Cómo ODW Logistics evitó 1 millón de $ en costes de rotación con una plantilla más resiliente y preparada para auditorías

Un entorno fragmentado que no escalaba

Para una empresa de logística de terceros que gestiona más de 2.000 empleados, una laguna en los registros de formación no es solo un inconveniente, es una responsabilidad.

ODW Logistics es uno de estos proveedores, que ofrece soluciones de almacenamiento, distribución y transporte para marcas líderes en una amplia gama de sectores. Cada uno de sus 26 centros de distribución atiende a múltiples clientes, todos con sus propios estándares de cumplimiento y requisitos de certificación.

Con cientos de empleados en cada centro de distribución, el sistema de seguimiento de formación tenía dificultades para mantenerse al día.

«Creamos hojas de desglose de puestos y formamos a los empleados en el trabajo estandarizado. Firmaban físicamente el documento, que escaneábamos en nuestra unidad compartida y subíamos a un archivo de Excel», afirmó el responsable de Mejora Continua, Robert Darnell.

El enfoque consumía mucho tiempo y era propenso a errores. Sin una imagen fiable de quién estaba formado en qué, las operaciones diarias dependían del conocimiento tribal.

«Emparejábamos a un nuevo empleado con alguien que lleva aquí cinco años, pero esa persona no documentaba cómo formaba al nuevo empleado. No había ninguna prueba de que la formación se hubiera realizado», dijo la especialista en Formación y Desarrollo, Jessica Gibson.

La pérdida de documentación y la falta de visibilidad dejaban al equipo expuesto durante las auditorías, ponían en peligro los niveles de servicio al cliente y limitaban su capacidad para mantener el crecimiento.

Nuestros programas de formación no eran sostenibles para el número de personas que incorporábamos y los servicios que prestábamos.

Cody Congdon

Director general, ODW Logistics

Una única fuente de verdad que impulsa la agilidad

ODW Logistics quería centralizar y estandarizar los datos de formación, y decidieron que AG5 era la mejor manera de hacerlo.

«Buscábamos algo que fuera claro, conciso, fácil de usar y exhaustivo», dijo el director general, Cody Congdon. «AG5 es una solución integral para todas nuestras necesidades de formación».

Otra ventaja fue la flexibilidad.

Durante la implementación, el equipo de ODW mantuvo reuniones semanales con los desarrolladores y el equipo de ventas de AG5 para ajustar lo que querían en el producto final. Algunas de las cosas que ODW Logistics quería no eran posibles en ese momento, pero AG5 hizo planes para abordarlas en el futuro y ha comenzado a trabajar en la lista.

«Nos gustó mucho cómo fueron capaces de adaptarse a nuestra situación», dijo Darnell. «La dedicación a atendernos como cliente les puso por delante del resto».

El equipo de ODW Logistics consolidó sus datos de formación previamente aislados en un único archivo, que el equipo de AG5 cargó para crear una única fuente de verdad para todas las competencias y registros de formación. Al instante, ODW Logistics obtuvo una visión en tiempo real de las cualificaciones en toda la empresa y puede responder inmediatamente a las necesidades emergentes.

Al adoptar AG5, ODW Logistics cambió el enfoque del registro ineficaz a la optimización operativa.

Una matriz especializada aumenta la visibilidad en toda la red

Los sistemas LMS típicos suelen ser demasiado engorrosos para un almacén de ritmo rápido. La matriz de competencias especializada de AG5 permite a un responsable de planta descubrir empleados cualificados en cualquier momento.

«Con AG5, tenemos la capacidad de poner a la persona adecuada en la tarea adecuada en un abrir y cerrar de ojos», dijo Congdon. «Esa aportación directa nos permite ser eficientes y ayudar a ofrecer nuestro valor diferencial al cliente sin ningún riesgo de brechas en el proceso ni de que se comprometa la integridad del producto».

Ese intercambio de mano de obra se ha convertido en una fuerte ventaja competitiva. Si un centro de distribución está a plena capacidad, los responsables pueden identificar y solicitar empleados con formación cruzada de toda la red para cubrir turnos.

La matriz de competencias también ha elevado la calidad de la formación, facilitando a ODW Logistics la identificación y el uso de expertos en la materia en lugar de recurrir por defecto a la antigüedad.

Fiabilidad cuando más importa

La verdadera prueba de la matriz de competencias llegó durante una pesadilla operativa para ODW Logistics.

Uno de los almacenes de la empresa suministra a tres fabricantes de equipos originales (OEM) diferentes. Cuando una fuerza mayor obligó al cierre de ese almacén, se enfrentaron a una crisis: un cierre de línea.

«No quiere ser la razón por la que esa línea se detenga: las paradas de línea son muy, muy caras», dijo Congdon.

ODW Logistics recurrió a la matriz de competencias de AG5 para encontrar empleados que pudieran poner las cosas en marcha de nuevo.

«Aunque tuvimos que cerrar el almacén durante un turno, pudimos apoyarnos en el resto de nuestra gente fuera de esa cuenta específica, que estaba formada de manera cruzada en nuestra cuenta de automoción, y pudimos reasignarlos a turnos alternos», dijo Congdon.

Tras incorporar a esos empleados, ODW Logistics se puso al día en un día, evitando un cierre de línea que podría haber costado millones.

Planificación operativa basada en datos

Otra ventaja valiosa proviene de la función de capacidad de reserva, que el equipo utiliza para identificar puntos débiles y planificar la formación cruzada basándose en las previsiones de los clientes. Este enfoque transforma la planificación laboral de reactiva a proactiva.

Mientras tanto, el seguimiento de la caducidad de las certificaciones garantiza que los empleados no se desplieguen con credenciales caducadas.

«Tenía una responsable de formación cuya certificación de Buenas Prácticas de Fabricación (GMP) estaba a punto de caducar. La inscribí en una clase de recertificación antes de un proyecto que tenía programado para ella. Si no tuviera AG5, no lo habría visto», dijo Darnell.

Un camino más fluido para el desarrollo de los empleados

Los equipos también utilizan AG5 para comparar la competencia de un empleado con los requisitos de un centro objetivo, creando un camino claro para cerrar brechas y aumentar las oportunidades de liderazgo. La plataforma también empodera a los empleados, que tienen plena visibilidad de sus competencias.

«Nos gusta pensar en ello como un currículum para la empresa», dijo Gibson. «AG5 es un gran ejemplo para usar y decir: “Conozco todas estas habilidades, soy valiosa para esta empresa”, y eso lleva a más ascensos y entrevistas».

Mayor confianza mediante la continuidad

Al sustituir las hojas de Excel y la documentación en papel por una plataforma unificada, ODW Logistics ha reducido las cargas de registros de formación en un 99 %.

Antes de AG5, cargar documentos de formación llevaba desde una hora hasta dos días. Con AG5, lo hemos reducido a aproximadamente un minuto.

Robert Darnell

Responsable de Mejora Continua en ODW Logistics

A medida que los empleados se trasladan entre edificios y cuentas, AG5 garantiza que estén certificados en todas las tareas requeridas antes de su llegada, dando al equipo la confianza de que el cumplimiento nunca está en cuestión. Y cuando ODW Logistics necesitó cargar 7.000 documentos de seguridad, el equipo de AG5 estuvo allí.

«Mi experiencia con el equipo de AG5 ha sido extraordinaria. Nos dieron fechas del proyecto, tareas y próximos pasos claros para incorporar este gran volumen de documentación a nuestra única fuente de verdad», dijo Gibson.

Baja rotación conduce a 1 millón de $ en ahorro de costes

ODW Logistics ha descendido por debajo del estándar de rotación del sector del 20 %, evitando la necesidad de contratar a 250 nuevos empleados. Con 4.000 $ por incorporación, esta mejora en la retención se traduce en más de 1 millón de dólares en ahorro total de costes.

El impacto en la moral ha sido igual de significativo. Las puntuaciones de satisfacción de los empleados han aumentado de alrededor del 80 % a más del 90 % en toda la organización.

«Cuando los empleados ven que la dirección invierte en su desarrollo, pasan de sentirse como un número más a saber que tienen un plan. Ver cómo se les iluminan los ojos cuando ven su nombre en esa pantalla… creo que eso no tiene precio», dijo Darnell.

Preparación garantizada para auditorías y un camino hacia la certificación ISO

Los registros de formación están ahora siempre actualizados y listos para cualquier auditoría. AG5 captura todos los detalles de formación en un solo lugar y se integra con el Sistema de Gestión de Calidad de ODW Logistics para garantizar que la documentación siempre refleje la revisión del proceso más actual.

Antes de AG5, había mucha precipitación antes de las auditorías. Con AG5, la preparación para auditorías es mucho más fácil. Tenemos todas las herramientas al alcance de un clic.

Cody Congdon

Director general en ODW Logistics

Desde la implementación de AG5, ODW Logistics ha superado todas las auditorías de cumplimiento. La estructura de documentación, los registros de formación y los registros de aprobación de la plataforma fueron fundamentales para obtener su certificación ISO 9001:2015.

«AG5 ha ayudado a aumentar la confianza de nuestros equipos de cara a estas auditorías, al saber que estamos debidamente preparados y listos para ofrecer lo que se espera de nosotros. Antes, eso nunca era algo que pudiéramos decir con confianza», dijo Congdon.

Con la ayuda de AG5, ODW Logistics ha cerrado eficazmente la brecha entre la catástrofe operativa y la excelencia impulsada por el cumplimiento que sus clientes esperan.