Wat zijn de voordelen en valkuilen bij de standaardisatie van werkprocessen?

Het standaardiseren van werkprocessen is belangrijk voor organisaties die doorlopend kwaliteit willen bieden. Toch staat standaardisatie niet bij elk bedrijf even hoog op de agenda. Zonde, want het kan een belangrijke sleutel tot succes zijn!

 

Wat we bedoelen met de standaardisatie van werkprocessen

In dit blogartikel zullen we ons vooral richten op het standaardisatieproces binnen productiebedrijven. Redenen zijn dat de werkwijze daar vaak wordt toegepast en erg bruikbaar is door de omvang en het repetitieve karakter van veel werkprocessen.

Werkprocessen standaardiseren houdt in dat je een bepaalde interne of externe norm oplegt en hanteert voor het ontwerpen, testen of inrichten van een bepaald werk- of productieproces.

De standaardisatie van werkprocessen creëert een set van regels en best practices voor het uitvoeren van een bedrijfsproces . Het gaat dan vaak om een vaste volgorde waarin handelingen worden uitgevoerd, maar ook om bepaalde veiligheidsregels die medewerkers te allen tijde in acht moeten nemen.

Standaardisatie kan in principe voor elk werkproces worden ingezet, of het nu gaat om het afhandelen van telefoontjes, het naleven van veiligheidsnormen of het in elkaar zetten, verpakken en verzendklaar maken van waardevolle producten.

Om te testen of standaardisering goed wordt nageleefd, kun je interne audits  in het leven roepen. In het geval van externe standaardisatie voert een certificerings- of normalisatieorganisatie vaak een periodieke externe audit  uit om te kijken of jouw organisatie voldoet aan belangrijke branche- of certificeringsstandaarden.

 

Voordelen van standaardiseren

Het standaardiseren van werkprocessen brengt een aantal voordelen met zich mee. We zetten de belangrijkste pre’s op een rij.

 

1. Standaardisatie schept duidelijkheid

Complexe processen hebben meestal wel een paar onderdelen of facetten die openstaan voor verschillende interpretaties. Standaardisatie geeft je een geheel aan duidelijke instructies waarmee je werkprocessen tot in detail kunt inrichten. Het resultaat: een uniforme werkwijze die voor alle medewerkers duidelijk is.

 

2. Maakt werkprocessen meetbaar

De standaardisatie van werkprocessen stelt je bovendien in staat om de uitkomsten van werkprocessen te meten en daardoor te toetsen op efficiëntie en productiviteit.

 

3. Standaardisatie leidt tot constante kwaliteit

Door werkprocessen als marketing, productie of sales te standaardiseren, wordt helder wat het resultaat van elke stap in een werkproces moet zijn. Zo schep je uiteindelijk een universele standaard die zorgt voor een constant kwaliteitsniveau. Het leveren van continue kwaliteit is goed voor je reputatie, verbetert je servicestandaarden en levert uiteindelijk dus meer trouwe klanten op.

 

4. Herhaalbaar en minder foutgevoelig

Als je een proces volgens vaste basisprincipes en best practises inricht, kun je het meermaals (en in principe zelfs eindeloos vaak) uitvoeren en aanbieden met dezelfde mate van kwaliteit. Werkprocessen worden zo ook herkenbaar en minder vatbaar voor menselijke fouten.

 

5. Processen worden kopieer- en overdraagbaar

Heb je net een nieuwe medewerker aangenomen die snel de fijne kneepjes van het vak moet leren? Goed uitgewerkte standaarden zorgen ervoor dat de nieuweling het werkproces snel onder de knie krijgt en binnen no-time meedraait als volwaardig teamlid. Standaardisatie maakt het voor ervaren rotten bovendien gemakkelijker om hun kennis over een werkproces snel over te brengen op nieuwelingen.

 

6. Innoveren en automatiseren wordt gemakkelijker

Als je eenmaal tot in de kleinste details weet hoe processen precies verlopen, wordt innoveren en automatiseren gemakkelijker. Je kunt sneller en effectiever verbeteringen doorvoeren, terwijl je ook meer zicht krijgt op de handelingen die geautomatiseerd kunnen worden. Dankzij het automatiseren of robotiseren van repetitieve handelingen kun je bepaalde werkprocessen sneller en goedkoper uitvoeren.

 

7. Standaardisatie verbetert de productiviteit

Stel dat je binnen de organisatie drie manieren hebt om een bepaalde taak uit te voeren. Dat leidt er onherroepelijk toe dat je drie verschillende werkwijzen krijgt die op sommige vlakken met elkaar gaan conflicteren. De standaardisatie van werkprocessen zorgt voor een organisatiebrede werkwijze waar iedereen zich aan houdt. Teams en afdelingen werken gemakkelijker samen, waardoor een synergie ontstaat die de productiviteit omhoog stuwt.

 

8. Werkprocessen standaardiseren is goed voor de arbeidsmoraal

Door werkprocessen te voorzien van kwalitatief hoogwaardige performance standaarden, krijgen medewerkers ownership over het werk dat ze uitvoeren. Het gevoel nuttig en goed bezig te zijn leidt over het algemeen tot een betere arbeidsmoraal.

Valkuilen bij standaardisering

Zoals bij zoveel processen heeft ook standaardisatie zijn valkuilen. Wil je van het standaardiseren van werkprocessen echt een doorslaand succes maken? Vermijd dan de onderstaande valkuilen.

 

1. Creativiteit wordt gesmoord

De standaardisatie van werkprocessen wordt soms gezien als de doodsteek voor creativiteit en innovatie. Je giet werkvormen immers in een vaste vorm waar je niet meer vanaf mag wijken. Bruisende diversiteit maakt plaats voor een monocultuur…

Je omzeilt deze valkuil door het doel van standaardisering goed uit te leggen. Het standaardiseren van werkprocessen draait namelijk niet om het verstikken van creativiteit of bij voorbaat afschieten van veelbelovende ideeën: het doel is om inefficiënte en slecht werkende (onderdelen van) werkprocessen te elimineren.

Heeft een medewerker een goed voorstel voor het verder verbeteren van een gestandaardiseerd proces? Neem dit dan serieus en ga er concreet mee aan de slag. Ook gestandaardiseerde werkprocessen zijn niet tot het einde der tijden in steen gebeiteld. Voortschrijdend inzicht en verbetering blijft ook bij standaardiseren belangrijk.

 

2. Te veel concessies doen

De operators op de werkvloer zijn in productiebedrijven de hoofdverantwoordelijkheden voor het implementeren van gestandaardiseerde werkprocessen. Veel managers zijn dan ook geneigd om doorlopend concessies te doen aan operators bij de standaardisering van werkprocessen.

Hoewel je natuurlijk naar de wensen en behoeften van de mensen op de werkvloer moet luisteren, kan het doen van te veel concessies de efficiëntie van een standaardisatieproject ondermijnen.

 

3. Fragmentatie van data

Geen standaardisering zonder goede data-analyse. Een valkuil bij het verzamelen en gebruiken van data is dat belangrijke informatie gefragmenteerd is. Belangrijke gegevens zijn opgeslagen in verschillende silo’s en daarom niet snel en gemakkelijk toegankelijk. De succesvolle standaardisatie van bedrijfsprocessen valt of staat dan ook grotendeels met een gestructureerd datalandschap.

 

Tip: maak taken inzichtelijk

Na standaardisatie weet je precies wie wat doet en hoe iedereen binnen de organisatie zijn of haar taken moet uitvoeren. Door de bijbehorende competenties en vaardigheden inzichtelijk te maken met een skills matrix of skills management software, kun je snel vervanging vinden, je belangrijkste medewerkers identificeren, de meest geschikte persoon voor een bepaalde taak of functie vinden en de beste en veelzijdigste projectteams samenstellen. Onze software helpt je daarbij!

Wil je kennismaken met de software van AG5? Plan dan een live demo in. Wil je eerst nog even oefenen met het maken van een skills matrix? Download dan een Excel-template.

 



Gerelateerde berichten