Kompetenzmanagement in Excel vs. AG5: Alles was man wissen muss

Alle unsere Kunden verwenden Excel – auch nach der Einführung von AG5. Wie wir alle wissen, ist Excel...

excel skills matrix

Alle unsere Kunden verwenden Excel – auch nach der Einführung von AG5. Wie wir alle wissen, ist Excel ein leistungsstarkes und dennoch einfaches Hilfsmittel, mit dem Daten schnell erfasst und organisiert werden können.

Unsere Kunden verwenden Excel jedoch nicht länger für Ihr Kompetenzmanagement.

Und zwar aus folgendem Grund:

  • Ihr Kompetenzmanagement ist über die Möglichkeiten in Excel hinausgewachsen, weil immer mehr Daten in derselben Excel-Datei verwaltet werden mussten.
  • Sie wurden mit den typischen Excel-Herausforderungen konfrontiert, die viele andere Excel-Benutzer, wenn die Datenmenge zunimmt.
  • Es kam zu Problemen bei Excel, wenn sie die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter nach einer Schulung aktualisierten.
  • Bei der Aktualisierung der Kompetenzen in ihren Excel-Qualifikationsmatrizen wurde es zu komplex, historische Daten zu verfolgen.
  • Das Automatisieren ihres Kompetenzmanagements auf der Grundlage des Schulungsbedarfs ihrer Mitarbeiter war kaum noch machbar.

Dies sind Beispiele für die Herausforderungen, denen sich Teamleiter beim Kompetenzmanagement ihrer Mitarbeiterdaten in Excel gegenübersehen.

In diesem Artikel gehen wir auf die Herausforderungen von Excel im Vergleich zur AG5 ein, und zeigen auf, wie die AG5 effektive Lösungen dafür bietet.

Excel-Qualifikationsmatrix

Kompetenzmanagement in Excel – vor AG5 Copied

Unsere Kunden nutzen Excel vor allem deshalb für ihr Kompetenzmanagement, weil sie in folgenden Bereichen mit Herausforderungen konfrontiert waren:

  • Qualität
  • Produktion
  • Fluktuation
  • Regulatorische Herausforderungen

Ein wichtiger Teil der Lösung dieser Herausforderungen liegt natürlich bei den Mitarbeitern eines Unternehmens.

Die Mitarbeiter müssen qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen herstellen, die den Qualitätsstandards und regulatorischen Standards entsprechen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig zu wissen, wie qualifiziert die Mitarbeiter sind. Man kann dies mit einer einfachen Qualifikationsmatrix tun, in der die Mitarbeiter den Kompetenzen zugeordnet werden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Zu diesem Zweck greifen Manager häufig zunächst auf Excel zurück, was durchaus verständlich ist – es ist einfach, schnell und vertraut.

Mit Excel können Manager ihre Mitarbeiter und die erforderlichen Kompetenzen schnell in einem Matrixformat darstellen, um die individuellen Qualifikationen zu bewerten. Zusätzlich zur Kompetenzmatrix wird oft eine Ordnerstruktur angelegt, um Zertifizierungen und Schulungen der Mitarbeiter zu dokumentieren, da diese nicht in die Excel-Kompetenzmatrix aufgenommen werden können.

Anfangs ist dies einfach zu bewältigen. Im Laufe der Zeit stießen die Manager, die mit diesen Excel-Tabellen begonnen hatten, jedoch auf Probleme bei der Kompetenzverwaltung. Das erste und größte Problem ist die ständige Aktualisierung der Qualifikations-, Personal- und Schulungsdaten in Excel. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Excel-Qualifikationsmatrix

Aktualisierung von Qualifikations-, Personal- und Schulungsdaten: Excel vs. AG5 Copied

Die Qualifikationsmatrix muss bei jedem Mitarbeiterwechsel, Schichtwechsel, Rollenwechsel oder beim Urlaub von Mitarbeitern aktualisiert werden. Andernfalls ist sie veraltet. Zweitens müssen Manager ihre Qualifikationsmatrix immer dann aktualisieren, wenn es neue Qualitäts- oder gesetzliche Anforderungen an ihre Mitarbeiter gibt. Man muss sie auch aktualisieren, wenn es eine neue Version einer Standardarbeitsanweisung gibt. Andernfalls haben die Manager (auch hier) eine ungenaue Qualifikationsmatrix als Arbeitsgrundlage.

Schließlich muss der Manager die Qualifikationsmatrix jedes Mal aktualisieren, wenn Mitarbeiter eine neue Schulung oder eine Auffrischungsschulung erhalten. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder Audit-Anforderungen müssen Manager jedoch auch historische Daten nachverfolgen.

Zu diesem Zweck erstellen sie komplexe Ordnerstrukturen, um alle unterschriebenen Schulungsformulare und Zertifikate zu verwalten. Die Aktualisierungen wird immer schwieriger, je mehr sich die Situation ändert:

  • Hohe Fluktuation
  • Ständige Aktualisierung des Schulungsbedarfs
  • Ständige Aktualisierung der Schulungsinhalte
  • Kontinuierliche Mitarbeiterschulung

Wir stellen häufig fest, dass viele unserer Kunden ihre alten Excel-Schulungsmatrizen in einzelne Registerkarten kopiert haben, um den Überblick über die Schulungen zu behalten – oder sie haben komplexe Kunstwerke aus ihren Schulungsmatrizen erstellt, um diese Aktualisierungen zu verwalten. Innerhalb dieser Komplexität haben sie auch komplexere Ordnerstrukturen erstellt, um alle ihre signierten Schulungsunterlagen und Zertifikate zu verwalten.

Kompetenzmatrix

AG5-Kunden sind erleichtert, dass sie sich keine Sorgen mehr darüber machen müssen, dass ihre Excel-Tabellen aufgrund von Mitarbeiteraktualisierungen, Schulungen oder Schulungsanforderungen zusammenbrechen.

Unsere Software kann mit HR-Systemen verbunden werden, sodass die Mitarbeiterdaten in AG5 immer auf dem neuesten Stand sind, und sie kann auch mit LMS-Systemen verbunden werden, sodass alle Schulungen oder Standardarbeitsanweisungen sofort verfügbar sind. Diese Integrationen ermöglichen es Managern, komplexe Qualifikationsanforderungen einfach zu definieren. In AG5 können Anforderungen sofort definiert werden, wie z.B:

  • Rolle
  • Parallelrolle
  • Maschine
  • Linie
  • Arbeitsstätte

Sobald ein neuer Mitarbeiter im HR-System synchronisiert wird, werden dieses Informationen automatisch in die Qualifikationsmatrix des Managers übernommen. Dies geschieht auch, wenn der Manager oder ein Trainer eine Schulung anbietet bzw. durchführt. In diesen Fällen muss der Mitarbeiter ein Formular unterschreiben oder ein Zertifikat erhalten, das bei der Eingabe der Schulung in AG5 hinzugefügt werden kann.

Damit entfällt die Notwendigkeit, komplexe Ordnerstrukturen für alle Zertifikate oder Formulare separat zu verwalten.

Diese Funktionen ermöglichen es Managern, die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter nicht länger in Excel-Qualifikationsmatrizen verwalten zu müssen, ohne dabei den Verlust oder das Nutzen von veralteten oder ungenauen Daten befürchten zu müssen.

Qualifikationsmatrix

Verwaltung von Kompetenzlücken: Excel vs. AG5 Copied

Excel ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um Lücken in einem bestimmten Datensatz aufzuzeigen, insbesondere wenn man über eine gute Qualifikationsmatrix verfügt.

Damit können Kompetenzlücken der Mitarbeiter schnell mit Farben, Text oder Symbolen hervorgehoben werden. Man verwendet die Qualifikationsmatrix z.B.:

  • Zum Feststellen, wer geschult werden muss
  • Zum Festlegen, wer vollständig qualifiziert sein muss, um Ihre Schulungsprogramme zu planen
  • Zum Entwickeln Ihres Budgets für das nächste Jahr auf der Grundlage des Schulungsbedarfs
  • Zur Planung von Ersatz oder Nachfolge bei Abwesenheit oder Pensionierung.

All dies ist mit einer Qualifikationsmatrix in Excel möglich – vorausgesetzt, man hat ein kleines Team und nur wenige Änderungen bei Schulungen, Mitarbeitern oder Kompetenzdaten.

In der Realität wird es jedoch zu einer Herausforderung, Kompetenzlücken schnell zu schließen, wenn Teams wachsen, Gruppen eine hohe Fluktuation aufweisen oder es zu einer Vielzahl von Veränderungen in der Fortbildung kommt.

Dies wirft folgende Fragen auf:

  • Wie können Manager Kompetenzlücken verstehen, wenn sie komplexe Excel-Qualifikationsmatrizen haben?
  • Wie können sie Produktions-, Qualitäts-, Sicherheits- oder regulatorische Probleme vermeiden, wenn Mitarbeiter regelmäßig umgeschult werden müssen?
  • Wie können Manager in einem Unternehmen mit hunderten oder tausenden von Mitarbeitern, die alle einen spezifischen Schulungsbedarf haben, schnell eine Fachkraft als Ersatz für eine andere Fachkraft finden?

All diese Fragen beziehen sich auf den intelligenten Teil des Kompetenzmanagements, der nicht in Excel-Tabellen zu finden ist. Stattdessen verlassen sich Manager oft auf manuelle Analysen und verbringen viel wertvolle Zeit damit, Probleme zu vermeiden und die Kontinuität der Produktion sicherzustellen.

Excel-Qualifikationsmatrix

Dies sind die Herausforderungen, denen wir in vielen Unternehmen begegnen. Sie sind entscheidend für die Gewährleistung von Qualität, Sicherheit, Compliance und Produktionskontinuität.

Vor diesem Hintergrund hat AG5 eine intelligente Funktion entwickelt, die es Managern ermöglicht, Kompetenzlücken effizienter zu managen.

Mit unseren Funktionen ‚Expert Finder‘, ‚Requirements‘ und ‚Alert List‘ können Manager solche Frustrationen beseitigen, denn Kompetenzmanagement geht weit über eine einfache Qualifikationsmatrix hinaus.

Unternehmen müssen Kompetenzen effektiver und effizienter verwalten aufgrund von:

  • Regulatorischen Anforderungen
  • Skalierbarkeit
  • Qualitätsanforderungen
  • Produktionsstandards
  • Und vielem mehr

Mit den Funktionen von AG5 kann man seine Kompetenzmanagementstrategie so konfigurieren, dass man sofort informiert wird, wenn Mitarbeiter eine Schulung benötigen.

Mit AG5 können Manager:

  • Fachkräfte als Ersatz für Mitarbeiter finden, um Produktionsverzögerungen oder Qualitätsprobleme zu vermeiden
  • Das System so konfigurieren, dass Mitarbeiter nicht unqualifiziert arbeiten, um Compliance-Probleme zu vermeiden
  • Kompetenzen effizient und effektiv verwalten und sich gleichzeitig auf die Schaffung von Mehrwert für ihre Kunden konzentrieren.

In unserem nächsten Webinar zeigen wir Ihnen ein Beispiel einer Excel-Tabelle im Vergleich zu unserer Skills Management-Plattform, um die praktischen Vorteile von AG5 in Echtzeit zu veranschaulichen.

Melden Sie sich noch heute zum Webinar an und sichern Sie sich einen Platz in der ersten Reihe, um zu sehen, was Sie gerade gelesen haben – und um Ihre Fragen zu stellen. Wir hoffen, Sie dort begrüßen zu dürfen!

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Original version | November 13, 2023

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