Gérer la conformité mondiale des formations: Excel vs. AG5

Beaucoup d’organisations ont des employés et des activités dans plusieurs pays. De ce fait, elles doivent se conformer...

Beaucoup d’organisations ont des employés et des activités dans plusieurs pays. De ce fait, elles doivent se conformer à diverses réglementations qui sont généralement différentes d’un état à un autre. Elles doivent également s’assurer de respecter les normes réglementaires, internes et de clients, qui peuvent également varier dans chaque pays.

Cela paraît compliqué ? Ça l’est effectivement ! Par conséquent, comment les organisations s’assurent-elles que même 1 organisation dans 1 pays – beaucoup moins plusieurs organisations dans plusieurs pays – reste productive et en conformité ?

C’est la question que nous abordons dans cet article, en partageant des idées sur la façon dont des entreprises gèrent les compétences de leurs employés dans le monde pour rester en conformité, ainsi que sur la façon dont le logiciel de gestion des compétences d’AG5 les aide à y parvenir.

Pourquoi est-il important de maintenir une conformité mondiale ? Copied

Les organisations ont plusieurs raisons de maintenir la conformité, dont le respect de normes réglementaires, de qualité, de sécurité et/ou de normes spécifiques à une machine. Tout manquement peut entraîner des coûts évitables dus à des manques de compétences, ainsi que des taux de rotation élevés dus à une formation inadéquate des employés.

Dans la prochaine section, nous abordons la manière dont des organisations utilisent des feuilles de calcul Excel pour assurer une conformité mondiale, ainsi que les problèmes qu’elles rencontrent dans ce cadre. Ensuite, nous vous montrons comment utiliser AG5 pour gérer plus efficacement la conformité mondiale.

Les problèmes liés à l’utilisation d’Excel pour gérer la conformité mondiale Copied

Lorsque des clients professionnels optent pour AG5, ils choisissent de gérer les compétences de leurs employés d’une façon qui assure la conformité. Mais AG5 n’est pas la seule solution disponible.

À l’aide d’Excel, les clients professionnels peuvent suivre efficacement les employés, les exigences et l’historique de formation de leurs employés au niveau d’une équipe. Ensuite, pendant des audits, ils peuvent présenter leurs feuilles de calcul Excel aux auditeurs pour prouver aisément leur conformité réglementaire.

Cependant, il devient difficile d’utiliser des feuilles de calcul Excel pour gérer la conformité mondiale, en particulier dans des organisations avec :

  • Une forte rotation du personnel
  • Plusieurs normes de conformité et de qualité
  • Des compétences spécifiques requises pour des machines, postes de travail et des chaînes de production

Cela s’explique par le fait que dans ces situations, la gestion de la conformité requiert l’exécution de plusieurs actions dans la même feuille de calcul Excel.

Ces actions comprennent :

  • Gérer manuellement des données RH sur une feuille de calcul distincte pour suivre tous les employés et leurs équipes, machines, chaînes et postes de travail
  • Gérer manuellement des données LMS sur une feuille de calcul distincte pour suivre toutes les formations suivies par un employé
  • Gérer manuellement les employés recyclés sur une feuille de calcul distincte pour suivre leurs historiques
  • Gérer manuellement les compétences requises par des réglementations, des normes de qualité et les compétences spécifiques requises pour des machines, postes de travail et des chaînes de production
  • Développer des macros pour mettre en lumière des compétences manquantes, des compétences qui expirent prochainement et des compétences expirées
  • Gérer tous les fichiers de certification dans un système séparé de dossiers

Vous l’aurez probablement compris… 😉

Utiliser Excel pour gérer la conformité mondiale est un cauchemar pour les dirigeants.

Comment Excel augmente le risque d’erreurs et empêche l’alignement organisationnel Copied

Outre ce que nous avons abordé brièvement ci-dessus, il y a deux grandes raisons pour lesquelles l’utilisation de feuilles de calcul Excel pour gérer la conformité mondiale de votre entreprise n’est pas une bonne idée. Examinons cela de plus près.

  • Les feuilles de calcul Excel sont sujettes à erreurs. Les dirigeants doivent se concentrer sur les opérations, et n’ont donc pas le temps de gérer des compétences dans Excel. De ce fait, ils délèguent la responsabilité de leurs feuilles de calcul Excel à des formateurs ou au département RH ou Qualité. Cela augmente nettement le risque d’erreurs en raison du plus grand nombre d’intervenants qui travaillent sur le même fichier.
  • Les feuilles de calcul Excel ne favorisent pas l’alignement organisationnel. Les départements RH, Qualité et Opérations ont leurs propres intérêts. De ce fait, il se peut qu’ils gèrent uniquement leurs propres structures et données. Cela augmente le risque qu’une opération ne soit pas entièrement conforme.

Les deux cas ci-dessus sont des problèmes que nous constatons couramment en discutant de la solution d’AG5 avec de nouveaux clients. En tant que tel, il est important de souligner le raisonnement qui les sous-tend.

Dans une organisation, plusieurs départements, dont RH, Qualité et Opérations, peuvent reconnaître l’importance de la gestion des compétences. Chaque département peut avoir des objectifs distincts, et du point de vue de la conformité et de la gestion des compétences, ils peuvent avoir besoin de compétences différentes. Par exemple :

  • RH peut maintenir les compétences requises en fonction de ses propres structures, dont postes et centres de coûts.
  • Le département Qualité peut gérer les compétences requises du point de vue de la qualité, en s’assurant que l’organisation respecte des normes de qualité sur la base d’exigences réglementaires pour des machines et des processus.
  • Le département Opérations fait face à un grand niveau de complexité, car il doit respecter différentes normes définies par plusieurs départements, dont RH, Sécurité, Qualité et Conformité. Il est responsable de la gestion des compétences de ses effectifs, qui doivent être conformes à toutes les compétences requises dans chaque département. Mais surtout, le département Opérations gère les exigences qui ne relèvent pas des départements RH, Qualité ou Conformité, telles que les compétences requises pour des machines, des chaînes et des postes de travail.

Naturellement, il y a un certain niveau de chevauchement dans la gestion des compétences de chaque département. Mais entre eux, il y a également une nette différence dans les objectifs et les structures de compétences requises.

Ce qui importe ici, c’est que ces compétences requises complexes sont généralement gérées par des dirigeants dans Excel. Comme vous pouvez l’imaginer, il y a un risque d’erreur humaine – et un manque d’alignement organisationnel qui en résulte – en gérant une telle complexité.

Jusqu’à présent, nous exposons la situation au niveau d’une équipe. Cependant, une organisation internationale doit être conforme aussi bien au niveau d’une équipe qu’au niveau mondial – en englobant chaque site opérationnel dans le monde.

Dans nos déploiements internationaux, nous constatons que chaque site dans chaque pays maîtrise Excel et gère les compétences de ses employés sur des feuilles Excel complexes. Il s’agit de fichiers Excel composés de 1 à plus de 40 feuilles. Nous rencontrons des erreurs de données dans chaque fichier – plus les fichiers sont nombreux et plus les matrices sont grandes, plus il y a d’erreurs.

Dans la section suivante, nous nous concentrons sur la fonction AG5 conçue spécialement pour remplacer toutes les feuilles Excel par un seul système qui permet une gestion efficace des compétences et assure une conformité mondiale.

Gérer la conformité mondiale avec la plate-forme de gestion des compétences d’AG5 Copied

AG5 est conçu pour la conformité, tant au niveau d’une équipe qu’au niveau mondial. En particulier, notre fonction Compétences mondiales permet aux organisations de maintenir la conformité mondiale et locale.

Cependant, les organisations qui veulent utiliser AG5 pour maintenir des normes mondiales doivent relever un défi de taille : les changements que leurs organisations doivent subir pour s’adapter au nouveau système. En raison de la complexité de leurs organisations, elles redoutent généralement la mise en oeuvre d’un système tel qu’AG5. Et cela se comprend.

Heureusement, nous avons aidé de nombreuses organisations à déployer des solutions mondiales. Nous avons réalisé cela efficacement, sans perte de temps, sans effort inutile ou budget gaspillé.

Comment ? Avec une approche progressive de la mise en oeuvre plutôt qu’avec une approche ‘big bang’.

Adopter une perspective mondiale avec l’approche progressive de la mise en oeuvre d’AG5 Copied

Dans des déploiements internationaux, nous commençons par le site de votre organisation qui a les besoins les plus complexes en matière de gestion des compétences. Au lieu d’aborder simultanément plusieurs sites, nous nous occupons méthodiquement d’un site à la fois.

Cela nous permet de procéder à un petit changement initial – et permet à votre équipe chargée de la mise en oeuvre internationale de mener un pilote pour identifier les meilleures pratiques avant de poursuivre le déploiement.

Après le premier déploiement, qui a lieu en collaboration avec notre équipe de mise en oeuvre internationale, nous avons identifié la meilleure approche pour d’autres sites ou pays. Cela nous permet d’augmenter l’efficacité de la mise en oeuvre au fur et à mesure que nous progressons dans les déploiements suivants.

Pendant la mise en oeuvre d’AG5 sur le premier site de votre organisation, nous lançons AG5 pour le site local et le système AG5 mondial.

  • Dans le système AG5 mondial, les normes mondiales seront gérées et partagées avec le système AG5 local, qui est uniquement accessible par le site local.
  • Seule l’équipe mondiale peut accéder au système AG5 mondial. Cela permet à votre organisation de définir des normes RH, de Qualité, de Sécurité et Réglementaires mondiales avec les structures complexes sur lesquelles toutes les normes sont basées.

Cette configuration présente les avantages suivants :

  • Les exigences mondiales sont synchronisées en temps réel avec le système AG5 local
  • Des exigences mondiales peuvent coexister avec des normes locales (réglementations locales, par ex.)
  • Des exigences mondiales peuvent être gérées séparément de systèmes AG5 locaux
  • Des normes locales peuvent être gérées séparément du système mondial
  • Les difficultés habituelles avec Excel n’existent plus

Une fois le déploiement terminé sur le premier site, nous procédons à l’intégration de tous les autres sites locaux sur notre plate-forme, puis à leur intégration dans votre système mondial.

Cette approche permet à votre organisation de remplacer toutes nos feuilles de calcul Excel complexes, pas à pas. Elle réduit également la complexité de la mise en oeuvre et l’accélère.

Elle vous permet aussi d’améliorer progressivement l’efficacement de votre stratégie de gestion des compétences à l’échelle de votre organisation. Et à votre tour, vous pouvez vous conformer au niveau mondial.

Comment se conformer le plus vite possible au niveau mondial avec AG5 Copied

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Original version | octobre 12, 2023

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