Was sind die Vor- und Nachteile der Standardisierung von Betriebsabläufen?

Die Standardisierung von Betriebsabläufen ist für Unternehmen, die ein konstant hohes Qualitätsniveau erreichen wollen, von entscheidender Bedeutung. Dennoch...

Die Standardisierung von Betriebsabläufen ist für Unternehmen, die ein konstant hohes Qualitätsniveau erreichen wollen, von entscheidender Bedeutung. Dennoch steht sie nicht auf der Tagesordnung aller Unternehmen. Eine verpasste Gelegenheit – sie könnte der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein!

 

Aber was genau verstehen wir unter der Standardisierung von Betriebsabläufen? Copied

Dieser Artikel befasst sich in erster Linie mit der Standardisierung in der Fertigungsindustrie, da wir hier aufgrund des Umfangs und der sich wiederholenden Abläufe die größten Vorteile sehen.

Standardisierung bedeutet in diesem Zusammenhang die Anwendung oder Einhaltung einer internen oder externen Norm, wenn ein bestimmter Prozess entworfen, getestet oder konfiguriert wird.

Im Wesentlichen geht es darum, eine Reihe von Regeln oder bewährten Verfahren für jeden betrieblichen Prozess zu erstellen, z.B. eine festgelegte Reihenfolge, in der bestimmte Aufgaben ausgeführt werden, oder Sicherheitsverfahren, die von den Mitarbeitern immer einzuhalten sind.

Sie können die Prinzipien der Standardisierung auf praktisch jeden Betriebsablauf anwenden – sei es bei der Bearbeitung von Telefonanrufen, der Einhaltung von Sicherheitsstandards oder der Montage, Verpackung und dem Versand eines Produkts.

Interne Audits sind ein gutes Mittel, um zu prüfen, ob die Standardisierung in der Praxis gut funktioniert. Wenn Sie externe Normen anwenden, kann eine externe Zertifizierungsstelle oder ein Normeninstitut externe Audits durchführen, um festzustellen, ob Ihre Organisation die Zertifizierungsnormen erfüllt.

 

Die Vorteile Copied

Die Standardisierung betrieblicher Abläufe bietet viele interessante Vorteile, z.B.:

 

1. Klarheit

Komplexe Prozesse bestehen oft aus Elementen, die unterschiedlich interpretiert werden können. Eine Normung liefert klare und detaillierte Anweisungen für die Durchführung der einzelnen Arbeitsabläufe. Das gewährleistet eine einheitliche Arbeitsweise, die für alle betroffenen Mitarbeiter klar ist.

 

2. Messbarkeit

Die Standardisierung ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse zu messen und Ihre Effizienz und Produktivität zu bestimmen.

 

3. Qualität

Die Standardisierung von Betriebsabläufen für Marketing, Produktion oder Vertrieb verdeutlicht die Ergebnisse für jede Prozessphase. Letztlich wird damit ein universeller Standard gesetzt, der ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau gewährleistet. Das ist gut für Ihren Ruf, verbessert Ihre Servicestandards und schafft eine größere Kundentreue.

 

4. Reproduzierbarkeit und Fehleranfälligkeit

Wenn Sie einen Prozess nach grundlegenden Prinzipien und bewährten Verfahren konfiguriert haben, ist es theoretisch möglich, den Prozess unendlich oft und in gleichbleibend hoher Qualität zu wiederholen. Dadurch werden betriebliche Abläufe auch weniger anfällig für menschliche Fehler.

 

5. Portabilität und Übertragbarkeit

Gut definierte Standards können dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter schneller in ihrer neuen Rolle zurechtfinden und in kürzester Zeit zu vollwertigen und produktiven Teammitgliedern werden. Außerdem trägt die Standardisierung dazu bei, dass neue Mitarbeiter leichter und schneller vom Wissen erfahrener Mitarbeiter profitieren können.

 

6. Innovation & Automatisierung

Wenn Sie bereits wissen, wie ein Prozess bis ins kleinste Detail funktioniert, wird es viel einfacher, ihn zu erneuern und zu automatisieren. Im Gegenzug können Sie Verbesserungen schneller und effektiver implementieren, während Sie gleichzeitig einen besseren Einblick in die Elemente erhalten, die Sie automatisieren können. Außerdem können Sie durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bestimmte Vorgänge schneller und kostengünstiger durchführen.

 

7. Produktivität

Nehmen wir an, dass es drei Möglichkeiten gibt, um eine bestimmte Aufgabe in Ihrem Unternehmen zu erledigen. Das führt zweifellos zu Situationen, in denen die Art, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, zu irgendeiner Form von Konflikt führt. Die Standardisierung sorgt für Einheitlichkeit im gesamten Unternehmen, so dass Teams und Abteilungen leichter miteinander arbeiten können, was zu Synergie und höherer Produktivität führt.

 

8. Zufriedenheit am Arbeitsplatz

Die Anwendung hoher Qualitätsstandards auf betriebliche Abläufe kann den Arbeitnehmern ein Gefühl der Verantwortung für ihre Arbeit vermitteln. Das Gefühl, dass ihre Arbeit nützlich und sinnvoll ist, führt im Allgemeinen zu einer höheren Arbeitszufriedenheit.


Die Nachteile Copied

Wie viele andere Dinge hat aber auch die Standardisierung ihre Nachteile. Vermeiden Sie einige der folgenden Fallstricke, wenn Sie das Beste aus der Standardisierung machen wollen.

 

1. Reduzierte Kreativität

Die Standardisierung von Betriebsabläufen kann manchmal Kreativität und Innovation ersticken, weil sie Methoden festschreibt, von denen Ihre Mitarbeiter nicht abweichen dürfen. Vielfalt und Kreativität werden in eine Zwangsjacke gesteckt.

Sie können dieses Problem vermeiden, indem Sie das Ziel der Standardisierung ausführlich erläutern. Bei der Standardisierung oder Normung geht es nicht darum, die Kreativität zu ersticken oder vielversprechende Ideen zu verwerfen. Stattdessen geht es darum, Ineffizienz und ineffektive Abläufe zu beseitigen.

Hören Sie also aufmerksam zu, wenn Ihre Mitarbeiter gute Vorschläge zur weiteren Verbesserung der standardmäßigen Arbeitsabläufe machen. Und ergreifen Sie Maßnahmen, oder folgen Sie diesen Vorschlägen. Schließlich bedeutet „standardisiert“ nicht bis zum Ende der Tage in Stein gemeißelt! Neue Erkenntnisse und Verbesserungen sind ebenfalls Teil des Normungsprozesses.

 

2. Zu viele Zugeständnisse

In der Regel sind es die Mitarbeiter am Arbeitsplatz, die letztlich für die Umsetzung der standardmäßigen Arbeitsabläufe verantwortlich sind. Viele Manager neigen jedoch oft dazu, zu viele Zugeständnisse zu machen.

Obwohl es wichtig ist, auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter einzugehen, können zu viele Zugeständnisse die Wirkung und Effizienz Ihrer Standardisierungsbemühungen untergraben.

 

3. Datenfragmentierung

Ohne solide Daten ist es praktisch unmöglich, Ihre Prozesse zu standardisieren. Ein potenzieller Fallstrick bei der Sammlung und Nutzung von Daten besteht darin, dass wichtige Informationen zu sehr fragmentiert sind, z.B. in getrennten Silos aufbewahrt werden und nicht ohne weiteres zugänglich sind. Eine erfolgreiche Standardisierung hängt stark davon ab, wie gut Sie Ihre Daten strukturiert haben.

 

Tipp: machen Sie Ihre Daten übersichtlicher! Copied

Sobald Sie Ihre Prozesse standardisiert haben, wissen Sie, wer was kann. Und jeder weiß, wie etwas zu tun ist. Aber um aus der Standardisierung Nutzen zu ziehen – z.B. um schnell einen Ersatz zu finden, die qualifiziertesten Mitarbeiter zu ermitteln und die vielseitigsten Projektteams zusammenzustellen -, müssen Sie den Überblick über alle in Ihrem Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten und Kompetenzen behalten. Und es gibt keinen besseren Weg als den Einsatz von Kompetenzmatrizen oder einer Kompetenzverwaltungssoftware. Die Software von AG5 kann Ihnen dabei helfen.

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Original version | Juli 8, 2020

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