8 redenen waarom Excel en skills matrixen geen ideale combinatie zijn

Een skills matrix is een handige tool om de competenties en vaardigheden van je medewerkers op een overzichtelijke manier in kaart te brengen. Veel bedrijven gebruiken Excel voor het maken en bijhouden van skills matrixen. Hoewel Excel een enorm handig en veelzijdig programma is, vormen Excel en vaardigheidsmatrixen geen gouden combinatie. In dit artikel leggen we uit hoe dat zit en introduceren we een goed alternatief voor Excel.

 

Excel en het moderne bedrijfsleven

De populariteit van Excel in het moderne bedrijfsleven is niet zonder reden. Het programma heeft een aantal voordelen die het populair maken onder een breed spectrum aan verschillende organisaties.

Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande features en praktische sterktes.

  • Excel heeft een hoge mate van flexibiliteit. Met Excel-spreadsheets vertaal je grote hoeveelheden informatie naar een over- en inzichtelijk format. De mogelijkheden om berekeningen uit te voeren en gericht te filteren helpen om ruwe data om te zetten in gerichte project- of managementinformatie.
  • Excel heeft een universeel bereik. Het maakt standaard deel uit van het in vrijwel elke kantooromgeving gebruikte Office-pakket. Hierdoor zijn ook veel mensen (gedeeltelijk) bekend met het programma.
  • Excel-bestanden kunnen gemakkelijk via de mail worden verstuurd. Bovendien zijn ze toegankelijk op diverse apparaten zoals desktops, notebooks, tablets en smartphones.

 

Waarom Excel en skills matrixen niet goed samengaan

Ondanks de bovengenoemde voordelen gaat Excel in de praktijk niet zo goed samen met de skills matrix. De onderstaande 8 redenen laten zien waarom.

 

Reden 1: lokale opslag

Excel-bestanden worden lokaal opgeslagen. Het resultaat is vaak een wirwar aan bestanden die op verschillende werkstations, in verschillende apparaten, op verschillende afdelingen en mogelijk zelfs op verschillende locaties zijn opgeslagen.

Omdat een overzicht van het actuele vaardigheidsniveau van medewerkers de ruggengraat vormt van een professionele organisatie, is het juist belangrijk dat alle informatie altijd toegankelijk is vanuit een centrale plek.

Een ander nadeel van lokale opslag is dat je data gemakkelijker verliest. Denk bijvoorbeeld aan diefstal, technische problemen of brand.

Een andere valkuil van Excel die samenhangt met het opslaan van gegevens is versiebeheer. Een skills matrix wordt door meerdere mensen gebruikt en bijgewerkt, opgeslagen en vervolgens rondgemaild. Het is gemakkelijk om in deze cyclus het overzicht te verliezen, waardoor er onduidelijkheid kan ontstaan over welke versie nu de meest actuele is. Zo raakt het zicht op de actuele vaardigheidstatus van je workforce al gauw vertroebeld.

 

Reden 2: foutgevoelig

Een ander nadeel van Excel is dat het programma best foutgevoelig is. Door het ontbreken van features als generieke keuzelijsten of overzichtelijke scroll-down menu’s en het belang van goede formules, is de kwaliteit en invulling van een Excel-spreadsheet sterk afhankelijk van de kennis en precisie van de gebruiker. Zeker bij het maken van een skills matrix krijg je in Excel te maken met een groot aantal tabbladen en formules.

Als je in Excel een nieuwe template wilt introduceren of een oude wilt updaten, moet je bovendien elke medewerker een nieuwe versie toesturen en hopen dat de collega’s het nieuwe format goed overnemen. De hierboven beschreven complexiteit zorgt ervoor dat een fout snel is gemaakt. Verkeerd opslaan en het vergeten op te slaan van mutaties versterken de foutgevoeligheid van Excel nog eens extra.

“In Excel is het heel irritant om de vaardigheden van iemand aan te passen. Dat is altijd een gedoe. Excel is heel onderhoudsintensief. Je moet veel vastleggen en dan kun je makkelijk iets verkeerd opslaan. Soms maak je net de verkeerde klik en ben je dingen kwijt. En je mailt die sheets vaak naar elkaar toe. Wie werkt er dan met de laatste versie?”, zo weet Edwin van Spronsen, programmamanager van De Stiho Groep, uit eigen ervaring.

 

Reden 3: complexiteit schrikt af

Door de ingewikkelde formules en de manier waarop een groot bestand is opgemaakt heb je serieuze ‘programmeer skills’ nodig.

Het werk moet ook leuk zijn en zich focussen op datgene wat je op wilt lossen, niet op de complexiteit van de tool die je gebruikt. Een programma moet dus gebruiksvriendelijk zijn om het bedrijfsbreed uitgerold te krijgen.

De realiteit is dat mensen soms gewoon niets aan durven te passen in een gedeelde Excel-sheet omdat ze bang zijn het stuk te maken. Een terechte zorg.

Juist om die reden worden ingewikkelde Excels noodgedwongen vaak ook maar door één interne ‘Excel-goeroe’ beheerd, omdat alleen die persoon het programma goed genoeg snapt om de foutenlast tot een minimum te beperken. Als die goeroe een andere baan krijgt, tijdelijk niet inzetbaar is of met pensioen gaat heb je als organisatie dus een serieus probleem…

 

Reden 4: geen realtime-data

De praktische bruikbaarheid van een skills matrix is grotendeels afhankelijk van actualiteit. Komt er bijvoorbeeld een auditor op bezoek? Dan moet je wel snel de meest actuele informatie over vaardigheden, competenties en certificaten kunnen vinden.

Het nadeel van Excel is dat er (mede door het gedeelde eigendom van de bestanden) geen sprake is van realtime-inzicht. Informatie moet altijd verzameld worden, meestal door het heen en weer sturen van lokaal opgeslagen documenten.

Om alle data op één plek inzichtelijk te maken, bijvoorbeeld in de vorm van een rapportage, zul je dus alles tot een enkel geheel moeten kneden. Een omslachtig en tijdrovend proces dat niet meer past bij de verwachtingen van moderne managers en directieleden.

 

Reden 5: geen autorisatiemogelijkheden

Een ander nadeel van Excel is dat het programma niet te autoriseren is. Dat wil zeggen dat je niet kunt instellen welke personen een document wel of juist niet kunnen inzien en bewerken. En dan zijn er natuurlijk ook nog verschillende rollen. Sommige mensen mogen data bijvoorbeeld alleen bekijken, terwijl anderen juist de taak hebben om veranderingen aan te brengen.

Dit gebrek aan mogelijkheden is een serieus nadeel bij processen die stevig gemanaged moeten worden en waarbij meerdere autorisatieniveaus vereist zijn. Het gevolg? Teamleiders en managers die beperkt worden in hun mogelijkheden om het proces van skills management te structureren.

 

Reden 6: te beperkt

Hoewel Excel aan de ene kant dus vrij complex is, is het programma anderzijds juist weer te beperkt voor het maken van een complete skills matrix. Op het gebied van functieomschrijvingen heeft Excel bijvoorbeeld de nodige begrenzingen. In het geval van een grote en complexe organisatie, waar honderden mensen werken en talloze vaardigheden langskomen, schiet Excel dan al snel tekort.

Martin Stumpe liep bij Syngenta ook tegen de bovengenoemde problematiek aan. “Wij deden al een tijdje aan vastlegging van skills in Excel. Maar een kruisje in een vakje zetten om aan te geven dat iemand een skill beheerst is gewoon niet voldoende. Er werken hier 600 mensen. Wij hebben intern bijvoorbeeld een training zaadherkenning. Dus we willen dat een medewerker een viooltje van een tomaat kan onderscheiden. Dat stond vroeger ergens in een boekje of bij iemand in Excel op een lokale schijf. Maar intussen hebben we 68 skills beschreven. Bijvoorbeeld voor machines: schoningsmachines, verpakkingsmachines of machines waar we zaad coaten. In het verleden werd iemand wel ingewerkt op die machine, maar het werd dus niet goed vastgelegd. Daar betaalden we de prijs voor toen we bijvoorbeeld door een fout een lading kisten met in totaal 480 kilo zaad moesten weggooien.”

Een ander probleem is dat je met Excel beperkt bent in het aantal niveaus dat je kunt weergeven. Er zijn immers verschillende niveaus of certificaten die je binnen dezelfde vaardigheid kunt bezitten. Het is erg lastig, zo niet onmogelijk, om die informatie in Excel op een overzichtelijke manier weer te geven. Het gevolg is dat het lastig kan worden om snel de juiste persoon voor het uitvoeren van een specifieke taak te vinden.

Daarnaast wordt het in Excel al gauw (te) complex om vanuit verschillende invalshoeken vereisten aan personen te koppelen. Denk hierbij niet alleen aan perspectieven als rol of functie, maar ook aan toewijzingen op basis van werkplek, taken op machines, nevenrollen en dergelijke. In Excel worden dergelijke schema’s vaak een onoverzichtelijke bende.

 

Reden 7: geen (individuele) groeiplanning of losse teamoverzichten

Het nieuwe werken draait grotendeels om een leven lang leren. Hierbij hoort ook een persoonlijk groeiplan voor elke medewerker. Voor het ontwerpen en bijhouden van zo’n groeiplan heb je in elk geval de onderstaande handvatten nodig.

  • Een goed overzicht van de actuele vaardigheden en competenties van een medewerker.
  • Duidelijk inzicht in de voortgang die is en wordt gemaakt op weg naar de uiteindelijke promotie of een ander einddoel.

Het nadeel van een statische Excel is dat je in een dergelijk document niet kunt klikken op een overzicht dat alle essentiële informatie in één oogopslag toont. Met een tool als de skills management software van AG5 kan dit bijvoorbeeld wel.

Een ander nadeel van Excel is dat je teams niet gemakkelijk kunt lostrekken uit het overzicht. Hierdoor wordt niet snel genoeg helder welke skills je nog nodig hebt bij het recruiten van nieuw personeel.

 

Reden 8: Excel kost onnodig veel tijd

Een laatste nadeel van Excel is dat het bijhouden van skills matrixen in het programma een zeer arbeidsintensieve aangelegenheid is.

Allereerst moet je heel precies vastleggen hoe vaak welke personen met welke rollen (denk aan directieleden, hr-managers en individuele medewerkers) de matrixen moeten checken en/of bijwerken. Vervolgens moeten alle betrokkenen individueel op de hoogte worden gebracht van de mutaties die door verschillende personen zijn aangebracht.

Andreas Luckfiel, business manager bij Buyitdirect, herkent de bovenstaande problematiek: “Met 50 sales collega’s is het lastig om overzichtelijk te krijgen wie welke certificaten op zak heeft. Dat zou je het liefst in één muisklik willen zien. Ik maakte altijd gebruik van Excel, maar de mogelijkheden zijn hierin nogal beperkt en je kunt er geen planning uithalen. Sinds we AG5 gebruiken, hebben we gemakkelijk en snel een duidelijk beeld. Elk team heeft nu een overzicht met icoontjes en kleuren, waardoor snel zichtbaar wordt hoe ze ervoor staan met de certificeringen. Ik hoef niet meer achter collega’s aan te lopen, wat me gewoon 50 gesprekken per jaar scheelt!”

Ook Daniël van der Woude, innovatiemanager bij Johma Salades, benadrukt de omslachtigheid en het arbeidsintensieve karakter van Excel als het aankomt op het maken van skills matrixen. “Het grootste probleem waar we tegenaan liepen was de hoeveelheid werk die nodig is om alle werkinstructies bij te houden in Excel. Dat kost zeker wel een uur per dag. Alleen, als niemand daar de tijd voor neemt dan wordt het niet onderhouden. Dus het is nooit up-to-date. En iemand moest elke week een uitdraaitje maken uit onze oude e-learning omgeving en dan die verrekte Excel weer bijwerken.”

 

Conclusie: Excel is handig, maar niet voor het maken van skills matrixen

Hoewel Excel een handig en behoorlijk veelzijdig programma is, is het niet ontworpen voor het maken van skills matrixen.

AG5 is dat wel! Alle informatie omtrent competenties en vaardigheden kan voortaan direct en in realtime worden bijgewerkt en aangepast op de werkvloer. Bovendien zijn matrixen dankzij AG5 voortaan toegankelijk vanuit één centrale omgeving in de cloud. Nieuwsgierig? Bekijk hoe het werkt, neem vrijblijvend contact met ons op of vraag een gratis demo aan.

 



Gerelateerde berichten