5 idées pour l’amélioration continue au travail

Les clients et les partenaires commerciaux sont de plus en plus exigeants en ce qui concerne les niveaux...

Les clients et les partenaires commerciaux sont de plus en plus exigeants en ce qui concerne les niveaux de service fournis par votre organisation. C’est pourquoi l’amélioration continue est un excellent moyen de faire évoluer votre organisation.

Mais qu’est-ce que l’amélioration continue ? Et quels sont les outils et les méthodes disponibles pour vous aider ?

 

Mais qu’est-ce que l’amélioration continue ? Copied

L’amélioration continue est une série d’ajustements progressifs visant à améliorer la productivité, la qualité et les délais d’exécution.

Souvent, elle comporte une dimension financière – la limitation des coûts, qui peut être soit l’objectif réel de la mise en œuvre de l’amélioration continue, soit un simple avantage accessoire.

Mais surtout, l’amélioration continue ne consiste pas à prendre des mesures ponctuelles. Comme son nom l’indique, il s’agit d’améliorations continues, c’est-à-dire d’un processus.

De plus, elle encourage l’initiative personnelle et une plus grande autonomie sur le lieu de travail, car le personnel suggère et met en œuvre lui-même les améliorations.

 

Comment cela fonctionne-t-il ? Copied

Le processus d’amélioration continue peut être divisé en trois étapes :

  1. La première étape consiste à générer et à analyser des suggestions d’amélioration. Il s’agit de la phase d’orientation au cours de laquelle vous identifiez les valeurs et les objectifs fondamentaux de votre organisation et les reliez aux besoins et aux exigences de vos clients. Ensuite, vous devez déterminer dans quelle mesure vos processus opérationnels actuels correspondent à votre image idéale.
  2. La deuxième étape consiste à mettre en œuvre les suggestions d’amélioration de l’étape 1. N’oubliez pas d’impliquer le plus grand nombre possible de parties prenantes : employés des différents services, fournisseurs, clients, etc.
  3. Enfin, la troisième étape est axée sur le suivi et l’apprentissage. Il est également important de vérifier si les améliorations que vous avez mises en œuvre ont réellement l’effet escompté.

Plus vous êtes cohérent, plus l’amélioration continue est bénéfique. Les processus se déroulent également de manière plus fluide et plus rentable, car les temps de traitement diminuent et les erreurs sont moins fréquentes. De plus, vous en apprenez davantage sur vos clients et votre personnel a une meilleure compréhension des objectifs généraux de votre organisation. En fin de compte, cela permettra à votre organisation d’être plus flexible et de mieux résister à l’avenir.

L’amélioration continue a également un effet positif sur la satisfaction, l’engagement et la productivité des employés.


Méthodes populaires d’amélioration continue Copied

Il existe plusieurs façons de mettre en œuvre l’amélioration continue, séparément ou en combinaison. Vous trouverez ci-dessous cinq idées pour vous aider à démarrer :

 

1. Brainstorming

Des séances régulières de brainstorming et/ou des groupes de réflexion permettent aux individus et aux organisations dans leur ensemble de réfléchir aux moyens d’apporter des améliorations.

Elles peuvent également contribuer à combler tout fossé existant entre le personnel et les responsables. Veillez à ce qu’un ou plusieurs membres de l’équipe de direction et les superviseurs de l’atelier assistent toujours à ces sessions.

Mais quelle est la meilleure façon de structurer une séance de brainstorming ou un groupe de réflexion ? Commencez par dresser une liste des sujets que vous souhaitez aborder et cochez-les un par un. Les réunions se déroulent ainsi de manière plus harmonieuse et plus productive.

Lorsque vous traitez une question particulière, veillez à donner à chaque participant l’occasion de présenter ses idées ou ses solutions. Ensuite, évaluez, analysez et discutez chaque solution afin de déterminer sa viabilité ou sa faisabilité.

 

2. Enquêtes et sondages

De nombreuses organisations se concentrent exclusivement sur le feedback des clients et des fournisseurs, mais omettent de demander un feedback à leur propre personnel. Le feedback du personnel est tout aussi important ! Les enquêtes et les sondages sont d’excellents outils pour découvrir les blocages ou les points à améliorer.

Les cadres moyens et supérieurs ont généralement tendance à avoir une vue d’ensemble, tandis que le personnel de l’atelier a souvent un œil plus attentif aux détails que la direction a tendance à négliger.

 

3. Audits internes

Les audits internes sont un excellent moyen d’améliorer vos efforts d’amélioration continue ! La principale différence entre un audit interne et un audit externe réside dans le fait que l’audit interne est réalisé par une personne au sein de votre organisation. Les audits internes portent systématiquement sur un ou plusieurs processus organisationnels.

Ils fournissent également des informations sur un certain nombre de questions. Par exemple, respectez-vous l’ensemble de la législation et de la réglementation en vigueur ? Et répondez-vous à toutes les exigences des normes de qualité ? De plus, les audits internes permettent de jeter un regard neuf sur l’efficacité opérationnelle et les coûts des processus.

 

4. Programmes de formation

Dans un monde qui évolue rapidement, les organisations et les individus ne peuvent réellement s’améliorer que grâce à l’apprentissage tout au long de la vie. En proposant des programmes de formation ciblés, vous aidez votre personnel à élargir son éventail d’aptitudes et de compétences et à devenir plus polyvalent. C’est également utile en cas d’absence d’un employé pour cause de maladie ou de vacances – le fait d’avoir des remplaçants à portée de main vous aide à préserver la continuité de votre organisation.

La formation contribue également à accélérer la numérisation en automatisant les tâches répétitives. La combinaison de la formation numérique et de l’automatisation permet à toute personne autorisée de démarrer et de gérer un processus donné.

 

5. Gestion des compétences

La gestion des compétences joue également une fonction importante dans l’amélioration continue. Vous devez savoir ce que votre personnel peut et ne peut pas faire si vous voulez vous concentrer sur les améliorations à apporter. En répertoriant l’expertise et l’expérience de votre personnel, vous obtiendrez de bien meilleures informations sur vos efforts d’amélioration continue.

La mise en place de procédures solides de gestion des compétences est également utile à d’autres égards. Cela vous aidera à :

  • trouver rapidement et facilement des remplaçants ou de la main-d’œuvre supplémentaire lorsque quelqu’un est malade, en vacances ou pendant les périodes de pointe
  • suivre avec plus de précision les progrès du personnel / des processus
  • identifier les personnes clés au sein de l’entreprise

L’utilisation d’un tableur pour créer des matrices de compétences est une excellente première étape, mais toute personne souhaitant adopter une approche plus professionnelle devrait examiner de près l’utilisation d’un logiciel de gestion des compétences spécialement conçu à cet effet.

Pourquoi ne pas lire notre article : Comment l’amélioration continue et la gestion des compétences vont-elles de pair ?

 

L’amélioration continue est une nécessité Copied

L’amélioration continue n’est plus un luxe, c’est une nécessité absolue. Elle permet à votre organisation de répondre avec souplesse et rapidité au besoin permanent de numérisation, à l’évolution en dents de scie du marché et aux demandes en constante évolution des clients. Tirez pleinement parti des conseils que nous vous avons donnés dans cet article et familiarisez-vous avec l’amélioration continue !

 

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Original version | novembre 26, 2020

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