Étude de cas KLM Cargo

Cela veut donc dire que je dois être capable de prouver – sans faute – que chaque employé ou intérimaire KLM Cargo est entièrement formé à chaque aspect de son travail.

Qu’est-ce qui est le plus important dans votre fonction ? Et quels problèmes cherchiez-vous à résoudre ?

Selon moi, le plus important est d’avoir une idée précise de chaque personne qui vient travailler chez KLM. Qui est cette personne ? Où dans le monde travaille-t-elle ? Et répond-elle aux exigences du profil ? Prenez par exemple la situation où nous embauchons du nouveau personnel. Il devenait très difficile pour moi de déterminer l’identité d’un nouvel employé, son lieu de travail et son profil requis.

Notre ancien système recevait simplement un numéro de personnel de SAP, rien de plus. Ensuite, je devais me plonger dans nos différents systèmes pour trouver les réponses à toutes mes questions. Qui est-il ? Quel est le code de son département ? Quel est le code de son centre de coûts ? Quelle fonction va-t-il occuper ? Et quels programmes de formation dois-je organiser pour lui ? J’étais convaincu qu’il était possible d’automatiser facilement cette procédure, à condition de disposer des bonnes données. Cela avait une incidence sur la formation offerte aux nouveaux employés.

Que recherchiez-vous dans un nouveau système ?

Je voulais un système unifié avec un tableau de bord combinant conformité et apprentissage et pouvant être intégré avec SAP, Moodle et Cornerstone. Je voulais aussi que le tableau de bord m’alerte d’une expiration imminente de conformité et d’autres rappels. Naturellement, le système devait avoir de puissantes fonctionnalités de recherche pour pouvoir trouver des informations sur tout notre personnel dans le monde – intérimaires inclus.

Nous avions l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul Excel que nous devions constamment corriger parce qu’elles étaient remplies d’erreurs. Notre système d’apprentissage d’entreprise n’enregistrait pas toutes les informations nécessaires. De plus, le personnel suit des cours en dehors de l’entreprise et sur le terrain.

Nous avons donc commencé à utiliser AG5 pour avoir une idée globale des qualifications et certifications de tout notre personnel, ainsi que pour respecter nos obligations de conformité. Lorsque nous utilisions des feuilles de calcul, nous devions sans cesse saisir des données, faire des comparaisons, générer des rapports, sans oublier de corriger toutes les erreurs.

Heureusement, AG5 nous a permis d’éliminer toute la saisie manuelle de données, ce qui me permet d’économiser au moins six jours de travail par mois. Les audits ne sont donc plus un problème.

Vous vouliez donc avoir une idée plus précise de l’affectation de chaque employé et des formations qu’il devait suivre ?

Oui. Imaginez que je doive organiser un programme de formation pour notre personnel commercial en Asie. Je n’ai pas besoin de consulter nos directeurs en Asie pour trouver les membres de leur personnel qui ont besoin d’être formés. Il me suffit de consulter notre système AG5. De plus, nous sommes audités chaque mois par une ou plusieurs organisations.

Par qui êtes-vous audité ?

Chaque mois, nous sommes audités par une ou plusieurs organisations – soit la Gendarmerie royale, le service général de renseignement, Delta Air Lines ou IATA. Leur point commun est de vouloir consulter chacun de nos dossiers de formation.

Cela veut donc dire que je dois être capable de prouver – sans faute – que chaque employé ou intérimaire KLM Cargo est entièrement formé à chaque aspect de son travail en le soutenant par des pièces justificatives.

Et les choses se sont-elles améliorées depuis que vous avez commencé à utiliser AG5 ?

Nous avions l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul Excel exportées depuis notre système SAP. Ces feuilles de calcul contenaient généralement des erreurs, car le personnel devait les actualiser et saisir manuellement des données. Et tout ce qui est manuel est une trop grande source d’erreurs. Nous avons donc éliminé toute la saisie manuelle de données. Maintenant que nous utilisons le logiciel d’AG5, je sais que tout est correct. Je peux filtrer par employé pour voir instantanément ceux dont les qualifications expirent dans un délai de trois mois, six mois ou deux ans.

Mon personnel a également maîtrisé très rapidement le logiciel, car il est très intuitif. Il suffit de cliquer et de glisser ! Il nous permet de gagner énormément de temps.