Cómo Adient redujo la administración de cualificaciones y formación a 15 segundos
Libre de papel en un 97 %, 1 ETC completo y 20 000 dólares en costes anuales de papel ahorrados, y notificaciones automáticas que sustituyen el seguimiento manual de todas las cualificaciones
El mismo problema en cada fábrica
Adient fabrica asientos para automóviles en 288 fábricas de todo el mundo. En su planta de Liverpool, el coordinador de formaciones Tim Clansey gestionaba la formación de competencias a través de Excel, revisando cientos de hojas de cálculo que cubrían dos turnos y dejando un rastro inevitable de errores. Cuando los auditores pedían documentación, con frecuencia faltaban partes de ella, prestadas por los equipos y nunca devueltas. Clansey visitó otras fábricas para comparar.
«Me quedé sorprendido», dijo. «Todo el mundo parecía estar lidiando con los mismos problemas. Me alivió ver que en la fábrica de Liverpool no estábamos haciendo nada mal, simplemente estábamos haciendo lo mismo que todos los demás. Pero me di cuenta de que podíamos hacerlo mejor».
Un proceso de selección con un claro ganador
A nadie le gustan los cambios, y Clansey lo sabía. Cuando les dijo al personal que Excel iba a desaparecer, la reacción fue inmediata: ¿pero qué vamos a usar en su lugar? Preseleccionó tres paquetes de software evaluados según un análisis PUE que cubría coste, usabilidad, simplicidad, informes y la capacidad de compartir información entre todos los departamentos sin pérdida de datos.
«De esos tres, AG5 cumplía claramente todo lo del análisis PUE», dijo Clansey.
Cuando se introducía un proceso nuevo, había que realizar tanto trabajo administrativo que no era posible capacitar adecuadamente a todos los empleados. Teníamos que añadir más formadores o afrontar el problema y empezar a trabajar de forma más eficaz.
Tim Clansey
Coordinador de formaciones, Adient
20 000 dólares al año y 3,5 horas al día
Adient tiene un firme compromiso con la sostenibilidad, por lo que 800 documentos en papel era difícil de justificar. El cambio al registro digital a través de la aplicación de AG5 eliminó el 97 % del uso de papel en la fábrica de Liverpool, ahorrando aproximadamente 20 000 dólares al año y 3,5 horas al día en el equipo de tres formadores. Ese ahorro de tiempo equivale a 1 ETC de capacidad de formación recuperado anualmente.
Los empleados ahora llevan una tableta o un teléfono móvil en lugar de documentos en papel. Una pantalla de 70 pulgadas colgada en la fábrica ofrece una visión general en tiempo real de qué empleados o equipos necesitan formación en cada momento.
Quince segundos para solucionar un año de seguimiento manual
En Adient, los técnicos del equipo de calidad deben pasar una prueba anual de daltonismo, ya que la capacidad de distinguir los colores con precisión es un requisito fundamental para detectar defectos en la línea. Anteriormente, el seguimiento de quién debía realizar la prueba recaía en Excel y en papel.
«Tardé 15 segundos en introducir la cualificación en el sistema, asignarla a todas las personas implicadas y configurar el flujo de trabajo», dijo Clansey. «Luego les dije que en 11 meses recibirían automáticamente una notificación de que todas esas personas debían realizar esa formación específica».
Ahora utilizamos un 97 % menos de papel gracias a la eliminación de 800 documentos en papel
Tim Clansey
Coordinador de formaciones, Adient
Hoy en día, Clansey empieza cada mañana en AG5, aprobando sesiones de formación, supervisando a los empleados que regresan de una ausencia prolongada y asegurándose de que cualquiera que vuelva a una línea de máquinas esté completamente actualizado antes de llegar allí. El estrés de las auditorías que solía definir el puesto ha desaparecido. La documentación siempre es correcta, siempre está completa y nunca está en manos de otra persona.
