Cómo KLM Cargo ahorra un 35 % de tiempo con datos de competencias instantáneos en todas las funciones de cumplimiento

Un número de personal, y luego nada

KLM Cargo transporta mercancías por todo el mundo. En todo momento, aproximadamente 3.000 empleados y contratistas deben estar correctamente formados, certificados y cumplir la normativa, de forma demostrable y sin excepción.

Gert Mijnders, responsable de cumplimiento del Centro de Conocimiento de KLM Cargo, es el encargado de demostrarlo. Durante mucho tiempo, trabajó con sistemas que hacían que esa tarea fuera mucho más difícil de lo necesario.

«Nuestro antiguo sistema simplemente daba un número de personal de SAP y eso era todo», dijo Mijnders. «Entonces tenía que empezar a buscar en nuestros diversos sistemas para encontrar las respuestas a todas mis preguntas. ¿Quiénes son? ¿Cuál es el código de su departamento? ¿Cuál es el código de su centro de costes? ¿Qué puesto van a ocupar?

¿Y qué programas de formación tengo que organizar para ellos?»

Además, el personal realiza cursos fuera de la empresa y en el puesto de trabajo, y ninguno de ellos se introducía automáticamente en ningún registro central. Las hojas de cálculo de Excel cubrían la laguna, pero de forma deficiente.

«Estábamos continuamente introduciendo datos, haciendo comparaciones y generando informes, sin olvidar la corrección de todos los errores», dijo Mijnders.

Auditados cada mes

Las consecuencias de equivocarse eran graves. KLM Cargo es auditada mensualmente por la Inspección Neerlandesa de Medio Ambiente Humano y Transporte, el Servicio General de Inteligencia y Seguridad de los Países Bajos, Delta Air Lines e IATA. Cada una de ellas exige registros de formación completos y precisos.

«Tengo que ser capaz de demostrar, sin falta, que cada empleado o trabajador temporal de KLM Cargo está totalmente formado en todos los aspectos de su trabajo, y que esto está totalmente documentado», dijo Mijnders.

Ese requisito —sin falta, cada mes, para 3.000 personas— hacía insostenible un enfoque de la gestión de competencias basado en hojas de cálculo. Mijnders necesitaba un panel de control unificado que combinara el cumplimiento y el aprendizaje, integrado con SAP, Moodle y Cornerstone, con alertas de caducidad y una potente búsqueda en toda la plantilla global.

Mi personal se familiarizó con el software de AG5 muy rápidamente porque es muy intuitivo. Simplemente hay que hacer clic y arrastrar.

Gert Mijnders

Responsable de cumplimiento del Centro de Conocimiento, KLM Cargo

El centro de datos en el centro de todo

AG5 se convirtió en el centro de datos de competencias que conectaba los sistemas existentes de KLM Cargo en lugar de sustituirlos. Se eliminó la introducción manual de datos, y los registros de cualificación están ahora actualizados, son buscables y fiables.

«Ahora que utilizamos el software de AG5, sé que todo es correcto. Puedo filtrar por empleado para ver al instante las cualificaciones que caducarán en tres meses, seis meses o dos años», dijo Mijnders.

La planificación de la formación para el personal comercial en Asia, por ejemplo, ya no requiere una conversación con los gerentes regionales. La respuesta ya está en el sistema.

Antes pasaba semanas preparando una auditoría de cumplimiento de nuestros registros de formación. Ahora solo tengo que abrir AG5 y todos nuestros datos de competencias ya están ahí.

Gert Mijnders

Responsable de cumplimiento del Centro de Conocimiento, KLM Cargo

Así es como se ve un ahorro de tiempo del 35 %

En toda la organización, más de un tercio del tiempo que antes se dedicaba al trabajo de cumplimiento se ha recuperado de la introducción manual, la corrección de errores, la generación de informes y la preparación previa a la auditoría. Este era un trabajo que no producía ninguna información, solo mantenimiento, lo que resultaba en una gran cantidad de esfuerzo desperdiciado.

Con esa carga eliminada, el cumplimiento en KLM Cargo ahora proporciona de manera más eficiente una imagen clara y fiable de una plantilla global de 3.000 personas, disponible bajo demanda y lo suficientemente precisa como para entregarla a un regulador sin dudarlo.

Para una operación auditada 12 veces al año por cuatro organismos diferentes, eso es lo que se necesita para seguir volando.