Een skills matrix (ook wel vaardighedenmatrix) is een handige tool om de kerncompetenties, vaardigheden en certificaten van de mensen binnen jouw organisatie in kaart te brengen. Maar wat is een vaardighedenmatrix en hoe ziet die er in de praktijk uit? En wat zijn de belangrijkste voordelen ervan?
In dit artikel leggen we het uit. Daarnaast laten we zien hoe skills matrixen in de loop der tijd zijn veranderd en reiken we een aantal handige tips aan voor het maken van jouw eigen vaardighedenmatrix.
Inhoud
Wat is een skills matrix?
Hoe ziet een vaardighedenmatrix er in de praktijk uit?
Wat zijn de voordelen?
Zelf een vaardighedenmatrix maken
Skills matrixen in 2020
Skills management software
5 praktische tips bij het maken van een skill matrix
Laat die audits maar komen!
Wat is een skills matrix?
Voor het optimaal inrichten van bedrijfsprocessen of snel samenstellen van projectteams is het handig om een overzicht te hebben van de vaardigheden, competenties, kennis, certificaten en kwalificaties die de medewerkers van jouw organisatie bezitten.
Een skills matrix (ook wel skillmatrix, vaardighedenmatrix, kennismatrix of competentiematrix genoemd) is een handig instrument om de bovengenoemde gegevens op een overzichtelijke manier te ordenen en weer te geven.
Een vaardighedenmatrix is precies wat de naam doet vermoeden: een overzicht van medewerkers met hun vaardigheden en kwalificaties in matrixvorm.
Competentiematrixen worden in de praktijk vooral gebruikt door directieleden, hr-managers en projectleiders. Zeker voor bedrijven die skill pool management hebben omarmd, zijn de matrixen een geweldige toevoeging. Door het gebruik ervan zie je namelijk in één oogopslag wat kwetsbare vaardigheden zijn en wie de juiste certificaten en kennis op zak heeft om een taak uit te voeren.
Hoe ziet een vaardighedenmatrix er in de praktijk uit?
Een vaardighedenmatrix kan, afhankelijk van de complexiteit en de in kaart gebrachte skills en competenties, verschillende praktische vormen aannemen. De matrix is opgedeeld in een verticale en horizontale as. Op één as staan de verschillende medewerkers en op de andere as de vaardigheden die nodig zijn om een bepaalde rol goed te kunnen vervullen.
Welke as je gebruikt voor welk onderdeel (werknemers op de verticale en capaciteiten op de horizontale as of andersom) hangt af van persoonlijke voorkeuren of doelstellingen. De competentie of certificering van een werknemer op een bepaald vlak wordt geïllustreerd aan de hand van een wel/niet aanwezig, percentage of niveau. Een niveau is dan bijvoorbeeld een bepaalde graad van beheersing. Niveaus worden ofwel in cijfers uitgedrukt, of bijvoorbeeld in een taartdiagram met 4 kwadrantjes.
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een skills matrix waarin je met niveaus kunt werken. Dit voorbeeld hebben wij zelf ontwikkeld. Download het template hier gratis als Excel, Word en PDF bestand!
Wat zijn de voordelen?
Maar waarom is een skills matrix nu zo’n handig en essentieel stuk gereedschap? Wij leggen het je uit door de belangrijkste voordelen van een vaardighedenmatrix in kaart te brengen.
1. Kritische taken en behoeften snel identificeren
Omdat een vaardighedenmatrix een goed overzicht biedt van de aanwezige competenties en kwalificaties binnen een bedrijf of afdeling, is het een geweldige tool om kritische taken en actuele behoeften te identificeren.
Zie je bijvoorbeeld dat er bepaalde taken zijn die slechts door weinig mensen binnen jouw organisatie uitgevoerd kunnen worden? Dan kun je een actieplan maken om er voor te zorgen dat meer medewerkers voorhanden zijn die deze kritische taken voor hun rekening kunnen nemen.
Voorbeeld
In een vaardighedenmatrix kun je ‘vereisten’ heel makkelijk visueel maken. Stel je wilt bijvoorbeeld bewaken dat binnen jouw team, afdeling of organisatie minimaal 3 personen een bepaalde vaardigheid beheersen. Hieronder zie je dat voorbeeld in ons Excel template:
Uitleg: van de vaardigheid ‘Opstart lijnen’ is bepaald dat minimaal 3 personen in dit team deze vaardigheid moeten beheersen op minimaal niveau 2 ‘Zelfstandig’. Op dit moment hebben blijkbaar maar 2 personen dit minimale niveau, kortom 1 persoon te weinig! En dat is in één oogopslag duidelijk in het rood zichtbaar, wel zo makkelijk.
De vaardigheid draaien ‘Lijn 1’ heeft 7 personen die niveau 2 of hoger hebben en minimaal 4 personen is vereist voor het team. In dit geval 3 personen in de plus en alles op groen 🙂
De skills matrix is tevens een goede basis voor jouw wervings- en opleidingsbeleid. Een ingevulde matrix geeft namelijk inzicht in de opleidingsbehoeften van de medewerkers en kan dienen als startpunt voor de ontwikkeling van kennis en vaardigheden. Een vaardighedenmatrix kan ook dienen als het uitgangspunt voor werving en selectie door te kijken welke competenties moeten worden aangetrokken om een bepaald team of de organisatie als geheel te verbeteren.
2. Vervangers regelen en pieken opvangen
Een organisatie kan altijd te maken krijgen met zieke medewerkers of piekperioden. In zo’n geval is het belangrijk om snel bij te kunnen sturen om de productiviteit en bedrijfscontinuïteit op orde te houden. Dat gaat natuurlijk een stuk gemakkelijker als je te allen tijde een actueel overzicht hebt van wat bepaalde medewerkers wel en niet kunnen.
Een skills matrix is een handige tool om bij een ziektegeval snel een medewerker te vinden die over dezelfde kennis en vaardigheden beschikt als de afwezige expert. Ook helpt het om pieken binnen een afdeling op te vangen door de hulp in te roepen van medewerkers van een andere afdeling die bepaalde taken beheersen. Zo hoef je geen extra uitzendkrachten of andere tijdelijke arbeidskrachten op te roepen. Met een vaardighedenmatrix ben je dus ook in tijden van vakantie en ziekte verzekerd van voldoende bezetting.
3. Meer zicht op progressie
Een goed bijgehouden skills matrix geeft zicht op de progressie die individuele medewerkers of teams maken. Zaken als ontwikkeling, productiviteit en de groei van het aantal vaardigheden worden namelijk inzichtelijk gemaakt.
De vaardighedenmatrix is dus ook een goede tool om de effectiviteit van trainingen en opleidingen te toetsen. Bovendien maakt de matrix gelijk inzichtelijk welke vaardigheden nog ontbreken of (te) minimaal vertegenwoordigd zijn binnen jouw organisatie.
4. Variabele en flexibele tool
Een vaardighedenmatrix is een zeer variabele en flexibele tool. Afhankelijk van de behoeften kun je de tool toespitsen op teams, specifieke afdelingen, locaties of managers. Een skills matrix biedt dus volop ruimte voor maatwerk omdat je haar grotendeels naar eigen inzicht kunt inrichten.
5. Waardevolle medewerkers in het vizier
Door de overzichtelijke indeling wordt ook meteen duidelijk wie de multi-inzetbare sterspelers van jouw team zijn. Deze medewerkers zijn van grote waarde voor een organisatie en het is goed om je daarvan bewust te zijn.
Zelf een skills matrix maken
Maar hoe maak je een vaardighedenmatrix en geef je een dergelijk document praktisch vorm? Wij laten het zien aan de hand van het onderstaande stappenplan.
Stap #1 – stel de juiste basisvragen
Voordat je actief aan de slag gaat met het ontwerpen van de matrix, is het belangrijk om eerst vijf cruciale basisvragen te beantwoorden.
- Welke kwalificaties, vaardigheden en certificaten hebben mijn medewerkers nodig?
- Welke kwalificaties, vaardigheden en certificaten bezitten mijn medewerkers momenteel?
- Is er sprake van een gat tussen het gevraagde en het aanwezige?
- Zo ja, hoe gaan we de ontbrekende kwalificaties en vaardigheden dan ontwikkelen of introduceren?
- Hoe en waar kunnen ontwikkelde kwalificaties en vaardigheden formeel worden aangetoond?
Stap #2 – maak een overzicht
De tweede stap is het maken van een overzicht dat alle aspecten identificeert die deel uitmaken van een bepaalde rol of functie. Welke taken en eigenschappen moet een medewerker onder de knie hebben om een bepaalde rol of functie te vervullen? Deze stap van de vaardighedenmatrix vertelt je bijvoorbeeld iets over de multi-inzetbaarheid of specifieke specialismen van bepaalde werknemers.
Stap #3 – categoriseer het overzicht in specifieke vaardigheden
In deze fase wordt het wat meer algemene overzicht vertaald naar specifieke vaardigheden die nodig zijn op een bepaalde afdeling of binnen een specifiek segment van de organisatie.
Stap #4 – gegevens combineren
Zet de bovengenoemde gegevens in een matrix en bepaal het competentieniveau van de aspecten voor elke medewerker binnen je afdeling of organisatie.
Skills matrixen in 2020
Hoewel de voorgaande voorbeelden duidelijk de voordelen en het potentieel van een vaardighedenmatrix illustreren, staan ze wel symbool voor een enigszins ouderwetse manier van skills matrixen. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook manieren om het handiger aan te pakken en een vaardighedenmatrix ook in een digitale vorm te gieten.
Skills matrix maken in Excel
Excel is een eerste digitale optie bij het maken van een skills matrix. Hoewel het fabriceren van een matrix op het eerste gezicht een ingewikkelde klus lijkt, zijn er online diverse Excel templates te vinden voor professionele en praktisch bruikbare skills matrixen. In deze blog zetten wij 5 gratis Excel skill matrix templates op een rij.
Het is vooral belangrijk om het format van een template nauwgezet te volgen. Gegevens en details zijn binnen het document vrij en gemakkelijk te wijzigen.
De voordelen van Excel
Het maken en bijhouden van een vaardighedenmatrix in Excel heeft een aantal belangrijke voordelen ten opzichte van het gebruik van papieren versies.
- Het is goedkoop. Je bespaart printkosten en bent ook weinig geld kwijt aan licentiekosten. Excel maakt namelijk standaard deel uit van Microsoft Office, een pakket dat vrijwel alle bedrijven standaard in hun IT-assortiment hebben zitten.
- Dankzij Excel kunnen oneindig veel matrixen digitaal opgeslagen en bewerkt worden.
- Je kunt de skills matrixen in Excel op elk gewenst moment bewerken, aanpassen, bijwerken en actualiseren. Werkzaamheden zoals het toevoegen van vaardigheden of wijzigen van het kwalificatieniveau van een bepaalde medewerker worden dus een koud kunstje.
De nadelen van Excel
Toch is het niet allemaal rozengeur en maneschijn in Excel-land. Het programma heeft ook valkuilen die een nadelige invloed op de kwaliteit van skills matrixen kunnen hebben. We zetten de belangrijkste nadelen van een skills matrix in Excel op een rijtje.
- Het bijwerken van vaardighedenmatrixen wordt nogal eens gezien als een vervelende plichtpleging. Het gevaar is dat Excel-matrixen niet altijd even consequent worden bijgewerkt en op enig moment dus niet meer actueel zijn.
- Skills matrixen in Excel zijn gevoelig voor fouten. Eén keer per ongeluk een aanpassing in de code en er klopt niets meer van.
- Het versiebeheer kan in Excel onoverzichtelijk worden. Als er iets misgaat met opslaan of mensen elkaar verschillende versies toesturen, ontstaat al gauw onduidelijkheid over de vraag wie nu eigenlijk de laatst bijgewerkte versie in handen heeft.
- Als de werknemer die het maken en bijhouden van de matrixen overziet plotseling ziek wordt of vertrekt, weet niemand in de organisatie meer de status van kwalificering en certificering.
- Een skills matrix in Excel betekent veel tabbladen en formules. Wat zet je op de x- en y-as? Hoe groepeer je data: per medewerker, team of machinelijn? Wil je alleen behaalde certificaten zien of ook taken? En hoe ga je met formules alles aan elkaar knopen? Naarmate de skills matrix ingewikkelder wordt heb je al snel een Excel-expert met programmeer skills nodig.
Skills management software
In plaats van te vertrouwen op Excel kun je ook kiezen voor speciale skills management software. Die automatiseert veel van de handelingen die in Excel nog handmatig moeten worden uitgevoerd.
De software van AG5 geeft altijd een direct overzicht van de actueelste stand van zaken wat betreft de vaardigheden, kwalificaties en certificaten van alle medewerkers. Dat gebeurt op de onderstaande manieren.
- In AG5 kunnen teamleiders veranderingen en trainingsresultaten direct bijwerken op de werkvloer. Het resultaat: skills matrixen die altijd zijn toegespitst op de actueelste stand van zaken.
- Met AG5 kun je de workforce voor een specifiek project direct koppelen aan de vakkennis en ervaring die nodig zijn om de klus te klaren. Zo stel je voor elk project een dreamteam samen.
- Het probleem met een spreadsheet is dat je geen notificaties ontvangt als het tijd is om een certificaat te vernieuwen. AG5 maakt het mogelijk om notificaties in te stellen, zowel per medewerker of doelgroep als per certificaat. Zo zie je in één oogopslag welke certificaten en kwalificaties binnenkort verlopen. Bovendien krijgt zowel de medewerker als hr-afdeling tijdig een automatische waarschuwing voor het verlopen van een herhaaltraining of certificaat.
- Als je in AG5 de naam van een afwezige medewerker ingeeft, verschijnt er gelijk een lijst met geschikte vervangers die qua kwalificatieniveau optimaal aansluiten bij het profiel van de afwezige.
- Stel dat het nodig is om een productielijn om te stellen: door in AG5 de kwalificatie ‘productielijn omstellen’ in te voeren, zie je in één oogopslag welke collega’s dit kunnen. Zo weet je altijd zeker dat de taak veilig en door de juiste persoon wordt uitgevoerd.
- In AG5 kun je met behulp van een drag-and-drop menu iedere organisatiestructuur nabootsen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties waaraan ze moeten voldoen. Je maakt daarna met enkele kliks alle gewenste matrixen.
De software van AG5 heeft dus vele voordelen. Bovendien is het gebruik ervan eenvoudig en kun je indien gewenst binnen een dag helemaal over zijn naar het systeem. De onderstaande video laat zien wat AG5 voor jouw organisatie kan betekenen op het vlak van skills management.
Wil jij nog meer weten over de skills management software van AG5? Vraag dan nu een gratis demo aan!
5 praktische tips bij het maken van een skill matrix
Welke vorm je ook kiest (papier, Excel of software), er zijn een aantal zaken die in alle gevallen essentieel zijn voor het bereiken van een optimaal resultaat. Probeer bij het maken van een competentiematrix dus altijd rekening te houden met de onderstaande tips.
- Mensen hebben hun beperkingen en verschillen. Het is dus zeker niet zo dat elke medewerker in de praktijk evenveel taken of competenties kan beheersen.
- De mogelijkheden die een vaardighedenmatrix biedt zijn vrijwel oneindig. Je kunt haar dus zo eenvoudig of complex maken als je zelf wilt. Maar maak de matrix niet complexer dan nodig en beperk je tot de belangrijkste competenties, taken, certificaten, diploma’s en attesten per functie. Te zeer de focus leggen op randzaken maakt een vaardighedenmatrix al gauw onoverzichtelijk en ondoorzichtig.
- Het maken, invullen en bijhouden van een skills matrix is een taak die voorbereiding en discipline vereist. Zorg dus voor een goede voorbereiding en communicatie naar de medewerkers toe.
- Probeer aparte matrixen voor harde kwalificaties en soft skills te maken om het overzicht te bewaren. Alles op één hoop gooien en in één matrix gieten werkt onoverzichtelijkheid in de hand.
- Heb voldoende oog voor branche- of industriespecifieke factoren (bedrijfsomvang, industriespecifieke kwalificaties en certificaten en de complexiteit en opbouw van de organisatie) die invloed hebben op jouw skillmanagementbeleid en de daaraan gekoppelde skills matrixen.
Laat die audits maar komen!
Een bezoek van de auditor is voor menig bedrijf een spannende aangelegenheid, zeker als je niet alle relevante informatie gelijk en centraal beschikbaar hebt. Met een zorgvuldig bijgehouden skills matrix ga je zo’n audit een stuk relaxter in. Je weet dat alle relevante data binnen handbereik zijn en de documenten met bewijslast altijd voorhanden zijn in het geval van een bedrijfsongeval.
Een goede vaardighedenmatrix is in het huidige tijdsgewricht dan ook een onmisbare tool. Het is in feite een foto van de kunde, kennis en vaardigheden die op dat moment binnen je organisatie voorhanden zijn. Gelukkig biedt het digitale tijdperk volop mogelijkheden om een skills matrix snel en zorgvuldig bij te houden. Excel is een optie, maar met goede software maak je het bijhouden van een skills matrix nóg efficiënter en gemakkelijker.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of lees je hier verder in. Wij helpen je graag!
