De 9 grootste voordelen van het maken van een skills matrix

Zowel voor bedrijven als individuele medewerkers is het belangrijk om te weten welke vaardigheden er op enig moment op de werkvloer aanwezig zijn. Een belangrijk hulpmiddel voor het inzichtelijk maken van vaardigheden en competenties is een skills matrix (ook vaak vaardighedenmatrix genoemd). Maar wat is een vaardighedenmatrix precies? En wat zijn de belangrijkste voordelen hiervan? In deze blog leggen we het haarfijn uit.

 

Wat is een skills matrix?

Om het belang van een skills matrix toe te kunnen lichten, is het allereerst belangrijk om kort te bespreken wat zo’n matrix precies is. Een skills matrix toont alle vaardigheden en/of competenties die medewerkers nodig hebben om bepaalde taken uit te voeren. Daarnaast kan je per competentie of vaardigheid zien wat het huidige en gewenste niveau van een medewerker is.

Op de verticale as van de matrix staan alle verschillende medewerkers, terwijl de horizontale as meestal alle vaardigheden toont die mensen nodig hebben om een specifieke taak of rol goed te kunnen vervullen. Maar het kan ook andersom: een verticale as die de taken, functieomschrijvingen of competenties weergeeft die nodig zijn voor het uitvoeren van een bepaalde taak, terwijl de horizontale as per medewerker aangeeft in hoeverre hij of zij aan het gevraagde profiel voldoet. De mate van kennis en/of kunde worden meestal geïllustreerd aan de hand van een symbool, percentage of kwalificatieniveau. Hier vind je meer informatie over de bijzonderheden van de skills matrix.

 

De grootste voordelen van een skills matrix

Het gebruiken van een skills matrix heeft diverse praktische voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande benefits:

  • Omdat je weet welke vaardigheden en certificaten er zijn, heb je als organisatie meer zicht op welke skills of certificaten er nog nodig zijn. Die informatie maakt het ook gemakkelijker om gericht te recruiten en de juiste trainingen aan te bieden.
  • Plannen wordt een stuk gemakkelijker. Bij afwezigheid van een of meerdere medewerkers of in tijden van piekbelasting weet je direct wie je waar kunt inzetten.
  • Een vaardighedenmatrix is een ideaal hulpmiddel om de progressie van teams en individuele medewerkers in kaart te brengen.
  • De matrixen zijn flexibel en veelzijdig inzetbaar. Ze kunnen door managers, directieleden en medewerkers voor zowel algemene als zeer specifieke doeleinden worden ingezet.

Het mooie van skillsmatrixen is dat ze serieuze voordelen hebben voor zowel het bedrijf als de werknemer. In de volgende paragrafen zullen we al deze voordelen uitgebreid belichten.

 

Voordelen voor bedrijven

In dit segment zullen we allereerst inzoomen op de organisatorische voordelen die het bijhouden van een vaardighedenmatrix heeft voor bedrijven.

 

Voordeel 1: meer zicht op taken en behoeften 

Het is heel eenvoudig in een skills matrix te visualiseren welke competenties er vereist zijn voor bepaalde processen. Stel dat je minimaal drie personen nodig hebt die een bepaalde taak (bijvoorbeeld het zelfstandig bedienen van een productielijn of het kunnen werken met een bepaald computerprogramma) kunnen uitvoeren om de continuïteit van een bedrijfsproces te waarborgen. Dankzij de schematische opzet van een skills matrix zie je in één oogopslag of aan de bovengenoemde vereisten wordt voldaan.

Het mooie van zo’n overzicht is dat je gelijk kunt reageren. Een goede skills matrix laat direct zien of er eventuele tekorten op het gebied van competenties en vaardigheden zijn. De matrix vormt zo ook een springplank voor je wervings- en trainingsbeleid. Een organisatie weet precies wat er nodig is om een skills gap te dichten. Moet je nieuwe mensen aannemen of bestaande krachten extra trainingen aanbieden? Met een vaardighedenmatrix weet je het.

 

Voordeel 2: de juiste vervangers vinden en reageren op piekbelasting

Elk bedrijf krijgt op zijn tijd te maken met zieke werknemers of periodes van extreme piekbelasting. In zo’n geval is het zaak om snel en effectief te reageren zodat de continuïteit en productiviteit gewaarborgd blijven. Er is niet veel fantasie voor nodig om te bedenken dat dit gemakkelijker gaat als je direct kunt zien wie bepaalde taken wel of juist niet kan uitvoeren.

Een skills matrix is een handige tool om bij een ziektegeval snel een medewerker te vinden die over gelijkwaardige kennis en vaardigheden beschikt als de afwezige expert. Een vaardighedenmatrix hanteren helpt ook om pieken binnen een afdeling op te vangen. Je kunt bijvoorbeeld de hulp inroepen van medewerkers van een andere afdeling die bepaalde taken beheersen. Zo hoef je geen extra uitzendkrachten of andere tijdelijke arbeidskrachten op te roepen. Met een vaardighedenmatrix ben je dus ook in tijden van vakantie en ziekte altijd verzekerd van een adequate bezetting.

 

Voordeel 3: voortgang monitoren

Een goed onderhouden skills matrix schildert ook een duidelijk plaatje van de gemaakte progressie, zowel in teamverband als op individueel vlak. Belangrijke organisatorische aandachtspunten als ontwikkeling, productiviteit en de groei van het aantal vaardigheden worden namelijk inzichtelijk gemaakt. De vaardighedenmatrix is dus ook een goede tool om de effectiviteit van trainingen en opleidingen te toetsen. Bovendien maakt de matrix gelijk inzichtelijk welke vaardigheden nog ontbreken of (te) karig vertegenwoordigd zijn binnen jouw organisatie.

 

Voordeel 4: flexibel en versatiel

Een belangrijk kenmerk van de vaardighedenmatrix is dat het een flexibel en ‘agile’ stukje gereedschap is. Je kunt er alle kanten mee uit, afhankelijk van je exacte doel. Bovendien kan een skills matrix zowel op afdelings- als teamniveau worden ingezet. De tool maakt het bovendien mogelijk om maatwerkoplossingen te creëren voor een breed spectrum aan organisatorische uitdagingen.

 

Voordeel 5: sleutelpersonen identificeren

Elke organisatie herbergt wel een aantal most valuable players, sleutelfiguren met bijzondere kwaliteiten die bovengemiddeld veel waarde toevoegen aan een bedrijf. Dit zijn natuurlijk mensen die je als bedrijf absoluut niet kwijt wil raken. Met een skills matrix wordt het een stuk gemakkelijker om dergelijke personen te identificeren. Dankzij het overzicht weet je namelijk precies welke vaardigheden, diploma’s en certificaten een bepaalde medewerker bezit.

 

Voordelen voor werknemers

Je ziet, het bijhouden van een skills matrix heeft voor bedrijven legio voordelen. Maar ook individuele werknemers varen wel bij het gebruiken van dit handige hulpmiddel. In de volgende paragrafen zullen we nader ingaan op de voordelen die het bijhouden van een vaardighedenmatrix voor werknemers met zich meebrengt.

 

Voordeel 6: meer overzicht

Een skills matrix helpt je om meer inzicht te krijgen in de specifieke rol die je vervult binnen de organisatie. Wat wordt er precies van je verwacht? Wat kun en moet je leren om nog beter te kunnen functioneren? En welke groeimogelijkheden zijn er voor jou als professional voorhanden? De matrix maakt inzichtelijk welke vaardigheden en competenties horen bij jouw functie of taak. Zo zie je waar je staat, maar ook op welke gebieden er nog groeimogelijkheden liggen. Een beter begrip van de waarde die je als werknemer toevoegt aan een organisatie zorgt vaak ook voor extra tevredenheid en motivatie.

 

Voordeel 7: meer transparantie

Transparantie is een groot goed en zorgt voor helderheid. Dat geldt ook op het vlak van competenties en vaardigheden. Een skills matrix maakt helder inzichtelijk wat iedereen toevoegt aan de organisatie, welke skills binnen een team aanwezig zijn en welke kwaliteiten je zelf bezit. Je weet dus waar je staat en wat er nodig is om jouw rol binnen een team optimaal te spelen.

 

Voordeel 8: duidelijke ontwikkelmogelijkheden

Aangezien een goede vaardighedenmatrix haarscherp in kaart brengt welke skills allemaal relevant zijn voor een bepaalde taak of functie, is zo’n overzicht ook een ideaal startpunt om te kijken wat er als professional nog meer te leren valt. Door te weten aan welke competenties en vaardigheden binnen de organisatie behoefte is, kun je als medewerker jouw eigen leerdoelen en trainingstrajecten beter formulieren en inrichten. Je weet bovendien beter naar welk niveau je uiteindelijk toe kunt groeien.

 

Voordeel 9: minder stress en werkbelasting

Is een teamlid ziek of lange tijd afwezig? Dan bestaat er altijd een risico dat jij meer werk op je bord krijgt dan je uiteindelijk aankunt. Met het bijhouden van een vaardighedenmatrix voorkom je dit. Een goed overzicht zorgt er namelijk voor dat er strategisch geschoven kan worden zodat jouw workload niet ineens verdubbelt. Het resultaat: minder stress en het behoud van een prettig werkklimaat.

 

Benut de voordelen!

Het is duidelijk dat het bijhouden van skillsmatrixen een aantal belangrijke voordelen heeft, zowel voor bedrijven als voor werknemers. We vatten hieronder de belangrijkste voordelen nog eens samen.

  • Je krijgt meer zicht op hoe aanwezige vaardigheden en competenties aansluiten op belangrijke taken en behoeften. Is er sprake van een skills gap? Dan kun je snel ingrijpen.
  • Het wordt gemakkelijker om goede vervangers te vinden en efficiëntie en productiviteit te waarborgen in tijden van piekbelasting.
  • Je kunt de voortgang van teams en individuele medewerkers gemakkelijker monitoren.
  • Een skills matrix is een flexibel stukje gereedschap dat op verschillende niveaus (individu, team, afdeling of bedrijfsbreed) kan worden ingezet.
  • Een vaardighedenmatrix maakt het gemakkelijker om sleutelfiguren binnen je bedrijf te identificeren en volgen.
  • Als medewerker krijg je meer inzicht in je kwaliteiten en je rol binnen de organisatie.
  • Een skills matrix maakt inzichtelijk welke groeimogelijkheden je nog hebt.
  • Een goed overzicht van vaardigheden en competenties maakt het strategisch schuiven met taken en medewerkers mogelijk. Zo voorkom je dubbele workloads als een collega kortstondig of voor langere tijd wegvalt.

Een skills matrix kun je op verschillende manieren maken. Veel bedrijven maken nog gebruik van losse Excels. Dit is wel een goed begin, maar wel een manier waar nogal wat haken en ogen aan zitten. Een fout is zo gemaakt, terwijl versiebeheer bij het gebruiken van Excelbestanden ook vaak een pijnpunt is.

De software van AG5 maakt het managen van skills een stuk gemakkelijker en omzeilt de valkuilen van Excel. Alle informatie omtrent competenties en vaardigheden kan voortaan direct op de werkvloer worden bijgewerkt. Bovendien zijn matrixen dankzij AG5 voortaan toegankelijk vanuit één centrale omgeving in de cloud. Nieuwsgierig? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of vraag een live demo aan.

 



Gerelateerde berichten