TKF

Como TKF estaba creciendo rápidamente, Jan Willem ten Barge buscaba un enfoque estructurado para formar al nuevo personal, registrar digitalmente todos los datos relacionados con las competencias hacer que esta información fuera fácilmente accesible en un solo lugar.

Resultados alcanzados:

  • Toda la información relacionada con las competencias está ahora disponible digitalmente y en un solo lugar
  • Todos los 950 empleados en un único sistema
  • Siempre que necesitamos un experto, lo encontramos en un momento
  • La implantación se realizó sin ningún problema y AG5 cumplió sus promesas

¿Cuál era su método anterior para formar al personal nuevo?

Nuestra organización ha crecido rápidamente en los últimos tres años. TKF emplea actualmente a más de 950 personas.

Anteriormente muchas veces utilizábamos el principio de «maestro y aprendiz» a la hora de formar al personal nuevo. El mejor operario de una máquina era el encargado de formar a los nuevos operarios. Una vez que este «tutor» creía que el nuevo empleado estaba preparado, a este se le permitía trabajar de forma independiente.

¿A qué retos se enfrentaron durante las auditorías para las certificaciones?

Nuestro rápido crecimiento exigía un enfoque más estructurado. Por ejemplo: ¿cómo vamos a formar/supervisar estructuralmente a un grupo grande de nuevos empleados? ¿Dónde registraremos la información relacionada con las competencias y qué estándares debemos utilizar? Tenemos bastantes certificaciones y debemos poder presentar pruebas, por ejemplo durante una auditoría o una inspección de trabajo.

¿Cómo les afectó almacenar la información sobre competencias en distintos formatos?

Aunque disponíamos de información sobre muchas competencias, toda esta información estaba fragmentada en la organización y almacenada en distintos formatos. Mientras tanto, nuestra organización sigue creciendo.

Por poner un ejemplo: un auditor nos pide que demostremos que la persona que maneja una máquina tiene permiso para estar allí. Tenemos que demostrar qué formación ha recibido cada uno, quién le ha formado y qué competencias y conocimientos debe poseer para manejar esa máquina de forma independiente. ¿Dispone del permiso de carretilla elevadora que requiere este puesto?

Aunque por lo general podíamos responder a todas estas preguntas, nos llevaba mucho tiempo reunir las pruebas necesarias, ya que estaban almacenadas en distintos lugares de la organización. Todo este proceso también les llevaba demasiado tiempo a nuestros supervisores y formadores. Para demostrar que alguien estaba autorizado a trabajar en un puesto determinado, teníamos que recurrir a una hoja de Excel o a un documento de Word que gestionaba el jefe de turno. En raras ocasiones, el jefe de turno había memorizado la información sin llegar a anotarla en ningún sitio.

A veces nos encontrábamos algún formulario de evaluación en el que solo estaba escrito el nombre de pila, como «Piet». ¿Cómo podíamos saber qué Piet era?

Aunque por lo general la información se registraba de alguna manera, no siempre se hacía digitalmente o en un único lugar. Nosotros buscábamos una solución mejor.

¿En qué medida ha mejorado AG5 la gestión de las competencias y las certificaciones en TKF?

Ahora podemos acceder fácilmente a todos los datos que necesitamos. Cuando alguien es destinado «temporalmente» a otro departamento, solo tenemos que registrarlo en Cobra, nuestro sistema de RR. HH., que está vinculado a AG5. Al día siguiente, esta persona aparecerá en la matriz de su nuevo jefe de turno. En todo momento, su conjunto de competencias personales sigue vinculado a él. Así, siempre que necesitemos un experto podremos encontrarlo en un abrir y cerrar de ojos.

¿Cómo gestionó la transición inicial a AG5?

Empezamos realizando la transición a AG5 en un solo departamento a modo de prueba piloto. Queríamos tomarnos un tiempo para identificar posibles problemas antes de implantar la solución en toda nuestra organización. Sin embargo todo fue bien desde el primer día. Como otros departamentos estaban deseando adoptar también AG5 porque reconocían las ventajas que ofrecía, pudimos acelerar su implantación en los demás departamentos.

Toda la información relacionada con las competencias está ahora disponible digitalmente y en un solo lugar

¿Puede describir el apoyo y la formación ofrecidos por AG5?

Siempre que se adopta un nuevo sistema, hay que esperar a ver si realmente se recibe el apoyo prometido. Es difícil saberlo hasta que empecemos a trabajar juntos de forma práctica. No teníamos ninguna duda de que AG5 cumpliría lo prometido, en parte porque nos ofrecieron de antemano formación y apoyo sobre la implementación. Todo el proceso transcurrió sin problemas y AG5 cumplió sus promesas.

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