Cómo GKD Group eliminó el riesgo de cumplimiento en sus hojas de cálculo obsoletas
Todos los certificados centralizados, los responsables empoderados y la preparación para auditorías restaurada.
Un fabricante especializado con un problema de complejidad
GKD Group teje alambres metálicos y plásticos en tejidos técnicos utilizados en una amplia gama de aplicaciones industriales. Es un trabajo exigente, y la plantilla que lo respalda debe estar rastreada y certificada con la misma precisión, sin mencionar que debe estar preparada para auditorías en cualquier momento.
«Antes de empezar a utilizar AG5, teníamos hojas de Excel. Luego actualizamos a una hoja de Excel basada en macros», afirmó Lena Müller-Frommeyer, Especialista de RR. HH. en Aprendizaje y Desarrollo de GKD Group. «Seguía habiendo muchos errores y muchos fallos individuales. Mantenerla actualizada era realmente difícil».
La actualización de un Excel básico a uno basado en macros es una historia conocida, una solución provisional construida sobre otra solución provisional, donde cada iteración añade complejidad sin resolver realmente el problema subyacente. En cierto punto, y además de su ineficiencia, el sistema se convierte en una responsabilidad.
Una carga de trabajo que se había vuelto insostenible
Más que un punto de inflexión, hubo una presión acumulada. Los procesos manuales se multiplicaban, la coordinación se volvía inmanejable y los problemas de cumplimiento eran cada vez más difíciles de ignorar.
«Simplemente ya no podía con la carga de trabajo, y había demasiados riesgos legales asociados», afirmó Müller-Frommeyer. «Nuestro mayor riesgo operativo era definitivamente no estar preparados para auditorías».
Esa combinación de carga de trabajo personal y riesgo institucional obligó a buscar algo mejor. GKD llegó al proceso con una idea clara de lo que necesitaba y evaluó el mercado.
«AG5 fue la única que pudo cumplir todos los requisitos que teníamos», afirmó Müller-Frommeyer.
Teníamos muchos procesos manuales que debían coordinarse y simplemente ya no podía con la carga de trabajo.
Lena Müller-Frommeyer
Especialista de RR. HH. en Aprendizaje y Desarrollo, GKD Group
Las funcionalidades que marcaron la diferencia
Algunas capacidades específicas destacaron una vez que GKD estuvo en funcionamiento. El análisis de brechas de competencias basado en colores ofrece a cualquiera una lectura del estado de cualificación de un vistazo, sin necesidad de interpretación. De manera crucial, la función de planificación se conecta directamente a él, de modo que cuando aparece una brecha, el sistema adjunta un plan de formación al certificado correspondiente en el momento.
Los propios certificados eran una fuente persistente de fricción antes; los responsables preguntaban constantemente dónde encontrarlos y quién los tenía.
«Ahora simplemente se almacenan directamente, todos tienen acceso, y eso facilitó mucho la vida a muchas personas», afirmó Müller-Frommeyer.
La integración con el software de RR. HH. fue otro factor decisivo, ya que GKD quería la capacidad de conectar AG5 a sus sistemas existentes en lugar de ejecutar un proceso paralelo.
Me gusta el análisis de brechas de competencias basado en colores. Así se ve a primera vista si hay una brecha o no.
Lena Müller-Frommeyer
Especialista de RR. HH. en Aprendizaje y Desarrollo, GKD Group
Propiedad donde corresponde
Para GKD, las matrices de competencias que solían requerir un mantenimiento central constante son ahora algo con lo que las personas interactúan directamente.
«Veo que pudimos estandarizar muchas de las competencias. Las personas están asumiendo la propiedad de sus matrices. Es un gran ahorro de tiempo para mantener todo actualizado», afirmó Müller-Frommeyer.
Cuando los datos son visibles y accesibles, la responsabilidad de mantenerlos no tiene que recaer en una sola persona. Esta redistribución de la propiedad, alejándose de un único coordinador sobrecargado y acercándose a las personas sobre las que tratan realmente los datos, puede ser el cambio más duradero de todos.
