5 Ideen für Continuous Improvement am Arbeitsplatz

Kunden und Geschäftspartner stellen immer höhere Anforderungen an das Niveau der erbrachten Dienstleistungen. Durch kontinuierliche Verbesserung am Arbeitsplatz wird sichergestellt, dass Ihre Organisation auch in schwierigen Zeiten auf dem neuesten Stand bleibt. Aber was genau ist kontinuierliche Verbesserung? Und welche Methoden und Werkzeuge können Sie verwenden?

 

Was ist Continuous Improvement?

Continuous Improvement ist eine Methode, die die Produktivität, Qualität und Durchlaufzeit eines Prozesses durch kleine, meist schrittweise durchgeführte Änderungen verbessert.

Continuous Improvement hat meist auch eine finanzielle Dimension: die Begrenzung der Kosten ist nämlich oft ein Selbstzweck oder ein zusätzlicher Vorteil von kontinuierlicher Verbesserung.

Ein weiteres Merkmal der Methode besteht darin, dass Continuous Improvement nicht auf einmaligen Maßnahmen beruht, da eine kontinuierliche Prozessverbesserung erreicht werden soll.

Außerdem gibt es am Arbeitsplatz viel Raum für Eigeninitiative und Eigenverantwortung. Verbesserungen werden von den Mitarbeitern selbst getragen und umgesetzt.

 

Funktionsweise

Der Prozess der Continuous Improvement kann in drei Phasen oder Schritte unterteilt werden.

  1. Analyse und Schaffung von Verbesserungsvorschlägen. Das ist die Sondierungsphase, in der Sie die Kernwerte und Hauptziele Ihrer Organisation festlegen und sie mit den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden verknüpfen. Anschließend untersuchen Sie, inwieweit die aktuellen Geschäftsprozesse in dieses Idealbild passen.
  2. In der zweiten Phase setzen Sie die in der Sondierungsphase erarbeiteten Verbesserungsvorschläge um. Versuchen Sie, möglichst viele Interessenvertreter (Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, Lieferanten, Kunden) in den Verbesserungsprozess mit einzubeziehen.
  3. Natürlich steht und fällt die kontinuierliche Verbesserung mit dem Überwachen und Lernen. Schließlich muss man auch kontrollieren können, ob die vorgenommenen Verbesserungen die gewünschte Wirkung haben.

Kontinuierliche Verbesserung bringt viel, wenn man die Methode gut und konsequent umsetzt. Da die Durchlaufzeit sinkt und die Fehlerhäufigkeit abnimmt, werden die Prozesse effizienter und kostengünstiger. Außerdem nimmt das Wissen über Ihre Kunden zu, während die Mitarbeiter mehr Einblick in die umfassenderen organisatorischen Ziele Ihres Unternehmens erhalten. Dadurch wird die Organisation langfristig auch flexibler und zukunftssicherer.

Continuous Improvement hat auch einen positiven Einfluss auf Zufriedenheit, Freude an der Arbeit, Engagement und Produktivität.

Beliebte Methoden für kontinuierliche Verbesserung

Es gibt verschiedene Methoden, die man einzeln oder in Kombination anwenden kann, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Wir werden Ihnen nachfolgend die wichtigsten Methoden vorstellen.

 

1. Denkrunden

Durch regelmäßige Denkrunden und/oder Beratungen denken Sie kontinuierlich auf individueller und organisatorischer Ebene über mögliche Verbesserungen nach.

 

Denkrunden können eine Brücke zwischen Managern und den Mitarbeitern am Arbeitsplatz bilden. Stellen Sie also sicher, dass die Mitarbeiter immer von einem oder mehreren Mitgliedern des Management-Teams und einem Vorgesetzten betreut werden, der sich täglich am Arbeitsplatz aufhält.

 

Wie kann man eine Denk- oder Beratungsrunde am besten strukturieren? Erstellen Sie im Voraus eine Liste mit den Themen, die Sie diskutieren möchten, und arbeiten Sie sie Punkt für Punkt ab. Dadurch werden die Versammlungen höchstwahrscheinlich geordnet und produktiv verlaufen.

 

Steht ein bestimmtes Thema auf der Agenda? Dann geben Sie jedem Versammlungsteilnehmer die Gelegenheit, eine Lösung oder Idee zu entwickeln. Anschließend können Sie dann jede Lösung testen, analysieren und besprechen, um festzustellen, ob sie praktisch durchführbar und finanzierbar ist.

 

2. Befragungen und Sondierungen

Viele Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf das, was Kunden und Lieferanten meinen. Aber die Ansichten und Rückmeldungen der Mitarbeiter sind ebenso wichtig. Befragungen und Sondierungen sind gute Instrumente, um wunde Punkte und Verbesserungen hervorzuheben.

 

Während sich Führungskräfte und Manager meist ausschließlich auf das große Ganze konzentrieren, können die Mitarbeiter am Arbeitsplatz oft auf Details hinweisen, die Manager oder Vorgesetzte übersehen.

 

3. Interne Audits

Ein internes Audit ist auch ein guter Weg, um die kontinuierliche Verbesserung auf ein höheres Niveau zu bringen. Der Unterschied zu einem externen Audit besteht darin, dass interne Audits von Personen durchgeführt werden, die für die geprüfte Organisation arbeiten. Ein internes Audit konzentriert sich auf die Prüfung eines oder mehrerer Prozesse innerhalb der Organisation und wird systematisch durchgeführt.

 

Ein internes Audit gibt Einblick in verschiedene Punkte: werden alle notwendigen Gesetze und Vorschriften eingehalten? Und wie sieht es mit der Einhaltung der Qualitätsstandards aus? Außerdem bietet ein internes Audit einen besseren Überblick über die betriebliche Effizienz und die Kosten wichtiger Geschäftsprozesse.

 

4. Schulungen

In einer sich rasch verändernden Welt können sich Organisationen und Einzelpersonen nur dann weiter verbessern, wenn sie regelmäßig dazulernen. Mithilfe einer gezielten Schulung können Sie z.B. dafür sorgen, dass Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fertigkeiten weiter ausbauen und dadurch breiter einsetzbar werden. Das ist praktisch, weil Prozesse dadurch einfach weiterlaufen können, wenn Mitarbeiter erkranken oder in Urlaub fahren.

 

Schulungen beschleunigen auch den Digitalisierungsprozess innerhalb einer Organisation, weil den Mitarbeitern Routineaufgaben abgenommen werden. Dank der Kombination aus digitaler Schulung und guten Automatisierungswerkzeugen kann jeder, der Zugang zum System hat, einen bestimmten Prozess starten und verwalten.

 

5. Kompetenzverwaltung

Auch Kompetenzverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil kontinuierlicher Verbesserung. Um gezielte Verbesserungen vornehmen zu können, müssen Sie nämlich wissen, was Ihre Mitarbeiter können und was sie nicht können. Durch die genaue Erfassung von Wissen und Fertigkeiten können Sie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess übersichtlicher und effektiver gestalten.

 

Mithilfe einer guten Qualifikationsverwaltung können Sie:

  • effizienter und schneller auf den Verlust eines Mitarbeiters oder auf Zeiten mit Spitzenbelastungen reagieren;
  • die Fortschritte bei Mitarbeitern und Prozessen besser überwachen;
  • Schlüsselpersonen innerhalb Ihres Unternehmens identifizieren.

 

Die Kompetenzmatrix oder Qualifikationsmatrix ist ein praktisches, häufig gewähltes Hilfsmittel. Aber wer die Qualifikationsverwaltung wirklich professionell einsetzen möchte, sollte auch eine spezielle Kompetenzverwaltungssoftware wählen.

 

Lesen Sie auch: Wie sich kontinuierliche Verbesserung und Kompetenzverwaltung gegenseitig verstärken können

 

Kontinuierliche Verbesserung ist ein Muss

Kontinuierliche Verbesserung ist heutzutage kein Luxus mehr, sondern ein absolutes Muss. Diese Arbeitsmethode gewährleistet, dass Sie schnell und flexibel auf die Digitalisierung, die Unwägbarkeiten des Marktes und die sich ändernden Kundenbedürfnisse reagieren können. Nutzen Sie also die Methoden in diesem Artikel, und werden Sie besser!

 



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