Eine Qualifikationsmatrix (oder Kompetenzmatrix) ist ein praktisches Werkzeug, das Ihnen die Kernkompetenzen, Fertigkeiten und Zertifikate der Mitarbeiter in Ihrer Organisation anzeigt. Aber was ist eine Qualifikationsmatrix, und wie sieht sie in der Praxis aus? Und worin liegen ihre größten Vorteile?
In diesem Artikel möchten wir es Ihnen erklären. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie sich Qualifikationsmatrizen im Lauf der Zeit verändert haben, und geben Ihnen einige nützliche Tipps zur Erstellung Ihrer eigenen Qualifikationsmatrix.
Inhalt
Was ist eine Qualifikationsmatrix?
Wie sieht eine Qualifikationsmatrix in der Praxis aus?
Was sind die Vorteile?
Eigene Qualifikationsmatrizen erstellen
Qualifikationsmatrizen im Jahr 2020
Qualifikationsmanagement-Software
5 praktische Tipps beim Erstellen einer Qualifikationsmatrix
Keine Angst vor Prüfungen mehr!
Was ist eine Qualifikationsmatrix?
Um Geschäftsprozesse optimal einzurichten oder Projektteams schnell zusammenstellen zu können, ist es sinnvoll, einen Überblick über die Fertigkeiten, Kompetenzen, Kenntnisse, Zertifikate und Qualifikationen der Mitarbeiter in Ihrer Organisation zu besitzen.
Eine Qualifikationsmatrix (auch Fertigkeitsmatrix, Wissensmatrix oder Qualifikationsmatrix genannt) ist ein nützliches Werkzeug, um die oben genannten Daten auf übersichtliche Weise zu ordnen und anzuzeigen.
Eine Qualifikationsmatrix ist genau das, was der Name vermuten lässt: eine Übersicht der Mitarbeiter mit ihren Fertigkeiten und Qualifikationen in Matrixform.
Qualifikationsmatrizen werden in der Praxis hauptsächlich von Vorstandsmitgliedern, Personalleitern und Projektleitern verwendet. Insbesondere für Unternehmen, die mit dem Skill Pool Management arbeiten, sind die Matrizen eine große Bereicherung. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Fertigkeiten lückenhaft sind und wer über die richtigen Zertifikate und Kenntnisse verfügt, um eine Aufgabe durchzuführen.
Wie sieht eine Qualifikationsmatrix in der Praxis aus?
Eine Qualifikationsmatrix kann – je nach Komplexität und den dargestellten Fähigkeiten und Kompetenzen – verschiedene praktische Formen annehmen. Die Matrix ist in eine vertikale und horizontale Achse unterteilt. Auf einer Achse stehen die verschiedenen Mitarbeiter und auf der anderen Achse die Fertigkeiten, die erforderlich sind, um eine bestimmte Rolle gut zu erfüllen.
Welche Achse Sie für welchen Teil (Mitarbeiter auf der vertikalen Achse und Fertigkeiten auf der horizontalen Achse oder umgekehrt) verwenden, hängt von den persönlichen Vorlieben oder Zielen ab. Die Kompetenz oder Zertifizierung eines Mitarbeiters in einem bestimmten Bereich wird durch Vorhandensein/Nichtvorhandensein, Prozentsatz oder Niveau veranschaulicht. Ein Niveau ist dann z.B. ein bestimmter Qualifikationsgrad. Niveaus werden entweder in Zahlen oder z.B. in einem Tortendiagramm mit 4 Quadraten angezeigt.
In der Abbildung unten sehen Sie ein Beispiel für eine Qualifikationsmatrix, in der Sie mit Niveaus arbeiten können. Dieses Beispiel haben wir selbst entwickelt. Laden Sie sich diese Vorlage hier kostenlos als Excel-Datei herunter!
Was sind die Vorteile?
Aber warum ist eine Qualifikationsmatrix ein so praktisches und wichtiges Werkzeug? Wir erklären es Ihnen, indem wir die wichtigsten Vorteile einer Qualifikationsmatrix aufzeigen.
1. Schnelles Erkennen kritischer Aufgaben und Bedürfnisse
Da eine Qualifikationsmatrix einen guten Überblick über die in einem Unternehmen oder einer Abteilung verfügbaren Kompetenzen und Qualifikationen bietet, ist sie ein hervorragendes Werkzeug zur Ermittlung kritischer Aufgaben und aktueller Bedürfnisse.
Gibt es beispielsweise bestimmte Aufgaben, die nur wenige Personen in Ihrer Organisation ausführen können? Dann können Sie einen Aktionsplan ausarbeiten, um sicherzustellen, dass mehr Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um diese kritischen Aufgaben zu übernehmen.
Beispiel
In einer Qualifikationsmatrix können Sie sich die „Anforderungen“ sehr übersichtlich anzeigen lassen. Nehmen wir z.B. an, dass mindestens 3 Personen in Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Organisation eine bestimmte Fähigkeit beherrschen müssen. Unten können Sie dieses Beispiel in unserer Excel-Vorlage sehen:
Erklärung: für die Fertigkeit „Linien starten“ wird festgelegt, dass mindestens 3 Personen in diesem Team diese Fertigkeit mindestens auf Stufe 2 „Selbstständig“ beherrschen müssen. Derzeit besitzen offenbar nur 2 Personen dieses Mindestniveau – also 1 Person zu wenig! Und dieser Mangel ist in Rot gekennzeichnet und deshalb sofort deutlich sichtbar. So einfach ist das.
Für die Qualifikation „Linie 1 betreiben“ gibt es 7 Personen mit Niveau 2 oder höher, und für das Team sind mindestens 4 Personen erforderlich. In diesem Fall befinden sich 3 Personen im Plus und wird alles Grün angezeigt :-).
Die Qualifikationsmatrix ist auch eine gute Grundlage für Ihre Einstellungs- und Ausbildungspolitik. Eine ausgefüllte Matrix gibt nämlich Einblick in den Ausbildungsbedarf der Mitarbeiter und kann als Ausgangspunkt für die Entwicklung von Fachwissen und Fertigkeiten dienen. Eine Qualifikationsmatrix kann auch als Ausgangspunkt für die Rekrutierung und Auswahl dienen, indem sie anzeigt, welche Kompetenzen benötigt werden, um ein bestimmtes Team oder die Organisation als Ganzes zu verbessern.
2. Regelung von Mitarbeiterersatz und Spitzenzeiten
In einer Organisation kann es immer kranke Mitarbeiter oder Spitzenzeiten geben. In einem solchen Fall ist es wichtig, dass schnell Änderungen vorgenommen werden, um die Produktivität und Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Das ist natürlich viel einfacher, wenn man immer einen aktuellen Überblick darüber hat, was bestimmte Mitarbeiter tun dürfen und was nicht.
Eine Qualifikationsmatrix ist ein praktisches Werkzeug, um im Krankheitsfall schnell einen Mitarbeiter zu finden, der über die gleichen Kenntnisse und Fertigkeiten verfügt wie der ausgefallene Experte. Sie hilft auch bei der Bewältigung von Spitzenzeiten innerhalb einer Abteilung, indem Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung zu Hilfe gerufen werden, um bestimmte Aufgaben zu kontrollieren. Dadurch brauchen Sie keine zusätzlichen Zeitarbeiter oder andere Aushilfskräfte hinzuziehen. Mit einer Qualifikationsmatrix verfügen Sie folglich auch in Urlaubs- und Krankheitszeiten über genügend Mitarbeiter.
3. Besserer Überblick über Fortschritte
Eine gut gepflegte Qualifikationsmatrix gibt Einblick in die Fortschritte einzelner Mitarbeiter oder Teams. Faktoren wie Entwicklung, Produktivität und das Wachstum der Anzahl von Fertigkeiten werden nämlich transparent gemacht.
Die Qualifikationsmatrix ist deshalb auch ein gutes Werkzeug, um die Wirksamkeit von Schulungen und Ausbildungen zu testen. Außerdem zeigt die Matrix sofort an, welche Fertigkeiten in Ihrer Organisation noch fehlen oder nicht genügend vorhanden sind.
4. Variables und flexibles Werkzeug
Eine Qualifikationsmatrix ist ein sehr variables und flexibles Werkzeug. In Abhängigkeit von den Bedürfnissen können Sie das Tool auf Teams, bestimmte Abteilungen, Standorte oder Manager konzentrieren. Eine Qualifikationsmatrix bietet also genügend Raum für Maßarbeit, weil Sie sie weitgehend nach Ihren eigenen Wünschen gestalten können.
5. Wertvolle Mitarbeiter im Blickpunkt
Durch das übersichtliche Layout wird auch sofort ersichtlich, wer die universell einsetzbaren Stars in Ihrem Team sind. Diese Mitarbeiter sind für eine Organisation von großem Wert, und es ist gut, wenn Sie sich dessen bewusst sind.
Eigene Qualifikationsmatrizen erstellen
Aber wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix und gibt einem solchen Dokument eine praktische Form? Das zeigen wir anhand des nachstehenden Stufenplans.
Schritt Nr. 1 – die richtigen Basisfragen stellen
Bevor Sie aktiv mit der Gestaltung der Matrix beginnen, ist es wichtig, zunächst fünf entscheidende Basisfragen zu beantworten.
- Welche Qualifikationen, Fertigkeiten und Zertifikate benötigen meine Mitarbeiter?
- Welche Qualifikationen, Fertigkeiten und Zertifikate besitzen meine Mitarbeiter derzeit?
- Gibt es eine Lücke zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand?
- Falls ja – wie können wir die fehlenden Qualifikationen und Fertigkeiten dann entwickeln oder einführen?
- Wie und wo können entwickelte Qualifikationen und Fertigkeiten formell angezeigt werden?
Schritt Nr. 2 – eine Übersicht erstellen
Der zweite Schritt besteht darin, eine Übersicht aller Aspekte zu erstellen, die zu einer bestimmten Rolle oder Funktion gehören. Welche Aufgaben muss ein Mitarbeiter durchführen können und welche Eigenschaften muss er haben, um eine bestimmte Rolle oder Funktion zu erfüllen? Dieser Schritt der Qualifikationsmatrix sagt Ihnen z.B. etwas über die universelle Einsetzbarkeit oder spezifische Spezialisierungen bestimmter Mitarbeiter.
Schritt Nr. 3 – Kategorisierung der Übersicht in spezifische Fähigkeiten
In dieser Phase wird der etwas allgemeinere Überblick in spezifische Fertigkeiten übersetzt, die in einer bestimmten Abteilung oder innerhalb eines bestimmten Segments der Organisation benötigt werden.
Schritt Nr. 4 – Daten miteinander kombinieren
Geben Sie die oben genannten Daten in eine Matrix ein, und bestimmen Sie das Kompetenzniveau der Aspekte für jeden Mitarbeiter innerhalb Ihrer Abteilung oder Organisation.
Qualifikationsmatrizen im Jahr 2020
Obwohl die vorigen Beispiele die Vorteile und das Potenzial einer Qualifikationsmatrix verdeutlichen, symbolisieren sie doch eine etwas altmodische Art der Verwendung dieser Matrizen. Glücklicherweise gibt es heute angenehmere Möglichkeiten, um Qualifikationsmatrizen auch in digitaler Form zu erstellen.
Erstellen einer Qualifikationsmatrix in Excel
Excel ist eine erste digitale Option bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix. Obwohl die Erstellung einer Matrix auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, gibt es im Internet mehrere Excel-Vorlagen für professionelle und praktische Qualifikationsmatrizen. In diesem Blog stellen wir 5 kostenlose Qualifikationsmatrix-Vorlagen für Excel vor.
Es ist vor allem wichtig, das Format einer Vorlage genau zu beachten. Daten und Details können innerhalb des Dokuments beliebig und leicht geändert werden.
Die Vorteile von Excel
Die Erstellung und Aktualisierung einer Qualifikationsmatrix in Excel hat eine Reihe wichtiger Vorteile gegenüber der Verwendung von Papierversionen.
- Es ist preiswert. Sie sparen Druckkosten und zahlen nur wenig für Lizenzgebühren. Excel gehört nämlich standardmäßig zu Microsoft Office – einem Paket, das praktisch alle Unternehmen schon in ihrem IT-System haben.
- Dank Excel können unendlich viele Matrizen digital gespeichert und bearbeitet werden.
- Sie können die Qualifikationsmatrizen in Excel jederzeit bearbeiten, ändern, aktualisieren und auf den neuesten Stand bringen. Arbeiten wie das Hinzufügen von Fähigkeiten oder das Ändern des Qualifikationsniveaus eines bestimmten Mitarbeiters werden dadurch zum Kinderspiel.
Die Nachteile von Excel
Aber bei der Arbeit mit Excel gibt es nicht nur Vorteile. Das Programm hat auch Schwächen, die die Qualität von Qualifikationsmatrizen negativ beeinflussen können. Wir haben die wichtigsten Nachteile einer Qualifikationsmatrix in Excel zusammengefasst.
- Die Aktualisierung von Qualifikationsmatrizen wird noch oft als lästige Pflicht angesehen. Die Gefahr besteht darin, dass Excel-Matrizen nicht immer konsequent aktualisiert werden und deshalb irgendwann nicht mehr aktuell sind.
- Qualifikationsmatrizen in Excel sind fehleranfällig. Eine zufällige Änderung im Code und es klappt nichts mehr.
- Auch die Versionsverwaltung kann in Excel unübersichtlich werden. Wenn beim Speichern etwas schiefgeht oder Mitarbeiter sich gegenseitig verschiedene Versionen zuschicken, wird schnell unklar, wer jetzt tatsächlich die letzte aktualisierte Version besitzt.
- Wenn der Mitarbeiter, der sich um die Erstellung und Aktualisierung der Matrizen kümmert, plötzlich erkrankt oder ausscheidet, kennt niemand in der Organisation mehr den Status der Qualifizierung und Zertifizierung.
- Eine Qualifikationsmatrix in Excel besteht aus vielen Registerkarten und Formeln. Was setzen Sie auf die x- und y-Achse? Wie werden Daten gruppiert: pro Mitarbeiter, Team oder Maschinenlinie? Möchten Sie nur erlangte Zertifikate oder auch Aufgaben sehen? Und wie möchten Sie mit Formeln alles miteinander verbinden? Da die Qualifikationsmatrix immer komplizierter wird, werden Sie schon bald einen Excel-Experten mit Programmierkenntnissen benötigen.
Qualifikationsmanagement-Software
Anstatt sich auf Excel zu verlassen, können Sie sich auch für eine spezielle Qualifikationsmanagement-Software entscheiden, die viele Vorgänge automatisiert, die in Excel noch manuell ausgeführt werden müssen.
Die AG5-Software bietet immer einen sofortigen Überblick über den neusten Stand in Bezug auf die Fertigkeiten, Qualifikationen und Zertifikate aller Mitarbeiter. Dies geschieht auf folgende Weise:
- In AG5 können Teamleiter Änderungen und Schulungsergebnisse direkt am Arbeitsplatz aktualisieren. Das Ergebnis sind Qualifikationsmatrizen, die sich immer auf dem neuesten Stand befinden.
- Mit AG5 können Sie die Arbeitskräfte für ein bestimmtes Projekt direkt mit den Fachkenntnissen und Erfahrungen verknüpfen, die für die Durchführung der Arbeit erforderlich sind. So können Sie für jedes Projekt ein Traumteam zusammenstellen.
- Der Nachteil einer Tabellenkalkulation besteht darin, dass Sie keine Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Zertifikat erneuert werden muss. Mithilfe von AG5 können Benachrichtigungen festgelegt werden – sowohl pro Mitarbeiter oder Zielgruppe als auch pro Zertifikat. So sehen Sie auf einen Blick, welche Zertifikate und Qualifikationen in Kürze ablaufen. Außerdem erhalten sowohl der Mitarbeiter als auch die Personalabteilung rechtzeitig eine automatische Warnung über den Ablauf eines Auffrischungskurses oder Zertifikats.
- Wenn Sie den Namen eines abwesenden Mitarbeiters in AG5 eingeben, erscheint sofort eine Liste mit geeigneten Ersatzkräften, die dem Profil des abwesenden Mitarbeiters hinsichtlich des Qualifikationsniveaus optimal entsprechen.
- Angenommen, eine Produktionslinie müsste geändert werden. Durch die Eingabe der Qualifikation „Änderung der Produktionslinie“ in AG5 sehen Sie sofort, welche Kollegen dies tun können. So können Sie immer sicher sein, dass die Aufgabe sicher und von der richtigen Person ausgeführt wird.
- In AG5 können Sie jede Organisationsstruktur mithilfe eines Drag-and-Drop-Menüs nachahmen und alle möglichen Verbindungen zwischen Personen und den erforderlichen Qualifikationen herstellen. Mit nur wenigen Klicks können Sie anschließend alle gewünschten Matrizen erstellen.
Die Software von AG5 hat also viele Vorteile. Außerdem ist sie einfach zu bedienen und kann – falls gewünscht – innerhalb eines Tages vollständig eingerichtet werden. Das untenstehende Video zeigt, was AG5 im Bereich Kompetenzverwaltung für Ihr Unternehmen tun kann.
Möchten Sie noch mehr über die Kompetenzverwaltungssoftware von AG5 erfahren? Dann fordern Sie jetzt eine kostenlose Demo an!
5 praktische Tipps beim Erstellen einer Qualifikationsmatrix
Unabhängig davon, welche Form Sie wählen (Papier, Excel oder Software), gibt es einige Faktoren, die in allen Fällen für das Erzielen eines optimalen Ergebnisses entscheidend sind. Versuchen Sie bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix immer, die folgenden Tipps zu berücksichtigen.
- Alle Menschen haben ihre Grenzen und Unterschiede. Es ist also definitiv nicht so, dass alle Mitarbeiter in der Praxis gleichviele Aufgaben oder Kompetenzen beherrschen können.
- Die Möglichkeiten, die eine Qualifikationsmatrix bietet, sind nahezu unbegrenzt. Sie können sie so einfach oder komplex gestalten, wie Sie möchten. Aber machen Sie die Matrix nicht unnötig komplex, und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Kompetenzen, Aufgaben, Zertifikate, Diplome und Urkunden für jede Funktion. Wenn man sich zu sehr auf Nebensächlichkeiten konzentriert, wird eine Qualifikationsmatrix schnell unübersichtlich und undurchsichtig.
- Das Erstellen, Ausfüllen und Aktualisieren einer Qualifikationsmatrix erfordert Vorbereitung und Disziplin. Sorgen Sie deshalb für eine gute Vorbereitung und Kommunikation mit den Mitarbeitern.
- Versuchen Sie, separate Matrizen für fachliche Qualifikationen und Sozialkompetenzen zu erstellen, um den Überblick zu behalten. Wenn alle Informationen in eine Matrix gepackt werden, wird sie unübersichtlich.
- Achten Sie in ausreichendem Maß auf branchen- oder industriespezifische Faktoren (Unternehmensgröße, branchenspezifische Qualifikationen und Zertifikate und die Komplexität und Struktur der Organisation), die Ihre Kompetenzverwaltung und die damit verbundenen Qualifikationsmatrizen beeinflussen.
Keine Angst vor Prüfungen mehr!
Der Besuch eines Prüfers ist für viele Unternehmen nervenaufreibend – vor allem, wenn nicht alle relevanten Informationen sofort und zentral zur Verfügung stehen. Mit einer sorgfältig verwalteten Qualifikationsmatrix können Sie Prüfungen viel entspannter entgegensehen. Sie wissen, dass alle relevanten Daten und die beweispflichtigen Dokumente bei einem Arbeitsunfall immer sofort verfügbar sind.
Eine gute Qualifikationsmatrix ist daher in der heutigen Zeit ein unverzichtbares Werkzeug. Sie ist in der Tat ein Abbild der Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten, die in Ihrer Organisation zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind. Glücklicherweise bietet das digitale Zeitalter viele Möglichkeiten, um eine Qualifikationsmatrix schnell und sorgfältig auf dem neuesten Stand zu halten. Excel ist eine Option. Aber mit guter Software können Sie den Überblick über eine Qualifikationsmatrix noch effizienter und einfacher gestalten.
Sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten? Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf, oder lesen Sie hier weitere Informationen. Wir helfen Ihnen gern!
