Adient

Tim Clansey, de Adient, quería implantar un sistema de gestión de competencias que aligerase el estrés de las auditorías y consiguiera un entorno sin papel.

¿Cuáles fueron los resultados?

  • No más estrés por las auditorías, con una documentación de competencias siempre correcta
  • Eliminación de 800 documentos en papel, lo que significa que Adient está libre de papel en un 97 %
  • Un ahorro anual de 20 000 dólares en papel
  • 1 ETC de capacidad de formación ahorrado al año
  • Notificaciones automáticas cuando los empleados necesiten formación

¿Cómo estaba enfocada la gestión de competencias antes de AG5?

Solíamos gestionar la formación de competencias en la fábrica a través de Excel. Esto suponía mucho trabajo administrativo, ya que teníamos un gran número de hojas de cálculo, utilizando aproximadamente 800 documentos en dos turnos, por lo que obviamente cometíamos errores.

Además, cuando los auditores querían ver cierta documentación, en algunos casos había partes que estaban perdidas, ya que a veces los equipos las necesitaban y se olvidaban de volver a guardarlas.

¿Por qué decidieron empezar a utilizar un software de gestión de competencias?

Cuando se introducía un proceso nuevo, había que realizar tanto trabajo administrativo que no era posible capacitar adecuadamente a todos los empleados. Esto significaba que se quedaban atrás en las sesiones de formación. Teníamos que añadir más formadores o afrontar el problema y empezar a trabajar de forma más eficaz.

Tenemos 288 fábricas en todo el mundo, y me quedé muy sorprendido cuando fui a ver lo que hacían otras fábricas. Según parecía, todo el mundo se estaba enfrentando a los mismos problemas. Me sentí aliviado al ver que en la fábrica de Liverpool no hacíamos nada mal, simplemente nos pasaba lo mismo que a los demás. Pero también me di cuenta de que podíamos hacer mejor las cosas.

¿Cómo eligieron el nuevo sistema?

A nadie le gustan los cambios, y mucho menos los grandes cambios. Al principio el personal se inquietó bastante cuando les dije que íbamos a deshacernos de Excel. Me preguntaban: «¿Pero qué vamos a usar en su lugar?».

Entonces preseleccionamos tres paquetes de software para la gestión de competencias. De entre los tres, AG5 cumplía claramente con todos los requisitos del análisis PUE: el coste, el uso del sistema, la sencillez, lo que ofrecía, los informes y la capacidad de compartir información a través de cualquier plataforma en todos los departamentos de la fábrica, sin que se contaminara ni se perdiera ningún dato.

¿Qué ahorro ha supuesto el cambio?

En Adient, estamos enormemente comprometidos con la sostenibilidad. Como se pueden imaginar, 800 documentos en el lugar de trabajo requieren mucho papel. La firma digital en la aplicación elimina el 97 % del papel utilizado en nuestra fábrica, lo que nos ahorra aproximadamente 20 000 dólares al año. Ahora los empleados solo tienen que llevar encima una tableta o un teléfono móvil. Esto también les ahorra 3,5 horas al día. Tenemos tres formadores, lo que supone un ahorro de 1 ETC.

¿Nos puede dar un ejemplo de alguna mejora?

Los técnicos del equipo de calidad se someten anualmente a pruebas de daltonismo, de las que antes se realizaba un seguimiento en Excel y en papel. Cuando me enteré de eso, tardé 15 segundos en introducir la calificación en el sistema, asignarla a todas las personas implicadas y establecer el flujo de trabajo.

A continuación, les pedí que me dieran todo lo que normalmente registraban en papel y lo cargué en AG5. A continuación, les dije que 11 meses después recibirían automáticamente una notificación para anunciarles que estaban apuntados a esa formación específica, ¡lo que significa que ya no necesitan papel para nada! Cuando se enteraron se quedaron todos alucinados… ¡pero muy contentos!

Ahora utilizamos un 97 % menos de papel gracias a la eliminación de 800 documentos en papel

¿Cómo es un día típico usando AG5 en su organización?

Tenemos una visión general de la formación en una gran pantalla de 70 pulgadas colgada en nuestra fábrica. En ella puedo ver exactamente qué empleados o equipos necesitan una sesión de formación determinada.

Trabajo con AG5 todas las mañanas para dar el visto bueno a determinadas sesiones de formación que se van a impartir. También controlo quiénes regresan de ausencias prolongadas, ya que a esas personas es necesario formarlas o reciclarlas en ciertas competencias fundamentales, así como ponerlas al día de los cambios que se han producido en las fábricas. Así pueden reincorporarse a sus respectivas líneas de máquinas totalmente actualizados.

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