Base Logistics Group

Waarom waren jullie op zoek naar een vervanging voor spreadsheets?

HealthLink (onderdeel van Base Logistics Group) is actief in de medische markt, waar kwalificaties, trainingen en skills enorm belangrijk zijn voor klantaudits en interne audits.

Onze procedures staan beschreven in ons Quality Management Systeem, en daar worden we op geauditeerd. Dus zochten we vanuit kwaliteit- en compliance-oogpunt naar tooling.

Verschillende afdelingen hadden allemaal losse Excel-lijstjes. Dus had je nooit het totaaloverzicht. Vooral de afdelingen Learning & Development en Quality, maar ook het management wilde een dashboard waarin ze direct konden zien: Waar staat de medewerker? Heeft die alle skills en trainingsbewijzen?

How was de situatie voor AG5?

Toen ik bij HealthLink binnenkwam zaten er 150 mensen. Doordat we daarna zijn gefuseerd met twee andere bedrijven hadden we in één keer 600 medewerkers.

Denk maar aan de situatie dat een medewerker uitvalt, of langdurig ziek is, of met vakantie. Dan wilden we gelijk kunnen zien: welke medewerker heeft dezelfde kwalificaties, en kan ik dan inzetten binnen die hal of binnen dat team?

In Excel blijven werken was gewoon niet meer haalbaar.

Hoe hebben jullie AG5 gevonden?

We hebben op internet gekeken en een shortlist gemaakt van tools, en daar zat AG5 ook tussen. Ik was bang dat medewerkers zouden zeggen: ‘Weer een nieuwe tooling die we moeten gebruiken, we hebben er al zo veel’. Daarom moest het een simpel systeem zijn dat tijd scheelt in plaats van tijd kost.

Ze deden alles handmatig in Excelletjes, totaal niet overzichtelijk, maar toch is het dan een challenge om het commitment te krijgen dat iedereen in AG5 gaat werken. Want de ene manager of medewerker vindt het superleuk en maakt er ook actief gebruik van, maar een ander denkt: ‘O ja, AG5, wat was dat ook alweer?’ Dat is gelukt, doordat AG5 zo gebruikersvriendelijk is.

Zie je verbeteringen?

Als je het vergelijkt met een jaar geleden, hebben we megastappen gemaakt. In de Personal Development-cyclus bijvoorbeeld: vaste momenten in het jaar dat een manager met medewerkers zit: Hoe staat het ervoor met je trainingen, met je skills? Daar is AG5 nu onderdeel van. Het management heeft nu een totaaloverzicht van alle afdelingen en teams en bedrijven, dus ze kunnen daar beter op sturen en het scheelt ook tijd.

Tijdens audits pak je er een aantal dashboards bij: vertel eens hoe deze medewerker er voor staat in zijn skills en competenties. Dat staat allemaal in het dashboard, inclusief de trainingsbewijzen.

Medewerkers voorzien trainingsbewijzen van hun verplichte digitalehandtekening in de AG5-app

Welke functionaliteit hebben jullie nodig voor audits?

Trainingsbewijzen moeten bij ons voorzien zijn van een handtekening van de medewerker met een kenmerk: niet alleen de trainer, maar ook de medewerkers moeten bevestigen dat ze iets hebben geleerd. Dat is verplicht voor de ISO certificering voor medical devices. In de nieuwe app van AG5 kunnen medewerkers daarom direct een digitale handtekening zetten, wat dat ook weer makkelijker maakt.

Op het moment dat er een nieuwe medewerker start bij ons, hangen er in AG5 automatisch al een aantal skills onder zijn naam die hij moet leren. Het is gewoon een heel handig systeem. Het is geen rocket science zeg maar, iedereen kan het makkelijk leren en toepassen.

Wij maken online cursussen, toetsen en surveys in ons e-learningsysteem Easy Generator. En Easy Generator wordt binnenkort gekoppeld, zodat de resultaten van de deelnemers direct in AG5 zichtbaar zijn. Dat scheelt ook weer een hoop extra tijd.