Comment Busch a remplacé 16 feuilles de calcul dans 20 départements par une seule plateforme de compétences

Une demande que la moitié de l’entreprise a ignorée

Busch fabrique des solutions de mise sous vide utilisées dans un large éventail d’applications industrielles. Ses ingénieurs de terrain doivent connaître chaque produit d’un portfolio diversifié suffisamment bien pour pouvoir le dépanner sur site ou décider de le renvoyer à l’atelier pour une révision.

Le suivi de qui sait quoi dans les plus de 20 départements de l’entreprise incombait à Gary Morrison, responsable RH, informatique et installations chez Busch Vacuum Solutions, deux fois par an, par e-mail.

« Avant, je lançais un appel aux responsables en leur disant : “Donnez-moi vos matrices de compétences pour que je puisse procéder à des vérifications croisées et rechercher les déficits de compétences.” J’avais de la chance si j’en récupérais quatre ou cinq. Tant de déficits de compétences m’étaient invisibles », a-t-il déclaré.

Une visibilité qui atteint les plus hauts niveaux

AG5 a entraîné un changement à la fois opérationnel et politique chez Busch. Les déficits de compétences qui étaient auparavant invisibles pour tous ceux au-dessus de la fonction formation sont désormais visibles à tous les niveaux de l’organisation, ce qui change la dynamique de la gestion des compétences dans toute l’entreprise.

« AG5 a obtenu l’adhésion au niveau des managers, et aussi au niveau du directeur général », a déclaré Morrison. « Comme le DG peut voir les écarts lui aussi, il me soutient pour mener ce changement. »

Pour les audits d’accréditation ISO en particulier, l’impact a été immédiat. Les responsables des opérations sur site peuvent désormais entrer dans un audit, ouvrir AG5 et montrer sur-le-champ les certificats, les compétences et les plans de comblement des écarts, sans préparation et sans course de dernière minute.

Tout le monde a dit que c’est tellement mieux que ce que nous avions avant. Je n’ai rencontré aucune négativité, pas même une seule personne.

Gary Morrison

Responsable RH, informatique et installations, Busch Vacuum Solutions

Une responsabilisation qui n’existait pas auparavant

La fonctionnalité Exigence minimale de compétence d’AG5 est devenue un élément central de la façon dont Morrison travaille. Lorsqu’une personne passe sous le seuil, c’est visible immédiatement, et actionnable tout aussi vite.

« Je vais simplement voir ce manager et je règle ça », a déclaré Morrison. « Alors que dans un document Excel, il n’y a aucune visibilité, donc aucune motivation pour combler cet écart. »

Chaque manager disposant d’une matrice de compétences active a été accompagné personnellement dans le système. Ils comprennent, par exemple, les notifications d’expiration et sont désormais responsables de maintenir les certifications à jour.

« Tout le monde a désormais accès et peut saisir des données. Nous les rendons donc responsables de l’apprentissage et du développement de leurs propres équipes, ainsi que des preuves associées », a déclaré Morrison.

C’est plus efficace en raison de la facilité d’accès et d’utilisation. Un clic, deux clics, et voilà. C’est pourquoi tout s’est très bien passé.

Gary Morrison

Responsable RH, informatique et installations, Busch Vacuum Solutions

Une culture qui a comblé ses propres écarts

À ce jour, Busch a réalisé un gain de temps de 40 % sur les tâches administratives liées à la gestion des compétences, et a mis au rebut 16 feuilles de calcul. L’entreprise bénéficie aussi d’un avantage supplémentaire dans l’évolution du comportement de sa main-d’œuvre. Les employés vont désormais dans AG5 spontanément lorsqu’ils terminent une formation. Les managers s’impliquent dans leurs matrices au lieu d’ignorer une demande par e-mail deux fois par an. Le plus beau, c’est que le système a créé les comportements, plutôt que les comportements ne créent le système.

« Tout le monde dit que c’est tellement mieux que ce que nous avions avant », a déclaré Morrison.