TKF

Alle informatie omtrent skills is nu digitaal en op één centrale plek

Wat was de vorige methode om nieuw personeel op te leiden?

Onze organisatie is in de afgelopen drie jaar erg gegroeid. Inmiddels werken er bij TKF ruim 950 medewerkers.

In het verleden werd er bij het opleiden veelal met het meester-gezel principe gewerkt. De allerbeste operator op de machine leidt de nieuwe operators op. Als deze “mentor” zegt: hij is er klaar voor, dan wordt hij vrijgegeven.

Met welke uitdagingen werd je geconfronteerd tijdens audits voor certificeringen?

Maar de snelle groei vraagt meer structuur. Bijvoorbeeld: hoe gaan we de grote groep nieuwe medewerkers structureel begeleiden/opleiden? Waar gaan we vaardigheden vastleggen en welke standaarden liggen hier aan ten grondslag? We hebben een behoorlijk aantal certificeringen en we moeten bewijslast kunnen laten zien, bijvoorbeeld bij een audit of voor de arbeidsinspectie.

Hoe ging het er voorheen aan toe?

Heel veel skills waren wel vastgelegd, maar alles versnipperd door de organisatie heen en op verschillende manieren. Ondertussen blijft onze organisatie alleen maar groeien.

Om een voorbeeld te noemen, een auditor vraagt: Toon eens aan dat die persoon die nu op deze machine staat, daar mag staan. Toon aan dat hij opgeleid is, door wie hij opgeleid is, en wat moet hij eigenlijk kunnen en kennen om hier überhaupt zelfstandig te mogen draaien? Heeft hij het heftruckcertificaat dat nodig is op deze werkplek?

Al die vragen konden we vaak gelukkig wel beantwoorden, maar dan moest er veel tijd gestoken worden in het verzamelen van de bewijslast aangezien die versnipperd door de hele organisatie lag. Dit vroeg ook onnodig veel tijd van onze leidinggevenden en opleiders. Om aan te tonen dat iemand inzetbaar is op een werkplek waren we aangewezen op een Excel die door de ploegleider werd bijgehouden, of de ploegleider had een word document en in uitzonderlijke gevallen was dit niet eens vastgelegd maar zat dit in het hoofd van de ploegleider

We kwamen ook weleens tegen dat er alleen een voornaam stond op een evaluatieformulier: Piet. Ja, over welke Piet hebben we het dan?

De informatie werd veelal allemaal wel vastgelegd, maar lang niet allemaal digitaal en op één centrale plek. Daar wilden wij vanaf.

Heeft AG5 het vaardigheden- en certificeringsbeheer bij TKF verbeterd?

Nu hebben we die data gewoon, ook als iemand “tijdelijk” naar een andere afdeling gaat dan wordt dat ingevoerd in Cobra, ons HR-systeem, en dat is gekoppeld aan AG5, dat ervoor zorgt dat die persoon de volgende dag bij de nieuwe ploegleider in de matrix staat. En zijn persoonlijke skillset hangt dan gewoon nog steeds aan die persoon. Dus als wij een expert willen zoeken, dan hebben we hem zo gevonden.

Hoe heeft u de eerste transitie naar AG5 beheerd?

We hebben eerst een pilot gedaan waarbij maar één afdeling overging naar AG5. Want we wilden een periode inbouwen om te kijken waar we tegenaan zouden lopen voordat we het in de hele organisatie doorzetten. Maar het ging best wel goed vanaf het eerste moment. En omdat er veel enthousiasme was bij andere afdelingen die AG5 ook graag wilden omdat ze de voordelen zagen, hebben we de invoering bij de andere afdelingen kunnen versnellen.

Kun je de ondersteuning en training beschrijven die AG5 biedt?

Bij nieuwe systemen is het altijd een gok: krijg je inderdaad de support die toegezegd is? Want dat moet nog blijken op het moment dat je daadwerkelijk met elkaar aan de slag gaat. Dat vertrouwen in AG5 hadden we wel, ook omdat we vooraf trainingen hebben gekregen voor implementatie, en begeleiding. Dat liep gewoon goed en er is ook geleverd wat er gezegd was.