Stappenplan voor een succesvolle interne skills audit

Wat is een audit?Copied

Auditing is het controleren van een organisatie. Het kan gaan om een onderzoek naar de processen binnen een organisatie (verlopen ze efficiënt en/of rechtmatig?), maar bijvoorbeeld ook om een accountantscontrole naar belangrijke stukken als jaarrekeningen, subsidieaanvragen of rapportages.

Er zijn verschillende vormen mogelijk. Enkele voorbeelden:

• Financieel
• Forensisch (fraudeonderzoek)
• Kwalitatief (controleren of veiligheidsnormen en branchestandaarden worden nageleefd)
• Operationeel (gericht op het controleren van processen)
• IT-gerelateerd

Een audit kan zowel intern als extern worden uitgevoerd. In het eerste geval zijn de auditors in dienst van de onderzochte organisatie. Bij een externe audit worden de controle en het onderzoek uitgevoerd door onafhankelijke derden.

Wat is een skills audit?Copied

Een speciaal type audit is de zogenoemde skills audit. Deze audit richt zich vooral op het in kaart brengen van de kennis, vaardigheden en competenties die binnen je organisatie aanwezig zijn. Hij vindt meestal intern plaats.

Een skills audit bestaat in de regel uit drie stappen:

1. De eerste stap is het identificeren en formuleren van de skills en competenties die van groot belang zijn voor jouw organisatie. Een bedrijf dat software ontwikkelt kan bijvoorbeeld niet zonder mensen met goed ontwikkelde IT-vaardigheden, terwijl een communicatiebureau mensen nodig heeft die zowel verbaal als schriftelijk goed onderlegd zijn en op een heldere manier informatie kunnen overbrengen.
2. De tweede stap is het meten en in kaart brengen van de kennis, vaardigheden en competenties binnen de organisatie. Zijn alle essentiële vaardigheden en kerncompetenties voldoende vertegenwoordigd?
3. Je weet nu wat je medewerkers kunnen en of er wel of geen sprake is van serieuze skills gaps. Met die informatie kun je trainingsbehoeften analyseren en je opleidingsbeleid perfectioneren.

Tip: Verderop in dit artikel vindt je een uitgebreid stappenplan om een interne skills audit uit te voeren.

De voordelen van een interne skills auditCopied

Zo’n interne skills audit heeft veel voordelen. We zetten de belangrijkste baten voor je op een rij.

• Een skills audits maakt inzichtelijk of je met de huidige workforce je belangrijkste bedrijfsdoelstellingen kunt halen.
• Zonder goede informatie over de skills van je medewerkers is het lastig om concrete verbeteringen door te voeren. Een audit leert je waar eventuele pijnpunten zitten en levert de handvatten om hier effectief op in te springen.
• Met de informatie die een audit oplevert, kun je de kwaliteit en doeltreffendheid van trainingen verbeteren. Het wordt mogelijk om cursussen en trainingen helemaal toe te spitsen op de wensen en behoeften van zowel je individuele medewerkers als de organisatie in haar geheel. Exit algemene en inefficiënte bijscholingstrajecten, enter trainingen die zich specifiek richten op vaardigheden die een meerwaarde vormen voor medewerker en bedrijf.
• Een skills audit levert informatie die je ook kunt gebruiken voor rekruteringsdoeleinden. Profielen van mogelijke kandidaten worden scherper en duidelijker omlijnd, waardoor de kans groter wordt dat je de juiste mensen aanneemt.

Een skills audit uitvoeren op de werkvloerCopied

Vasthouden aan een helder stappenplan is de beste manier om een skills audit uit te voeren. Tijd om eens te kijken naar de fases die je moet doorlopen om maximaal gebruik te maken van deze vorm van auditing.

1. Definieer de rollen binnen je organisatie

Begin met het in kaart brengen van de rollen binnen je organisatie. Dit is niet hetzelfde als het opsommen van functies.

Rollen hebben betrekking op vaardigheden en competenties die nodig (kunnen) zijn voor meerdere functies. Het is bijvoorbeeld heel waarschijnlijk dat een manager klantenservice en een klantenservicemedewerker veel skillsets met elkaar delen. Hetzelfde geldt voor een boekhouder en controller.

2. Stel de gewenste vaardigheden per rol op

Als je de rollen binnen je organisatie duidelijk hebt gedefinieerd, is het zaak om per rol een overzicht te maken van de broodnodige en gewenste vaardigheden. Hoe zien die vaardigheden eruit? Zijn het vooral technische en vakspecifieke vaardigheden? Of spelen persoonlijkheidskenmerken ook een rol?

3. Creëer een rondvraag

De rol of functie die een medewerker op enig moment vervult, zegt natuurlijk niet alles over zijn vaardigheden en competenties. Wellicht beschikt hij over relevante skills die in zijn huidige rol niet of nauwelijks worden aangesproken.

Een rondvraag die mensen in staat stelt om snel en gemakkelijk te reageren en waarin elke rol binnen je organisatie aan bod komt, helpt om extra informatie (de ‘verborgen vaardigheden’) boven water te halen over de professionele bagage van je medewerkers.

Communiceer ook duidelijk naar je medewerkers toe waarom je de rondvraag houdt en wat je met de antwoorden doet.

4. Verwerk en analyseer de resultaten

Als het goed is heb je nu een schat aan informatie over de kennis, vaardigheden en competenties van je medewerkers. Nu is het zaak om die gegevens slim te gebruiken door ze te ordenen en goed te analyseren.

Zorg er allereerst voor dat je de data op twee manieren compileert: je moet van elke medewerker weten welke vaardigheden hij bezit, maar tevens per vaardigheid bepalen welke mensen haar bezitten.

Specifieke informatie die je uit een interne skills audit kunt halen zijn onder meer:

• de skills gaps voor bepaalde rollen;
• vaardigheidskloven binnen teams of bepaalde organisatieonderdelen;
• potentiële opvolgers voor bepaalde rollen;
• het aantal mensen dat beschikt over vaardigheden die kritisch zijn voor het functioneren van de organisatie;
• vaardigheden die je in de toekomst nodig hebt.

Tip: maak de resultaten visueel met een skills matrixCopied

Je maakt de resultaten van een interne skills audit inzichtelijk met een goede skills matrix. Dit is een overzicht van medewerkers en hun vaardigheden in matrixvorm.

Het gebruik van een skills matrix heeft diverse voordelen.

• Mensen zijn visueel ingesteld. Een skills matrix speelt handig in op die eigenschap omdat het een vorm van visueel management is. Door het tonen van de matrix krijgt iedereen in één oogopslag te zien wat hij of zij kan. Zowel de medewerker zelf als het management profiteert hiervan.
• Een skills matrix geeft je meer inzicht in kritische vaardigheden en behoeften.
• Een vaardighedenmatrix vormt een sterke basis voor jouw opleidings-, trainings- en wervingsbeleid.
• Vervangers regelen en pieken in belasting opvangen gaat een stuk gemakkelijker als je helder voor ogen hebt wie precies wat kan.
• Je werkt met een flexibele tool die op organisatie-, afdelings- en teamniveau kan worden ingezet.
• Een goed bijgehouden matrix geeft zicht op de progressie die individuele medewerkers of teams maken. Zaken als ontwikkeling, productiviteit en de groei van het aantal vaardigheden worden namelijk inzichtelijk gemaakt.

Optie 1: Skills matrix in Excel

Veel bedrijven gebruiken Excel voor het maken van vaardighedenmatrixen. Dat kan, want het programma biedt spreadsheets die je de mogelijkheid geven om alle onderdelen van zo’n matrix bij elkaar te brengen.

Er kleven wel enkele serieuze nadelen aan een skills matrix in Excel. Het programma is door zijn complexiteit namelijk behoorlijk foutgevoelig. Ook versiebeheer is vaak een probleem. Als meerdere medewerkers aan een Excel-matrix werken, veranderingen doorvoeren en opslaan, en het bestand vervolgens rondmailen, ontstaat er al snel onduidelijkheid over de vraag wie nu met de juiste versie werkt.

Wil je graag starten met het maken van een skills matrix, maar weet je nog niet zo goed hoe je dit aanpakt? Download dan onze Excel skills matrix templates die je op weg kunnen helpen.

Optie 2: Skills management software

Hoewel Excel een goed startpunt is om aan de slag te gaan met skills management, raden we je aan om voor de lange termijn te kiezen voor een andere oplossing. Een voorbeeld is de skills management software van AG5.

Onze oplossing geeft je de mogelijkheid om vaardigheden, competenties en kwalificaties direct vanaf de werkvloer bij te werken. Bovendien staan alle gegevens overzichtelijk bij elkaar in een centrale omgeving.

Hier zie je hoe het werkt:

Veel bedrijven gingen je al voor en beamen dat de software van AG5 een uitstekende tool is om meer inzicht te scheppen in de vaardigheden die aanwezig zijn binnen jouw organisatie:

Wil je ook kennismaken met de voordelen en functionaliteiten van AG5? Lees hier hoe het werkt en plan een live–demo in.

Let’s audit!Copied

Een interne skills audit helpt je om waardevolle informatie over de kennis, vaardigheden en competenties van je workforce boven water te krijgen. Je krijgt zicht in de aanwezigheid van belangrijke skills binnen je organisatie en kunt je trainings- en wervingsbeleid beter afstemmen op actuele noden en behoeften. Let’s audit!

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.