Alles, was Sie über Qualifikationsmatrizen wissen müssen

Den Überblick über die Kompetenzen, Fähigkeiten, Qualifikationen und Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiter:innen zu behalten, ist eine knifflige Angelegenheit – insbesondere wenn Ihr Unternehmen groß und komplex ist oder mehrere Abteilungen und Teams umfasst. Eine große Hilfe bei der Bewältigung dieser Herausforderung kann natürlich die richtige Skills Management Software sein. Allerdings handelt es sich bei dieser Software um eine Komplettlösung, und es...

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Den Überblick über die Kompetenzen, Fähigkeiten, Qualifikationen und Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiter:innen zu behalten, ist eine knifflige Angelegenheit – insbesondere wenn Ihr Unternehmen groß und komplex ist oder mehrere Abteilungen und Teams umfasst.

Eine große Hilfe bei der Bewältigung dieser Herausforderung kann natürlich die richtige Skills Management Software sein. Allerdings handelt es sich bei dieser Software um eine Komplettlösung, und es kann sein, dass Sie eine schnelle Lösung benötigen. Hier kommen die Qualifikationsmatrizen ins Spiel.

Was genau ist eine Qualifikationsmatrix? Und wie funktioniert sie in der Praxis? Und vor allem: Wie kann man daraus seinen Nutzen ziehen? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen und mehr.

Wir zeigen Ihnen auch, wie sich die Qualifikationsmatrizen im Laufe der Jahre entwickelt haben und geben Ihnen einige nützliche Tipps für deren Nutzung in Ihrem Unternehmen.

Was ist eine Qualifikationsmatrix? Copied

Eine Qualifikationsmatrix ist ein Instrument, mit dem Unternehmen die Fähigkeiten, Kompetenzen und Fertigkeiten ihrer Mitarbeiter:innen oder Teammitglieder bewerten und verfolgen können. Es handelt sich um eine visuelle Darstellung – eine Matrix -, die Managern und Teamleitern hilft, die Stärken und Schwächen innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder eines Unternehmens zu erkennen.

Mit einer Qualifikationsmatrix können Sie:

  • Kompetenzlücken erkennen und schließen
  • Strategien zur gezielten Anwerbung von Personal entwickeln
  • Schulungs- und Umschulungsinitiativen schaffen
  • Die Personalnachfolge planen

Wie funktionieren Qualifikationsmatrizen? Qualifikations- und Schulungsmatrizen erläutert Copied

Eine Vorlage für eine Qualifikationsmatrix besteht in der Regel aus einer Tabelle, in der jede Zeile eine einzelne Person und jede Spalte eine bestimmte Fähigkeit oder Kompetenz darstellt, die für die Ziele Ihres Unternehmens relevant ist.

Um eine Qualifikationsmatrix zu verwenden, füllen Sie die Schnittpunkte der Zeilen und Spalten mit Informationen aus, die das Niveau der Fähigkeiten oder Kompetenzen der Mitarbeiter:innen in Bezug auf eine bestimmte Fähigkeit angeben. Dies wird in der Regel durch eine Zahl angegeben (z. B. 0-5). Auf diese Weise haben Sie einen Überblick über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben, Rollen oder Verantwortlichkeiten zuständig sind.

Eine ordnungsgemäß erstellte Qualifikationsmatrix gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen sowie über die Kompetenzen, die Ihr Unternehmen benötigt, um funktionsfähig, gesetzeskonform und sicher zu bleiben.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Qualifikationsmatrix, die wir für Sie erstellt haben. Sie können es kostenlos als Excel-, Word- und PDF-Datei herunterladen!

 

Quakifikationsmatrix

 

Wie Sie eine Qualifikationsmatrix erstellen: Schritt für Schritt Copied

Im Folgenden finden Sie unseren eigenen vierstufigen Plan zum Erstellen und Implementieren einer tabellenbasierten Qualifikationsmatrix in Ihre Kompetenzmanagementstrategie. Sobald Sie sich mit der Anwendung Ihrer Tabellenkalkulationsmatrix vertraut gemacht haben, sind Sie bereit für den nächsten Schritt im Kompetenzmanagement: die Auswahl und Implementierung der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Skills Management Software.

1. Schritt – Die richtigen Fragen stellen

Es ist wichtig, dass Sie fünf entscheidende Fragen beantworten, bevor Sie mit dem Erstellen Ihrer Qualifikationsmatrix beginnen:

  • Welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Zertifikate benötigen meine Mitarbeiter:innen?
  • Was sind die Qualifikationen, Kompetenzen und Zertifikate, über die meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits verfügen ?
  • Gibt es eine Kompetenzlücke zwischen den benötigen Kompetenzen und denen, über die sie bereits verfügen?
  • Falls ja, wie kann diese Lücke geschlossen werden? Durch Schulung des vorhandenen Personals oder durch Rekrutierung von neuem Personal?
  • Wie und wo werden die erworbenen Qualifikationen und Kompetenzen formal nachgewiesen?

2. Schritt – Erstellen einer Kompetenzübersicht

Welche Fähigkeiten, Qualifikationen oder Zertifikate sind erforderlich, damit die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten erfolgreich und sicher wahrnehmen können? Durch die Beantwortung dieser Frage und die Dokumentation Ihrer Antwort können Sie eine umfassende Übersicht über die notwendigen Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifizierungen erstellen, die für die effektive Funktionsfähigkeit Ihres Unternehmens unabdingbar sind. Eine solche Übersicht ermöglicht es Ihnen auch zu erkennen, welche Mitarbeiter sehr flexibel einsetzbar sind (Generalisten) und welche über spezifische Fachkenntnisse verfügen (Spezialisten).

3. Schritt – Kompetenzen abteilungs- oder teambezogen organisieren

Nutzen Sie die Übersicht zum Sortieren der Kompetenzen nach Abteilungen oder Teams in Ihrem Unternehmen. Auf diese Weise können Sie leichter sicherstellen, dass jedes Team oder jede Abteilung über die notwendigen Ressourcen verfügt, um effizient und effektiv arbeiten zu können.

4. Schritt – Ausfüllen der Qualifikationsmatrix-Vorlage

Verwenden Sie die im 1. bis 3. Schritt zusammengetragenen Informationen und fügen Sie sie in eine Vorlage für eine Qualifikationsmatrix ein. Bestimmen Sie dann das Kompetenzniveau jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters für jede der aufgeführten Kompetenzen für das Team, die Abteilung oder das Unternehmen und ordnen Sie sie zu.


Häufige Fehler beim Erstellen von Qualifikationsmatrizen Copied

Eine Qualifikationsmatrix kann Ihre Kompetenzmanagementstrategie enorm unterstützen. Beim Erstellen sind jedoch einige Dinge zu beachten. Schauen wir uns diese mal genauer an.

  • Die Qualifikationsmatrix wird nicht regelmäßig aktualisiert. Unregelmäßige Aktualisierungen Ihrer Qualifikationsmatrix können eine ungenaue Darstellung der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen zur Folge haben.
  • Eine große Qualifikationsmatrix wird zu kompliziert. Komplexe und unübersichtliche Qualifikationsmatrizen können HR-Teams und Mitarbeiter:innen überfordern – und das Risiko von Fehlinformationen und anderen Fehlern deutlich erhöhen.
  • Unzureichende Verknüpfung der Kompetenzen mit den Zielen des Unternehmens. Wenn es nicht gelingt, die Kompetenzen der Mitarbeiter:innen mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen, kann dies dazu führen, dass die Mitarbeiter:innen nicht über die Fähigkeiten verfügen, die für den Erfolg und die Innovation des Unternehmens erforderlich sind.
  • Fehlende Integration mit anderen HR-Systemen. Eine fehlende Integration zwischen der Qualifikationsmatrix und anderen HR-Systemen bedeutet, dass Sie keinen ganzheitlichen Überblick über den Entwicklungsbedarf Ihrer Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen haben.
  • Vertrauen auf Berufsbezeichnungen statt auf Kompetenzen. Bei der Vermittlung von Talenten kann das Denken in Berufsbezeichnungen statt in tatsächlichen Kompetenzen zu Fehleinschätzungen führen. Nur weil jemand „Manager:in“ oder „Geschäftsführer:in“ im Titel trägt, heißt das nicht, dass er/sie über gute Führungsqualitäten verfügt!

Möchten Sie mehr über die Fehler erfahren, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie sich an das Erstellen einer Qualifikationsmatrix machen? Lesen Sie unseren Blog „Zu vermeidende Fallstricke bei Qualifikationsmatrizen“.

Qualifikationsmatrix in Tabellenkalkulationen: Pro und Kontra Copied

Insgesamt bringen Qualifikationsmatrizen den Unternehmen viele Vorteile, aber auch viele Nachteile. Tabellenkalkulationsbasierte Qualifikationsmatrizen – wie sie in Excel erstellt werden – sind jedoch mit einigen Nachteilen verbunden. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile tabellarischer Qualifikationsmatrizen kurz angerissen.

Die Vorteile von Qualifikationsmatrizen in Tabellenform Copied

Das Erstellen und die Pflege von Kompetenzmatrizen in einem Tabellenkalkulationsprogramm bietet in vielerlei Hinsicht Vorteile für das Kompetenzmanagement eines Unternehmens. Es ist auch wichtig zu wissen, dass viele dieser Vorteile auch bei der Verwendung von Qualifikationsmatrizen, die von Skills Management Software angeboten werden, zum Tragen kommen.

  • Kostengünstige Lösung. Programme zum Erstellen von Tabellenkalkulationen, wie z.B. Mircosoft Excel, sind relativ preiswert. Sie werden von den meisten Unternehmen bereits verwendet. Dies bedeutet, dass eine tabellarische Qualifikationsmatrix praktisch kostenfrei zu erstellen ist.
  • Einfache Integration. Tabellenkalkulationen können leicht in andere Softwaretools und -plattformen integriert werden, z.B. in HR- oder Projektmanagementsysteme.
  • Einfache Dateneingabe. Die Informationen lassen sich schnell in Tabellen erfassen, bearbeiten und aktualisieren, wann immer man möchte. Es ist sehr einfach, neue Kompetenzen hinzuzufügen oder das Leistungsniveau eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin anzupassen.

Die Nachteile von Qualifikationsmatrizen in Tabellenkalkulationen Copied

Leider gestaltet sich die Verwendung von Tabellenkalkulationen nicht immer unkompliziert. Es gibt zahlreiche Hürden, die Ihre Anstrengungen zur Verwaltung von Qualifikationsmatrizen beeinträchtigen können. Glücklicherweise bieten Qualifikationsmatrizen in Skills Management Software oft eine Lösung, um diesen Nachteilen entgegenzuwirken.

Schauen wir uns einige der gängigsten Probleme von kalkulationsbasierten Kompetenzmatrizen im Vergleich zur Skills Management Software genauer an.

  • Fehleranfällig. Tabellenkalkulationen sind unglaublich fehleranfällig. Eine versehentliche Änderung der Formel in einer einzigen Zelle kann das gesamte Arbeitsblatt unbrauchbar machen (menschliches Versagen).
  • Versionsmanagement. Die Zusammenarbeit an Tabellenkalkulationen kann zu Problemen mit der Versionskontrolle führen, insbesondere wenn mehrere Teammitglieder beteiligt sind. Tabellenkalkulationsprogramme sind nicht optimal zum Erstellen einheitlicher Qualifikationsmatrizen, die sowohl für einzelne Teams als auch für Ihr Unternehmen als Ganzes funktionieren.
  • Kompliziert und umständlich. Wenn Sie eine Qualifikationsmatrix anhand von Tabellenkalkulationen erstellen, müssen Sie mit einer Reihe von Registerkarten und Formeln arbeiten. Je komplexer die Qualifikationsmatrizen werden, desto mehr wird ein Experte mit Excel-Kenntnissen benötigt, um sie zu verwalten.

Fünf praktische Tipps beim Erstellen von Qualifikationsmatrizen in Tabellenkalkulationen Copied

Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die Sie beim Erstellen einer Qualifikationsmatrix in Form von Tabellenkalkulationen berücksichtigen sollten:

  1. Individuelle Kompetenzunterschiede sind zu erwarten! Nicht jeder kann die gleiche Anzahl von Aufgaben übernehmen, die gleiche Anzahl von Kompetenzen beherrschen oder über die gleiche Anzahl von Zertifizierungen verfügen.
  2. Halten Sie Ihre Qualifikationsmatrizen so einfach wie möglich und beschränken Sie sie auf die wichtigsten Fähigkeiten, Kompetenzen, Aufgaben, Qualifikationen und Zertifizierungen, die für die jeweilige Rolle relevant sind.
  3. Das Erstellen, das Ausfüllen und die Pflege von Kompetenzmatrizen erfordern Vorbereitung und Disziplin. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit Ihrer neuen Strategie für das Kompetenzmanagement einverstanden sind.
  4. Versuchen Sie, separate Matrizen für Hard Skills und Soft Skills anzulegen. Dies dient der Übersichtlichkeit. Wenn man alles in eine einzige Qualifikationsmatrix packt, verliert man leicht den Überblick.
  5. Denken Sie an sektor- oder branchenspezifische Faktoren (Qualifikationen, Zertifizierungen usw.), die sich auf Ihr Kompetenzmanagement und Ihre Qualifikationsmatrizen auswirken können.

Sind Sie an weiteren kostenlosen Vorlagen für eine Qualifikationsmatrix interessiert?? Werfen Sie einen Blick auf unseren Blog-Beitrag. Dort finden Sie fünf kostenlose Vorlagen für eine Qualifikationsmatrix!

Herausforderungen bei der Implementierung einer Qualifikationsmatrix Copied

Das Erstellen einer Qualifikationsmatrix ist eine Sache. Sie zu nutzen ist eine andere Sache – und bringt neue Herausforderungen mit sich. Nachfolgend sind drei häufige Herausforderungen aufgeführt, denen Sie beim Erstellen einer Qualifikationsmatrix in Ihrem Unternehmen begegnen können.

    • Erfassen von Informationen. Das Sammeln von Informationen über die Kompetenzen der Mitarbeiter erfordert zeitaufwändige Methoden wie Umfragen oder Interviews, insbesondere in größeren Unternehmen. Sie muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Nur so können vollständige und genaue Informationen gewährleistet werden.
    • Sichere Datenverwaltung. Der Schutz der Daten über die Kompetenzen der Mitarbeiter:innen erfordert akribische Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen.
    • Sicherstellen der unternehmensweiten Akzeptanz. Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte müssen den Zweck von Qualifikationsmatrizen verstehen und wissen, wie sie eingesetzt werden.

Weiterhin interessiert? In Kapitel 7 unseres “Ultimate Guide to Creating an Excel Skills Matrix” gehen wir näher auf die Herausforderungen ein, mit denen unsere Kunden bei der Implementierung einer Qualifikationsmatrix in ihrem Unternehmen häufig konfrontiert sind.

Welche Vorteile hat eine Qualifikationsmatrix? Copied

Warum sind Qualifikationsmatrizen so hilfreich? Werfen wir einen Blick darauf, wie sie Unternehmen beim Kompetenzmanagement unterstützen. Als Beispiel wird hier die Skills Management Software von AG5 verwendet.

1. Identifizierung kritischer Rollen und Aufgaben

Qualifikationsmatrizen zeigen klar, über welche Kompetenzen Ihre Mitarbeiter verfügen und welche noch benötigt werden. Dadurch können kritische Rollen und Aufgaben schnell identifiziert werden.

Qualifikationsmatrizen sind auch ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für Schulungs- und Rekrutierungsinitiativen Ihres Unternehmens. In einer umfassenden Qualifikationsmatrix werden die Bereiche aufgezeigt, auf die sich Ihr Unternehmen konzentrieren muss. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie leicht entscheiden, wie Sie diese Bereiche am besten verbessern können, indem Sie entweder vorhandene Mitarbeiter:innen fortbilden oder neue Mitarbeiter:innen rekrutieren, um die „Kompetenzlücke“ zu schließen.

Qualifikationsmatrix

2. Vertretungssuche und Reaktion auf Nachfragespitzen

Jedes Unternehmen ist mit abwesenden oder erkrankten Mitarbeiter:innen ebenso konfrontiert wie mit Zeiten hoher Nachfrage. Hier gilt es, die Produktivität und Kontinuität zu wahren. Dies ist viel einfacher, wenn Sie einen aktuellen Überblick über die Kompetenzen, Zertifizierungen und Qualifikationen haben, über die Ihre Mitarbeiter:innen verfügen und die für die Ausübung bestimmter Rollen oder Aufgaben erforderlich sind.

3. Fortschritte überwachen

Eine gut gepflegte Qualifikationsmatrix bietet ein klares Bild des Fortschritts des Einzelnen und des Teams, wobei die berufliche Entwicklung, die Produktivität und das Wachstum der Fähigkeiten deutlich sichtbar werden.

Dies bedeutet, dass Qualifikationsmatrizen sehr nützlich sind, um die Wirksamkeit Ihrer Schulungsprogramme zu überwachen – und auch, um verbleibende Lücken und Mindestanforderungen zu identifizieren, die möglicherweise erfüllt oder nicht erfüllt sind.

4. Vielseitigkeit und Flexibilität

Sie können eine Qualifikationsmatrix für bestimmte Zwecke sowohl in einem Team als auch in einer Abteilung oder an einem Standort verwenden. Sie bieten auch die Flexibilität, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, da Sie Ihre Qualifikationsmatrizen nach eigenem Ermessen implementieren können.

5. Monitoring der wichtigsten Stakeholder

Die Qualifikationsmatrizen sind übersichtlich gestaltet und ermöglichen es, die für den Betrieb entscheidenden Mitarbeiter:innen zu identifizieren, sei es durch wichtige Zertifizierungen oder gefragte Spezialisierungen. Diese Mitarbeiter:innen sind wertvoll für das Unternehmen als Ganzes. Daher ist es von Vorteil, genau zu wissen, wer sie sind – und was sie leisten können.

Qualifikationsmatrix

Bringen Sie Ihre Qualifikationsmatrix auf die nächste Ebene – mit der Software für Qualifikationsmatrizen von AG5. Copied

Haben Sie schon einmal versucht, Qualifikationsmatrizen in Excel zu verwalten? Sie wollen eine einfachere Lösung? Eine Skills Management Software könnte genau das sein, wonach Sie suchen. Mit einer Skills Management Software automatisieren Sie viele der Aufgaben, die Sie bisher manuell mit Hilfe von Excel erledigen mussten.

Darüber hinaus bietet die Software von AG5 einen stets aktuellen Überblick über die Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Was AG5 Ihnen ermöglicht:

  • Schnelle und einfache Eingabe von Aktualisierungen und Schulungsergebnissen sind vom Arbeitsplatz aus möglich. Das bedeutet, dass die Qualifikationsmatrizen von AG5 immer auf dem neuesten Stand sind.
  • Sicherstellen, dass bestimmte Mitglieder des Teams über das Fachwissen und die Erfahrung verfügen, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind. Das heißt, Sie können für jedes Projekt ein „Traumteam“ zusammenstellen.
  • Einrichten von Alarmmeldungen für Personal (oder Personalgruppen) mit bestimmten Zertifikaten. Mit einem Mausklick erscheint eine Liste mit allen Zertifizierungen und Qualifikationen, die demnächst ablaufen. Automatische Benachrichtigung der betroffenen Person und der Personalabteilung, damit rechtzeitig geeignete Maßnahmen (z.B. Erneuerung einer Zertifizierung) ergriffen werden können.
  • Schnelles Finden einer geeigneten Vertretung für Mitarbeiter:innen, die krank sind oder aus anderen Gründen abwesend sind.
  • Verwendung von einem Drag-and-Drop-Menü, um jede beliebige Unternehmensstruktur nachzubilden und alle gewünschten Verknüpfungen zwischen Mitarbeiter:innen und Qualifikationen, Kompetenzen oder Zertifizierungen zu erstellen. Auf diese Weise ist das Erstellen einer Qualifikationsmatrix mit nur wenigen Mausklicks möglich.
  • Und vieles mehr!

Möchten Sie sehen, wie das aussehen kann? Nehmen Sie sich eine Tasse Kaffee oder Tee und sehen Sie sich dieses Video an, das genau zeigt, wie AG5 das Kompetenzmanagement eines Unternehmens verändern kann.

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Original version | Dezember 12, 2023

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