Alles wat je moet weten over vaardigheidsmatrices

skills matri

Het bijhouden van de competenties, vaardigheden, kwalificaties en certificeringen van je werknemers is lastig – vooral als je organisatie groot en complex is of uit meerdere afdelingen en teams bestaat.

Natuurlijk kan de juiste software voor vaardighedenbeheer je een heel eind op weg helpen bij het overwinnen van een dergelijke uitdaging. Dergelijke software is echter een uitgebreide oplossing en je hebt misschien een snelle oplossing nodig. Dat is waar vaardigheidsmatrices een oplossing kunnen bieden.

Wat is nu precies een competentiematrix – en hoe werken ze in de praktijk? Belangrijker nog, hoe kun jij er je voordeel mee doen? In dit artikel beantwoorden we deze vragen en nog veel meer.

We laten ook zien hoe vaardigheidsmatrices in de loop der jaren zijn veranderd. We geven je ook een paar nuttige tips om ermee aan de slag te gaan in jouw organisatie.

Wat is een vaardighedenmatrix?

Een competentiematrix is een hulpmiddel dat organisaties gebruiken om de vaardigheden, competenties en bekwaamheden van hun werknemers of teamleden te beoordelen en bij te houden. Het is een visuele voorstelling – een matrix – die managers en teamleiders helpt om de sterke en zwakke punten binnen een team, afdeling of organisatie te identificeren.

Met een competentiematrix kun je:

  • Een vaardigheidskloof identificeren en dichten
  • Gerichte wervingsstrategieën ontwikkelen
  • Het ontwikkelen van initiatieven voor bijscholing en omscholing
  • Plan voor werknemersopvolging

Hoe werken vaardigheidsmatrices?

Een template voor een competentiematrix bestaat meestal uit een tabel, waarin elke rij een individuele werknemer voorstelt en elke kolom een specifieke vaardigheid of competentie die relevant is voor de doelen van je organisatie.

Om een competentiematrix te gebruiken, vul je de snijpunten van rijen en kolommen met informatie die het bekwaamheidsniveau van werknemers in een bepaalde vaardigheid aangeeft. Dit wordt meestal aangegeven met een getal (bijvoorbeeld 0-5). Je kunt dan gemakkelijk de werknemers zien die gekwalificeerd zijn om specifieke taken, rollen of plichten uit te voeren.

Een goed opgestelde competentiematrix biedt een volledig overzicht van de vaardigheden die je werknemers bezitten en van de vaardigheden die de organisatie nodig heeft om operationeel en veilig te blijven en naleving te borgen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een vaardighedenmatrix die we hebben gemaakt. Je kunt het gratis downloaden als Excel-, Word- en PDF-bestand! 

skills matrix

 

Hoe maak je een skills matrix Stap voor stap

Hieronder vind je ons eigen vierstappenplan voor het maken en implementeren van een spreadsheet met een competentiematrix in je strategie voor vaardighedenbeheer. Als je eenmaal gewend bent aan het gebruik van je spreadsheet-vaardighedenmatrix, ben je klaar voor de volgende stap in competentiemanagement: het kiezen en implementeren van de software voor competentiemanagement die het beste bij jouw organisatie past.

Stap #1 – Stel de juiste vragen

Voordat je begint met het opstellen van je competentiematrix, is het belangrijk om vijf cruciale vragen te beantwoorden:

  • Welke kwalificaties, vaardigheden en certificeringen hebben mijn werknemers nodig?
  • Welke kwalificaties, vaardigheden en certificeringen hebben mijn werknemers al?
  • Is er een vaardigheidskloof tussen wat ze nodig hebben en wat ze al hebben?
  • Zo ja, hoe gaan we deze kloof dichten? Door bestaande werknemers te trainen of nieuwe werknemers aan te werven?
  • Hoe en waar kunnen we de kwalificaties en vaardigheden die we hebben verworven formeel aantonen?

Stap #2 – Maak een overzicht van vaardigheden

Welke vaardigheden, kwalificaties of certificeringen hebben werknemers nodig om hun functies en taken succesvol en veilig uit te voeren? Als je deze vraag beantwoordt en je antwoord vastlegt, kun je een overzicht maken van alle vaardigheden, kwalificaties en certificeringen die je organisatie nodig heeft om veilig en operationeel te blijven. Een overzicht laat je ook zien welke werknemers zeer veelzijdig zijn (generalisten) of juist zeer specifieke vaardigheden hebben (specialisten).

Stap #3 – Sorteer vaardigheden op afdeling of team

Gebruik je overzicht om vaardigheden te sorteren op afdelingen of teams binnen je organisatie. Dit betekent dat je er gemakkelijker voor kunt zorgen dat elk team of elke afdeling heeft wat er nodig is om efficiënt en effectief te werken.

Stap #4 – Vul je template voor de vaardighedenmatrix in

Gebruik de informatie die je in stap 1-3 hebt verzameld en plaats deze in een template voor een vaardighedenmatrix. Bepaal vervolgens het bekwaamheidsniveau van elke medewerker voor elk van de genoemde vaardigheden voor het team, de afdeling of de organisatie en wijs dit toe.

 

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een competentiematrix

Een competentiematrix kan een enorm voordeel zijn voor je strategie voor competentiemanagement. Er zijn echter een paar dingen waar je op moet letten als je er een maakt. Laten we het eens nader bezien.

  • De vaardighedenmatrix niet regelmatig bijwerken. Onregelmatige updates van je vaardighedenmatrix kunnen leiden tot een onjuiste weergave van de capaciteiten van werknemers.
  • Een grote vaardighedenmatrix overcompliceren. Complexe en ingewikkelde vaardigheidsmatrices kunnen HR-teams en werknemers overweldigen en de kans op onjuiste informatie en andere fouten aanzienlijk vergroten.
  • Vaardigheden onvoldoende koppelen aan bedrijfsdoelen. Als we er niet in slagen om de vaardigheden van werknemers af te stemmen op de strategische bedrijfsdoelstellingen, kan dit leiden tot een personeelsbestand dat niet over de competenties beschikt die nodig zijn om het succes en de innovatie van de organisatie te stimuleren.
  • Niet integreren met andere HR-systemen. Een gebrek aan integratie tussen de competentiematrix en andere HR-systemen betekent dat je geen holistisch beeld hebt van de ontwikkelingsbehoeften van medewerkers in je hele organisatie.
  • Vertrouwen op functietitels in plaats van vaardigheden. Denken in termen van functietitels in plaats van werkelijke vaardigheden kan leiden tot verkeerde inschattingen bij het plaatsen van talent. Het feit dat iemand ‘manager’ of ‘directeur’ in zijn titel heeft, betekent niet noodzakelijk dat hij/zij over goede leiderschapskwaliteiten beschikt!

Wil je meer weten over fouten die je moet vermijden bij het maken van een competentiematrix? Bekijk onze blog ‘Valkuilen die je moet vermijden met vaardigheidsmatrices’

Vaardighedenmatrix in spreadsheets: Voor- en nadelen

In het algemeen bieden vaardigheidsmatrices organisaties een schat aan voordelen zonder veel nadelen. Op spreadsheets gebaseerde vaardigheidsmatrices – zoals die in Excel – hebben echter een paar nadelen. Hier bekijken we kort de voor- en nadelen van vaardigheidsmatrices in spreadsheets.

De voordelen van spreadsheets met vaardigheidsmatrices

Het maken en bijhouden van vaardigheidsmatrices in een spreadsheet is op vele fronten voordelig voor de inspanningen van organisaties op het gebied van competentiemanagement. Het is ook belangrijk om op te merken dat veel van deze voordelen ook gelden voor het gebruik van vaardigheidsmatrices die worden aangeboden door software voor competentiemanagement.

  • Goedkope oplossing. Spreadsheet software, zoals Microsoft Excel, is relatief goedkoop en wordt vaak al gebruikt door de meeste organisaties. Dit betekent dat het opzetten van een spreadsheet-gebaseerde vaardighedenmatrix in wezen gratis is.
  • Eenvoudige integratie. Je kunt spreadsheetbestanden gemakkelijk integreren met andere softwaretools en platforms, zoals HR- of projectbeheersystemen.
  • Eenvoudige gegevensinvoer. Je kunt spreadsheets snel invoeren, bewerken en bijwerken wanneer je maar wilt. Het is een fluitje van een cent om nieuwe vaardigheden toe te voegen of het bekwaamheidsniveau van een medewerker aan te passen.

De nadelen van spreadsheets met vaardigheidsmatrices

Helaas is het niet altijd rozengeur en maneschijn in spreadsheetland. Er zijn veel verraderlijke valkuilen die je pogingen om je vaardighedenmatrices goed te beheren kunnen ondermijnen. Gelukkig worden deze nadelen vaak ondervangen door vaardigheidsmatrices in software voor competentiebeheer.

Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende nadelen van spreadsheet-gebaseerde vaardigheidsmatrices in vergelijking met software voor competentiemanagement.

  • Foutgevoelig. Spreadsheets zijn ook ongelooflijk foutgevoelig. Een onbedoelde wijziging in de formule van slechts één cel en het hele werkblad functioneert niet meer correct (menselijke fout).
  • Versiebeheer. Samenwerking op spreadsheets kan leiden tot problemen met versiebeheer, vooral als er meerdere teamleden bij betrokken zijn. Spreadsheets zijn niet ideaal voor het maken van uniforme vaardigheidsmatrices die werken voor zowel individuele teams als voor je organisatie als geheel.
  • Ingewikkeld en omslachtig. Een competentiematrix maken in een spreadsheet betekent omgaan met meerdere tabbladen en formules. Hoe complexer de vaardigheidsmatrices worden, hoe meer je een Excel-goeroe met programmeervaardigheden nodig hebt om ze te beheren!

Vijf praktische tips voor het maken van vaardigheidsmatrices in spreadsheets

Hier zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden bij het maken van een spreadsheet voor een vaardighedenmatrix:

  1. Afwijkingen in individuele vaardigheden zijn te verwachten! Niet iedereen kan hetzelfde aantal taken op zich nemen, hetzelfde aantal vaardigheden beheersen of hetzelfde aantal certificeringen bezitten.
  2. Houd je competentiematrices zo eenvoudig mogelijk en beperk ze tot de belangrijkste vaardigheden, competenties, taken, kwalificaties en certificeringen die relevant zijn voor elke rol.
  3. Het maken, vullen en onderhouden van vaardigheidsmatrices vereist voorbereiding en discipline. Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat al je werknemers aan boord zijn van je nieuwe strategie voor competentiemanagement.
  4. Probeer aparte matrices te maken voor harde vaardigheden en zachte vaardigheden. Zo blijft alles beter georganiseerd. Je kunt gemakkelijk het grotere geheel uit het oog verliezen door alles op te stapelen in een enkele vaardighedenmatrix.
  5. Houd rekening met sector- of branchespecifieke factoren (kwalificaties, certificering, enz.) die van invloed kunnen zijn op je beleid voor competentiemanagement en je competentiematrices.

Wil je meer gratis templates voor een vaardigheidsmatrix? Bekijk onze blogpost met vijf gratis templates voor een vaardigheidsmatrix!

Uitdagingen bij het implementeren van een competentiematrix

Een competentiematrix maken is één ding. Het dagelijks gebruik ervan is een andere uitdaging. Hier zijn drie veelvoorkomende uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen bij het implementeren van een competentiematrix in je organisatie.

    • Gegevens verzamelen Voor het verzamelen van gegevens over werknemersvaardigheden zijn tijdrovende methoden nodig, zoals enquêtes of interviews, die vooral een uitdaging vormen in grotere organisaties. Het vereist een nauwgezette planning en uitvoering om uitgebreide en accurate informatie te garanderen.
    • Gegevens veilig beheren Het beschermen van de vaardigheden van werknemers is van cruciaal belang en vereist nauwgezette maatregelen op het gebied van privacy en beveiliging van persoonsgegevens.
    • Zorgen voor een organisatiebreed draagvlak Werknemers en managers moeten begrijpen wat het doel is van vaardigheidsmatrices en hoe die zullen worden gebruikt.

Nog steeds geïnteresseerd? Hoofdstuk 7 van onze  ‘Ultimate Guide to Creating an Excel Skills Matrix’ gaat dieper in op de uitdagingen die onze klanten vaak tegenkomen bij het implementeren van een competentiematrix in hun organisatie.

Wat zijn de voordelen van een competentiematrix?

Waarom zijn vaardigheidsmatrices zo nuttig? Laten we eens kijken hoe ze organisaties helpen bij het beheren van vaardigheden. Hier gebruiken we de AG5 software voor competentiemanagement als voorbeeld.

1. Kritieke rollen en taken identificeren

Omdat ze duidelijk en beknopt aangeven over welke vaardigheden en certificeringen je werknemers beschikken en welke ze nodig hebben, kun je met vaardigheidsmatrices snel en eenvoudig kritieke rollen en taken identificeren

Vaardighedenmatrices dienen ook als een geweldige springplank voor de opleidings- en wervingsinitiatieven van je bedrijf. Een complete competentiematrix geeft de competentiegerelateerde gebieden aan waarop je organisatie zich moet richten. Aan de hand van deze inzichten kun je eenvoudig beslissen wat de beste manier is om deze gebieden te verbeteren, hetzij door bestaande werknemers op te leiden, hetzij door nieuwe werknemers aan te werven om de ‘vaardigheidskloof’ te dichten.

skills matrix

2. Vervangers vinden en reageren op pieken in de vraag

Elke organisatie heeft te maken met medewerkers die afwezig of ziek zijn, en met piekperiodes. In zulke gevallen is het belangrijk dat je reageert op een manier die de productiviteit en continuïteit waarborgt. Dit is veel eenvoudiger met een actueel overzicht van de vaardigheden, certificeringen en kwalificaties van je werknemers en de vaardigheden die nodig zijn om bepaalde rollen of taken uit te voeren.

3. Vooruitgang bewaken

Een goed bijgehouden competentiematrix geeft een duidelijk beeld van de vooruitgang van zowel individuele medewerkers als teams, waarbij professionele ontwikkeling, productiviteit en groei in vaardigheden allemaal duidelijk zichtbaar zijn.

Dit betekent dat vaardigheidsmatrices uiterst nuttig zijn voor het bewaken van de doeltreffendheid van je trainingsprogramma’s – en voor het opsporen van de resterende tekortkomingen en minimumvereisten waaraan al dan niet wordt voldaan.

4. Veelzijdigheid en wendbaarheid

Je kunt een competentiematrix voor specifieke doeleinden gebruiken op teams, afdelingen en sites.  Ze bieden ook de flexibiliteit om oplossingen op maat te maken, omdat het je de vrijheid geeft om je competentiematrices naar eigen inzicht te implementeren.

5. Belangrijke spelers volgen

Vaardighedenmatrices hebben een duidelijke structuur. Daardoor is het mogelijk om de werknemers aan te wijzen die essentieel zijn om de activiteiten draaiende te houden, of het nu gaat om belangrijke certificeringen of vaak gevraagde specialisaties. Deze werknemers zijn waardevol voor de organisatie als geheel, dus het is goed om precies te weten wie ze zijn – en wat ze kunnen doen.

skills matrix

Til je competentiematrix naar een hoger niveau met de competentiematrixsoftware van AG5

Heb je al matrices met beheerde vaardigheden geprobeerd in Excel? Wil je een eenvoudigere oplossing? Software voor competentiebeheer kan precies zijn wat je zoekt. Software voor competentiebeheer automatiseert veel van de taken die je met Excel handmatig moet uitvoeren.

Bovendien biedt de software van AG5 altijd een actueel overzicht van de vaardigheden, kwalificaties en certificeringen van je werknemers.

Met AG5 kun je:

  • Snel en eenvoudig updates en trainingsresultaten invoeren vanaf de werkvloer. Dit betekent dat de competentiematrices van AG5 altijd up-to-date zijn.
  • Koppel specifieke teamleden aan de expertise en ervaring die nodig is voor specifieke taken. Dit betekent dat je voor elk project een ‘dreamteam’ kunt samenstellen.
  • Stel waarschuwingen in voor individuele werknemers (of groepen werknemers) met specifieke certificeringen. Met één klik op de knop verschijnt er een lijst met alle certificaten of kwalificaties die bijna verlopen zijn. Zowel de medewerker in kwestie als de HR-afdeling ontvangen automatisch op tijd een waarschuwing om de juiste actie te ondernemen (bijvoorbeeld een certificering verlengen).
  • Snel geschikte vervangers vinden voor werknemers die ziek of anderszins afwezig zijn.
  • Gebruik een drag-and-drop menu om elke organisatiestructuur na te bootsen en alle koppelingen te maken die je nodig hebt tussen werknemers en kwalificaties, vaardigheden of certificeringen. Hiermee kun je in een paar klikken een competentiematrix maken.
  • En nog veel meer!

Moet je het zien om het te geloven? Pak een kop koffie en bekijk deze video, die precies laat zien hoe AG5 het competentiemanagement van een organisatie kan transformeren.

En als je klaar bent om AG5 in actie te zien, neem dan contact op om een gratis live demo van 15 minuten in te plannen die is afgestemd op je organisatie.

 





Gerelateerde berichten

Vraag een demo aan en spreek met een skills expert

Ontdek in slechts 15 minuten wat AG5 voor jou kan betekenen.

Boek een demo

ISO27001 certified     Free trial available