Ein Aktionsplan für erfolgreiche interne Kompetenz-Audits

Ein klarer und präziser Überblick über die Kenntnisse und Kompetenzen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie diese Informationen über Ihre Mitarbeiter jederzeit abrufen können, lässt sich ermitteln, ob Sie Ihre Ziele erreichen können, und lassen sich etwaige Kompetenzlücken aufdecken, die möglicherweise geschlossen werden müssen. Ein Kompetenz-Audit ist eine hervorragende Möglichkeit, um herauszufinden, ob die Kenntnisse, Kompetenzen und...

Ein Aktionsplan für interne Kompetenz-Audits

Ein klarer und präziser Überblick über die Kenntnisse und Kompetenzen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie diese Informationen über Ihre Mitarbeiter jederzeit abrufen können, lässt sich ermitteln, ob Sie Ihre Ziele erreichen können, und lassen sich etwaige Kompetenzlücken aufdecken, die möglicherweise geschlossen werden müssen.

Ein Kompetenz-Audit ist eine hervorragende Möglichkeit, um herauszufinden, ob die Kenntnisse, Kompetenzen und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter mit den wichtigsten Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Aber was genau beinhaltet ein solches Audit? Und wie sollte man diese Kompetenz-Audits in der Praxis im Betrieb durchführen?

Also, was ist ein Audit? Copied

Ein Audit ist eine systematische Überprüfung oder Bewertung eines Teils oder der Gesamtheit eines Unternehmens.. Dabei können bestimmte Organisationsabläufe untersucht werden. Laufen sie reibungslos und/oder ordnungsgemäß? In ähnlicher Weise kann ein Audit eine unabhängige Prüfung wichtiger Finanzinformationen wie Jahresabschlüsse, Subventionsanträge oder Berichte beinhalten.

 

Es gibt viele Arten von Audits:

  • finanziell
  • forensisch (Betrugsermittlung)
  • qualitativ (Einhaltung von Sicherheits-/Branchennormen)
  • operativ (Inspektion der Abläufe)
  • IT

 

Audits können entweder intern oder extern durchgeführt werden. Interne Audits werden von Auditoren durchgeführt, die innerhalb des Unternehmens beschäftigt sind. Externe Audits werden von unabhängigen Prüfern von außerhalb des Unternehmens durchgeführt.

 

Aber was ist ein Kompetenz-Audit? Copied

Ein Kompetenz-Audit ist eine besondere Art von Audit, bei dem es in erster Linie darum geht, die Kenntnisse, Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Sie werden hauptsächlich intern durchgeführt.

 

Im Allgemeinen umfassen Kompetenz-Audits drei Schritte:

  • 1. Schritt: Identifizieren und definieren der Kompetenzen und Fähigkeiten, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Ein Softwareunternehmen kann beispielsweise nicht mit Mitarbeitern arbeiten, die über keine hoch entwickelten IT-Kenntnisse verfügen, während eine Kommunikationsagentur Mitarbeiter mit ausgeprägten mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten benötigt, die Informationen klar und prägnant vermitteln können.
  • 2. Schritt: Bewerten und erfassen Sie die aktuellen Kenntnisse, Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Sind alle wesentlichen Fähigkeiten und Kernkompetenzen abgedeckt?
  • 3. Schritt: Jetzt, wo Sie wissen, was Ihre Mitarbeiter können, können Sie ernsthafte Kompetenzlücken erkennen. Mit diesen Informationen sind Sie künftig besser in der Lage, Ihre Schulungsprogramme zu analysieren, zu gestalten und zu optimieren.

 

Tipp: Unten finden Sie einen umfassenden Aktionsplan für die Durchführung eines internen Kompetenz-Audits.

 

Die Vorteile interner Kompetenz-Audits Copied

Interne Kompetenz-Audits bieten viele Vorteile. Nachfolgend sind einige der wichtigsten aufgeführt.

  • Anhand von Kompetenz-Audits können Sie klar und deutlich feststellen, ob Sie die Ziele Ihres Unternehmens mit Ihren derzeitigen Mitarbeitern erreichen können.
  • Ohne Zugang zu diesen Informationen über Ihre Mitarbeiter wird es unglaublich schwierig sein, greifbare Verbesserungen zu erzielen. Audits helfen Ihnen beim Erkennen von Engpässen oder Schwachstellen, aber auch bei der Erarbeitung klarer Richtlinien, wie Sie darauf reagieren können.
  • Anhand der Ergebnisse dieser Audits können Sie die Qualität und Effektivität Ihrer Schulungsprogramme verbessern. Es ist eine Herausforderung, Schulungskurse und Workshops so zu gestalten, dass sie sowohl den Bedürfnissen und Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter als auch denen des gesamten Unternehmens gerecht werden. Verzichten Sie auf ineffiziente und breit angelegte Schulungsprogramme! Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Schulung spezifischer Fähigkeiten, die sowohl dem Einzelnen als auch dem Unternehmen zugute kommen!
  • Kompetenz-Audits liefern auch die Informationen, die Sie für Ihre Rekrutierungsbemühungen benötigen. Denn dadurch werden Sie zu einer Definition von und Konzentration auf die Profile der Kandidaten gezwungen, wodurch sich auch die Chancen erhöhen, die richtigen Leute zu finden.

Die Vorteile eines internen Kompetenz-Audits

Durchführung von Kompetenz-Audits im Betrieb Copied

Der beste Weg zur Durchführung eines Kompetenz-Audits ist die schrittweise Anwendung und Befolgung eines deutlichen Aktionsplans. Es ist höchste Zeit, dass wir uns die einzelnen Schritte ansehen, um das Beste aus Ihren Kompetenz-Audits herauszuholen.

 

1. Definieren Sie die Rollen innerhalb Ihres Unternehmens

Beginnen Sie damit, alle Rollen innerhalb Ihres Unternehmens zu erfassen. Das ist nicht dasselbe wie die bloße Auflistung aller von Ihnen verwendeten Funktionsbezeichnungen.

Rollen beziehen sich auf Fähigkeiten und Kompetenzen, die für eine oder mehrere Stellen relevant sind. Es ist zum Beispiel sehr wahrscheinlich, dass ein Kundendienstleiter und ein Kundendienstmitarbeiter viele Kompetenzen gemeinsam haben. Das Gleiche gilt für einen Buchhalter und einen Finanzcontroller.

 

2. Definieren Sie die für jede Rolle erforderlichen Kompetenzen

Sobald Sie die Rollen in Ihrem Unternehmen klar definiert haben, ist es sinnvoll, zu bestimmen, welche dieser Rollen unerlässlich und welche wünschenswert sind. Welche Arten von Fähigkeiten sind am häufigsten vertreten? Sind es vor allem technische/fachliche Fähigkeiten? Oder spielen auch Persönlichkeitsmerkmale eine Rolle?

 

3. Führen Sie eine kurze Umfrage durch

Die Rolle oder Aufgabe, die ein Mitarbeiter ausübt, sagt nicht alles über seine Fähigkeiten und Kompetenzen aus. Möglicherweise verfügt er über relevante Fähigkeiten, die er in seiner aktuellen Rolle oder Tätigkeit kaum oder gar nicht einsetzt.

Eine kurze Umfrage, die so gestaltet ist, dass die Mitarbeiter schnell und einfach antworten können, und die alle Funktionen in Ihrem Unternehmen abdeckt, kann Ihnen zusätzliche Informationen über versteckte Fähigkeiten liefern.

Kommunizieren Sie allen klar und deutlich, warum Sie die Umfrage durchführen und wozu Sie die Antworten verwenden werden.

 

4. Verarbeiten und analysieren Sie die Ergebnisse

Wenn alles gut gelaufen ist, verfügen Sie jetzt über eine Fülle von Informationen über die Kenntnisse, Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Jetzt kommt es darauf an, dass Sie diese Informationen intelligent nutzen, indem Sie sie richtig verarbeiten und analysieren.

 

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Daten ausgehend von zwei verschiedenen Perspektiven zusammenstellen. Listen Sie die vorhandenen Fähigkeiten jedes Mitarbeiters auf und listen Sie die Mitarbeiter für jede Fähigkeit auf.

 

Weitere wichtige Erkenntnisse, die Sie durch die Durchführung von Kompetenz-Audits gewinnen können, sind:

  • Kompetenzlücken bei einer bestimmten Rolle
  • Kompetenzlücken innerhalb von Teams, Abteilungen oder Geschäftsbereichen
  • potenzielle Nachfolger für bestimmte Rollen
  • Zahl der Mitarbeiter mit geschäftskritischen Kompetenzen
  • zukünftige Kompetenzanforderungen

Kompetenzmatrix

Tipp: Präsentation der Ergebnisse mithilfe einer Kompetenzmatrix Copied

Eine Kompetenzmatrix bzw. Qualifikationsmatrix ist ein ideales Mittel, um die Ergebnisse Ihres internen Kompetenz-Audits zu präsentieren, d.h. einen Überblick über die Mitarbeiter und ihre jeweiligen Kompetenzen..

 

Die Nutzung von Kompetenzmatrizen bietet viele Vorteile.

  • Wir sind visuell orientierte Wesen, und Kompetenzmatrizen sind eine ideale Möglichkeit, diese Informationen zu visualisieren. Jeder kann auf einen Blick sehen, wozu er fähig ist. Einzelne Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen.
  • Kompetenzmatrizen geben Ihnen einen besseren Einblick in kritische Fähigkeiten und Anforderungen und bilden eine solide Grundlage für Schulungs- und Personalbeschaffungsrichtlinien.
  • Sie erleichtern auch die Suche nach Ersatz oder zusätzlichem Personal in Spitzenzeiten, da sie ein klares Bild davon vermitteln, wer was kann.
  • Sie können Kompetenzmatrizen auf jeder Ebene verwenden – auf Team-, Abteilungs- oder Unternehmensebene.
  • Wenn Sie Ihre Matrizen auf dem neuesten Stand halten, können Sie außerdem die Fortschritte erkennen, die Einzelpersonen oder Teams in Bezug auf ihre berufliche Entwicklung, Produktivität oder den Ausbau ihrer Fähigkeiten machen.

 

1. Möglichkeit: Kompetenzmatrizen mit Excel

Viele Unternehmen verwenden für diesen Zweck Tabellenkalkulationen wie MS Excel. Dies ist sicherlich eine Möglichkeit, denn mit dieser Anwendung können Sie die grundlegenden Komponenten einer Kompetenzmatrix erstellen.

 

Excel hat jedoch zahlreiche Nachteile und Schwachstellen. Tabellenkalkulationen können auch übermäßig komplex werden und sind extrem fehleranfällig. Auch die Versionsverwaltung ist eine potenzielle Schwachstelle, vor allem dann, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Tabellenkalkulation benötigen, um Aktualisierungen vorzunehmen, und anschließend eine Kopie an seine Kollegen schicken müssen. Ehe man sich versieht, weiß niemand mehr, wer die neueste Version hat oder wo sie gespeichert ist.

 

Wenn Sie mit der Verwendung von Kompetenzmatrizen beginnen möchten, aber nicht wissen, wie, dann laden Sie unsere Vorlagen für Qualifikationsmatrizen herunter, damit Sie sofort loslegen können.

 

2. Möglichkeit: Skills Management Software

Obwohl Excel eine gute Möglichkeit ist, mit dem Kompetenzmanagement zu beginnen, empfehlen wir Ihnen, sich längerfristig für eine spezialisierte Lösung zu entscheiden. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist die Skills Management Software von AG5.

Unsere Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus in Echtzeit zu aktualisieren. Außerdem werden alle Ihre Daten sicher und geschützt an einem zentralen Ort gespeichert.

 

Sehen Sie sich unser Erläuterungsvdeo an, um zu erfahren, wie es funktioniert:

Viele Unternehmen nutzen bereits unsere Software und sind zu der Erkenntnis gelangt, dass dies der ideale Weg ist, um sich Klarheit über die in ihrem Unternehmen vorhandenen Kompetenzen zu verschaffen.

Sind Sie gespannt, was AG5 für Sie tun kann? Lesen Sie, wie es funktioniert, oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Live-Demo.

Sind Sie bereit, das Management Ihrer Kompetenzen zu meistern?

Vereinbaren Sie eine persönliche Demo und erleben Sie die Vorteile unserer Qualifikationsmanagement-Software.

Live-Demo anfordern


ISO27001 certified    

Free trial available

Beginnen Sie mit der Durchführung von Audits! Copied

Ein internes Kompetenz-Audit hilft Ihnen, wertvolle Informationen über die Kenntnisse, Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu sammeln. Damit lässt sich das Vorhandensein der für die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens wichtigen Kompetenzen ermitteln und Sie können Ihre Schulungsmaßnahmen und Richtlinien für die Personalbeschaffung an die aktuellen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen. Beginnen Sie mit der Durchführung von Audits!

 

Author Copied

Revisions Copied

Original version | März 25, 2020

Written by:

Zusammenhängende Posts

Sind Sie bereit, das Management Ihrer Kompetenzen zu meistern?

Vereinbaren Sie eine persönliche Demo und erleben Sie die Vorteile unserer Qualifikationsmanagement-Software.

Live-Demo anfordern

ISO27001 certified     Free trial available