Todo lo que necesita saber sobre las matrices de competencias

Hacer un seguimiento de las competencias, habilidades, cualificaciones y certificaciones de sus empleados es una tarea complicada, especialmente si su organización es grande, compleja o está formada por varios departamentos y equipos. Por supuesto, un software de gestión de competencias adecuado puede ayudarle mucho a superar este reto. Sin embargo, este tipo de software es una solución global y puede...

cómo crear una matriz de competencias

Hacer un seguimiento de las competencias, habilidades, cualificaciones y certificaciones de sus empleados es una tarea complicada, especialmente si su organización es grande, compleja o está formada por varios departamentos y equipos.

Por supuesto, un software de gestión de competencias adecuado puede ayudarle mucho a superar este reto. Sin embargo, este tipo de software es una solución global y puede que necesite una solución rápida. Ahí es donde entran en juego las matrices de competencias.

Entonces, ¿qué es exactamente una matriz de competencias y cómo funcionan en la práctica? Y lo más importante, ¿qué beneficios pueden aportar? En este artículo repasaremos todo lo que necesita saber sobre las matrices de competencias.

También le mostraremos cómo han cambiado las matrices de competencias a lo largo de los años y le daremos algunos consejos útiles para empezar a utilizarlas en su organización.

¿Qué es una matriz de competencias? Copied

Una matriz de competencias es una herramienta utilizada por las organizaciones para evaluar y realizar un seguimiento de las habilidades, competencias y aptitudes de sus empleados o miembros del equipo. Se trata de una representación visual (una matriz) que ayuda a los directivos y jefes de equipo a identificar los puntos fuertes y débiles de un equipo, departamento u organización.

Con una matriz de competencias puede:

  • Identificar y rellenar las brechas de competencias
  • Desarrollar estrategias de contratación específicas
  • Crear iniciativas de mejora y reciclaje profesional
  • Planificar la sustitución de empleados

¿Cómo funcionan las matrices de competencias? Todo sobre las matrices de competencias y de formación Copied

Una plantilla de matriz de competencias suele consistir en una tabla en la que cada fila representa a un empleado individual y cada columna representa una habilidad o competencia específica relevante para los objetivos de la organización.

Para utilizar una matriz de competencias, deberá rellenar las intersecciones de las filas y las columnas con información que indique el nivel de dominio de los empleados en una determinada competencia. Esto suele indicarse con un número (por ejemplo, 0-5). Así podrá encontrar fácilmente a los empleados cualificados para realizar tareas, funciones o deberes específicos.

Una matriz de competencias creada adecuadamente le ofrecerá un listado completo de las competencias de sus empleados y también de las que necesita su organización para mantenerse operativa, segura, y conforme con la normativa.

A continuación, puede ver un ejemplo de una matriz de competencias que hemos creado. ¡Descárguela gratis en formato Excel, Word y PDF!

 

plantilla gratuita de matriz de competencias

 

Cómo crear una matriz de competencias paso a paso Copied

A continuación, encontrará nuestro propio plan de cuatro pasos para crear e implantar una matriz de competencias basada en hojas de cálculo en su estrategia de gestión de competencias. Una vez que se haya acostumbrado a utilizar la matriz de competencias en hoja de cálculo, estará preparado para dar el siguiente paso en la gestión de competencias: elegir e implantar el software de gestión de competencias que mejor se adapte a su organización.

Paso #1 – Plantearse las preguntas adecuadas

Antes de empezar a crear su matriz de competencias, es importante responder a cinco preguntas fundamentales:

  • ¿Qué cualificaciones, competencias y certificaciones necesitan tener mis empleados?
  • ¿Qué cualificaciones, competencias y certificaciones tienen ya mis empleados?
  • ¿Existe un desfase de competencias entre lo que necesitan y lo que ya tienen?
  • Si es así, ¿cómo vamos a rellenar este déficit? ¿Formando a los empleados existentes o contratando a nuevos empleados?
  • ¿Cómo y dónde podemos demostrar formalmente las cualificaciones y competencias que hemos adquirido?

Paso #2 – Crear una visión general de las competencias

¿Qué competencias, cualificaciones o certificaciones necesitan los empleados para desempeñar con éxito y seguridad sus funciones y tareas? Responder a esta pregunta y registrar su respuesta le ayudará a crear un listado general de competencias que muestre todas las habilidades, cualificaciones y certificaciones que su organización necesita para mantenerse operativa de forma segura. Gracias a este listado también le será más fácil observar qué empleados son más polivalentes (generalistas) y cuáles tienen aptitudes muy específicas (especialistas).

Paso #3 – Ordenar las competencias por departamento o equipo

Utilice su listado general para clasificar las competencias por departamentos o equipos dentro de su organización. Esto significa que puede asegurarse más fácilmente de que cada equipo o departamento disponga de todo lo que necesita para trabajar con eficiencia y eficacia.

Paso #4 – Rellenar la plantilla de matriz de competencias

Utilice la información recopilada en los pasos 1-3 y regístrela en una plantilla de matriz de competencias. A continuación, determine y asigne el nivel de competencia de cada empleado en cada una de las competencias enumeradas para el equipo, el departamento o la organización.



Errores comunes al crear una matriz de competencias Copied

Una matriz de competencias tiene el potencial de ser un enorme beneficio para su estrategia de gestión de competencias. Sin embargo hay que tener en cuenta una serie de puntos a la hora de crear una. Vamos a ver cuáles son.

  • No actualizar regularmente la matriz de competencias. Las actualizaciones poco frecuentes de su matriz de competencias pueden dar lugar a representaciones inexactas de las capacidades de los empleados.
  • Complicarse con una matriz de competencias demasiado grande. Las matrices de competencias complejas y enrevesadas pueden abrumar a los equipos de RR. HH. y a los empleados, además de que aumentan enormemente la posibilidad de reflejar informaciones inexactas y otros errores.
  • Escasa relación entre las competencias y los objetivos empresariales. Si no se alinean bien las competencias de los empleados con los objetivos empresariales estratégicos, puede que la plantilla no refleje exactamente las capacidades necesarias para impulsar el éxito y la innovación de la organización.
  • Incompatibilidad con otros sistemas de RR. HH. Si la matriz de competencias no puede integrarse con otros sistemas de RR. HH., usted no podrá acceder a un panorama integral de las necesidades de desarrollo de los empleados en toda la organización.
  • Basarse en los nombres de los cargos laborales en lugar de en las aptitudes. Fijarse más en los nombres de los trabajos en lugar de competencias reales puede conducir a juicios erróneos en la gestión del talento. El hecho de que alguien tenga las palabras «manager», «gerente» o «director» en su título laboral no significa necesariamente que posea buenas cualidades de liderazgo.

¿Quiere saber más sobre los errores que hay que evitar al crear una matriz de competencias? Consulte nuestro artículo, «Errores a evitar en las matrices de competencias».

Matriz de competencias en hojas de cálculo: pros y contras Copied

En general, las matrices de competencias aportan a las organizaciones una gran cantidad de beneficios sin muchos inconvenientes. Sin embargo, las matrices de competencias basadas en hojas de cálculo, como las creadas en Excel, tienen algunas desventajas. A continuación vamos a repasar a las ventajas y desventajas de las matrices de competencias basadas en hojas de cálculo.

Ventajas de las matrices de competencias en hojas de cálculo Copied

Crear y mantener matrices de competencias en una hoja de cálculo tiene sus ventajas en diversos aspectos de la gestión de competencias de las organizaciones. También es importante señalar que muchas de estas ventajas también son extensibles al uso de las matrices de competencias que ofrece el software de gestión de competencias.

  • Solución de bajo coste. Los programas de hojas de cálculo como Mircosoft Excel son relativamente baratos, y normalmente la mayoría de las organizaciones ya los están utilizando. Esto significa que poner en marcha una matriz de competencias basada en hojas de cálculo es básicamente gratis.
  • Fácil integración. Puede integrar fácilmente los archivos de las hojas de cálculo con otras herramientas y plataformas de software, como los sistemas de gestión de recursos humanos o de proyectos.
  • Fácil introducción de datos. Las hojas de cálculo pueden ampliarse, editarse y actualizarse rápidamente y en cualquier momento. Añadir nuevas competencias o ajustar el nivel de dominio de una habilidad de un miembro del personal es pan comido.

Desventajas de las matrices de competencias en hojas de cálculo Copied

Lamentablemente, usar hojas de cálculos no siempre es un camino de rosas. Pueden surgir algunos problemas que boicoteen sus intentos de gestionar adecuadamente las matrices de competencias. Por suerte, estos inconvenientes suelen evitarse con las matrices de competencias de los programas informáticos de gestión de competencias.

A continuación vamos a centrarnos en las desventajas más comunes de las matrices de competencias basadas en hojas de cálculo, en comparación con un software de gestión de competencias.

  • Propensión a errores. Las hojas de cálculo son bastante proclives a registrar errores. Un cambio inadvertido en la fórmula de una sola celda y toda la hoja de cálculo se «rompe» por error humano.
  • Gestión de versiones. La colaboración en hojas de cálculo puede dar lugar a problemas de control de versiones, especialmente cuando participan varios miembros del equipo. Las hojas de cálculo no son la mejor opción para crear matrices de competencias unificadas que funcionen tanto para los equipos individuales como para su organización en su conjunto.
  • Complicadas y engorrosas. Crear una matriz de competencias en una hoja de cálculo significa lidiar con múltiples pestañas y fórmulas. Cuanto más complejas se vuelven las matrices de competencias, más se necesita un gurú de Excel con conocimientos de programación para gestionarlas.

Cinco consejos prácticos para crear matrices de competencias en hojas de cálculo Copied

A continuación le compartimos algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de crear una matriz de competencias en una hoja de cálculo:

  1. Son de esperar ciertas discrepancias en las competencias individuales. No todo el mundo puede asumir el mismo número de tareas, dominar el mismo número de competencias o poseer la misma cantidad de certificaciones.
  2. Mantenga sus matrices de competencias lo más sencillas que pueda, usándolas únicamente para registrar señalar las principales habilidades, competencias, tareas, cualificaciones y certificaciones relevantes para cada cargo laboral.
  3. Crear, rellenar y mantener al día matrices de competencias requiere preparación y disciplina. Debe asegurarse de que todos sus empleados estén de acuerdo con su nueva estrategia de gestión de competencias.
  4. Intente crear matrices separadas para las habilidades duras y las habilidades blandas. Esto contribuye a mantener las cosas mejor organizadas. Se puede perder fácilmente la intención original y acabar amontonando todo tipo de información en una única matriz de competencias.
  5. Tenga en cuenta los factores específicos del sector o de la industria (cualificaciones, certificación, etc.) que pueden afectar a su política de gestión de competencias y a sus matrices de competencias.

¿Quiere más plantillas gratuitas de matrices de competencias? ¡Eche un vistazo a la entrada de nuestro blog que ofrece cinco plantillas gratuitas de matrices de competencias!

Retos a la hora de implementar una matriz de competencias. Copied

Crear una matriz de competencias es una cosa. Ponerlo en práctica es otra muy diferente, y trae consigo una nueva lista de desafíos. A continuación le presentamos los tres retos más comunes a la hora de implantar una matriz de competencias en su organización.

    • Recopilación de datos. La recopilación de datos sobre las competencias de los empleados implica utilizar métodos que consumen mucho tiempo, como encuestas o entrevistas, lo que resulta especialmente complicado en las grandes organizaciones. Conseguir una información completa y precisa exige una planificación y ejecución muy meticulosas.
    • Gestionar los datos de forma segura. Es fundamental proteger la privacidad de los datos sobre las competencias de los empleados. Para ello se requieren medidas de privacidad y seguridad de los datos.
    • Garantizar la implicación de toda la organización. Los empleados y los gerentes deben entender la finalidad de las matrices de competencias y cómo se utilizarán.

¿Le interesa el tema? El capítulo 7 de nuestra «Guía definitiva para crear una matriz de competencias en Excel» examina más de cerca los retos a los que suelen enfrentarse nuestros clientes a la hora de implantar una matriz de competencias en su organización.

¿Qué ventajas tiene una matriz de competencias? Copied

¿Por qué las matrices de competencias son tan útiles? Veamos cómo ayudan a las organizaciones a administrar la gestión de competencias. Aquí utilizamos como ejemplo el software de gestión de competencias de AG5.

1. Identificar las funciones y tareas críticas

Dado que muestran de forma clara y concisa las competencias y certificaciones que poseen sus empleados (y también las que necesitan adquirir), las matrices de competencias le permiten identificar de forma rápida y sencilla las funciones y tareas críticas

Las matrices de competencias también sirven como trampolín para las iniciativas de formación y contratación de su empresa. Una matriz de competencias completa señala las áreas relacionadas con las competencias en las que su organización necesita centrarse. Estos conocimientos le permitirán decidir fácilmente la forma más óptima de mejorar en estas áreas, ya sea formando a los empleados existentes o contratando a otros nuevos para cubrir el «déficit» de competencias.

matrices de competencias

2. Encontrar sustitutos y responder a los picos de demanda

Cualquier organización tiene que lidiar con empleados ausentes o enfermos, así como con periodos de máxima demanda. En tales ocasiones es importante dar respuesta salvaguardando la productividad y la continuidad. Esto es mucho más fácil teniendo acceso a la lista actualizada de competencias certificaciones y cualificaciones que poseen sus empleados, además de las que son necesarias para desempeñar determinadas funciones o tareas.

3. Seguimiento de los progresos

Una matriz de competencias bien mantenida ofrece una imagen clara del progreso tanto individual como del equipo, siendo claramente visibles el desarrollo profesional, la productividad y el crecimiento del conjunto de competencias.

Esto significa que las matrices de competencias son extremadamente útiles para supervisar la eficacia de sus programas de formación, así como para señalar los déficits residuales y los requisitos mínimos que se cumplen o no se cumplen.

4. Versatilidad y agilidad

Puede utilizar una matriz de competencias para fines específicos en equipos, departamentos y centros por igual. También ofrecen flexibilidad para crear soluciones personalizadas, ya que usted es libre de implementar sus matrices de competencias adaptándolas a sus necesidades.

5. Seguimiento de los trabajadores clave

Las matrices de competencias tienen una estructura muy clara, lo que permite identificar a los trabajadores que son fundamentales para mantener las operaciones en marcha, ya sea mediante certificaciones importantes o especializaciones indispensables para realizar ciertas tareas. Estos empleados son valiosos para la organización en su conjunto, por lo que es beneficioso saber exactamente quiénes son y qué pueden hacer.

seguimiento de la formación

Lleve su matriz de competencias al siguiente nivel con el software de matriz de competencias de AG5 Copied

¿Ha probado las matrices de competencias gestionadas en Excel? ¿Quiere una solución más fácil? El software de gestión de competencias puede ser justo lo que está buscando. El software de gestión de competencias automatiza muchas de las tareas que debe realizar manualmente con Excel.

Además, el software de AG5 proporciona siempre una visión actualizada de las competencias, cualificaciones y certificaciones de sus empleados.

Con AG5, usted puede:

  • Introducir actualizaciones y resultados de formación desde el mismo taller de formación, de forma rápida y sencilla. Esto significa que las matrices de competencias de AG5 están siempre actualizadas.
  • Vincule a miembros concretos del equipo con los conocimientos y la experiencia necesarios para trabajos específicos. Esto significa que puede crear el equipo perfecto para cada proyecto.
  • Establezca alertas para empleados individuales (o grupos de empleados) que posean certificaciones específicas. Con solo pulsar un botón, aparecerá una lista de todas las certificaciones o cualificaciones que estén a punto de caducar. Tanto el empleado en cuestión como el departamento de RR. HH. recibirán automáticamente una alerta, a tiempo para tomar las medidas oportunas (por ejemplo, renovar una certificación).
  • Encuentre rápidamente sustitutos adecuados para los empleados que estén enfermos o ausentes por cualquier otro motivo.
  • Utilice un menú de arrastrar y soltar para reproducir cualquier estructura organizativa y crear todos los vínculos que necesite entre empleados y cualificaciones, competencias o certificaciones. Con esto podrá crear una matriz de competencias en unos pocos clics.
  • ¡Y mucho más!

Cuando esté preparado para ver AG5 en acción, contacte nosotros para programar una demostración gratuita de 15 minutos en directo adaptada a su organización.

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Original version | diciembre 12, 2023

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