Quels sont les avantages et les inconvénients de la standardisation des processus opérationnels ?

La standardisation des processus opérationnels est vitale pour les organisations qui cherchent à atteindre des niveaux de qualité élevés et constants. Pourtant, ce n’est pas une priorité pour toutes les entreprises. Une occasion manquée, car cela pourrait être la clé de votre succès !

 

Mais qu’entend-on exactement par standardisation des processus opérationnels ?

Cet article examine principalement la standardisation dans l’industrie manufacturière, car c’est là que nous voyons les plus grands avantages en raison de l’échelle et de la nature répétitive de ses processus opérationnels.

Dans ce contexte, la standardisation implique l’application ou le respect d’une norme interne ou externe lors de la conception, du test ou de la configuration d’un processus donné.

Il s’agit essentiellement de créer un ensemble de règles ou de meilleures pratiques pour chaque processus opérationnel, par exemple un ordre déterminé pour l’exécution de certaines tâches ou des procédures de sécurité à toujours respecter par le personnel.

Vous pouvez appliquer les principes de la standardisation à pratiquement tous les processus opérationnels, qu’il s’agisse de la manière de traiter les appels téléphoniques, de respecter les normes de sécurité ou d’assembler, d’emballer et d’expédier un produit.

Les audits internes sont un bon moyen de vérifier si la standardisation fonctionne bien dans la pratique. Si vous appliquez des normes externes, un organisme de certification externe ou un institut de normalisation peut procéder à des audits externes pour déterminer si votre organisation respecte ses normes de certification.

 

Les avantages

La standardisation des processus opérationnels offre de nombreux avantages intéressants, par exemple :

 

1. La clarté

Les processus complexes comportent souvent des éléments susceptibles d’être interprétés différemment. La standardisation fournit un ensemble clair d’instructions détaillées pour l’exécution de chaque processus opérationnel. Cela garantit une méthode de travail uniforme et claire pour tous les membres du personnel concernés.

 

2. La mesurabilité

La standardisation vous permet de mesurer les résultats et de déterminer votre efficacité et votre productivité.

 

3. La qualité

La standardisation des procédures opérationnelles pour le marketing, la fabrication ou les ventes permet de clarifier les résultats à chaque étape du processus. Cela permet d’établir une norme universelle qui garantit des niveaux de qualité élevés et constants. Cela est excellent pour votre réputation, améliore vos normes de service et fidélise davantage vos clients.

 

4. La répétabilité et la susceptibilité aux erreurs

Si vous avez configuré un processus selon des principes de base et des bonnes pratiques, il est théoriquement possible de répéter le processus à l’infini et à un niveau de qualité élevé et constant. Les processus opérationnels sont ainsi moins exposés aux erreurs humaines.

 

5. La portabilité et la transférabilité

Des standards bien définis peuvent aider les nouveaux employés à se familiariser plus rapidement avec leur nouvelle fonction et à devenir en peu de temps des membres productifs à part entière de l’équipe. De plus, la standardisation permet aux collaborateurs expérimentés de transmettre leurs connaissances plus facilement et plus rapidement aux nouveaux employés.

 

6. L’innovation et l’automatisation

Si vous savez déjà comment fonctionne un processus dans les moindres détails, il devient beaucoup plus facile d’innover et d’automatiser. En retour, vous serez en mesure de mettre en œuvre des améliorations plus rapidement et plus efficacement, tout en obtenant des informations plus précises sur les éléments que vous pouvez automatiser. De plus, l’automatisation des tâches répétitives permet d’effectuer certaines opérations plus rapidement et à moindre coût.

 

7. La productivité

Supposons qu’il existe trois façons d’effectuer une certaine tâche au sein de votre organisation. Il en résultera sans aucun doute des situations dans lesquelles la façon dont vos employés travaillent conduira à une forme ou une autre de conflit. La standardisation garantit l’uniformité dans l’ensemble de votre organisation, de sorte que les équipes et les services puissent travailler plus facilement les uns avec les autres, ce qui génère une synergie et conduit à une plus grande productivité.

 

8. La satisfaction au travail

L’application de normes de qualité élevées aux processus opérationnels peut donner aux travailleurs un sentiment d’appropriation de leur travail. Le sentiment que leur travail est utile et significatif se traduit généralement par des niveaux de satisfaction au travail plus élevés.

Les inconvénients

Comme pour beaucoup d’autres choses, la standardisation a aussi ses inconvénients. Évitez certains des pièges suivants si vous souhaitez tirer le meilleur parti de la standardisation.

 

1. Créativité réduite

La standardisation des processus opérationnels peut parfois étouffer la créativité et l’innovation, car elle implique de figer des méthodes dont le personnel n’est pas autorisé à s’écarter. La diversité et la créativité sont enfermées dans un carcan.

Vous pouvez éviter cet écueil en expliquant en détail l’objectif de la standardisation. La standardisation n’a pas pour but d’étouffer la créativité ou d’écarter les idées prometteuses. Il s’agit plutôt d‘éliminer l’inefficacité et les opérations inefficientes.

Écoutez donc attentivement les employés qui ont de bonnes suggestions sur la manière d’améliorer encore les procédures opérationnelles standard. Et prenez des mesures ou donnez suite à ces suggestions. En effet,  » standardisé  » ne signifie pas  » gravé dans le marbre jusqu’à la fin des temps  » ! De nouvelles idées et améliorations font également partie du processus de standardisation.

 

2. Trop de concessions

Ce sont généralement les opérateurs sur le lieu de travail qui sont responsables en dernier ressort de la mise en œuvre des procédures opérationnelles standardisées. Cependant, de nombreux responsables sont souvent enclins à faire trop de concessions.

Bien qu’il soit important d’être à l’écoute des besoins et des exigences de vos opérateurs, faire trop de concessions peut saper l’effet et l’efficacité de vos efforts de standardisation.

 

3. Fragmentation des données

Il est pratiquement impossible de standardiser vos processus sans disposer de données solides. Un piège potentiel lors de la collecte et de l’utilisation des données est que les informations clés sont trop fragmentées, par exemple elles sont conservées dans des silos séparés et ne sont pas facilement accessibles. La réussite de la standardisation dépend en grande partie de la qualité de la structuration des données.

 

Conseil : utilisez des visuels !

Une fois que vous aurez standardisé vos processus, vous saurez qui peut faire quoi et tout le monde saura comment. Mais pour en tirer parti, par exemple pour être en mesure de trouver rapidement des remplaçants, d’identifier votre personnel le plus qualifié et de constituer les équipes de projet les plus polyvalentes possibles, vous devrez suivre l’évolution de toutes vos aptitudes et compétences. Pour ce faire, rien de mieux que d’utiliser des matrices de compétences ou des logiciels de gestion des compétences. Le logiciel d’AG5 peut vous aider.

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