Tout ce qu’il faut savoir sur les matrices de compétences

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?Copied

Une matrice de compétences est un outil utilisé par les organisations pour évaluer et suivre les aptitudes, les compétences et les connaissances de leurs employés ou des membres de leur équipe. Il s’agit d’une représentation visuelle – une matrice – qui aide les responsables et les chefs d’équipe à identifier les forces et les faiblesses au sein d’une équipe, d’un service ou d’une organisation.

Avec une matrice de compétences, vous pouvez :

• Identifier et combler les déficits de compétences
• Élaborer des stratégies de recrutement ciblées
• Créer des initiatives de mise à niveau et de requalification
• Planifier la succession des employés

Comment fonctionnent les matrices de compétences ? Explication des matrices de compétences et de formationCopied

Un modèle de matrice des compétences consiste généralement en un tableau, où chaque ligne représente un employé et chaque colonne représente une aptitude ou une compétence spécifique en rapport avec les objectifs de votre organisation.

Pour utiliser une matrice de compétences, il suffit de remplir les intersections des lignes et des colonnes avec des informations indiquant le niveau de maîtrise ou de compétence des employés dans une compétence particulière. Ceci est généralement indiqué par un chiffre (par exemple, 0-5). Vous pouvez alors facilement voir les employés qui sont qualifiés pour effectuer des tâches, des fonctions ou des missions spécifiques.

Une matrice de compétences correctement réalisée vous permettra de contrôler pleinement les compétences que possèdent vos employés, ainsi que celles dont votre organisation a besoin pour rester opérationnelle, conforme et sûre.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de matrice de compétences que nous avons créée. Vous pouvez la télécharger gratuitement en format Excel, Word et PDF !

Comment créer une matrice de compétences : étape par étapeCopied

Vous trouverez ci-dessous notre propre méthode en quatre étapes pour créer et mettre en œuvre une matrice de compétences basée sur une feuille de calcul dans le cadre de votre stratégie de gestion des compétences. Une fois que vous aurez pris l’habitude d’utiliser votre matrice de compétences sur feuille de calcul, vous serez prêt à passer à l’étape suivante de la gestion des compétences : choisir et mettre en œuvre le logiciel de gestion des compétences qui convient le mieux à votre organisation.

Étape 1 – Poser les bonnes questions

Avant de commencer à créer votre matrice de compétences, il est important de répondre à cinq questions cruciales :

• Quelles sont les qualifications, compétences et certifications dont mes employés ont besoin ?
• Quelles qualifications, compétences et certifications mes employés possèdent-ils déjà ?
• Existe-t-il un déficit de compétences entre ce dont ils ont besoin et ce qu’ils possèdent déjà ?
• Si oui, comment allons-nous combler ce déficit ? En formant les employés existants ou en recrutant de nouveaux employés ?
• Comment et où pouvons-nous démontrer officiellement les qualifications et les compétences que nous avons acquises ?

Étape 2 – Créer une vue d’ensemble des compétences

Quelles sont les compétences, qualifications ou certifications dont les employés ont besoin pour remplir leur rôle et accomplir leurs tâches avec succès et en toute sécurité ? En répondant à cette question et en enregistrant votre réponse, vous pourrez créer une vue d’ensemble des compétences, qui indique toutes les compétences, qualifications et certifications dont votre organisation a besoin pour rester sûre et opérationnelle. Une vue d’ensemble vous permet également de savoir quels employés sont très polyvalents (généralistes) ou possèdent des compétences très spécifiques (spécialistes).

Étape 3 – Trier les compétences par service ou par équipe

Utilisez votre vue d’ensemble pour trier les compétences par service ou équipe au sein de votre organisation. Vous pouvez ainsi vous assurer plus facilement que chaque équipe ou service dispose de ce dont il a besoin pour travailler efficacement.

Étape 4 – Remplir le modèle de matrice des compétences

Utilisez les informations recueillies aux étapes 1 à 3 et placez-les dans un modèle de matrice de compétences. Ensuite, déterminez et attribuez le niveau de compétence de chaque employé pour chacune des compétences énumérées pour l’équipe, le service ou l’organisation.

Erreurs courantes lors de la création d’une matrice de compétencesCopied

Une matrice des compétences peut représenter un avantage considérable pour votre stratégie de gestion des compétences. Cependant, il y a quelques éléments à prendre en compte lorsque l’on en crée une. Examinons cela de plus près.

• Ne pas mettre à jour régulièrement la matrice des compétences. Des mises à jour peu fréquentes de votre matrice de compétences peuvent conduire à des représentations inexactes des capacités des employés.
• Complication excessive d’une grande matrice de compétences. Les matrices de compétences complexes et alambiquées peuvent submerger les équipes RH et les employés – et augmenter considérablement le risque d’informations inexactes et d’autres erreurs.
• Insuffisance du lien entre les compétences et les objectifs de l’entreprise. Si les compétences des employés ne sont pas alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, la main-d’œuvre risque de ne pas disposer des capacités nécessaires pour assurer la réussite et l’innovation de l’organisation.
• Absence d’intégration avec d’autres systèmes RH. Un manque d’intégration entre la matrice des compétences et d’autres systèmes RH signifie que vous n’aurez pas une vision holistique des besoins de développement des employés au sein de votre organisation.
• S’appuyer sur les titres de poste plutôt que sur les compétences. Penser en termes de titres de postes plutôt qu’en termes de compétences réelles peut conduire à des erreurs d’appréciation dans le placement des talents. Ce n’est pas parce qu’une personne porte le titre de  » responsable  » ou de  » directeur  » qu’elle possède nécessairement de bonnes qualités de leadership !

Vous voulez en savoir plus sur les erreurs à éviter lors de la création d’une matrice de compétences ? Consultez notre blog  » Les pièges à éviter avec les matrices de compétences « .

Matrice de compétences dans les feuilles de calcul : avantages et inconvénientsCopied

Dans l’ensemble, les matrices de compétences apportent aux organisations une multitude d’avantages sans trop d’inconvénients. Cependant, les matrices de compétences basées sur des feuilles de calcul – telles que celles créées dans Excel – présentent quelques inconvénients. Nous allons ici examiner rapidement les avantages et les inconvénients des matrices de compétences basées sur des feuilles de calcul.

Les avantages des feuilles de calcul de matrices de compétencesCopied

La création et la mise à jour de matrices de compétences dans une feuille de calcul présentent de nombreux avantages pour les efforts de gestion des compétences des organisations. Il est également important de noter que nombre de ces avantages s’appliquent également à l’utilisation des matrices de compétences proposées par les logiciels de gestion des compétences.

• Solution peu coûteuse. Les logiciels de feuilles de calcul, tels que Mircosoft Excel, sont relativement peu coûteux et souvent déjà utilisés par la plupart des organisations. Cela signifie que la mise en place d’une matrice de compétences basée sur une feuille de calcul est pratiquement gratuite.
• Intégration facile. Vous pouvez facilement intégrer des fichiers de feuilles de calcul à d’autres outils logiciels et plateformes, tels que des systèmes de gestion des ressources humaines ou de gestion de projet.
• Saisie facile des données. Vous pouvez saisir, modifier et mettre à jour des feuilles de calcul rapidement – et quand vous le souhaitez. Il est facile d’ajouter de nouvelles compétences ou d’ajuster le niveau de compétence d’un membre du personnel.

Les inconvénients des feuilles de calcul de matrices de compétencesCopied

Hélas, la vie n’est pas toujours rose au pays des feuilles de calcul. Il existe de nombreux pièges qui peuvent saper vos efforts pour gérer correctement vos matrices de compétences. Heureusement, ces inconvénients sont souvent atténués par les matrices de compétences dans les logiciels de gestion des compétences.

Examinons quelques-uns des inconvénients les plus courants des matrices de compétences basées sur des feuilles de calcul par rapport aux logiciels de gestion des compétences.

• Sujettes aux erreurs. Les feuilles de calcul sont également très sujettes aux erreurs. Un changement involontaire de la formule d’une seule cellule et c’est toute la feuille de calcul qui est fausse (erreur humaine).
• Gestion des versions. La collaboration sur des feuilles de calcul peut entraîner des problèmes de contrôle de version, en particulier lorsque plusieurs membres de l’équipe sont impliqués. Les feuilles de calcul ne sont pas idéales pour créer des matrices de compétences unifiées qui fonctionnent à la fois pour les équipes individuelles et pour l’ensemble de votre organisation.
• Compliquées et fastidieuses. La création d’une matrice de compétences dans une feuille de calcul implique l’utilisation de plusieurs onglets et formules. Plus les matrices de compétences deviennent complexes, plus il faut un gourou d’Excel avec des compétences en programmation pour les gérer !

Cinq conseils pratiques pour créer des matrices de compétences dans les feuilles de calculCopied

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la création d’une matrice de compétences dans une feuille de calcul :

1. Il faut s’attendre à des différences de compétences individuelles ! Tout le monde ne peut pas assumer le même nombre de tâches, maîtriser le même nombre de compétences ou détenir le même nombre de certifications.
2. Les matrices de compétences doivent être aussi simples que possible et se limiter aux principales aptitudes, compétences, tâches, qualifications et certifications pertinentes pour chaque poste.
3. La création, le remplissage et la mise à jour des matrices de compétences requièrent de la préparation et de la discipline. Vous devez donc vous assurer que tous vos employés adhèrent à votre nouvelle stratégie de gestion des compétences.
4. Essayez de créer des matrices distinctes pour les compétences techniques et les compétences générales. Cela permet de mieux organiser les choses. Il est facile de perdre de vue la situation dans son ensemble en regroupant tout dans une seule matrice de compétences.
5. Gardez à l’esprit les facteurs spécifiques au secteur ou à l’industrie (qualifications, certifications, etc.) qui peuvent affecter votre politique de gestion des compétences et vos matrices de compétences.

Vous voulez d’autres modèles gratuits de matrice de compétences ? Consultez notre article de blog qui propose cinq modèles gratuits de matrice de compétences !

Défis liés à la mise en œuvre d’une matrice de compétencesCopied

Créer une matrice de compétences est une chose. L’utiliser en est une autre – et entraîne une nouvelle série de défis. Voici trois défis courants auxquels vous pouvez être confronté lors de la mise en œuvre d’une matrice de compétences dans votre organisation.

• • Collecter les données. La collecte de données sur les compétences des employés implique des méthodes qui prennent du temps, comme les enquêtes ou les entretiens, ce qui est particulièrement difficile dans les grandes organisations. Elle exige une planification et une exécution méticuleuses pour garantir une information complète et précise.
  • Gérer les données en toute sécurité. La protection des données relatives aux compétences des employés est cruciale et nécessite des mesures méticuleuses en matière de confidentialité et de sécurité des données.
  • S’assurer de l’adhésion de l’ensemble de l’organisation. Les employés et les responsables doivent comprendre l’objectif des matrices de compétences et la manière dont elles seront utilisées.

Toujours intéressé ? Le chapitre 7 de notre  » Guide ultime de la création d’une matrice de compétences Excel «  examine de plus près les défis auxquels nos clients sont souvent confrontés lors de la mise en œuvre d’une matrice de compétences dans leur organisation.

Quels sont les avantages d’une matrice de compétences ?Copied

Pourquoi les matrices de compétences sont-elles si utiles ? Voyons comment elles aident les organisations à maîtriser la gestion des compétences. Nous prenons ici l’exemple du logiciel de gestion des compétences AG5.

1. Identifier les postes et les tâches critiques

Parce qu’elles montrent de manière claire et concise les compétences et les certifications que vos employés possèdent – ainsi que celles dont ils ont besoin – les matrices de compétences vous permettent d’identifier rapidement et facilement les postes et les tâches critiques

Les matrices de compétences constituent également un excellent tremplin pour les initiatives de formation et de recrutement de votre entreprise. Une matrice de compétences complète met en évidence les domaines de compétences sur lesquels votre organisation doit se concentrer. Ces informations vous permettent de décider facilement de la meilleure façon d’améliorer ces domaines, soit en formant les employés existants, soit en recrutant de nouveaux employés pour combler le  » déficit de compétences « .

2. Trouver des remplaçants et répondre aux pics de demande

Toute organisation doit faire face à des employés absents ou en congé de maladie, ainsi qu’à des périodes de pointe. Dans de telles circonstances, il est important que vous réagissiez de manière à préserver la productivité et la continuité. Il est beaucoup plus facile de le faire en disposant d’une vue d’ensemble actualisée des compétences, des certifications et des qualifications de vos employés, ainsi que de celles qui sont nécessaires à l’exécution de certains postes ou de certaines tâches.

3. Suivre les progrès

Une matrice de compétences bien gérée fournit une image claire des progrès individuels et de ceux de l’équipe, le développement professionnel, la productivité et l’accroissement des compétences étant clairement visibles.

Cela signifie que les matrices de compétences sont extrêmement utiles pour contrôler l’efficacité de vos programmes de formation – ainsi que pour identifier les lacunes résiduelles et les exigences minimales qui peuvent ou non être satisfaites.

4. Polyvalence et flexibilité

Vous pouvez utiliser une matrice de compétences à des fins spécifiques pour les équipes, les services et les sites. Elles offrent également la flexibilité nécessaire pour créer des solutions personnalisées, car vous êtes libre de mettre en œuvre vos matrices de compétences comme vous l’entendez.

5. Suivre les acteurs clés

Les matrices de compétences sont clairement présentées, ce qui permet d’identifier les employés qui jouent un rôle clé dans le fonctionnement de l’entreprise, qu’il s’agisse de certifications importantes ou de spécialisations recherchées. Ces employés sont précieux pour l’ensemble de l’organisation, il est donc utile de savoir exactement qui ils sont – et ce qu’ils peuvent faire.

Faites passer votre matrice de compétences au niveau supérieur avec le logiciel de matrice de compétences d’AG5Copied

Avez-vous essayé les matrices de compétences gérées dans Excel ? Vous voulez une solution plus simple ? Le logiciel de gestion des compétences est peut-être ce qu’il vous faut. Les logiciels de gestion des compétences automatisent une grande partie des tâches que vous devez accomplir manuellement avec Excel.

En outre, le logiciel d’AG5 fournit toujours un aperçu actualisé des compétences, des qualifications et des certifications de vos employés.

Avec AG5, vous pouvez :

• Saisir les mises à jour et les résultats de formations depuis le lieu de travail, rapidement et facilement. Cela signifie que les matrices de compétences d’AG5 sont toujours à jour.
• Associer des membres spécifiques de l’équipe à l’expertise et à l’expérience requises pour des tâches spécifiques. Vous pouvez ainsi créer une  » dream team  » pour chaque projet.
• Définir des alertes pour les employés (ou groupes d’employés) qui détiennent des certifications spécifiques. D’un simple clic, une liste de toutes les certifications ou qualifications arrivant à expiration s’affiche. L’employé en question et le service RH recevront automatiquement une alerte à temps pour prendre les mesures qui s’imposent (par exemple, le renouvellement d’une certification).
• Trouver rapidement des remplaçants adéquats pour les employés malades ou absents.
• Utilisez un menu  » glisser-déposer  » pour reproduire n’importe quel organigramme et créer tous les liens dont vous avez besoin entre les employés et les qualifications, les compétences ou les certifications. Cela vous permet de créer une matrice de compétences en quelques clics.
• Et bien plus encore !

Besoin de le voir pour le croire ? Prenez une tasse de café et regardez cette vidéo, qui montre exactement comment AG5 peut transformer les efforts de gestion des compétences d’une organisation.

Et lorsque vous serez prêt à voir AG5 en action, contactez-nous pour planifier une démonstration gratuite en direct de 15 minutes, adaptée à votre organisation.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt est PDG d’AG5 avec pour mission de mener l’entreprise au succès. Vous le verrez souvent sur le terrain de football entraîner de jeunes joueurs talentueux.