KLM Cargo

¿Qué es lo más importante de su cargo para usted? ¿Y qué problemas necesitaba resolver?

Para mí lo más importante es tener una imagen clara de todos los que vienen a trabajar a KLM. ¿Quién es esta persona? ¿En qué lugar del mundo trabaja? ¿Satisface los requisitos del perfil? Imaginémonos, por ejemplo, una situación en la que contratamos nuevo personal. Antes me resultaba muy difícil determinar quién era ese nuevo empleado, dónde trabajaba y qué perfil necesitaba.

Nuestro antiguo sistema se limitaba a recibir un número de personal de SAP y ya está. Entonces yo tenía que ponerme a indagar en nuestros diferentes sistemas para encontrar las respuestas a todas mis preguntas. ¿Quién es? ¿Cuál es su código de departamento? ¿Cuál es su código del centro de costes? ¿Qué puesto va a ocupar? ¿Y qué programas de formación tengo que organizarle? Yo estaba seguro de que era posible automatizar todo esto con bastante facilidad si contáramos con los datos adecuados. Estaba afectando a la formación del personal nuevo.

¿Qué buscaba en un sistema nuevo?

Quería un sistema unificado con un panel de control que combinara el cumplimiento y el aprendizaje, y que pudiera integrarse con SAP, Moodle y Cornerstone. Además necesitaba que el panel de control me avisara de la caducidad inmiente de la conformidad y de otros recordatorios. Naturalmente, el sistema tenía que disponer de una potente función de búsqueda, para que yo pudiera encontrar información sobre todo nuestro personal a nivel mundial, tanto empleados como contratistas.

Antes utilizábamos hojas de cálculo de Excel que teníamos que corregir continuamente porque estaban llenas de errores. Nuestro sistema de aprendizaje corporativo tampoco registraba toda la información que necesitábamos para poder recuperarla. Además, el personal realiza cursos fuera de la empresa y en el puesto de trabajo.

Por eso empezamos a utilizar AG5, para poder tener una visión completa de las cualificaciones y certificaciones de todo nuestro personal y cumplir con nuestras obligaciones de conformidad. Cuando utilizábamos hojas de cálculo, estábamos continuamente introduciendo datos, realizando comparaciones y generando informes, sin olvidarnos de corregir todos los errores.

Afortunadamente, con AG5 hemos eliminado toda la introducción manual de datos, lo que me ahorra al menos seis días de trabajo al mes y evita que me estrese por las auditorías pendientes.

¿Entonces buscaba algo para controlar mejor la planificación del personal y las necesidades de formación?

Eso es. Supongamos que tengo que organizar un programa de formación para nuestro personal comercial en Asia. No necesito consultar a nuestros responsables de Asia para saber qué personal necesita formación. Me basta con mirar en nuestro sistema AG5. Es más, casi todos los meses viene a auditarnos una organización u otra.

Esto significa que tengo que ser capaz de demostrar sin margen de error que cada empleado o trabajador temporal de KLM Cargo está totalmente formado en todos los aspectos de su trabajo.

¿Y quién viene a auditarles?

Todos los meses viene a auditarnos una organización u otra, ya sea la inspección neerlandesa de medioambiente, personas y transporte, el servicio general de inteligencia y seguridad de los Países Bajos, Delta Air Lines o la IATA. Lo que todos tienen en común es que quieren ver nuestros registros de formación.

Esto significa que tengo que ser capaz de demostrar sin margen de error que cada empleado o trabajador temporal de KLM Cargo está totalmente formado en todos los aspectos de su trabajo y que esto está completamente documentado.

¿Y han mejorado las cosas desde que se empezó a utilizar AG5?

Antes utilizábamos hojas de cálculo de Excel exportadas desde nuestro sistema SAP. Muchas veces contenían errores porque el personal tenía que actualizar las hojas e introducir los datos a mano. Y con las actualizaciones manuales era muy fácil cometer errores. Así que eliminamos toda la introducción manual de datos. Ahora que utilizamos el software de AG5, sé que todo está correcto. Puedo filtrar por empleado para ver al instante a quién le caducarán las cualificaciones dentro de tres o seis meses o de dos años.

Mis empleados también se familiarizaron rápido con el programa porque es muy intuitivo. ¡Solo hay que hacer clic y arrastrar! Nos ahorra mucho tiempo.