Un plan d’action pour des audits de compétences internes réussis

Une vue d’ensemble claire et concise des connaissances et des compétences est essentielle pour toute entreprise. Le fait...

Un plan d'action pour les audits de compétences internes

Une vue d’ensemble claire et concise des connaissances et des compétences est essentielle pour toute entreprise. Le fait de disposer de ces informations sur votre personnel vous permet de déterminer si vous pouvez atteindre vos objectifs et de repérer les déficits de compétences qui pourraient devoir être comblés.

Un audit de compétences est un excellent moyen de déterminer si les connaissances, les compétences et les aptitudes de vos employés sont en adéquation avec les principaux objectifs de votre organisation. Mais en quoi consiste exactement un tel audit ? Et comment mener des audits de compétences en pratique sur le lieu de travail ?

Qu’est-ce qu’un audit ? Copied

Un audit est un examen ou une évaluation systématique d’une partie ou de l’ensemble d’une organisation. Il permet d’examiner certains processus organisationnels et de déterminer s’ils se déroulent correctement et/ou de manière légitime. De même, un audit peut impliquer une évaluation indépendante d’informations financières importantes, telles que les comptes annuels, les demandes de subventions ou les rapports.

 

Il existe plusieurs types d’audit :

  • financier
  • judiciaire (enquête sur les fraudes)
  • qualitatif (sécurité / conformité aux normes sectorielles)
  • opérationnel (inspection des processus)
  • Informatique

 

Les audits peuvent être réalisés en interne ou en externe. Les audits internes sont réalisés par des commissaires aux comptes employés au sein de l’organisation. Les audits externes sont réalisés par des commissaires aux comptes indépendants qui ne font pas partie de l’organisation.

 

Mais qu’est-ce qu’un audit de compétences ? Copied

Un audit de compétences est un type d’audit particulier, qui se concentre principalement sur l’inventaire des connaissances, des compétences et des aptitudes de vos employés. Ils sont principalement internes.

 

En général, les audits de compétences se déroulent en trois étapes :

  • Étape 1 : Identifier et définir les compétences et les aptitudes les plus importantes pour votre organisation. Par exemple, une entreprise de logiciels ne peut pas fonctionner avec du personnel ne disposant pas de compétences informatiques très développées, tandis qu’une agence de communication a besoin de personnes possédant de solides compétences en communication verbale et écrite, capables de transmettre des informations de manière claire et concise.
  • Étape 2 : Évaluer et répertorier les connaissances, les compétences et les aptitudes actuelles de vos employés. Disposez-vous de toutes les bases nécessaires en termes d’aptitudes essentielles et de compétences fondamentales ?
  • Étape 3 : Maintenant que vous savez ce dont vos employés sont capables, vous pouvez repérer les déficits de compétences les plus importants. Grâce à ces informations, vous serez mieux à même d’analyser, de concevoir et d’optimiser vos programmes de formation.

 

Conseil : Vous trouverez ci-dessous un plan d’action complet pour la réalisation d’un audit interne des compétences.

 

Les avantages des audits internes de compétences Copied

Les audits internes de compétences présentent de nombreux avantages. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des plus importants.

  • Les audits de compétences vous aident à déterminer de manière claire et concise si vous serez en mesure d’atteindre les objectifs de votre organisation avec votre personnel actuel.
  • Si vous n’avez pas accès à ces informations sur vos employés, il sera extrêmement difficile d’apporter des améliorations tangibles. Les audits vous aident également à repérer les goulets d’étranglement ou les vulnérabilités, mais aussi à donner des directives claires sur la manière d’y répondre.
  • En vous appuyant sur les résultats de ces audits, vous pouvez améliorer la qualité et l’efficacité de vos programmes de formation. Il est difficile de concevoir des cours et des ateliers de formation qui répondent à la fois aux besoins et aux exigences de chaque employé et à ceux de l’organisation dans son ensemble. Oubliez les programmes de formation inefficaces et généraux ! Concentrez-vous plutôt sur la formation de compétences spécifiques qui profitent à la fois aux employés et à l’entreprise !
  • Les audits de compétences fournissent également les informations dont vous avez besoin pour vos efforts de recrutement, car ils vous obligent à définir et à vous concentrer sur les profils des candidats, augmentant ainsi les chances de trouver les bonnes personnes.

Les avantages de l'audit des compétences interne

Effectuer des audits de compétences sur le lieu de travail Copied

La meilleure façon d’effectuer un audit des compétences est d’utiliser et de suivre un plan d’action clair – étape par étape. Il est grand temps d’examiner les étapes à suivre pour tirer le meilleur parti de vos audits de compétences.

 

1. Définissez les fonctions au sein de votre organisation

Commencez par répertorier toutes les fonctions au sein de votre organisation. Il ne s’agit pas de dresser une simple liste de tous les titres de poste que vous utilisez.

Les fonctions se rapportent aux aptitudes et aux compétences pertinentes pour un ou plusieurs emplois. Par exemple, il est très probable qu’un responsable du service clientèle et un agent du service clientèle partagent un grand nombre de compétences. Il en va de même pour un comptable et un contrôleur financier.

 

2. Définissez les compétences requises pour chaque fonction

Une fois que vous avez clairement défini les fonctions au sein de votre organisation, il est judicieux de déterminer celles qui sont essentielles et celles qui sont souhaitables. Quels sont les types de compétences les plus courants ? S’agit-il principalement de compétences techniques / spécialisées ? Ou les traits de personnalité jouent-ils également un rôle ?

 

3. Menez une enquête rapide

La fonction ou l’emploi qu’occupe un employé ne dit pas tout sur l’ensemble de ses aptitudes et compétences. Il peut avoir des compétences pertinentes qu’il n’utilise que rarement, voire jamais, dans sa fonction ou son emploi actuel.

Une courte enquête, conçue pour permettre aux employés de répondre rapidement et facilement et couvrant toutes les fonctions au sein de votre organisation, peut vous fournir des informations supplémentaires sur les compétences cachées.

Expliquez clairement à tout le monde pourquoi vous réalisez l’enquête et ce que vous ferez des réponses.

 

4. Traitez et analysez les résultats

Si tout s’est bien passé, vous disposez désormais d’une mine d’informations sur les connaissances, les compétences et les aptitudes de vos employés. Il est maintenant essentiel que vous utilisiez ces informations de manière intelligente en les traitant et en les analysant correctement.

 

Veillez à compiler vos données de deux points de vue distincts : la liste des compétences que possède chaque employé et la liste des employés pour chaque compétence.

 

Les audits de compétences incluent notamment d’autres informations importantes :

  • les déficits de compétences au sein d’une fonction donnée
  • les déficits de compétences au sein des équipes, des services ou des unités opérationnelles
  • les successeurs potentiels dans certaines fonctions
  • le nombre d’employés possédant des compétences essentielles pour l’entreprise
  • les besoins futurs en matière de compétences

Matrice de compétences

Conseil : présentez les résultats avec une matrice de compétences Copied

Une matrice de compétences est un moyen idéal de présenter les résultats de votre audit de compétences interne, c’est-à-dire une vue d’ensemble des employés et de leurs compétences.

 

L’utilisation des matrices de compétences présente de nombreux avantages.

  • Nous sommes des êtres visuels, et les matrices de compétences sont un moyen idéal de visualiser ces informations. Chacun peut voir d’un seul coup d’œil ce dont il est capable, qu’il s’agisse d’un employé ou d’un responsable.
  • Les matrices de compétences vous permettent de mieux comprendre les compétences et les besoins essentiels et constituent une base solide pour les politiques de formation et de recrutement.
  • Elles facilitent également la recherche de remplaçants ou de personnel supplémentaire pendant les périodes de pointe, car elles fournissent une image claire de qui peut faire quoi.
  • Les matrices de compétences peuvent être utilisées à tous les niveaux : équipe, service ou organisation.
  • De plus, si vous tenez vos matrices à jour, elles vous permettent de voir les progrès réalisés par les individus ou les équipes en termes de développement professionnel, de productivité ou de développement des compétences.

 

Option 1 : Matrices de compétences avec Excel

De nombreuses entreprises utilisent pour cela des feuilles de calcul telles que MS Excel. Vous pouvez le faire, car cette application vous permet de créer les éléments de base d’une matrice de compétences.

 

Cependant, Excel présente de nombreux inconvénients et pièges. Les feuilles de calcul peuvent également devenir trop complexes et sont extrêmement sujettes aux erreurs. La gestion des versions est également un piège potentiel, notamment lorsque plusieurs employés ont besoin d’accéder à la feuille de calcul pour effectuer des mises à jour et qu’ils en envoient ensuite une copie à leurs collègues par e-mail. Très vite, personne ne sait qui possède la dernière version ni où elle est enregistrée.

 

Si vous souhaitez commencer à utiliser les matrices de compétences, mais que vous ne savez pas comment faire, téléchargez nos modèles de matrices de compétences pour vous aider à démarrer.

 

Option 2 : Logiciel de gestion des compétences

Bien qu’Excel soit un excellent moyen de s’initier à la gestion des compétences, nous recommandons d’opter pour une solution spécialisée à plus long terme. Le logiciel de gestion des compétences d’AG5 en est un excellent exemple.

Notre solution vous donne la possibilité de mettre à jour les aptitudes, les compétences et les qualifications des employés depuis le lieu de travail et en temps réel. De plus, toutes vos données sont stockées en toute sécurité dans un lieu central.

 

Regardez notre vidéo d’explication pour voir comment cela fonctionne :

De nombreuses entreprises utilisent déjà notre logiciel et ont réalisé qu’il s’agissait du moyen idéal pour déterminer précisément les compétences existant au sein de leur organisation.

Vous voulez savoir ce qu’AG5 peut faire pour vous ? Découvrez comment il fonctionne ou planifiez une démonstration en direct.

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Faisons un audit ! Copied

Un audit de compétences interne vous aide à recueillir des informations précieuses sur les connaissances, les compétences et les aptitudes de vos employés. Il met en évidence l’existence ou l’absence de compétences essentielles au fonctionnement de votre organisation et vous permet d’adapter vos politiques de formation et de recrutement aux besoins et exigences actuels. Faisons un audit !

 

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Original version | mars 25, 2020

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