Base Logistics Group

Warum wollten Sie Ihre Tabellenkalkulation ablösen?

HealthLink (Teil der Base Logistics Group) ist im medizinischen Bereich tätig, wo Qualifikationen, Ausbildung und Fähigkeiten für Kunden- und interne Audits von entscheidender Bedeutung sind.

Unsere Prozesse sind im Qualitätsmanagementsystem beschrieben und unterliegen strengen Audits. Wir suchten nach Hilfsmitteln, um Qualität und Konformität zu gewährleisten.

Verschiedene Abteilungen führten ihre eigenen Excel-Listen, was zu einem Mangel an Übersicht führte. Insbesondere die Abteilungen Learning & Development, Quality und Management wünschten sich ein Dashboard, das einen sofortigen Überblick bietet: Wo steht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter? Verfügt jeder über die erforderlichen Kompetenzen und Schulungsnachweise?

Wie war die Situation vor AG5?

Als ich zu HealthLink kam, zählten wir ursprünglich 150 Mitarbeiter. Nach der Fusion mit zwei anderen Unternehmen wuchs unsere Belegschaft plötzlich auf 600 Mitarbeiter an.

Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter braucht eine Auszeit, ist längerfristig krankgeschrieben oder nimmt Urlaub. In solchen Fällen ist es wichtig, sofort zu erkennen, welche Kollegin oder welcher Kollege über ähnliche Qualifikationen verfügt und die Position im Team oder in der Abteilung übernehmen kann.

Weiterhin mit Excel zu arbeiten war einfach nicht mehr praktikabel.

Wie sind Sie auf AG5 aufmerksam geworden?

Wir führten eine Desktop-Recherche durch, um passende Tools zu finden, und AG5 tauchte auf unserer Liste auf. Ich fürchtete, dass unsere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter skeptisch sein könnten angesichts eines weiteren neuen Tools, das sie nutzen müssen, da sie bereits viele verwenden. Daher war es entscheidend, dass das System einfach zu bedienen ist und Zeit spart, anstatt Zeit zu beanspruchen.

Bis dato wurden alle Aufgaben manuell in Excel-Tabellen erledigt, was es schwierig machte, einen klaren Überblick zu behalten. Es war dennoch eine Herausforderung, alle für die Einführung von AG5 zu gewinnen. Einige Manager und Mitarbeiter waren begeistert von der Aussicht, das neue Tool aktiv zu nutzen, während andere vielleicht dachten: „AG5? Was war das noch gleich?“ Schlussendlich konnten wir AG5 erfolgreich einführen, da es so benutzerfreundlich ist.

Sehen Sie Fortschritte?

Im Vergleich zum letzten Jahr haben wir enorme Fortschritte gemacht. Zum Beispiel im Personalentwicklungszyklus: Geplante Schlüsselmomente, in denen sich Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern treffen, um deren Fortschritte in Bezug auf Ausbildung und Fähigkeiten zu besprechen. AG5 ist in den Zyklus integriert. Das Management hat nun einen umfassenden Überblick über alle Abteilungen, Teams und Unternehmen, was zu einer effektiveren Führung und Zeitersparnis führt.

Schauen Sie sich einige der Audit-Dashboards an: Hier können Sie sehen, wie die Mitarbeiter:innen in Bezug auf ihre Fähigkeiten und Kompetenzen abschneiden. Das Dashboard bietet einen vollständigen Überblick, einschließlich Schulungsnachweisen.

Mitarbeiter:innen erbringen den Schulungsnachweis mit ihrer obligatorischen digitalen Unterschrift in der AG5-Anwendung.

Welche Funktionen benötigen Sie für die Audits?

In unserem Unternehmen ist es entscheidend, dass der Schulungsnachweis die Unterschrift der Mitarbeiter mit Referenz enthält. Sowohl das Schulungspersonal als auch die Mitarbeiter müssen bestätigen, dass sie das Gelernte verstanden haben. Dies ist für die ISO-Zertifizierung von Medizinprodukten vorgeschrieben. In der neuen AG5-Anwendung können Mitarbeiter:innen problemlos eine digitale Signatur hinzufügen, was den Prozess weiter vereinfacht.

AG5 automatisiert auch den Prozess für neue Mitarbeiter:innen, indem es automatisch eine Liste der zu erlernenden Fähigkeiten im Mitarbeiterportal erstellt. Es ist wirklich ein sehr praktisches System. Es ist einfach und intuitiv zu bedienen – jeder kann es schnell erlernen und nutzen.

Mit unserem E-Learning-System Easy Generator können wir Online-Kurse, Tests und Umfragen erstellen. Bald wird Easy Generator auch mit AG5 integriert sein, sodass die Ergebnisse der Teilnehmer:innen direkt in AG5 sichtbar sind. Das spart noch einmal viel Zeit.