Wie die Base Logistics Group ihre Abläufe skalierte, ohne ihre Probleme zu skalieren
Drei fusionierte Unternehmen, eine einheitliche Plattform und sofortige Transparenz darüber, wer für was qualifiziert ist.
Eine Fusion, die das alte System unmöglich machte
Als Joyce Faustin-van de Ven zu HealthLink (Teil der Base Logistics Group) kam, wurde der Compliance-Betrieb durch Excel-Dateien auf Abteilungsebene zusammengehalten. Die Tätigkeit im medizinischen Markt bedeutet, dass Qualifikationen und Schulungsnachweise regelmäßigen Audits unterliegen, und die separaten Listen, die jede Abteilung führte, machten es unmöglich, ein klares Bild von ihnen zu erhalten.
Dann fusionierte das Unternehmen mit zwei weiteren, und die Mitarbeiterzahl stieg sprunghaft an.
„Weiterhin mit Excel zu arbeiten war einfach nicht mehr praktikabel“, sagte Faustin-van de Ven.
Das Problem, das an einem Dienstagmorgen auftaucht
Anstatt des jährlichen Audits ist einer der konkretesten Tests für jedes Kompetenzsystem der Moment, in dem ein Manager sofort wissen muss, wer eine offene Schicht übernehmen kann.
„Stellen Sie sich die Situation vor, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter freihat, längerfristig krankgeschrieben ist oder Urlaub nimmt“, sagte Faustin-van de Ven. „In diesem Fall möchten wir sofort sehen können, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter die gleichen Qualifikationen besitzt und ob diese Person innerhalb dieser Halle oder innerhalb dieses Teams eingesetzt werden kann?“
Bei 600 Mitarbeitern, verteilt auf fusionierte Einheiten, jede mit ihrer eigenen Schulungshistorie und ihren eigenen Rollenanforderungen, erforderte diese Frage früher Telefonate, Tabellenkalkulationssuchen und Vermutungen. Jetzt ist es ein Blick ins Dashboard.
Wenn ein Mitarbeiter ausfällt, kann man sofort nachsehen, welcher andere Mitarbeiter die gleichen Qualifikationen hat und verfügbar ist.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
Die Akzeptanz war die eigentliche Herausforderung
Faustin-van de Ven gibt offen zu, dass es schwieriger war, alle ins Boot zu holen, als ein neues System selbst zu implementieren. Ein Manager mag ein enthusiastischer Early Adopter sein, aber ein anderer erinnert sich vielleicht kaum daran, dass Base Logistics eine neue Software zu verwenden hatte.
Der Schlüssel war also Einfachheit – etwas so einfach zu bedienendes, so nahtlos in den täglichen Betrieb integriertes, dass es schwierig wurde, es nicht zu nutzen.
„Ich befürchtete, dass die Mitarbeiter sagen würden: ‚Schon wieder ein neues Tool, das wir nutzen müssen, wir haben schon so viele.‘ Deshalb musste es ein einfaches System sein, das Zeit spart, anstatt Zeit zu kosten. Letztendlich waren wir erfolgreich, weil AG5 so benutzerfreundlich ist“, sagte Faustin-van de Ven.
Audit-ready by Design
Für ein Unternehmen, das unter ISO-Zertifizierungsanforderungen für Medizinprodukte arbeitet, hat der Schulungsnachweis ein spezifisches und nicht verhandelbares Format: die eigene Unterschrift des Mitarbeiters, die bestätigt, dass er etwas gelernt hat, nicht nur die Abzeichnung des Trainers. Die Digital Signature-Funktion von AG5 in der App erfüllt diese Anforderung direkt.
Bei Audits ist der Prozess jetzt unkompliziert. Manager (oder die Mitarbeiter selbst) rufen das Dashboard auf, zeigen, wo jeder Mitarbeiter in Bezug auf Fähigkeiten und Kompetenzen steht, und schon haben Sie den Nachweis.
Es ist einfach ein sehr praktisches System. Es ist keine Raketenwissenschaft – jeder kann es leicht lernen zu bedienen und anzuwenden.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
Die Personalentwicklungsfunktion von AG5 wurde ebenfalls in den Arbeitsablauf von Base Logistics integriert, wobei strukturierte Schulungs- und entwicklungsbezogene Gespräche zwischen Managern und Mitarbeitern nun durch die dahinterliegenden Live-Daten und nicht durch manuell zusammengestellte Momentaufnahmen unterstützt werden.
„Im Vergleich zu vor einem Jahr haben wir einen sehr langen Weg zurückgelegt“, sagte Faustin-van de Ven.
