8 raisons pour lesquelles Excel et les matrices de compétences ne font pas bon ménage

Excel dans le monde du travail d’aujourd’huiCopied

La popularité d’Excel dans le monde du travail d’aujourd’hui est justifiée. En effet, l’application offre de nombreux avantages à un grand nombre d’organisations :

• Flexibilité – vous pouvez présenter de grands volumes de données de manière claire et concise, et filtrer, analyser et traiter des données brutes à des fins spécifiques liées à un projet ou à la gestion
• Universalité – il s’agit d’une application par défaut de la suite Office de pratiquement toutes les entreprises, ce qui signifie que la plupart des gens la connaissent plus ou moins bien
• Compatibilité – vous pouvez afficher des feuilles de calcul Excel sur de nombreux appareils (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et smartphones)

Pourquoi Excel et les matrices de compétences ne font pas bon ménage ?Copied

Malgré les avantages énumérés ci-dessus, les feuilles de calcul Excel et les matrices de compétences ne font pas bon ménage dans la pratique. Vous en trouverez huit raisons ci-dessous.

Raison 1 : le stockage local

Les feuilles de calcul Excel sont stockées sur des appareils locaux, ce qui se traduit souvent par des piles de fichiers réparties sur des disques durs d’employés, des appareils, des services, voire des sites différents dans le monde entier.

Parce qu’un aperçu actuel et précis des aptitudes et des compétences du personnel constitue le fondement de toute organisation professionnelle, il est essentiel que toutes ces informations soient stockées de manière centralisée et accessibles à distance.

Un autre inconvénient du stockage local est que les informations peuvent être perdues très facilement, par exemple en cas de vol, d’incendie ou de défaillance technique.

De plus, le stockage local finit presque toujours par devenir un cauchemar en termes de gestion des versions. Il est essentiel que plusieurs personnes puissent consulter, utiliser, modifier, mettre à jour et partager les matrices de compétences à tout moment. Cela est pratiquement impossible avec des feuilles de calcul et, très vite, vous ne saurez plus qui possède la dernière version et où elle est stockée. Le statut actuel des aptitudes et des compétences de votre organisation sera vite compromis.

Raison 2 : la susceptibilité aux erreurs

Un autre inconvénient des feuilles de calcul est qu’elles sont incroyablement sujettes aux erreurs. L’importance de formules correctes et l’absence de certaines fonctionnalités, telles que les listes déroulantes génériques, rendent l’utilisation des feuilles de calcul Excel sujette à l’erreur (humaine). Leur qualité et leur précision dépendent de la personne qui les utilise. La mise en place de matrices de compétences dans Excel nécessite de multiples onglets et formules, ce qui constitue en soi une source d’erreurs.

Chaque fois que vous introduisez un nouveau modèle ou que vous mettez à jour un ancien modèle, vous devez envoyer une nouvelle version à chaque utilisateur et espérer que vos collègues appliqueront ces changements correctement. Cette couche de complexité supplémentaire explique pourquoi les erreurs sont si fréquentes et si rapides lorsque vous utilisez des feuilles de calcul. Le fait d’oublier d’enregistrer les modifications ou de les enregistrer de manière incorrecte ne fait qu’ajouter au nombre de façons dont les feuilles de calcul sont susceptibles d’être erronées.

Edwin van Spronsen est responsable de programme au sein du De Stiho Group. Il raconte son expérience personnelle de l’utilisation d’Excel pour gérer les matrices de compétences de son entreprise,  » Avant, il était vraiment frustrant de mettre à jour les compétences de chacun avec Excel. C’était toujours très fastidieux. Les feuilles de calcul nécessitent beaucoup de maintenance et il est si facile de commettre une erreur. Je ne vous dis pas combien de fois j’ai cliqué sur quelque chose et je l’ai complètement perdu. Et je ne parle même pas de la façon dont nous nous envoyions les feuilles de calcul par e-mail. Nous ne savions jamais qui avait la dernière version ni où nous l’avions stockée ! « 

Lire l’étude de cas de Stilho

Raison 3 : la complexité

Les formules complexes et les onglets multiples signifient qu’il faut souvent de sérieuses compétences en programmation pour maintenir les matrices de compétences dans une feuille de calcul.

Travailler de cette manière ne devrait pas être une source d’aggravation – vous devriez vous concentrer sur le défi que vous voulez résoudre plutôt que sur la complexité de l’outil que vous utilisez pour résoudre ce défi. Le logiciel doit être convivial et facilement accessible dans l’ensemble de l’organisation.

En réalité, les gens hésitent souvent à utiliser des feuilles de calcul Excel partagées parce qu’ils ont peur de les  » casser  » – une crainte justifiée.

Il en résulte que les feuilles de calcul Excel complexes deviennent alors le domaine exclusif du seul et unique génie d’Excel de votre entreprise – ou de la personne qui a suffisamment de connaissances pour limiter les erreurs au minimum. Et que se passe-t-il lorsque cette personne quitte l’entreprise, est en congé de maladie ou est trop occupée ? Faut-il en dire plus ?

Raison 4 : aucune vision en temps réel

Les matrices de compétences sont plus ou moins efficaces en fonction de leur degré d’actualisation. Supposons qu’un auditeur se présente à l’improviste pour effectuer un audit. On attend de vous que vous produisiez rapidement des informations actualisées sur les aptitudes, les compétences et les qualifications.

L’inconvénient des feuilles de calcul est qu’elles ne fournissent aucune information en temps réel en raison de la  » propriété partagée « . Vous devez collecter ces informations à partir des différentes versions conflictuelles et stockées localement, dispersées dans votre organisation.

Et pour générer un rapport significatif, il faut alors fusionner, agréger et consolider toutes ces informations en une seule entité. Il va sans dire qu’il s’agit là d’un processus extrêmement inefficace et chronophage qui ne répond plus aux attentes des responsables d’aujourd’hui. Ni celles de l’auditeur !

Raison 5 : pas d’autorisation des utilisateurs

Un autre inconvénient des feuilles de calcul est qu’elles n’offrent pas d’options pour l’autorisation des utilisateurs. Vous ne pouvez pas configurer leur utilisation pour définir qui a quel type d’accès, qui est autorisé à effectuer quel type d’action ou qui peut agir dans quelle fonction. Par exemple, certaines personnes peuvent n’être autorisées qu’à consulter des données, tandis que d’autres peuvent avoir besoin de mettre à jour des informations.

Cette absence de droits d’utilisateurs et d’autorisations constitue un sérieux inconvénient dans les situations où vous devez gérer méticuleusement les processus et mettre en place un système d’autorisation. Dans une telle situation, les chefs d’équipe et les responsables sont limités dans leurs possibilités de structurer leurs processus de gestion des compétences de manière adéquate.

Raison 6 : les limites

Même si Excel est assez complet, il peut aussi être trop restrictif pour l’enregistrement et la gestion de vos compétences. Les descriptions de postes ne sont qu’un exemple des limites d’Excel. Les feuilles de calcul s’avèrent rapidement trop restrictives pour les grandes organisations complexes qui emploient des centaines de personnes aux compétences multiples.

Martin Stumpe travaille chez Syngenta où il a rencontré ce problème,  » Pendant quelque temps, nous avons tenté d’utiliser des feuilles de calcul Excel pour enregistrer et gérer les compétences. Mais l’insertion d’une croix dans une cellule d’un tableur pour indiquer que quelqu’un maîtrise une certaine compétence n’était pas vraiment efficace. Syngenta compte plus de 600 employés. Prenons un seul exemple… nous avons un programme interne de formation à la reconnaissance des semences, conçu pour apprendre au personnel à différencier les semences de violettes et de tomates. Nous avions l’habitude de consigner ces informations dans un registre ou une feuille de calcul stockée sur le disque dur de quelqu’un. Aujourd’hui, nous suivons quelque soixante-huit compétences distinctes, par exemple pour savoir si le personnel est qualifié pour utiliser certains types d’équipement, tels que nos machines d’emballage ou d’enrobage des semences. Nous avions l’habitude de former notre personnel à l’utilisation de ces machines, mais nous n’enregistrions pas ou ne conservions pas correctement ces informations. Cela nous a coûté cher lorsque nous avons dû jeter 480 kg de semences parce que quelqu’un avait mal trié les caisses « .

Lire l’étude de cas de Syngenta

Un autre inconvénient des feuilles de calcul est que le nombre de niveaux de compétence que vous pouvez présenter est limité. Pour chaque compétence, il existe souvent un certain nombre de niveaux différents que le personnel peut atteindre. Il est extrêmement difficile, voire impossible, de représenter ces informations de manière claire et concise dans des feuilles de calcul Excel. Il est donc difficile de voir d’un coup d’œil qui est qualifié pour effectuer une certaine tâche et qui ne l’est pas.

De plus, cela devient vite très complexe lorsqu’il s’agit d’imposer d’autres exigences, par exemple non seulement la  » fonction  » ou le  » travail « , mais aussi les aspects relatifs au lieu de travail, aux opérations liées aux machines, aux rôles auxiliaires, etc. Essayer de faire tenir tout cela dans une feuille de calcul Excel serait un cauchemar.

Raison 7 : pas d’options PDP

La nouvelle façon de travailler est essentiellement axée sur l’apprentissage tout au long de la vie. Les plans de développement professionnel personnalisés (PDP) jouent un rôle important à cet égard. La conception et la maintenance d’un tel PDP imposent plusieurs exigences :

• Une vue d’ensemble claire et concise des aptitudes et compétences de chaque employé
• Des informations claires et concises sur les progrès réalisés par chaque employé en vue d’une promotion ou d’un autre objectif

L’inconvénient des feuilles de calcul statiques est qu’il n’est pas possible de générer une vue qui filtre et présente ces informations en un seul clic. L’utilisation d’un logiciel de gestion des compétences tel que celui d’AG5 vous permet de le faire.

Un autre inconvénient d’Excel est qu’il est difficile d’obtenir un aperçu de vos compétences au sein d’une équipe spécifique. Cela vous empêche d’identifier les déficits de compétences et, par conséquent, de déterminer si vous devez recruter du personnel ou former le personnel existant.

Raison 8 : l’intensité du travail

Le dernier inconvénient de l’utilisation d’Excel pour vos matrices de compétences est qu’il est incroyablement fastidieux de les gérer dans cette application.

Tout d’abord, vous devez déterminer à quelle fréquence certaines personnes (cadres supérieurs, responsables RH ou employés individuels) doivent vérifier et/ou mettre à jour vos matrices. Ensuite, vous devez informer toutes les parties concernées des mises à jour effectuées.

Andreas Luckfiel est directeur commercial chez Bechtle. Il raconte comment il a été confronté à de telles difficultés,  » Avec plus de cinquante vendeurs, il était très difficile de savoir qui avait quelle qualification. Je rêvais de pouvoir le faire en un seul clic de souris, ce qui était bien sûr impossible avec une feuille de calcul Excel, sans parler des nombreuses autres limitations. Depuis que nous utilisons le logiciel d’AG5, je peux obtenir ces informations rapidement et facilement. Chaque équipe a sa propre page de résumé avec des icônes et des couleurs, ce qui permet de voir facilement où en sont leurs qualifications. Je n’ai plus besoin d’interroger mes collègues en personne, ce qui m’évite plus de cinquante conversations par an ! « 

Lire l’étude de cas de Bechtle

Daniël van der Woude est responsable de l’innovation chez Johma Salades. Il se souvient de l’inefficacité et de l’intensité du travail que représentait l’utilisation d’Excel pour les matrices de compétences de son entreprise,  » Le principal problème que nous avons rencontré était le temps nécessaire pour maintenir toutes nos procédures opérationnelles standard dans Excel. Cela prenait au moins une heure par jour. Mais si nous n’avions pas assez de temps pour le faire, nous ne le faisions pas. Vous l’avez deviné ! Nos matrices de compétences n’étaient jamais mises à jour, ce qui signifiait que quelqu’un devait imprimer un rapport à partir de notre ancien environnement d’apprentissage en ligne et mettre à jour nos feuilles de calcul Excel manuellement. « 

Lire l’étude de cas de Johma Salades

Conclusion – Excel est utile, mais pas pour créer des matrices de compétencesCopied

Bien qu’Excel soit un outil utile et extrêmement polyvalent, il n’est pas conçu pour créer des matrices de compétences.

Le logiciel d’AG5, si ! De plus, les informations peuvent être consultées et mises à jour rapidement, facilement et directement en temps réel depuis le lieu de travail, car vos matrices de compétences sont stockées de manière centralisée dans le cloud.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt est PDG d’AG5 avec pour mission de mener l’entreprise au succès. Vous le verrez souvent sur le terrain de football entraîner de jeunes joueurs talentueux.