Comment KLM Cargo économise 35 % de temps avec des données de compétences instantanées sur toutes les fonctions de conformité

Un numéro de personnel, et puis rien

KLM Cargo transporte du fret dans le monde entier. À tout moment, environ 3 000 employés et sous-traitants doivent être correctement formés, certifiés et conformes, de manière vérifiable et sans exception.

Gert Mijnders, responsable de la conformité du Knowledge Center chez KLM Cargo, est chargé de le démontrer. Pendant longtemps, il a travaillé avec des systèmes qui rendaient cette tâche bien plus difficile que nécessaire.

« Notre ancien système se contentait de fournir un numéro de personnel depuis SAP et c’était tout », explique Mijnders. « Je devais ensuite fouiller dans nos différents systèmes pour trouver les réponses à toutes mes questions. Qui sont-ils ? Quel est leur code de service ? Quel est leur code de centre de coûts ? Quel poste vont-ils occuper ?

Et quels programmes de formation dois-je organiser pour eux ? »

De plus, le personnel suit des formations à l’extérieur de l’entreprise et sur le terrain, dont aucune n’était automatiquement intégrée dans un registre central. Les feuilles de calcul Excel comblaient cette lacune, tant bien que mal.

« Nous saisissions continuellement des données, faisions des comparaisons et générions des rapports, sans oublier la correction de toutes les erreurs », explique Mijnders.

Audité chaque mois

Les enjeux en cas d’erreur étaient élevés. KLM Cargo est audité mensuellement par l’Inspection néerlandaise de l’environnement humain et des transports, le Service général de renseignement et de sécurité des Pays-Bas, Delta Air Lines et l’IATA. Chacun exige des dossiers de formation complets et précis.

« Je dois être en mesure de démontrer, sans faute, que chaque employé ou travailleur temporaire de KLM Cargo est entièrement formé à tous les aspects de son travail, et que cela est entièrement documenté », explique Mijnders.

Cette exigence – sans faute, chaque mois, pour 3 000 personnes – rendait une approche de gestion des compétences basée sur des feuilles de calcul intenable. Mijnders avait besoin d’un tableau de bord unifié combinant conformité et apprentissage, intégré à SAP, Moodle et Cornerstone, avec des alertes d’expiration et une recherche puissante sur l’ensemble de la main-d’œuvre mondiale.

Mon personnel a pris en main le logiciel d’AG5 très rapidement car il est très intuitif. Il suffit de cliquer et de faire glisser.

Gert Mijnders

Responsable de la conformité du Knowledge Center, KLM Cargo

Le hub de données au centre de tout

AG5 est devenu le hub de données de compétences reliant les systèmes existants de KLM Cargo plutôt que de les remplacer. La saisie manuelle de données a été éliminée, et les dossiers de qualification sont désormais à jour, consultables et fiables.

« Maintenant que nous utilisons le logiciel d’AG5, je sais que tout est correct. Je peux filtrer par employé pour voir instantanément quelles qualifications expireront dans trois mois, six mois ou deux ans », explique Mijnders.

Planifier la formation du personnel commercial en Asie, par exemple, ne nécessite plus de conversation avec les responsables régionaux. La réponse est déjà dans le système.

Je passais des semaines à préparer un audit de conformité de nos dossiers de formation. Maintenant, j’ouvre simplement AG5 et toutes nos données de compétences sont déjà là.

Gert Mijnders

Responsable de la conformité du Knowledge Center, KLM Cargo

À quoi ressemblent réellement 35 % de gain de temps

Dans toute l’organisation, plus d’un tiers du temps auparavant consacré au travail de conformité a été récupéré grâce à l’élimination de la saisie manuelle, de la correction d’erreurs, de la génération de rapports et de la préparation pré-audit. Il s’agissait d’un travail qui ne produisait aucune information, seulement de la maintenance, entraînant beaucoup d’efforts gaspillés.

Avec ce fardeau disparu, la conformité chez KLM Cargo fournit désormais plus efficacement une image claire et fiable d’une main-d’œuvre mondiale de 3 000 personnes, disponible à la demande et suffisamment précise pour être remise à un organisme de réglementation sans hésitation.

Pour une opération auditée 12 fois par an par quatre organismes différents, c’est ce qu’il faut pour continuer à voler.