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Aujourd’hui, je peux déléguer de plus grandes responsabilités à nos chefs d’équipe, car ils ont les connaissances nécessaires pour agir seuls.

Quels problèmes cherchiez-vous à résoudre ?

Nous cherchions une entreprise capable de fournir des matrices de compétences visuellement attrayantes. De plus, la solution devait être abordable et beaucoup plus conviviale que nos précédents systèmes.

Avez-vous rencontré des problèmes en commençant à utiliser cette solution ?

J’ai écrit un mode d’emploi pour expliquer le fonctionnement du logiciel, mais au final, personne ne l’a utilisé ! La migration s’est très bien déroulée, même pour les utilisateurs finaux. Le système d’AG5 est tellement intuitif et extrêmement facile à utiliser. Sans parler du fait qu’il est nettement plus efficace que notre précédent système SAP.

Vous pouvez l’expliquer à quelqu’un en quelques minutes. Naturellement, vous devez toujours montrer comment il fonctionne, mais saisir des qualifications, par exemple, est un jeu d’enfant.

Aviez-vous des doutes avant de commencer à utiliser AG5 ?

Il était important pour nous de savoir à l’avance que nous pourrions sauvegarder nos données. Car en cas de faillite d’AG5, nous devions pouvoir accéder à ces données pour les saisir à nouveau dans nos systèmes existants. Ce n’est pas un problème, car tout cela est prévu par contrat.

Et les choses se sont-elles améliorées depuis que vous avez commencé à utiliser AG5 ?

L’un des principaux avantages est d’avoir un tableau clair de tous nos programmes de formation. Ce n’était pas un problème pour moi de saisir toutes nos exigences de formation dans AG5 : formations légales, formations internes, programmes d’apprentissage en ligne décidés par le groupe, etc. ! De plus, tant le personnel que les dirigeants voient clairement s’il y a un manque de compétences, que ce soit au niveau d’un individu ou d’un département. Par exemple, les membres du personnel peuvent voir qu’ils doivent remplir, disons, 60 ou 80 exigences, et qu’il leur en reste encore autant. Aujourd’hui, ils peuvent s’adresser à leur dirigeant pour discuter de leurs possibilités d’évolution professionnelle.

Autrefois, nos chefs d’équipe ne pouvaient pas récupérer un formulaire ou un tableau significatif à partir du système SAP. Et cela entraînait de nombreux problèmes de planification. Je leur remettais ces listes, mais elles étaient si longues, qu’elles ne servaient pas à grand-chose. Maintenant que nous utilisons le logiciel d’AG5, nous repérons immédiatement des manques de compétences et présélectionnons les cinq prochaines personnes qui doivent suivre une formation.

Avant d’utiliser AG5, vous n’aviez donc aucune idée claire de vos possibles manques de connaissances ?

Nous devions mettre côte à côte quatre ou cinq systèmes différents pour extraire un semblant de tableau. Parmi ces systèmes, il y avait SAP, notre système d’apprentissage en ligne et plusieurs feuilles de calcul Excel ! Dans AG5, tout est à un seul et même emplacement.

Avez-vous remarqué d’autres avantages en travaillant avec votre nouveau système AG5 ?

Un autre avantage énorme pour nous est que nous sommes certifiés ISO pour QHSE. L’une des exigences de certification stipule que nous devons être capables de démontrer les progrès réalisés au niveau de la planification et de la formation du personnel et des fonctions. Tout cela, nous pouvons le démontrer avec AG5 !

Chaque fois que nous sommes audités, l’auditeur commence par interroger les cadres et continue à descendre dans la hiérarchie pour s’assurer que tout le monde raconte la même histoire. Il leur arrive même d’interroger des employés individuels sur la structure d’un programme de formation particulier. Ces derniers répondent en confirmant qu’ils ont effectivement suivi une formation spécifique, l’ont réussie, et qu’ils sont maintenant qualifiés dans un certain domaine.

Grâce à AG5, il est également très facile de suivre les progrès réalisés en examinant les qualifications que le personnel possède déjà et celles sur lesquelles ils doivent encore travailler.

De plus, AG5 serait une aubaine en cas d’accident du travail, car il nous permettrait de prouver aux autorités, si le niveau de gravité était tel, que l’employé en question était entièrement formé pour le poste qu’il occupait à ce moment-là.

Vos tâches ont-elles changé depuis que vous avez commencé à utiliser AG5 ?

Oui. J’ai remarqué que mon travail de Training Coordinator a changé. Aujourd’hui, je peux déléguer de plus grandes responsabilités à nos chefs d’équipe, car ils ont les connaissances nécessaires pour agir seuls. Autrefois, je devais les guider pour indiquer qui avait besoin de suivre telle ou telle formation. Maintenant, les chefs d’équipe organisent eux-mêmes leurs formations, alors que j’avais l’habitude de le faire.