Comment TKF a structuré une main-d’œuvre qui croissait plus vite que son système de formation ne pouvait le gérer
Croissance rapide, dossiers fragmentés et un processus d’audit qui reposait auparavant sur un prénom griffonné sur un formulaire
Un prénom sur un formulaire
TKF est un fabricant de câbles qui a connu une croissance rapide, ajoutant des centaines d’employés en quelques années seulement. Cette croissance a mis en évidence une gestion du suivi des compétences qui n’avait jamais été conçue pour s’adapter. Les informations étaient dispersées entre des feuilles Excel, des documents Word et la mémoire des chefs d’équipe.
« Nous trouvions parfois un formulaire d’évaluation avec juste un prénom écrit dessus : Piet », a déclaré Jan Willem ten Barge, coordinateur de formation chez TKF. « Comment pouvions-nous savoir de quel Piet il s’agissait ? »
Lors des audits, prouver qu’un opérateur de machine était qualifié pour son poste impliquait de recueillir des preuves provenant de plusieurs endroits de l’organisation, un processus qui consommait beaucoup plus de temps des superviseurs et des formateurs qu’il n’aurait dû.
Du maître-apprenti au structuré
Le modèle de formation précédent de TKF était basé sur l’expérience. Le meilleur opérateur sur une machine formait les nouveaux, et lorsque le mentor estimait qu’ils étaient prêts, ils travaillaient de manière autonome. Cela était fonctionnel à petite échelle, mais de plus en plus fragile à mesure que l’effectif augmentait.
« Notre croissance rapide a exigé une approche plus structurée. Comment allons-nous former et superviser structurellement le grand groupe de nouveaux employés ? Où allons-nous enregistrer les informations relatives aux compétences et quelles normes devrions-nous utiliser ? » a déclaré ten Barge.
Un auditeur nous demande de prouver que la personne qui utilise une machine est autorisée à le faire. Nous devons montrer quelle formation elle a reçue, qui l’a formée, et quelles compétences et connaissances elle possède.
Jan Willem ten Barge
Coordinateur de formation, TKF
Un système qui suit l’employé
Une intégration entre AG5 et le système RH Cobra de TKF a résolu un problème spécifique et persistant : le suivi des personnes lorsqu’elles changent de département. Lorsqu’un employé est temporairement redéployé, le changement est enregistré dans Cobra et, dès le lendemain, il apparaît dans la matrice de son nouveau chef d’équipe avec l’ensemble de ses compétences toujours rattaché.
« Lorsque nous avons besoin d’un expert, nous pouvons le trouver en un rien de temps », a déclaré ten Barge.
Le déploiement pilote a commencé avec un seul département, avec un temps prévu pour identifier les problèmes avant l’expansion.
« D’autres départements étaient également désireux d’adopter AG5 car ils reconnaissaient les avantages qu’il offrait. Nous avons pu accélérer sa mise en œuvre dans nos autres départements », a déclaré ten Barge.
Chaque fois que vous adoptez un nouveau système, vous devez attendre de voir si vous recevrez réellement le soutien promis. L’ensemble du processus s’est déroulé sans heurts et AG5 a tenu ses promesses.
Jan Willem ten Barge
Coordinateur de formation, TKF
