Hoe Busch 16 spreadsheets in 20 afdelingen verving door één enkel vaardigheidsplatform
40% tijdsbesparing en een algemeen directeur die elk gat in het bedrijf ziet
Een verzoek dat door de helft van het bedrijf werd genegeerd
Busch produceert vacuümoplossingen die worden gebruikt in een breed scala aan industriële toepassingen. De servicemonteurs in de buitendienst moeten elk product in een divers portfolio goed genoeg kennen om het ter plaatse te onderhouden of te beslissen of het moet worden binnengebracht voor revisie.
Het bijhouden van wie wat weet binnen de meer dan 20 afdelingen van het bedrijf was de taak van Gary Morrison, Head of HR, IT & Facilities bij Busch Vacuum Solutions, twee keer per jaar via e-mail.
“Ik stuurde altijd een oproep naar managers met de vraag: ‘Stuur me uw vaardigheidsmatrices, zodat ik ze kan controleren en naar skills gaps kan zoeken.’ Ik had geluk als ik er vier of vijf terugkreeg. Zo veel tekortkomingen in vaardigheden waren onzichtbaar voor mij,” aldus Morrison.
Zichtbaarheid tot op het hoogste niveau
AG5 zorgde voor zowel een operationele als een beleidsmatige verschuiving bij Busch. Omdat skills gaps die voorheen onzichtbaar waren voor iedereen boven de trainingsfunctie nu zichtbaar zijn op alle niveaus van de organisatie, is de dynamiek van skills management in het hele bedrijf veranderd.
“AG5 heeft draagvlak gekregen op managerniveau én op het niveau van de algemeen directeur,” zegt Morrison. “Omdat de algemeen directeur de hiaten nu ook kan zien, ondersteunt hij mij bij het doorvoeren van die verandering.”
Vooral voor ISO-accreditatie-audits was de impact direct merkbaar. Locatiemanagers kunnen nu een audit binnenlopen, AG5 openen en ter plekke certificaten, competenties en plannen voor het dichten van hiaten tonen, zonder dat er voorbereiding of last-minute gezoek nodig is.
“Iedereen heeft gezegd dat dit zo veel beter is dan wat we voorheen hadden. Ik ben geen enkele negativiteit tegengekomen, van geen enkel persoon.”
Gary Morrison
Head of HR, IT & Facilities, Busch Vacuum Solutions
Verantwoordelijkheid die voorheen niet bestond
De functie ‘Minimale competentievereisten’ van AG5 is een kernonderdeel geworden van de werkwijze van Morrison. Wanneer iemand onder de drempel zakt, is dat onmiddellijk zichtbaar en kan er net zo snel actie worden ondernomen.
“Ik ga gewoon naar die manager en zorg dat het geregeld wordt,” zegt Morrison. “Terwijl er in een Excel-document geen zichtbaarheid is, en dus ook geen stimulans om dat gat te dichten.”
Elke manager met een actieve vaardigheidsmatrix is persoonlijk door het systeem geleid. Ze begrijpen nu bijvoorbeeld de meldingen over de vervaldatum en zijn zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van certificeringen.
“Iedereen heeft nu toegang en kan gegevens invoeren. We maken hen dus verantwoordelijk voor het leren en de ontwikkeling van hun eigen teams en het bewijsmateriaal daarvan,” aldus Morrison.
“Het is efficiënter door het gemak van toegang en het gebruiksgemak. Eén klik, twee klikken, en het is klaar. Daarom is het zeer, zeer goed ontvangen.”
Gary Morrison
Head of HR, IT & Facilities, Busch Vacuum Solutions
Een cultuur die zelf de hiaten dichtte
Tot nu toe heeft Busch een tijdsbesparing van 40% gerealiseerd op administratief werk gerelateerd aan skills management, en zijn er 16 spreadsheets overbodig geworden. Het bedrijf profiteert ook van een bijkomend voordeel in de evolutie van het gedrag van het personeel. Werknemers gaan nu uit eigen beweging naar AG5 wanneer ze een training hebben afgerond. Managers werken met hun matrices in plaats van een halfjaarlijks e-mailverzoek te negeren. Het mooie is dat het systeem het gedrag heeft gecreëerd, in plaats van dat het gedrag het systeem moest creëren.
“Iedereen zegt dat het zo veel beter is dan wat we voorheen hadden,” aldus Morrison.
