Une skills matrix (également appelée matrice de compétences) est un outil utile pour identifier les compétences de base, les aptitudes et les certifications des personnes au sein de votre organisation. Mais qu’est-ce qu’une matrice de compétences et à quoi ressemble-t-elle dans la pratique ? Et quels sont ses principaux avantages ?
Nous vous l’expliquons dans cet article. Nous montrons également comment les matrices de compétences ont évolué au fil du temps et donnons quelques conseils utiles pour créer votre propre matrice de compétences.
Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?
Afin de mettre en place de manière optimale des processus d’entreprise ou de constituer rapidement des équipes de projet, il est utile d’avoir une vue d’ensemble des aptitudes, des compétences, des connaissances, des certifications et des qualifications des employés de votre organisation.
Une skills matrix (également appelée matrice d’aptitudes, matrice de compétences ou matrice de connaissances) est un outil utile pour organiser et présenter les données susmentionnées de manière ordonnée.
Une matrice de compétences est exactement ce que son nom suggère : une vue d’ensemble des employés avec leurs compétences et qualifications sous forme de matrice.
Les matrices de compétences sont principalement utilisées dans la pratique par les membres de la direction, les responsables des ressources humaines et les chefs de projet. Les matrices constituent un complément précieux, en particulier pour les entreprises qui ont adopté la gestion du vivier de compétences. En effet, son utilisation vous permet de voir en un coup d’œil quelles sont les compétences fragiles et qui possède les certifications et les connaissances nécessaires pour effectuer une tâche.
À quoi ressemble une matrice de compétences dans la pratique ?
Une matrice de compétences peut prendre différentes formes pratiques, en fonction de la complexité et des aptitudes et compétences répertoriées. La matrice est divisée en un axe vertical et un axe horizontal. Un axe montre les différents employés et l’autre les compétences nécessaires pour bien remplir une fonction particulière.
Le choix de l’axe à utiliser pour chaque composante (employés sur l’axe vertical et capacités sur l’axe horizontal ou vice versa) dépend des préférences ou des objectifs personnels. La compétence ou la certification d’un employé dans un domaine particulier est illustrée par un oui / non, un pourcentage ou un niveau. Un niveau est donc, par exemple, un certain degré de maîtrise. Les niveaux sont exprimés soit en chiffres, soit, par exemple, dans un diagramme à 4 secteurs.
L’image ci-dessous montre un exemple de matrice de compétences dans laquelle vous pouvez travailler avec des niveaux. Cet exemple a été développé par nos soins. Téléchargez gratuitement le modèle sous forme de fichiers Excel, Word et PDF ici !
Quels sont les avantages ?
Mais pourquoi une matrice des compétences est-elle un outil aussi utile et essentiel aujourd’hui ? Nous vous l’expliquons en vous présentant les principaux avantages d’une matrice de compétences.
1. Identifier rapidement les tâches et les besoins essentiels
Parce qu’elle fournit une bonne vue d’ensemble des compétences et des qualifications présentes au sein d’une entreprise ou d’un service, la matrice de compétences est un excellent outil pour identifier les tâches critiques et les besoins actuels.
Vous constatez, par exemple, que certaines tâches ne peuvent être accomplies que par quelques personnes dans votre organisation ? Vous pouvez alors élaborer un plan d’action pour veiller à ce que davantage d’employés soient disponibles pour s’occuper de ces tâches essentielles.
Exemple
Une matrice de compétences permet de visualiser très facilement les » exigences « . Supposons, par exemple, que vous souhaitiez vous assurer qu’au sein de votre équipe, service ou organisation, au moins 3 personnes maîtrisent une certaine compétence. Vous trouverez ci-dessous cet exemple dans notre modèle Excel :
Explication : pour la compétence » Lignes de démarrage « , il est stipulé qu’au moins 3 personnes dans cette équipe doivent maîtriser cette compétence au niveau 2 » Indépendant » au minimum. Actuellement, il semble que seules 2 personnes possèdent ce niveau minimum, il manque donc 1 personne ! Et cela est clairement visible en rouge d’un seul coup d’œil, ce qui est pratique.
La compétence » Ligne 1 » compte 7 personnes de niveau 2 ou plus et un minimum de 4 personnes est requis pour l’équipe. Dans ce cas, 3 personnes en plus et tout est au vert. 🙂
La matrice de compétences est également une bonne base pour votre politique de recrutement et de formation. En effet, une matrice remplie donne un aperçu des besoins de formation des employés et peut servir de point de départ pour le développement des connaissances et des compétences. Une matrice de compétences peut également servir de point de départ pour le recrutement et la sélection en examinant les compétences à recruter pour améliorer une équipe particulière ou l’organisation dans son ensemble.
2. Organiser les remplacements et s’adapter aux pics d’activité
Une organisation peut toujours être confrontée à des employés malades ou à des périodes de pic. Dans ce cas, il est important de pouvoir procéder à des ajustements rapides pour maintenir la productivité et la continuité des activités. Cela est évidemment beaucoup plus facile si vous disposez à tout moment d’une vue d’ensemble actualisée de ce que certains employés peuvent et ne peuvent pas faire.
Une matrice de compétences est un outil pratique pour trouver rapidement un employé ayant les mêmes connaissances et compétences que l’expert absent en cas de maladie. Elle permet également de gérer les pics d’activité au sein d’un service en faisant appel à des employés d’un autre service qui maîtrisent certaines tâches. Ainsi, vous ne devez pas faire appel à des intérimaires supplémentaires ou à d’autres travailleurs temporaires. Ainsi, avec une matrice de compétences, vous êtes assuré de disposer d’un personnel adéquat, même en période de vacances ou de maladie.
3. Meilleure visibilité de la progression
Une matrice de compétences bien gérée donne un aperçu de la progression des employés ou des équipes. En effet, des éléments tels que le développement, la productivité et la croissance des compétences sont révélés.
La matrice de compétences est donc également un bon outil pour tester l’efficacité des formations et enseignements. La matrice révèle également immédiatement les compétences qui manquent encore ou qui sont (trop) peu représentées au sein de votre organisation.
4. Outil variable et flexible
Une matrice de compétences est un outil extrêmement variable et flexible. En fonction des besoins, vous pouvez adapter l’outil aux équipes, services spécifiques, sites ou responsables. Une matrice de compétences offre donc une grande marge de manœuvre pour la personnalisation, car vous pouvez la concevoir en grande partie comme vous le souhaitez.
5. Les employés qualifiés en ligne de mire
La clarté de la présentation permet également de savoir immédiatement qui sont les meilleurs éléments polyvalents de votre équipe. Ces employés ont une grande valeur pour une organisation et il est bon d’en être conscient.
Créer sa propre matrice de compétences
Mais comment créer une matrice de compétences et donner une forme concrète à un tel document ? Nous l’illustrons à l’aide de la feuille de route ci-dessous.
Étape 1 – Poser les bonnes questions de base
Avant de commencer à concevoir activement la matrice, il est important de répondre à cinq questions fondamentales.
- De quelles qualifications, compétences et certifications mes employés ont-ils besoin ?
- Quelles sont les qualifications, compétences et certifications que mes employés possèdent actuellement ?
- Y a-t-il un écart entre ce qui est demandé et ce qui est disponible ?
- Si oui, comment allons-nous développer ou introduire les qualifications et compétences manquantes ?
- Comment et où les qualifications et compétences acquises peuvent-elles être formellement démontrées ?
Étape 2 – Créer une vue d’ensemble
La deuxième étape consiste à créer une vue d’ensemble qui identifie tous les aspects qui composent un rôle ou une fonction particulière. Quelles sont les tâches et les caractéristiques qu’un employé doit maîtriser pour remplir un rôle ou une fonction spécifique ? Cette étape de la matrice des compétences vous renseigne par exemple sur la polyvalence ou les spécialisations de certains employés.
Étape 3 – Catégoriser la vue d’ensemble en compétences spécifiques
Dans cette phase, la vue d’ensemble un peu plus générale est traduite en compétences spécifiques nécessaires dans un service particulier ou dans un segment spécifique de l’organisation.
Étape 4 – Combiner les données
Placez les données ci-dessus dans une matrice et déterminez le niveau de compétence des aspects pour chaque employé de votre service ou organisation.
Matrices de compétences en 2023
En 2023, les matrices de compétences sont devenues un outil encore plus crucial pour une gestion efficace de la main-d’œuvre. Avec l’évolution rapide des technologies, les compétences requises pour les emplois changent constamment. Il est donc essentiel que les employeurs aient une vision claire des aptitudes et des compétences de leurs employés. Sinon, vous perdez votre pouvoir concurrentiel. Les organisations veulent et doivent s’assurer que leurs employés possèdent les aptitudes et les compétences nécessaires pour répondre aux exigences légales et aux normes industrielles. Les matrices de compétences jouent donc un rôle important dans la démonstration de la conformité.
Création d’une matrice de compétences dans Excel
Excel est une première option numérique pour la création d’une matrice de compétences. Bien que l’élaboration d’une matrice puisse sembler compliquée à première vue, il est possible de trouver en ligne plusieurs modèles Excel de matrices de compétences professionnelles et utiles dans la pratique. Dans ce blog, nous listons 5 modèles gratuits de matrice de compétences Excel.
Il est particulièrement important de respecter scrupuleusement le format d’un modèle. Les données et les détails peuvent être librement et facilement modifiés dans le document.
Les avantages d’Excel
La création et la mise à jour d’une matrice de compétences dans Excel présentent plusieurs avantages par rapport aux versions papier.
- C’est économique. Vous économisez les coûts d’impression et les frais de licence. En effet, Excel fait partie intégrante de Microsoft Office, un logiciel que la quasi-totalité des entreprises possèdent normalement dans leur gamme de produits informatiques.
- Grâce à Excel, un nombre infini de matrices peuvent être stockées et éditées numériquement.
- Vous pouvez éditer, modifier, mettre à jour et actualiser les matrices de compétences dans Excel à tout moment. Les tâches telles que l’ajout de compétences ou la modification du niveau de qualification d’un employé particulier deviennent ainsi un jeu d’enfant.
Les inconvénients d’Excel
Pourtant, tout n’est pas rose au pays d’Excel. Le programme comporte également des pièges qui peuvent nuire à la qualité des matrices de compétences. Nous énumérons les principaux inconvénients d’une matrice de compétences dans Excel.
- La mise à jour des matrices de compétences est souvent considérée comme une tâche fastidieuse. Le problème est que les matrices Excel ne sont pas toujours mises à jour de manière cohérente et qu’elles risquent donc d’être obsolètes à tout moment.
- Les matrices de compétences dans Excel sont sujettes à des erreurs. Une modification accidentelle du code et plus rien n’est correct.
- Les versions peuvent devenir encombrantes dans Excel. Si un problème survient lors de l’enregistrement ou si des personnes s’envoient des versions différentes, la confusion s’installe rapidement quant à savoir qui possède la dernière version mise à jour.
- Si l’employé chargé de la création et de la mise à jour des matrices tombe subitement malade ou part, personne dans l’organisation ne connaît le statut de la qualification et de la certification.
- Une matrice de compétences dans Excel signifie beaucoup d’onglets et de formules. Que faut-il mettre sur les axes x et y ? Comment regrouper les données : par employé, par équipe ou par ligne de production ? Souhaitez-vous voir uniquement les certifications obtenues ou également les tâches ? Et comment allez-vous utiliser les formules pour relier le tout ? Au fur et à mesure que la matrice de compétences se complique, vous aurez bientôt besoin d’un expert Excel possédant des compétences en programmation.
5 conseils pratiques pour la création d’une matrice de compétences
Quelle que soit la forme choisie (papier, Excel ou logiciel), un certain nombre d’éléments sont essentiels dans tous les cas pour obtenir des résultats optimaux. Lors de la création d’une matrice de compétences, essayez donc toujours de garder à l’esprit les conseils ci-dessous.
- Les gens ont leurs limites et leurs différences. Il n’est donc pas certain que chaque employé puisse maîtriser le même nombre de tâches ou de compétences dans la pratique.
- Les possibilités offertes par une matrice de compétences sont presque infinies. Vous pouvez donc la rendre aussi simple ou complexe que vous le souhaitez. Mais ne rendez pas la matrice plus complexe que nécessaire et limitez-vous aux compétences, tâches, certifications, diplômes et attestations clés pour chaque poste. En se concentrant trop sur les questions périphériques, la matrice des compétences devient rapidement encombrée et opaque.
- Créer, compléter et tenir à jour une matrice de compétences est une tâche qui exige préparation et discipline. Il convient donc de veiller à une bonne préparation et à une bonne communication avec les employés.
- Essayez de créer des matrices distinctes pour les qualifications réelles et les compétences non techniques afin de garder une vue d’ensemble. Le fait de tout regrouper et de le mettre dans une seule matrice favorise l’encombrement.
- Tenez suffisamment compte des facteurs spécifiques à l’industrie ou au secteur (taille de l’entreprise, qualifications et certifications spécifiques à l’industrie, complexité et structure de l’organisation) qui influencent votre politique de gestion des compétences et les matrices de compétences qui s’y rapportent.
Logiciel de gestion des compétences
Au lieu de vous fier à Excel, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion des compétences spécial. Cela permet d’automatiser un grand nombre d’opérations qui doivent encore être effectuées manuellement dans Excel.
Le logiciel d’AG5 fournit toujours un aperçu instantané de l’état actuel des compétences, des qualifications et des certifications de tous les employés. Cela se fait de la manière suivante.
- Dans AG5, les chefs d’équipe peuvent mettre à jour les changements et les résultats de la formation directement sur le lieu de travail. Le résultat : des matrices de compétences toujours actualisées.
- AG5 vous permet d’associer directement la main-d’œuvre d’un projet spécifique à l’expertise et à l’expérience nécessaires pour mener à bien le travail. Vous constituez ainsi une équipe idéale pour chaque projet.
- Le problème d’une feuille de calcul est que vous ne recevez pas de notifications lorsqu’il est temps de renouveler une certification. AG5 vous permet de mettre en place des notifications, à la fois par employé ou groupe cible et par certification. Vous pouvez ainsi voir d’un coup d’œil quelles certifications et qualifications sont sur le point d’expirer. De plus, l’employé et le service des ressources humaines reçoivent en temps utile des alertes automatiques concernant l’expiration d’un renouvellement de formation ou d’une certification.
- Lorsque vous saisissez le nom d’un employé absent dans AG5, une liste de remplaçants appropriés qui correspondent de manière optimale au profil de l’employé absent en termes de niveau de qualification s’affiche immédiatement.
- Supposons qu’il faille changer une ligne de production : en saisissant la qualification » changer une ligne de production » dans AG5, vous pouvez voir d’un seul coup d’œil quels collègues peuvent le faire. Vous pouvez ainsi vous assurer que la tâche est exécutée en toute sécurité et par la bonne personne.
- Dans AG5, vous pouvez utiliser un menu » glisser-déposer « pour recréer n’importe quelle structure organisationnelle et établir toutes les connexions possibles entre les personnes et les qualifications qu’elles doivent posséder. Vous créez ensuite toutes les matrices souhaitées en quelques clics.
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Vous êtes ainsi prêts pour les audits !
La visite d’un auditeur est une expérience stressante pour de nombreuses entreprises, surtout si elles ne disposent pas de toutes les informations pertinentes de manière centralisée. Avec une matrice de compétences soigneusement mise à jour, vous aborderez les audits avec beaucoup plus de sérénité. Vous savez que toutes les données pertinentes sont à portée de main et que les documents contenant des preuves sont toujours disponibles en cas d’accident du travail.
Une bonne matrice de compétences est donc un outil indispensable aujourd’hui. Il s’agit essentiellement d’une image de l’expertise, des connaissances et des compétences actuellement disponibles au sein de votre organisation. Heureusement, l’ère numérique offre de nombreuses possibilités d’actualiser rapidement et soigneusement une matrice de compétences. Excel est une option, mais avec un bon logiciel, vous pouvez rendre la tenue d’une matrice de compétences encore plus efficace et facile.
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