Come Base Logistics Group ha ampliato le proprie operazioni senza ampliare i propri problemi
Tre aziende unite, un’unica piattaforma unificata e visibilità immediata su chi è qualificato per cosa.
Una fusione che ha reso impossibile il vecchio sistema
Quando Joyce Faustin-van de Ven è entrata in HealthLink (parte di Base Logistics Group), le operazioni di conformità erano tenute insieme da file Excel a livello di reparto. Operare nel mercato medico significa che le qualifiche e le prove di formazione sono soggette ad audit regolari, e le liste separate che ogni reparto manteneva rendevano impossibile avere un quadro chiaro di ciascuna di esse.
Poi l’azienda si è fusa con altre due, e il numero di dipendenti è salito alle stelle.
“Continuare a lavorare in Excel semplicemente non era più un’opzione”, ha detto Faustin-van de Ven.
Il problema che si presenta un martedì mattina
Più che l’audit annuale, uno dei test più concreti di qualsiasi sistema di competenze è il momento in cui un responsabile deve sapere immediatamente chi può coprire un turno scoperto.
“Considera la situazione in cui un dipendente si assenta, o va in malattia a lungo termine, o in vacanza”, ha detto Faustin-van de Ven. “In questo caso, vogliamo essere in grado di vedere subito quale dipendente ha le stesse qualifiche, e questa persona può essere assegnata a quel reparto o a quel team?”
Con 600 dipendenti distribuiti tra entità unite, ciascuna con le proprie storie di formazione e requisiti di ruolo, quella domanda richiedeva telefonate, ricerche nei fogli di calcolo e supposizioni. Ora è una semplice consultazione della dashboard.
Se un dipendente si assenta, puoi subito verificare quale altro dipendente ha le stesse qualifiche ed è disponibile.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
L’adozione è stata la vera sfida
Faustin-van de Ven ammette candidamente che ottenere l’impegno di tutti è stato più difficile dell’implementazione del nuovo sistema stesso. Un responsabile poteva essere un entusiasta early adopter, ma un altro poteva a malapena ricordare che Base Logistics aveva un nuovo software da usare.
La chiave, quindi, era la semplicità: qualcosa di così facile da usare, così perfettamente integrato nelle operazioni quotidiane, da rendere difficile non utilizzarlo.
“Temevo che i dipendenti avrebbero detto: ‘Un altro nuovo strumento da usare, ne abbiamo già fin troppi.’ Proprio per questo doveva essere un sistema semplice, che facesse risparmiare tempo invece di farne perdere. Alla fine ce l’abbiamo fatta, perché AG5 è davvero facile da usare”, ha detto Faustin-van de Ven.
Pronto per l’audit fin dalla progettazione
Per un’azienda che opera secondo i requisiti di certificazione ISO per i dispositivi medici, la prova della formazione ha un formato specifico e non negoziabile: la firma del dipendente stesso che conferma di aver appreso qualcosa, non solo l’approvazione del formatore. La funzione Firma Digitale di AG5 nell’app soddisfa direttamente questo requisito.
Durante gli audit, il processo è ora semplice. I responsabili (o i dipendenti stessi) aprono la dashboard, mostrano a che punto è ogni dipendente su competenze e abilità, ed ecco la prova.
È semplicemente un sistema molto comodo. Non è scienza missilistica: chiunque può facilmente imparare a usarlo e applicarlo.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
La funzione Sviluppo Personale di AG5 è stata integrata anche nel ritmo di lavoro di Base Logistics, con conversazioni strutturate su formazione e sviluppo tra responsabili e dipendenti ora supportate dai dati in tempo reale anziché da istantanee compilate manualmente.
“Rispetto a un anno fa, abbiamo fatto molta strada”, ha detto Faustin-van de Ven.
