Stiho

Nous nous sommes entretenus avec Edwin van Spronsen, gestionnaire de programmes du Groupe De Stiho. Van Spronsen était à la recherche d’une alternative aux feuilles de calcul Excel pour ses matrices de compétences, qu’il pourrait mettre en oeuvre lui-même, sans faire appel à son département informatique. Nous l’avons interrogé sur son expérience avec AG5.

Alors, quel est votre bilan ?

  • Mise en oeuvre en 5 jours – sans faire appel au département informatique
  • 6 feuilles de calcul Excel remplacées par un seul système centralisé
  • données accessibles sur l’ensemble des 3 sites
  • consultation des données 10 fois plus rapide à tous les niveaux – des directeurs aux chefs d’équipe

Quels problèmes cherchiez-vous à résoudre ?

J’utilisais Excel pour suivre les compétences et l’expertise de tout mon personnel, mais sans trouver une méthode convenable ou organisée pour le faire correctement. De plus, faire cela dans des feuilles de calcul demande énormément de travail. Actualiser les compétences de chacun a toujours été un souci. Je ne compte même plus le nombre de fois où, après avoir saisi un tas d’informations, j’ai oublié de les enregistrer. Une simple erreur de clic m’a déjà fait perdre des informations importantes.

Ne me demandez pas comment nous avions l’habitude d’échanger des feuilles de calcul ! Nous ne savions jamais qui avait la dernière version ! Pire encore, nous utilisions un environnement Intranet désuet et personne ne savait jamais où il avait enregistré la version la plus récente. Sans parler du fait que beaucoup de personnes n’avaient même pas accès au système Intranet.

Que recherchiez-vous dans un nouveau système ?

Grâce aux principes de lean management, je connaissais déjà les matrices de compétences. Je me suis donc mis à bricoler un peu avec Excel, mais je trouvais cet outil très peu pratique à cette fin bien précise. Je me suis donc demandé s’il était possible d’automatiser le processus ou, mieux encore, de trouver une entreprise qui offrait déjà une solution.

J’ai donc commencé à chercher quelque chose que je pouvais mettre en oeuvre moi-même, sans faire appel à notre département informatique, car il était déjà surchargé de travail. J’ai peut-être été un peu trop loin en le contournant, mais j’ai ensuite mis les choses au clair avec notre directeur informatique.

Aviez-vous vous des doutes avant de commencer à utiliser AG5 ?

Ce qui était un peu énervant au début, c’est d’acheter un produit ‘vide’ et de devoir saisir toutes nos données. Nous n’étions pas certains de pouvoir le faire fonctionner. Et que penser de cette entreprise AG5 ? S’engager dans une relation d’affaires avec un inconnu !

Nous avions déjà un logiciel de gestion des formations, donc pourquoi faire les choses en double ? Il y avait effectivement un certain chevauchement, mais le fait de commencer à utiliser AG5 nous a permis d’aborder et de réorganiser certains de nos systèmes existants et/ou désuets.

Et les choses se sont-elles améliorées depuis que vous avez commencé à utiliser AG5 ?

Aujourd’hui, nous avons saisi toutes nos données, c’est-à-dire toutes les informations sur les certifications, les employés et les départements. Cela a été une étape marquante ! Et maintenant, le système fonctionne comme nous l’avions espéré.

Nous voyons en un clin d’œil les programmes de formation que chaque employé doit suivre. Par exemple, si un individu est actuellement certifié ou non pour conduire un chariot élévateur. De plus, nos formateurs peuvent retrouver des instructions de travail en étant dans le magasin.

AG5 est un formidable outil. Sa navigation est rapide et facile. Vous pouvez, par exemple, créer des vues d’ensemble pour les présenter à la direction. Et cette semaine, j’ai eu la demande que j’espérais de la part d’un de nos chefs d’équipe : « Pourquoi ne puis-je pas encore utiliser AG5 ?”

Notre directeur des opérations a trouvé cela formidable quand je lui ai montré pour la première fois. Il m’a immédiatement demandé si je pouvais mettre en oeuvre AG5 sur un autre de nos sites.

 

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