Gestion des compétences dans Excel vs. AG5 : tout ce qu’il faut savoir

Tous nos clients utilisent Excel – même après l’intégration à AG5. Comme nous le savons tous, le logiciel...

excel skills matrix

Tous nos clients utilisent Excel – même après l’intégration à AG5. Comme nous le savons tous, le logiciel est un outil à la fois puissant et simple qui nous permet de collecter et d’organiser rapidement des données.

Cependant, nos clients ont complètement cessé d’utiliser Excel à des fins de gestion des compétences.

Voici pourquoi :

  • Leur gestion des compétences a dépassé Excel car ils devaient gérer de plus en plus de données au sein d’un même fichier Excel.
  • Ils sont confrontés aux difficultés typiques d’Excel que rencontrent de nombreux autres utilisateurs d’Excel lorsque la quantité de données augmente.
  • Ils ont rencontré des difficultés avec Excel lors de la mise à jour des compétences de leurs employés après la formation.
  • Tout en mettant à jour les compétences dans leurs matrices de compétences Excel, ils sont confrontés à des difficultés dans le suivi des données historiques.
  • Ils ont du mal à automatiser leur gestion des compétences basée sur les besoins de formation de leurs employés.

Tous ces exemples illustrent les défis auxquels sont confrontés les chefs d’équipe lorsqu’ils gèrent les compétences de leurs employés dans Excel.

Dans cet article, nous allons approfondir les défis d’Excel vs. AG5 – et explorer comment AG5 offre des résolutions efficaces.

Matrice de compétences Excel

Gérer les compétences des employés dans Excel – avant AG5 Copied

L’une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles nos clients ont commencé à utiliser Excel pour la gestion des compétences est qu’ils étaient confrontés à des défis liés à :

  • la qualité
  • la production
  • la rotation
  • Défis réglementaires

Bien entendu, les employés d’une entreprise jouent un rôle essentiel dans la résolution de ces problèmes.

Les employés doivent produire des produits ou des services de haute qualité conformes aux normes de qualité et réglementaires. Pour cela, il est essentiel de connaître le niveau de qualification de vos employés. Vous pouvez pour cela utiliser une matrice de compétences simple, sur laquelle vous pouvez situer vos employés par rapport aux compétences requises pour leur travail. Pour cela, les responsables ont souvent recours à Excel, ce qui est tout à fait compréhensible – c’est facile, rapide et familier.

Grâce à Excel, les responsables peuvent rapidement représenter leurs employés et les compétences requises sous forme de matrice afin d’évaluer les qualifications individuelles. En plus de la matrice des compétences, ils créent souvent une structure de dossiers pour documenter les certifications et les formations des employés, car cela ne peut pas faire partie de leur matrice de compétences Excel.

Au début, c’est facile à maintenir. Cependant, au fil du temps, les responsables qui ont commencé à utiliser ces feuilles Excel ont commencé à éprouver des difficultés en matière de gestion des compétences. La première et la plus importante d’entre elles est qu’ils doivent constamment mettre à jour les données relatives aux compétences, aux employés et à la formation dans Excel. Nous y reviendrons dans la section suivante.

Matrice de compétences Excel

Mise à jour des données relatives aux compétences, aux employés et à la formation : Excel vs. AG5 Copied

La matrice des compétences doit être mise à jour à chaque fois qu’il y a un changement d’employé, un changement d’équipe ou de fonction, ou que des employés partent en congé. Sinon, elle deviendra obsolète. Ensuite, chaque fois que de nouvelles exigences en matière de qualité ou de réglementation s’appliquent à vos employés, les responsables doivent mettre à jour leur matrice de compétences. Ils devront également l’actualiser chaque fois qu’une nouvelle version d’une procédure opérationnelle standard sera publiée. Si ce n’est pas le cas (et encore une fois), les responsables disposeront d’une matrice de compétences inexacte.

Enfin, chaque fois qu’un employé suit une nouvelle formation ou une formation de remise à niveau, le responsable doit mettre à jour la matrice des compétences pour qu’elle en tienne compte. Cependant, les responsables doivent également suivre les données historiques en raison d’exigences réglementaires ou d’audit.

Pour cela, ils créent des structures de dossiers complexes pour gérer tous les formulaires de formation à signer et toutes les certifications. Ces mises à jour deviennent de plus en plus difficiles à effectuer lorsqu’il y a :

  • un taux de rotation élevé
  • des mises à jour constantes des exigences en matière de formation
  • des mises à jour constantes du contenu de la formation
  • une formation continue des employés

Nous constatons souvent que nombre de nos clients ont copié leurs anciennes matrices de compétences Excel dans des onglets distincts pour assurer le suivi des formations – ou qu’ils ont réalisé des œuvres d’art complexes de leur matrice de compétences pour gérer ces mises à jour. Dans le cadre de cette complexité, ils ont également créé des structures de dossiers plus complexes pour gérer tous leurs documents de formation signés et leurs certificats.

matrice de compétences

Les clients d’AG5 sont soulagés de ne plus avoir à s’inquiéter de voir leurs feuilles Excel tomber en panne à cause de la mise à jour des employés, de la formation ou des exigences de formation

Notre logiciel se connecte aux systèmes RH – ce qui garantit des données à jour sur les employés dans AG5 – ainsi qu’aux systèmes LMS, ce qui rend toutes les formations ou SOP facilement accessibles. Ces intégrations permettent aux responsables de définir facilement des exigences complexes en matière de compétences. Une fois dans AG5, vous pouvez spécifier des exigences telles que :

  • la fonction
  • la fonction concurrente
  • la machine
  • la ligne
  • le poste de travail

Chaque fois qu’un nouvel employé est synchronisé à partir du système RH, cela se reflète automatiquement dans la matrice des compétences du responsable. C’est également le cas lorsque le responsable ou un formateur dispense une formation. Dans ces cas, l’employé doit signer un formulaire ou recevoir une attestation qui peut être ajoutée à AG5 lors de la soumission de sa formation.

Il n’est donc plus nécessaire de gérer des structures de dossiers complexes séparément pour tous les certificats ou formulaires.

Ces capacités permettent aux responsables de ne plus gérer les compétences des employés dans des matrices de compétences Excel sans craindre de perdre ou d’utiliser des données obsolètes ou inexactes.

Matrice de compétences

Gérer les déficits de compétences : Excel vs. AG5 Copied

Excel est excellent pour mettre en évidence les lacunes dans un ensemble de données spécifique – surtout si vous disposez d’une excellente matrice de compétences.

Grâce à lui, vous pouvez rapidement mettre en évidence les déficits de compétences des employés à l’aide de couleurs, de textes ou d’icônes. Vous pouvez utiliser cette matrice de compétences pour :

  • Identifier les personnes qui ont besoin d’une formation
  • Déterminer qui doit être pleinement qualifié pour planifier vos programmes de formation
  • Élaborer votre budget pour l’année prochaine sur la base des besoins de formation
  • Planifier le remplacement ou la succession en cas de congé ou de retraite

Tout cela est possible avec une matrice de compétences Excel – en supposant que vous ayez une petite équipe et que vous n’ayez que quelques changements dans les données relatives à la formation, aux employés ou aux compétences.

En réalité, toutefois, il devient très difficile de gérer rapidement les déficits de compétences lorsque les équipes s’agrandissent, que les groupes connaissent un taux de rotation élevé ou qu’il y a beaucoup de changements au niveau de la formation.

Cela soulève les questions suivantes :

  • Comment les responsables peuvent-ils comprendre les déficits de compétences lorsqu’ils disposent de matrices de compétences Excel complexes ?
  • Comment éviter les problèmes de production, de qualité, de sécurité ou de réglementation lorsque les employés doivent être régulièrement reconvertis ?
  • Comment les responsables peuvent-ils trouver rapidement un expert pour remplacer un autre expert dans une organisation comptant des centaines ou des milliers d’employés, qui ont tous des besoins de formation spécialisés ?

Tout ce qui précède se rapporte à la partie intelligence de la gestion des compétences, qui n’existe pas dans les tableaux Excel. Au lieu de cela, les responsables ont souvent recours à des analyses manuelles, consacrant un temps précieux à éviter les problèmes et à assurer la continuité de la production.

Matrice de compétences Excel

Voici les défis que nous observons dans un grand nombre d’organisations. Ceux-ci sont essentiels pour garantir la qualité, la sécurité, la conformité et la continuité de la production.

Dans cette optique, AG5 a mis au point une capacité intelligente qui permet aux responsables de gérer plus efficacement les déficits de compétences.

Nos fonctions de recherche d’experts, d’exigences et de liste d’alerte permettent aux responsables de résoudre ces problèmes, car la gestion des compétences va bien au-delà d’une simple matrice de compétences.

Les organisations doivent gérer les compétences de manière plus efficace et efficiente en raison des :

  • Exigences réglementaires
  • Raisons d’évolutivité
  • Exigences de qualité
  • Normes de production
  • Et bien plus encore

Les fonctionnalités d’AG5 leur permettent de configurer leur stratégie de gestion des compétences afin d’être rapidement informés lorsque des employés ont besoin d’une formation.

Grâce à AG5, les responsables peuvent :

  • Trouver des experts pour remplacer les employés afin d’éviter les retards de production ou les problèmes de qualité.
  • Configurer le système pour s’assurer que les employés ne travaillent pas sans qualification afin d’éviter les problèmes de conformité.
  • Travailler à une gestion efficace et efficiente des compétences tout en se concentrant sur la création de valeur pour leurs clients.

Dans notre prochain webinaire, nous montrerons un exemple de feuille Excel comparée à notre plateforme de gestion des compétences, mettant en lumière les avantages pratiques d’AG5 en temps réel.

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Original version | novembre 13, 2023

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