Vaardighedenbeheer in Excel in vergelijking met AG5: Alles dat je moet weten.

excel skills matrix

 

Al onze klanten gebruiken Excel – zelfs nadat ze met AG5 gaan werken. Zoals we allemaal weten, is deze spreadsheet-software een krachtig en toch eenvoudig hulpmiddel waarmee we snel gegevens kunnen verzamelen en organiseren.

Onze klanten zijn echter volledig gestopt met het gebruik van Excel voor het beheren van vaardigheden. 

Dat heeft een goede reden, namelijk:

  • Hun vaardigheden ontgroeiden Excel omdat ze steeds meer gegevens moesten beheren binnen hetzelfde Excel-bestand.
  • Ze ervaren de typische Excel-uitdagingen waarmee ook veel andere Excel-gebruikers geconfronteerd worden wanneer de hoeveelheid gegevens toeneemt.
  • Ze ervaren uitdagingen in Excel bij het bijwerken van de vaardigheden van hun werknemers na de training.
  • Als ze de vaardigheden in hun Excel-vaardighedenmatrix bijwerken, worden ze geconfronteerd met uitdagingen bij het bijhouden van historische gegevens.
  • Ze staan voor de uitdaging om hun competentiebeheer te automatiseren op basis van de trainingsbehoeften van hun werknemers.

Het bovenstaande zijn voorbeelden van uitdagingen die teammanagers ervaren bij het beheren van de vaardigheden van hun werknemers in Excel.

In dit artikel gaan we dieper in op de uitdagingen van Excel versus AG5 – en onderzoeken we hoe AG5 effectieve oplossingen biedt.

 

Excel skills matrix

De vaardigheden van werknemers in Excel beheren – voor AG5

Een van de meest voorkomende redenen waarom onze klanten Excel zijn gaan gebruiken voor competentiemanagement is omdat ze werden geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van:

  • Kwaliteit
  • Productie
  • Omzet
  • Regelgeving

Een cruciaal onderdeel in het oplossen van deze uitdagingen zijn natuurlijk de werknemers van een bedrijf.

Medewerkers moeten producten of diensten van hoge kwaliteit produceren die voldoen aan de normen voor kwaliteit en regelgeving. Om dit te doen, is het van cruciaal belang om te weten of je medewerkers voldoende gekwalificeerd zijn. Dit kun je bereiken met een eenvoudige vaardighedenmatrixwaarop je je werknemers kunt afzetten tegen de vereiste vaardigheden die ze nodig hebben om hun werk te doen. Hiervoor grijpen managers in eerste instantie vaak naar Excel. Begrijpelijk, want   het is gemakkelijk, snel en vertrouwd.

Met Excel kunnen managers snel hun werknemers en de vereiste vaardigheden in een matrixformaat uitzetten om individuele kwalificaties te beoordelen. Naast de vaardighedenmatrix maken ze vaak een mappenstructuur om de certificeringen en trainingen van werknemers te documenteren, omdat ze dat niet in hun Excel-vaardighedenmatrix kunnen zetten.

In het begin is dit nog gemakkelijk te onderhouden. Na verloop van tijd kregen de managers die met deze Excel-sheets begonnen echter te maken met pijnpunten op het gebied van competentiemanagement. De eerste en grootste is dat ze voortdurend de vaardigheden, werknemers- en trainingsgegevens handmatig moeten bijwerken in Excel. Meer hierover in de volgende paragraaf.

 

Excel skills matrix

Vaardigheden, werknemers- en trainingsgegevens bijwerken: Excel versus AG5

Telkens wanneer er personeelsverloop is, de ploegendienst of de taken veranderen, of als werknemers met verlof gaan, moet de competentiematrix worden bijgewerkt. Anders raakt het achterhaald. Ten tweede, telkens wanneer er nieuwe kwaliteits- of regelgevingsvereisten zijn voor je werknemers, moeten managers hun vaardighedenmatrix bijwerken. Ze moeten het ook bijwerken als er een nieuwe versie van een standaardwerkprocedure is. Zo niet (en opnieuw), dan hebben managers een onnauwkeurige vaardighedenmatrix.

Ten slotte moet de manager de competentiematrix bijwerken wanneer werknemers een nieuw certificaat of opfriscursus krijgen om dit te weerspiegelen. Managers moeten echter ook historische gegevens bijhouden vanwege regelgeving of auditvereisten.

Hiervoor maken ze complexe mappenstructuren aan om alle afgetekende trainingsformulieren en certificeringen te beheren. Deze updates worden steeds uitdagender bij:

  • Hogere omzet
  • Frequente updates van trainingsvereisten
  • Frequente updates van trainingsinhoud
  • Doorlopende training van werknemers

We zien vaak dat veel van onze klanten hun oude Excel-vaardighedenmatrices in aparte tabbladen hebben gekopieerd om de training bij te houden.  Soms hebben ze complexe kunstwerken van hun vaardighedenmatrix gemaakt om deze updates te beheren. Binnen deze complexiteit hebben ze ook complexere mappenstructuren gemaakt om al hun ondertekende trainingsdocumenten en certificaten te beheren.

skills matrix

Klanten van AG5 zijn opgelucht dat ze zich geen zorgen meer hoeven te maken dat hun Excel-sheets het niet meer doen na updates van medewerkers, trainingen of trainingsvereisten

Onze software is gekoppeld aan HR-systemen. Daardoor zijn  de gegevens van werknemers in AG5 up-to-date. De koppeling met LMS-systemen borgt dat alle gegevens over trainingen of SOP’s direct beschikbaar zijn. Dankzij deze integraties kunnen managers eenvoudig complexe vaardigheidseisen definiëren. Als je eenmaal overschakelt op AG5, kun je vereisten opgeven zoals:

  • Rol
  • Gelijktijdige rol
  • Machine
  • Lijn
  • Werkstation

Wanneer een nieuwe medewerker wordt gesynchroniseerd vanuit het HR-systeem, wordt dit automatisch weergegeven in de competentiematrix van de manager. Dit gebeurt ook wanneer de manager of een trainer training geeft. In deze gevallen moet de werknemer een formulier ondertekenen of een certificaat ontvangen dat kan worden toegevoegd aan AG5 bij het indienen van de training.

Hierdoor is het niet meer nodig om complexe mappenstructuren apart te beheren voor alle certificaten of formulieren.

Dankzij deze mogelijkheden kunnen managers stoppen met het beheren van de vaardigheden van werknemers in Excel-vaardighedenmatrices zonder bang te hoeven zijn dat ze gegevens kwijtraken of dat ze met verouderde of onnauwkeurige gegevens werken.

Skills matrix

Beheren van vaardigheidstekorten: Excel versus AG5

Excel is uitstekend in het aantonen van een vaardigheidskloof binnen een gegeven populatie – vooral als je een uitstekende vaardighedenmatrix hebt.

Hiermee kun je snel de ontbrekende vaardigheden van werknemers markeren met kleuren, tekst of pictogrammen. Je zou deze vaardighedenmatrix kunnen gebruiken om:

  • Vast te stellen wie training nodig heeft
  • Te bepalen wie volledig gekwalificeerd moet zijn om je trainingsprogramma’s te plannen
  • Je budget voor volgend jaar op te stellen op basis van trainingsbehoeften
  • Plan voor vervanging of opvolging in geval van verlof of pensionering

Dit is allemaal mogelijk met een Excel-vaardigheidsmatrix, ervan uitgaande dat je een klein team hebt en dat je niet veel hoeft aan te passen in training, werknemers of vaardigheidsgegevens.

In werkelijkheid wordt het echter een hele uitdaging om de vaardighedenkloof snel op te vullen wanneer teams groeien, groepen een hoog verloop hebben of er veel trainingswisselingen zijn.

Dat roept de volgende vragen op:

  • Hoe krijgen managers inzicht in de vaardigheidstekorten als ze complexe Excel-vaardighedenmatrices hebben? 
  • Hoe voorkomen ze productie-, kwaliteits-, veiligheids- of regelgevingsproblemen wanneer werknemers regelmatig moeten worden bijgeschoold? 
  • Hoe kunnen managers snel een expert vinden om een andere expert te vervangen in een organisatie met honderden of duizenden werknemers, die allemaal gespecialiseerde trainingseisen hebben?

Al het bovenstaande heeft betrekking op de dashboard-functie van competentiemanagement. En dat ontbreekt in Excel-spreadsheets. In plaats daarvan zijn managers vaak gedwongen handmatige analyses te maken en besteden ze veel kostbare tijd aan het voorkomen van problemen en het garanderen van de continuïteit van de productie. 

Excel skills matrix

Dit zijn de uitdagingen die we in veel organisaties zien. Het gaat om cruciale elementen om kwaliteit, veiligheid, naleving en productiecontinuïteit te borgen.

Met dit in gedachten heeft AG5 een intelligente functie ontwikkeld waarmee managers vaardigheidstekorten efficiënter kunnen beheren.

Met onze functies Expert Finder, Vereisten en de Waarschuwingenlijst zijn managers in staat om dergelijke frustraties op te lossen, omdat competentiebeheer veel verder gaat dan een eenvoudige competentietabel.

Organisaties moeten vaardigheden effectiever en efficiënter beheren vanwege:

  • Regelgeving
  • Schaalbaarheid
  • Kwaliteitseisen
  • Productienormen
  • En nog veel meer!

Met de functionaliteiten van AG5 kunnen ze hun strategie voor competentiebeheer configureren, zodat ze onmiddellijk op de hoogte zijn wanneer werknemers training nodig hebben.

Met AG5 kunnen managers:

  • Experts vinden om werknemers te vervangen om productievertragingen of kwaliteitsproblemen te voorkomen
  • Het systeem configureren om ervoor te zorgen dat werknemers niet ongekwalificeerd werken om problemen met naleving te voorkomen
  • Werken aan efficiënt en effectief beheer van vaardigheden terwijl ze zich richten op het toevoegen van waarde voor hun klanten

In ons volgende webinar laten we een voorbeeld zien van een Excel-sheet vergeleken met ons platform voor competentiemanagement. Daarbij laten we de praktische voordelen van AG5 in realtime zien.

Meld je vandaag nog aan voor het webinar voor een plekje op de eerste rij. Dan kun je zien wat je net hebt gelezen. En je kunt vragen stellen! We hopen je daar te zien!

Doe mee aan de webinar: Excel versus AG5



Gerelateerde berichten

Vraag een demo aan en spreek met een skills expert

Ontdek in slechts 15 minuten wat AG5 voor jou kan betekenen.

Boek een demo

ISO27001 certified     Free trial available