Base Logistics Group

¿Por qué estabais buscando una alternativa a las hojas de cálculo?

HealthLink (que forma parte de Base Logistics Group) opera en el sector médico, donde las cualificaciones, formaciones y competencias son de suma importancia para las auditorías internas y de los clientes.

Nuestros procedimientos están descritos en nuestro sistema de gestión de la calidad, y se nos audita para verificar su cumplimento. Por eso buscábamos herramientas para la calidad y el cumplimiento.

Los distintos departamentos tenían listas de Excel separadas. Así que la información nunca era global. Los departamentos de Formación y de Desarrollo y Calidad, al igual que la dirección, querían un panel donde pudieran ver directamente: ¿Cuál es la situación del trabajador? ¿Tiene todas las competencias y certificados de formación?

¿Cómo era la situación antes de AG5?

Cuando entré en HealthLink, allí trabajaban 150 personas. Como luego nos fusionamos con otras dos empresas, llegamos a tener 600 empleados a la vez.

Imagínate la situación si un empleado está ausente, de baja por enfermedad larga o de vacaciones. Ahí queríamos poder ver de inmediato: ¿Qué empleado tiene las mismas cualificaciones? ¿Puedo incluirle en esa sala o en ese equipo?

Seguir trabajando en Excel ya no era factible.

¿Cómo encontrasteis AG5?

Buscamos en internet, hicimos una lista de herramientas, y AG5 estaba entre ellas. Tenía miedo de que los empleados dijeran: «¡Otra herramienta más! ¡Como si no tuviésemos bastantes!» Por tanto, tenía que ser un sistema sencillo que nos ahorrase tiempo.

Antes lo hacían todo manualmente en Excel, de una forma muy poco organizada, pero aún así es un reto llegar al compromiso de que todo el mundo trabaje en AG5. Porque mientras que a algunos gestores o empleados les encanta y lo utiliza activamente, otros piensan: «¿Qué será eso del AG5?». Pero lo hemos logrado, porque AG5 es muy fácil de usar.

¿Ves mejoras?

Si lo comparas con hace un año, hemos avanzado un paso enorme. Por ejemplo, en el ciclo de desarrollo personal hay momentos fijos del año en los que un directivo se sienta con sus empleados: «¿Cuál es el estado de tu formación y tus competencias?». Ahora AG5 forma parte de estas reuniones. La dirección tiene información global sobre todos los departamentos, equipos y empresas, con lo que puede gestionarlo todo mejor y ahorrarse tiempo.

Durante las auditorías se pueden seleccionar los paneles para ver las habilidades y competencias de cualquier empleado. Todo está en el panel de control, incluidos los certificados de formación.

Los empleados añaden su firma digital obligatoria a los certificados de formación en la app de AG5

¿Qué funcionalidad necesitáis para las auditorías?

En nuestra organización los certificados de formación deben llevar la firma de un empleado con un identificador: no solo el formador sino también los empleados deben confirmar que han aprendido algo. Esto es obligatorio para la certificación ISO de productos sanitarios. Por eso en la nueva app de AG5 los empleados pueden añadir directamente una firma digital, lo que nos facilita mucho las cosas.

En el momento en que un nuevo empleado empieza a trabajar aquí, en AG5 ya aparecen automáticamente a su nombre las competencias que necesita aprender. Es un sistema muy cómodo. Además es muy sencillo de usar: cualquiera puede aprender a manejarlo.

En nuestro sistema de e-learning, Easy Generator, creamos cursos online, exámenes y encuestas. Y Easy Generator pronto estará vinculado para que los resultados de los participantes sean visibles directamente en AG5. Eso también ahorra un montón de tiempo.