8 Gründe, warum Excel und Qualifikationsmatrizen keine ideale Kombination sind

Excel und das moderne BetriebslebenCopied

Die Popularität von Excel im modernen Betriebsleben kommt nicht von ungefähr. Das Programm hat etliche Vorteile, die es bei vielen unterschiedlichen Organisationen beliebt machen.

Denken Sie zum Beispiel an die folgenden Merkmale und praktischen Stärken.

• Excel besitzt ein hohes Maß an Flexibilität. Mit Excel-Tabellen können große Mengen an Informationen auf übersichtliche und anschauliche Weise angezeigt werden. Die Möglichkeit, Berechnungen und eine gezielte Filterung durchzuführen, helfen bei der Umwandlung von Rohdaten in gezielte Projekt- oder Managementinformationen.
• Excel ist universell einsetzbar. Es gehört standardmäßig zum Office-Paket, das in fast jeder Büroumgebung verwendet wird. Deshalb sind viele Menschen (teilweise) mit dem Programm vertraut.
• Excel-Dateien können bequem per E-Mail verschickt werden. Außerdem sind sie auf verschiedenen Geräten wie PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones anwendbar.

Warum Excel und Kompetenzmatrizen nicht gut zusammenpassenCopied

Trotz der oben genannten Vorteile passt Excel in der Praxis nicht gut zur Kompetenzmatrix. Die nachfolgenden 8 Gründe zeigen, warum dies so ist.

Grund 1: lokale Speicherung

Excel-Dateien werden lokal gespeichert. Das Ergebnis ist oft ein Wirrwarr an Dateien, die an verschiedenen Arbeitsplätzen, auf verschiedenen Geräten, in verschiedenen Abteilungen und möglicherweise sogar an verschiedenen Orten gespeichert sind.

Da der Überblick über das aktuelle Qualifikationsniveau der Mitarbeiter das Rückgrat einer professionellen Organisation bildet, ist es wichtig, dass alle Informationen immer von einer zentralen Stelle aus zugänglich sind.

Ein weiterer Nachteil einer lokalen Speicherung besteht darin, dass Daten leichter verloren gehen können, z.B. durch Diebstahl, technische Probleme oder einen Brand.

Ein weiterer Fallstrick von Excel im Zusammenhang mit dem Speichern von Daten ist die Versionsverwaltung. Eine Kompetenzmatrix wird von mehreren Personen verwendet und aktualisiert, gespeichert und dann per E-Mail verschickt. Dadurch kann leicht der Überblick verloren werden, so dass unklar wird, welche Version die aktuellste ist. Dadurch wird der Blick auf den aktuellen Qualifikationsstand Ihrer Belegschaft schnell getrübt.

Grund 2: Fehleranfälligkeit

Ein weiterer Nachteil von Excel besteht darin, dass das Programm recht fehleranfällig ist. Da Funktionen wie generische Auswahllisten oder übersichtliche Scroll-Down-Menüs fehlen und aufgrund der Bedeutung guter Formeln hängt die Qualität und Interpretation einer Excel-Tabelle stark vom Wissen und der Präzision des Benutzers ab. Insbesondere bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix in Excel müssen Sie mit vielen Tabellen und Formeln jonglieren.

Wenn Sie in Excel eine neue Vorlage erstellen oder eine alte Vorlage aktualisieren möchten, müssen Sie auch jedem Mitarbeiter eine neue Version schicken und hoffen, dass die Kollegen das neue Format richtig übernehmen. Die oben beschriebene Komplexität sorgt dafür, dass hier schnell Fehler gemacht werden können. Durch falsches Speichern und das Versäumnis, Änderungen zu speichern, wird die Fehleranfälligkeit von Excel weiter erhöht.

„In Excel ist es sehr schwierig, die Fertigkeiten von jemandem anzupassen. Das ist immer ein Ärgernis. Excel ist sehr wartungsintensiv. Man muss auf Vieles achten, und dabei kann leicht etwas Falsches gespeichert werden. Manchmal macht man einfach einen falschen Klick und verliert Daten. Und die Tabellen werden oft per E-Mail gegenseitig zugeschickt. Wer arbeitet mit der neuesten Version?“, weiß Edwin van Spronsen, Programm-Manager der De Stiho Groep aus eigener Erfahrung.

Lesen Sie die Fallstudie unserer Syngenta

Grund 3: Komplexität schreckt ab

Wegen der komplizierten Formeln und der Art, wie sich eine große Datei zusammensetzt, sind umfassende „Programmierkenntnisse“ erforderlich.

Arbeit soll auch Spaß machen und sich auf Lösungen konzentrieren, aber nicht auf die Komplexität des verwendeten Werkzeugs. Deshalb muss ein Programm benutzerfreundlich sein, damit es unternehmensweit eingeführt werden kann.

In der Praxis trauen sich die Mitarbeiter manchmal aber einfach nicht, etwas in einer gemeinsam genutzten Excel-Tabelle zu ändern, weil sie Angst haben, etwas kaputt zu machen. Diese Befürchtung ist berechtigt.

Genau aus diesem Grund werden komplizierte Excel-Dateien oft auch nur von einem internen „Excel-Guru“ verwaltet, da nur dieser das Programm gut genug kennt, um Fehler auf ein Minimum zu begrenzen. Wenn dieser Spezialist dann einen anderen Job bekommt, vorübergehend nicht verfügbar ist oder in Rente geht, haben Sie als Organisation ein ernstes Problem…

Grund 4: keine Echtzeitdaten

Die praktische Nutzbarkeit einer Kompetenzmatrix hängt weitgehend von ihrer Aktualität ab. Kommt zum Beispiel ein Auditor zu Besuch? Dann müssen die aktuellsten Informationen über Fertigkeiten, Kompetenzen und Zertifikate schnell zu finden sein.

Der Nachteil von Excel besteht darin, dass – teilweise wegen der gemeinsamen Nutzung der Dateien – kein Echtzeit-Überblick vorliegt. Informationen müssen immer gesammelt werden, meistens durch das Hin- und Hersenden lokal gespeicherter Dokumente.

Um alle Daten an einer Stelle zu speichern, zum Beispiel in Form eines Berichts, müssen Sie sie zu einem Ganzen zusammenfügen. Das ist ein umständlicher und zeitraubender Prozess, der den Erwartungen moderner Manager und Führungskräfte nicht mehr gerecht wird.

Grund 5: keine Autorisierungsmöglichkeiten

Ein weiterer Nachteil von Excel besteht darin, dass das Programm nicht autorisiert werden kann. Sie können also nicht festlegen, welche Personen ein Dokument öffnen und bearbeiten können und welche nicht. Und dann gibt es natürlich auch noch unterschiedliche Rollen. Manche Mitarbeiter dürfen die Daten nur ansehen, während andere die Aufgabe haben, Änderungen vorzunehmen.

Dieser Mangel an Möglichkeiten ist ein großer Nachteil bei Prozessen, die straff verwaltet werden müssen und mehrere Autorisierungsebenen erfordern. Als Folge sind Teamleiter und Manager nur begrenzt in der Lage, den Prozess der Kompetenzverwaltung zu strukturieren.

Grund 6: zu begrenzt

Excel ist also einerseits ziemlich komplex, andererseits aber auch zu begrenzt, um eine vollständige Kompetenzmatrix zu erstellen. Wenn es um Stellenbeschreibungen geht, hat Excel z.B. die notwendigen Einschränkungen. Bei großen und komplexen Organisationen, in denen Hunderte von Menschen mit unzähligen Fertigkeiten arbeiten, versagt Excel schnell.

Martin Stumpe stieß bei Syngenta auch auf die oben erwähnte Problematik. „Wir haben eine Zeit lang Fertigkeiten in Excel festgehalten. Aber ein Kreuz in einem Kästchen zu machen, um anzuzeigen, dass jemand eine Fertigkeit beherrscht, reicht einfach nicht aus. Hier arbeiten 600 Menschen. Wir führen z.B. eine interne Schulung für Saatguterkennung durch. Wir möchten also, dass ein Mitarbeiter Veilchensamen von Tomatensamen unterscheiden kann. Das stand früher irgendwo in einer Broschüre oder bei jemandem in Excel auf einer lokalen Festplatte. Inzwischen sind 68 Fertigkeiten aufgeführt, z.B. bei Maschinen: Reinigungsmaschinen, Verpackungsmaschinen oder Maschinen zur Beschichtung von Saatgut. In der Vergangenheit wurde jemand an dieser Maschine geschult, aber es wurde nicht richtig aufgezeichnet. Wir haben den Preis dafür bezahlt, als wir beispielsweise eine Ladung Kisten mit insgesamt 480 Kilo Saatgut aufgrund eines Fehlers wegwerfen mussten“.

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Ein weiteres Problem bei Excel ist die begrenzte Anzahl der darstellbaren Ebenen. Schließlich gibt es verschiedene Niveaus oder Zertifikate, die ein Mitarbeiter innerhalb derselben Fertigkeit besitzen kann. Es ist sehr schwierig, wenn nicht gar unmöglich, diese Informationen in Excel übersichtlich darzustellen. Deshalb kann es schwierig werden, schnell die richtige Person für eine bestimmte Aufgabe zu finden.

Außerdem wird es bei Excel schon bald (zu) kompliziert, Anforderungen an Personen aus verschiedenen Blickwinkeln zu verknüpfen. Dabei kann es sich nicht nur um Aspekte wie Rolle oder Funktion, sondern auch um Zuweisungen auf Grundlage von Arbeitsplätzen, Aufgaben an Maschinen, Nebenrollen und dergleichen handeln. In Excel werden derartige Übersichten häufig zu einem wirren Durcheinander.

Grund 7: keine (individuelle) Wachstumsplanung oder einzelne Teamübersichten

Beim „neuen Arbeiten“ geht es größtenteils um lebenslanges Lernen. Dazu gehört auch ein persönlicher Wachstumsplan für jeden Mitarbeiter. Für den Entwurf und die Verwaltung eines derartigen Wachstumsplan benötigen Sie auf jeden Fall diese Hilfsmittel:

• Einen guten Überblick über die aktuellen Fertigkeiten und Kompetenzen eines Mitarbeiters
• Und einen deutlichen Überblick über die Fortschritte, die auf dem Weg zur endgültigen Beförderung oder zu einem anderen Ziel gemacht wurden und werden.

Der Nachteil einer statischen Excel-Tabelle besteht darin, dass man in einem solchen Dokument nicht auf eine Übersicht klicken kann, die alle wesentlichen Informationen auf einen Blick anzeigt. Mit einem Werkzeug wie z.B. der Kompetenzverwaltungssoftware von AG5 ist das aber möglich.

Ein weiterer Nachteil von Excel besteht darin, dass man Teams nicht einfach aus der Übersicht entnehmen kann. Dadurch wird nicht schnell genug erkennbar, welche Fertigkeiten bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter noch benötigt werden.

Grund 8: Excel kostet unnötig viel Zeit

Ein letzter Nachteil von Excel ist die sehr arbeitsintensive Verwaltung von Qualifikationsmatrizen mit dem Programm.

Zunächst muss sehr genau festgelegt werden, wie oft welche Personen mit welchen Funktionen (z.B. Vorstandsmitglieder, Personalverantwortliche und einzelne Mitarbeiter) die Matrizen prüfen und/oder aktualisieren müssen. Anschließend müssen alle Betroffenen einzeln über die von verschiedenen Personen vorgenommenen Änderungen informiert werden.

Andreas Luckfiel, Business Manager bei Bechtle, ist sich der oben genannten Problematik bewusst: „Bei 50 Vertriebskollegen ist es schwierig, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wer welche Zertifikate besitzt. Man möchte das mit nur einem Klick sehen. Ich habe immer Excel benutzt, aber die Möglichkeiten sind ziemlich begrenzt, und das erschwert die Planung. Seit wir AG5 einsetzen, können wir uns schnell und bequem ein klares Bild verschaffen. Jedes Team hat jetzt eine Übersicht mit Symbolen und Farben, so dass man leicht erkennen kann, wie es dort mit den Zertifizierungen aussieht. Ich muss nicht mehr hinter meinen Kollegen herlaufen und kann mir pro Jahr rund 50 Gespräche sparen!“

Lesen Sie die Fallstudie unserer Bechtle

Auch Daniël van der Woude, Innovationsleiter bei Johma Salades betont das umständliche und zeitaufwändige Arbeiten mit Excel, wenn es um die Erstellung von Qualifikationsmatrizen geht. „Unser größtes Problem war der Aufwand, der erforderlich war, um alle Arbeitsanweisungen in Excel zu verwalten. Das dauerte mindestens eine Stunde pro Tag. Aber wenn sich niemand die Zeit dafür nimmt, befindet sich die Datenbank nie auf dem neuesten Stand und ist folglich niemals aktuell. Und jemand musste jede Woche einen Ausdruck aus unserer alten E-Learning-Umgebung machen und dann dieses dämliche Excel wieder aktualisieren.“

Lesen Sie die Fallstudie unserer Johma

Schlussfolgerung: Excel ist nützlich, aber nicht zur Erstellung von Kompetenzmatrizen.Copied

Excel ist zwar ein nützliches und recht vielseitiges Programm, wurde aber nicht für die Erstellung von Kompetenzmatrizen konzipiert.

AG5 hingegen schon! Ab sofort können alle Informationen über Kompetenzen und Fertigkeiten in Echtzeit am Arbeitsplatz aktualisiert und angepasst werden. Außerdem kann dank AG5 jetzt von einer einzigen zentralen Umgebung in der Cloud auf die Matrizen zugegriffen werden. Neugierig? Schauen Sie sich an, wie AG5 funktioniert. Kontaktieren Sie uns unverbindlich, oder fordern Sie eine kostenlose Demo an.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt ist CEO bei AG5 und führt das Unternehmen zum Erfolg. Man kann ihn häufig auf dem Fußballfeld beobachten, wo er talentierte, junge Fußballspieler trainiert.