Cómo Base Logistics Group escaló sus operaciones sin escalar sus problemas
Tres empresas fusionadas, una plataforma unificada y visibilidad instantánea de quién está cualificado para qué.
Una fusión que hizo imposible el sistema antiguo
Cuando Joyce Faustin-van de Ven se incorporó a HealthLink (que forma parte de Base Logistics Group), la operación de cumplimiento se sostenía con archivos de Excel a nivel de departamento. Operar en el mercado médico significa que las cualificaciones y las pruebas de formación están sujetas a auditorías periódicas, y las listas separadas que mantenía cada departamento hacían imposible obtener una visión clara de todo ello.
Luego, la empresa se fusionó con otras dos, y el número de empleados se disparó.
«Seguir trabajando en Excel ya no era una opción», dijo Faustin-van de Ven.
El problema que aparece un martes por la mañana
Más allá de la auditoría anual, una de las pruebas más concretas de cualquier sistema de competencias es el momento en que un responsable necesita saber de inmediato quién puede cubrir un turno abierto.
«Imagínate la situación cuando un empleado está ausente, de baja por enfermedad larga o de vacaciones», dijo Faustin-van de Ven. «En ese caso, queremos poder ver de inmediato qué empleado tiene las mismas cualificaciones, y si se le puede asignar dentro de esa sala o dentro de ese equipo».
Con 600 empleados repartidos entre entidades fusionadas, cada una con su propio historial de formación y requisitos de puesto, esa pregunta solía requerir llamadas telefónicas, búsquedas en hojas de cálculo y conjeturas. Ahora basta con consultarlo en un panel.
Si un empleado se cae, puedes consultar de inmediato qué otro empleado tiene las mismas cualificaciones y está disponible.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
La adopción fue el verdadero reto
Faustin-van de Ven reconoce abiertamente que conseguir que todo el mundo se sumara fue más difícil que implantar un sistema nuevo en sí. Un responsable puede ser un entusiasta que lo adopta desde el principio, pero otro puede que apenas recuerde que Base Logistics tenía un nuevo software que usar.
La clave, entonces, era la sencillez: algo tan fácil de usar, tan perfectamente integrado en las operaciones del día a día, que resultara difícil no utilizarlo.
«Tenía miedo de que los empleados dijeran: “¡Otra herramienta más que tenemos que usar, como si no tuviésemos ya bastantes!”. Por eso tenía que ser un sistema sencillo que ahorrase tiempo en lugar de hacerlo perder. Al final, lo logramos porque AG5 es muy fácil de usar», dijo Faustin-van de Ven.
Listo para auditorías por diseño
Para una empresa que opera bajo requisitos de certificación ISO para dispositivos médicos, la prueba de formación tiene un formato específico e innegociable: la firma del propio empleado confirmando que ha aprendido algo, no solo la validación del formador. La funcionalidad de Firma digital de AG5 en la app cumple directamente ese requisito.
Durante las auditorías, el proceso ahora es sencillo. Los responsables (o los propios empleados) abren el panel, muestran en qué punto está cada empleado en habilidades y competencias, y ahí tienes la evidencia.
Es un sistema muy práctico. No es ciencia espacial: cualquiera puede aprender fácilmente a usarlo y aplicarlo.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
La funcionalidad de Desarrollo personal de AG5 también se ha integrado en la cadencia de trabajo de Base Logistics, con conversaciones estructuradas sobre formación y desarrollo entre responsables y empleados, ahora respaldadas por los datos en vivo que hay detrás, en lugar de instantáneas recopiladas manualmente.
«En comparación con hace un año, hemos avanzado muchísimo», dijo Faustin-van de Ven.
