5 ideeën voor continuous improvement op de werkvloer

Klanten en zakelijke partners stellen steeds hogere eisen aan het geleverde dienstverleningsniveau. Continuous improvement (continu verbeteren) op de werkvloer zorgt ervoor dat jouw organisatie ook in uitdagende tijden bijblijft. Maar wat is continuous improvement precies? En welke methoden en tools kun je inzetten?

 

Wat is continuous improvement?

Continuous improvement is een werkwijze die door middel van kleine (meestal stapsgewijs doorgevoerde) aanpassingen de productiviteit, kwaliteit en doorlooptijd van een proces verbetert.

Continu verbeteren heeft meestal ook een financiële dimensie: het beperken van de kosten is namelijk vaak een doel op zich of bijkomend voordeel van continuous improvement.

Een ander kenmerk van de werkwijze is dat continuous improvement niet uitgaat van eenmalige maatregelen. Het is de bedoeling om een continue procesverbetering te realiseren.

Bovendien is er op de werkvloer veel ruimte voor eigen initiatief en zelfredzaamheid: verbeteringen worden door de medewerkers zelf gedragen en doorgevoerd.

 

Werkwijze

Het proces van continuous improvement kunnen we opdelen in een drietal fases of stappen.

  1. Analyseren en verbetersuggesties genereren. Dit is de verkennende fase waarin je de kernwaarden en hoofddoelen van je organisatie vastlegt en koppelt aan klantwensen en -behoeften. Vervolgens kijk je in hoeverre huidige bedrijfsprocessen aansluiten op dit ideaalbeeld.
  2. In de tweede fase ga je de verbetersuggesties die in de verkennende fase zijn opgesteld realiseren. Probeer zoveel mogelijk stakeholders (medewerkers van diverse afdelingen, leveranciers, klanten) bij het verbetertraject te betrekken.
  3. Uiteraard valt of staat continu verbeteren met monitoren en leren. Je moet immers ook kunnen controleren of de doorgevoerde verbeteringen het gewenste effect hebben.

Continuous improvement levert veel op als je de werkwijze goed en consequent doorvoert. Omdat de doorlooptijd afneemt en de foutenlast vermindert, verlopen processen efficiënter en goedkoper. Bovendien neemt de kennis over je klanten toe, terwijl medewerkers meer inzicht krijgen in de bredere organisationele doelstellingen van je bedrijf. Hierdoor wordt de organisatie op den duur ook flexibeler en toekomstbestendiger.

Continuous improvement heeft ook een positieve invloed op de tevredenheid, het werkplezier, de betrokkenheid en de productiviteit van medewerkers.

Populaire methodes voor continu verbeteren

Er zijn diverse methodes die je, afzonderlijk of in combinatie met elkaar, kunt gebruiken om werk te maken van continu verbeteren. We zetten de belangrijkste manieren voor je op een rij.

 

1. Brainstorm

Door regelmatig brainstormsessies en/of denktanks te houden, blijf je zowel op individueel als organisationeel niveau continu nadenken over mogelijke verbeteringen.

 

Brainstormsessies kunnen een brug vormen tussen managers en de mensen op de werkvloer. Zorg dus dat ze altijd bijgewoond worden door op een of enkele leden van het managementteam en een supervisor die dagelijks op de werkvloer staat.

 

De beste manier om een brainstormsessie of denktankbijeenkomst te structureren? Stel vooraf een lijstje op met onderwerpen die je wilt bespreken en werk dit puntsgewijs af. Zo is de kans het grootst dat de meeting gestroomlijnd en productief verloopt.

 

Ligt een bepaald onderwerp op tafel? Geef dan elke deelnemer aan de sessie de kans om een oplossing of idee te berde te brengen. Vervolgens ga je elke oplossing toetsen, analyseren en bespreken om te kijken of ze praktisch haalbaar en betaalbaar is.

 

2. Enquêtes en peilingen

Veel bedrijven focussen zich exclusief op wat klanten en leveranciers vinden, maar de meningen en feedback van het personeel zijn minstens zo belangrijk. Enquêtes en peilingen zijn goede tools om pijn- en verbeterpunten voor het voetlicht te brengen.

 

Waar directieleden en managers veelal exclusief oog hebben voor het brede plaatje, kunnen mensen op de werkvloer je vaak wijzen op details die je als leidinggevende of supervisor over het hoofd ziet.

 

3. Interne audit

Ook een interne audit is een goede manier om continuous improvement naar een hoger niveau te tillen. Het verschil met een externe audit is dat de interne variant wordt uitgevoerd door mensen die werkzaam zijn bij de onderzochte organisatie. Een interne audit richt zich op het doorlichten van één of meer processen binnen de organisatie en wordt systematisch uitgevoerd.

 

Een interne audit geeft inzicht in verschillende zaken: voldoe je aan alle noodzakelijke wet- en regelgeving? En hoe zit het met het naleven van je kwaliteitsstandaarden? Daarnaast zorgt een interne audit voor een betere kijk op de operationele efficiëntie en het kostenplaatje van belangrijke bedrijfsprocessen.

 

4. Trainingen

In een snel veranderende wereld kunnen organisaties en individuen zich alleen doorlopend blijven verbeteren door regelmatig nieuwe dingen te leren. Met gerichte training kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat medewerkers hun pakket aan competenties en vaardigheden uitbreiden en zo breder inzetbaar worden. Handig, want zo kan een proces gewoon blijven doordraaien als mensen ziek of met vakantie zijn.

 

Trainingen versnellen ook het digitaliseringsproces binnen je organisatie door medewerkers repetitieve taken uit handen te nemen. Dankzij de combinatie van digitale training en goede automation tools kan iedereen met toegang tot het systeem een bepaald proces opstarten en managen.

 

5. Skills management

Ook skills management is een belangrijk onderdeel van continuous improvement. Om gericht te kunnen verbeteren, moet je namelijk wel weten wat je medewerkers wel en niet kunnen. Door kennis en kunde nauwkeurig in kaart te brengen, kun je het continue verbeterproces inzichtelijker en effectiever inrichten.

 

Dankzij goed skills management kun je:

  • efficiënter en sneller reageren op het wegvallen van een medewerker of perioden van piekbelasting;
  • de voortgang van medewerkers en processen beter monitoren;
  • sleutelfiguren binnen je bedrijf identificeren.

 

De skills matrix is een handige eerste tool, maar wie écht werk van skills management wil maken, kan ook voor speciale skills management software kiezen.

 

Lees ook: Hoe continuous improvement en skills management elkaar kunnen versterken

 

Continu verbeteren is een must

Continuous improvement is tegenwoordig niet langer een luxe, maar een absolute must. De werkwijze zorgt ervoor dat je snel en flexibel kunt inspringen op digitalisering, de grillen van de markt en veranderende klantbehoeften. Doe dus je voordeel met de methoden uit dit artikel en let’s improve!

 



Gerelateerde berichten