. Wanneer er sprake is van actieve deelname en betrokkenheid tijdens dit proces, zien we vaak dat belanghebbenden Excel echt niet meer gebruiken (d.w.z. ze bevestigen dat ze hun Excel-spreadsheets volledig hebben verwijderd).

Het ‘Train de trainer’-programma doorlopen

Om ervoor te zorgen dat operationele processen niet worden vertraagd of verstoord, moeten de belangrijkste gebruikers van AG5 binnen een organisatie ons “Train de Trainer” programma doorlopen. Dit borgt dat ze alle kennis hebben om de software voor competentiemanagement van AG5 efficiënt te gebruiken.

Intern veranderings- en uitrolmanagement

We zien dat veel klanten grote Excel-spreadsheets hebben die ze gebruiken om vaardigheden, vereisten, geschiedenis en personeelsinformatie te beheren. Deze spreadsheets zijn vaak erg complex, vooral als meerdere mensen dezelfde sheet gebruiken. Om ervoor te zorgen dat werknemers stoppen met het gebruik van Excel en in de praktijk echt overschakelen op AG5, is het erg belangrijk om de interne verandering en uitrol nauwlettend te managen. Dit wordt belangrijker als je AG5 op meerdere locaties moet implementeren. Dan heb je immers te maken met veel belanghebbenden die de software dagelijks gaan gebruiken.

Migratie en integratie van gegevens

Je kunt Excel alleen vervangen als gebruikers vaardigheden kunnen gaan beheren met dezelfde dataset in AG5. Dit is cruciaal – als je de gegevensmigratie of integratie met je HR- of LMS-systeem niet goed afrondt, is de kans groot dat gebruikers niet stoppen met het gebruik van hun oude vertrouwde Excel-spreadsheets.

5 dingen die je moet vermijden tijdens een AG5 implementatie Copied

We streven naar succes in de overgang van onze klanten naar AG5, maar daarbij worden we ook geconfronteerd met tal van uitdagingen. Hieronder behandelen we een aantal veelvoorkomende valkuilen die het inwerkproces kunnen vertragen of zelfs stopzetten.

Te weinig leiderschap en mensen die verantwoording nemen

Soms komen we een implementatieleider tegen bij een klant die niet als ‘owner’ optreedt en verantwoording neemt, of die de interne verandering niet op de juiste manier leidt. In deze gevallen wordt het voor ons moeilijk om AG5 met succes te implementeren.

De reden hiervoor is eenvoudig: We hebben geen zeggenschap over de interne organisatie van de klant. We kunnen tot op zekere hoogte doorgaan met het implementatieproces. Maar als niemand van de leiders of primaire gebruikers de rol van leider of owner voldoende opneemt, loopt het hele proces risico op vertraging.

  • Onze aanbeveling: Zorg ervoor dat je een goede implementatieleider identificeert voordat de implementatie begint. Definieer daarnaast duidelijk de verantwoordelijkheden van de leidinggevende om de rollen van leider en owner te waarborgen.

Onvoldoende inzet en betrokkenheid


Naast een speciaal aangestelde implementatieleider moeten de belangrijkste gebruikers van AG5 ook toegewijd en betrokken zijn – met name in ons “Train de Trainer” programma.

Als de hoofdgebruikers zelf AG5 niet testen  en niet actief deelnemen aan het trainingsproces,  kunnen we niet effectief doorgaan met de implementatie. Dit komt omdat de hoofdgebruikers degenen zijn die de dagelijkse gebruikers trainen – en misschien zelf ook dagelijkse gebruikers zijn.

  • Onze aanbeveling: Het formeel betrekken van de afdelingen, teams of niveaus waar medewerkers bij betrokken zijn voordat de implementatie van AG5 begint is cruciaal. Zorg ervoor dat de leiding van je organisatie zich hiervoor inzet. Houd ze op de hoogte tijdens het implementatieproces om doorlopende ondersteuning te garanderen.

Niet genoeg bedrijfsmiddelen toewijzen

Als de afdelingen HR, Kwaliteit of Operations AG5 willen gebruiken, moeten ze daarvoor de middelen beschikbaar stellen.

Concreet betekent dit dat de implementatieleiders, hoofdgebruikers en dagelijkse gebruikers tijd moeten hebben om deel te nemen. Als er geen middelen beschikbaar worden gesteld voor deze belanghebbenden, komt de implementatie in gevaar.

  • Onze aanbeveling: Zorg ervoor dat je vóór de implementatie middelen toewijst aan HR, Kwaliteit, Operations of een andere betrokken afdeling.

Interne IT-problemen met bestaande HR- en LMS-systemen

Indien gewenst kunnen klanten hun HR- en leerbeheerprocessen integreren met AG5.

Wanneer we beginnen met de implementatie van AG5, zullen we de training en integratie van AG5 echter parallel uitvoeren. Dit betekent dat de organisatie van de klant IT-mensuren beschikbaar moet maken om de integratie te bouwen.

We hebben al eerder gezien dat Excel-sheets wel werden vervangen, maar dat gebruikers met veel handmatig werk bleven zitten omdat IT niet de middelen heeft om bestaande systemen volledig te integreren met AG5.

  • Onze aanbeveling:  Betrek de IT-afdeling er pas bij als de integratie van start gaat. Als je bijvoorbeeld eerst alle Excel-sheets van je organisatie wilt vervangen, betrek dan daarna IT erbij.

Verandering in projectdefinitie of belanghebbenden

Aan het begin van elke implementatie stellen we een vastomlijnd toepassingsgebied vast en identificeren we alle betrokken belanghebbenden. Wijzigingen hierin na de start van het implementatieproces kunnen leiden tot vertragingen.

Het is bijvoorbeeld voorgekomen dat de implementatieleider van de klant werd vervangen door een nieuwe leider. We hebben ook te maken gehad met wijzigingen in de scope van de AG5-implementatie, waarbij klanten om extra integraties vroegen. Deze veranderingen resulteren vaak in aanzienlijke vertragingen. Soms loopt het implementatieproces zelfs volledig vast.

  • Onze aanbeveling: Definieer een duidelijk toepassingsgebied – en maak definitieve keuzes – voordat je begint met de implementatie van AG5.

Onze betrokkenheid bij je AG5 implementatie Copied

We geven advies over hoe je het beste om kunt gaan met veelvoorkomende uitdagingen bij de overgang van Excel naar AG5. We bieden ondersteuning om de overgang met succes af te ronden. Lees verder om te ontdekken hoe wij je organisatie kunnen helpen bij het effectief beheren van vaardigheden in AG5.

Voorbereiding vóór implementatie

Voordat je organisatie vaste afspraken maakt met AG5, helpt ons verkoopteam je bij de voorbereiding van de implementatie. Hun doel is om ervoor te zorgen dat alle aspecten van de verandering robuust geregeld zijn, zowel vanuit contractueel als organisatorisch oogpunt. Ze zullen ook het onboardingteam of IT-team van AG5 inschakelen om je organisatie in de beginfase te ondersteunen.

Duidelijk gedefinieerde doelstellingen

Het inwerkproces heeft duidelijk gedefinieerde doelstellingen. De eerste is om aangepaste training te bieden die aansluit bij de huidige behoeften van je organisatie op het gebied van competentiemanagement.

Het tweede doel is om je vaardigheidsgegevens te migreren naar AG5, zodat je een geschiedenis van vaardigheidsgegevens hebt voor mogelijke audits en verder kunt met AG5 zonder je oude Excel-spreadsheets te gebruiken.

De derde doelstelling is om je HRIS- of LMS-systemen te integreren met AG5 om ze af te stemmen op je strategie voor competentiebeheer.

Toewijzing full-time implementatiespecialist

Of het nu gaat om een wereldwijde lancering of een kleine installatie, we wijzen je vanaf het begin een toegewijde implementatie-expert toe. Dit draagt bij aan succesvolle implementatie van je organisatie in AG5 door te borgen dat alle doelstellingen op tijd, binnen het budget en op een hoog niveau worden behaald.

Trainingsprogramma op maat

Onze software wordt voortdurend verbeterd en we hebben verschillende oplossingen voor competentiebeheer. Trainen we elke klant in elke oplossing? Nee. We stemmen onze trainingen af op de behoeften en eisen van onze klanten op het gebied van competentiemanagement.

Voor het begin van de trainingssessie hebben we een ontwerpfase. Daarbij bespreken we de oplossing waarmee de klant wil beginnen. Op basis van deze stap stemmen we het trainingsprogramma af op de softwarekennis die voor jou het meest relevant is.

Deskundige hulp bij gegevensmigratie en systeemintegratie

Onze toegewijde implementatiespecialisten leiden de datamigratie en systeemintegratiedoelen. Daarbij worden ze ondersteund door hun implementatie-, integratie- en IT-teams. Wanneer er deskundige kennis nodig is met betrekking tot data of IT, zorgt onze implementatieleider ervoor dat de juiste belanghebbenden worden ingeschakeld.

Regelmatige controlepunten en voortgangscontrole

Om ervoor te zorgen dat je AG5 implementatie op schema blijft, binnen het budget blijft en aan de kwaliteitsnormen voldoet, plannen we wekelijkse sessies om de voortgang te volgen. We doen dit voor elke klant, omdat we hebben geleerd dat deze sessies beide partijen (AG5 en de klant) op één lijn houden en op de hoogte houden.

Klaar om de volgende stap te zetten naar het beheersen van competentiemanagement? Copied

Door het bovenstaande in overweging te nemen voor en tijdens je AG5 implementatie, kun je ervoor zorgen dat het overgangsproces soepel en succesvol verloopt.

Daarnaast kun je de onderstaande blogs lezen voor meer informatie over AG5-integraties, gegevensmigraties en training:

Wil je meer weten over de implementatie van AG5 op plaatselijke, nationale of wereldwijde schaal? Neem contact op! We staan graag voor je klaar om alle vragen te beantwoorden!

Vereenvoudig uw skills management via een chat

Benieuwd naar AG5? Laten we praten. Boek een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Of je het nu overweegt of gewoon nieuwsgierig bent naar wat AG5 te bieden heeft. Als het klikt, plannen we een gedetailleerde demo, op maat voor u.

Waarom een kennismakingsgesprek boeken?

  • Begrijp uw uitdagingen: uw situatie is uniek. We begrijpen het.
  • Ontdek de mogelijkheden: bekijk hoe AG5 bij uw doelen past.
  • Volgende stappen: Klaar om dieper te duiken? Laten we een demo plannen

Klaar om een slimmere manier te verkennen om vaardigheden te beheren? Klik hieronder om een voor u geschikt tijdstip te selecteren.


Author Copied

Revisions Copied

Original version | oktober 18, 2023

Written by:

Gerelateerde berichten

Vraag een demo aan en spreek met een skills expert

Ontdek in slechts 15 minuten wat AG5 voor jou kan betekenen.

Boek een demo

ISO27001 certified     Free trial available