Compliance der weltweiten Schulungsmaßnahmen managen: Excel vs. AG5

Viele Unternehmen haben Mitarbeiter und Niederlassungen in mehreren Ländern. Das bedeutet, dass sie eine Vielzahl von Vorschriften einhalten...

Viele Unternehmen haben Mitarbeiter und Niederlassungen in mehreren Ländern. Das bedeutet, dass sie eine Vielzahl von Vorschriften einhalten müssen, die sich oft von Land zu Land unterscheiden. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass sie die gesetzlichen, kundenbezogenen und internen Standards einhalten, die ebenfalls von Land zu Land unterschiedlich sein können.

Klingt kompliziert? Ist es auch! Wie können Unternehmen also sicherstellen, dass ein einzelnes Unternehmen in einem Land und dann mehrere Unternehmen in verschiedenen Ländern produktiv und konform bleiben?

In diesem Artikel gehen wir dieser Frage nach und geben Ihnen einen Einblick, wie Unternehmen das Kompetenzmanagement ihrer Mitarbeiter weltweit organisieren, um eine kontinuierliche Compliance zu gewährleisten, und wie die Skills Management Software von AG5 sie dabei unterstützen kann.

Warum ist die Compliance weltweiter Vorschriften wichtig? Copied

Für Unternehmen gibt es verschiedene Gründe, die Einhaltung von Vorschriften, Qualitäts-, Sicherheits- und/oder maschinenspezifischen Standards sicherzustellen. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu vermeidbaren Kosten aufgrund von Kompetenzlücken und hohen Fluktuationsraten aufgrund unzureichender Mitarbeiterschulungen führen.

Im folgenden Abschnitt beschreiben wir, wie einige Unternehmen Excel-Tabellen verwenden, um die weltweite Compliance zu gewährleisten, und mit welchen Herausforderungen sie dabei konfrontiert sind. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie mit AG5 die weltweite Compliance effizienter und effektiver verwalten können.

Herausforderungen bei der Verwendung von Excel für das weltweite Compliance-Management Copied

Mit der Wahl von AG5 entscheiden sich Unternehmenskunden für die Verwaltung der Kompetenzen ihrer Mitarbeiter, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. AG5 ist jedoch nicht die einzige verfügbare Lösung.

Mit Excel können Unternehmen die Fähigkeiten, Anforderungen und die Schulungshistorie ihrer Mitarbeiter auf Teamebene effizient verfolgen. Im Falle eines Audits können sie dann ihre Excel-Tabellen den Auditoren vorlegen, sodass sie die Einhaltung der Vorschriften leicht nachweisen können.

Die Verwendung von Excel-Tabellen zur Verwaltung der weltweiten Compliance ist jedoch schwierig, insbesondere in Unternehmen:

  • mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation
  • mit mehreren Compliance-Vorschriften und Qualitätsstandards
  • mit spezifischen Qualifikationsanforderungen für Maschinen, Arbeitsplätze und Produktionslinien

Der Grund dafür ist, dass die Verwaltung der Compliance in diesen Situationen die Durchführung mehrerer Aktivitäten in derselben Excel-Tabelle erfordert.

Diese Aktivitäten umfassen:

  • Manuelle Verwaltung der HR-Daten in einer separaten Tabelle, um alle Mitarbeiter und ihre Schichten, Maschinen, Linien und Arbeitsplätze zu erfassen
  • Manuelle Verwaltung von LMS-Daten in einer separaten Tabelle, um alle Schulungen zu verfolgen, die ein Mitarbeiter absolviert hat
  • Manuelle Verwaltung der umgeschulten Mitarbeiter in einer separaten Tabelle, um deren Werdegang zu verfolgen
  • Manuelle Verwaltung von Kompetenzanforderungen aus den Vorschriften, Qualitätsnormen und spezifischen Kompetenzanforderungen für Maschinen, Arbeitsplätze und Produktionslinien
  • Erstellung von Makros zur Hervorhebung fehlender, bald ablaufender und abgelaufener Qualifikationen
  • Verwaltung aller Zertifizierungsdateien in einem separaten Ordnersystem

Sie bekommen eine Ahnung davon, worauf ich hinaus will? 😉

Die Verwendung von Excel zur Verwaltung der weltweiten Compliance ist gelinde gesagt ein Albtraum für Vorgesetzte.

Wie Excel das Fehlerrisiko erhöht und organisatorische Anpassungen verhindert Copied

Abgesehen von den oben genannten Gründen gibt es zwei wichtige Gründe, warum es keine gute Idee ist, Excel-Tabellen für das globale Compliance-Management in Ihrem Unternehmen zu verwenden. Schauen wir genauer hin.

  • Excel-Tabellen sind fehleranfällig. Da sich die Vorgesetzten auf das operative Geschäft konzentrieren müssen, haben sie keine Zeit, die Kompetenzen in Excel zu verwalten. Deshalb machen sie Ausbilder, die Personalabteilung oder die Qualitätsabteilung für ihre Excel-Tabellen verantwortlich. Dies erhöht die Fehleranfälligkeit, da immer mehr Beteiligte an der gleichen Datei arbeiten.
  • Excel-Tabellen sind für die organisatorische Koordination wenig hilfreich. Die Personal-, Qualitäts- und Betriebsabteilungen haben ihre eigenen Interessen, was dazu führen kann, dass sie nur ihre eigenen Strukturen und Daten verwalten. Dies erhöht das Risiko, dass ein Betrieb nicht vollständig konform ist.

Die beiden oben genannten Probleme treten häufig auf, wenn wir die AG5-Lösung mit neuen Kunden besprechen. Daher ist es wichtig, die Gründe für diese Probleme zu erläutern.

In einem Unternehmen können verschiedene Abteilungen, wie die Personalabteilung, die Qualitätsabteilung und die Betriebsabteilung, die Bedeutung des Kompetenzmanagements erkennen. Jede Abteilung kann unterschiedliche Ziele verfolgen und unterschiedliche Anforderungen an ihre Kompetenzen aus Sicht der Compliance und des Kompetenzmanagements stellen. Zum Beispiel:

  • Die Personalabteilung kann die Kompetenzanforderungen auf der Grundlage ihrer eigenen Strukturen, wie Rollen und Kostenstellen, verwalten.
  • Die Qualitätsabteilung kann die Kompetenzanforderungen aus der Qualitätsperspektive verwalten und sicherstellen, dass das Unternehmen die Qualitätsstandards auf der Grundlage der regulatorischen Anforderungen für Maschinen und Prozesse erfüllt.
  • Die Betriebsabteilung ist sehr komplex, da sie verschiedene Standards erfüllen muss, die von verschiedenen Abteilungen wie Personal, Sicherheit, Qualität und Compliance vorgegeben werden. Sie ist verantwortlich für das Kompetenzmanagement ihrer Mitarbeiter, die alle von den Abteilungen festgelegten Kompetenzanforderungen erfüllen müssen. Vor allem aber verwaltet die Betriebsabteilung Anforderungen, die nicht in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung, der Qualitätsabteilung oder der Compliance-Abteilung fallen, wie z.B. Kompetenzanforderungen in Bezug auf Maschinen, Linien und Arbeitsplatzstrukturen.

Natürlich gibt es gewisse Überschneidungen im Kompetenzmanagement der einzelnen Abteilungen. Es gibt aber auch deutliche Unterschiede in den Zielen und Strukturen der Kompetenzanforderungen der einzelnen Abteilungen.

Tatsache ist, dass diese komplexen Kompetenzanforderungen oft von den Verantwortlichen in Excel verwaltet werden. Sehen Sie schon das Risiko menschlicher Fehler und die daraus resultierende mangelnde organisatorische Ausrichtung bei der Bewältigung einer solchen Komplexität?

Bisher haben wir die Situation nur auf Teamebene skizziert. Ein weltweites Unternehmen muss aber sowohl auf Team- als auch auf weltweiter Ebene compliant sein, also alle Standorte weltweit einbeziehen.

Bei unseren weltweiten Rollouts stellen wir fest, dass jeder Standort in jedem Land Excel beherrscht und die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter in komplexen Excel-Tabellen verwaltet. Diese reichen von einem Blatt bis hin zu Excel-Dateien mit mehr als 40 Blättern. In jeder Datei finden wir Datenfehler – je mehr Dateien und je größer die Matrizen, desto mehr Fehler.

Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen die AG5-Funktion vor, die speziell entwickelt wurde, um alle Excel-Tabellen durch ein einziges System zu ersetzen – ein System, das ein effizientes und effektives Kompetenzmanagement ermöglicht und dazu beiträgt, die weltweite Compliance sicherzustellen.

Management der weltweiten Compliance mit der Skills Management Plattform von AG5 Copied

AG5 wurde für Compliance auf Teamebene und auf weltweiter Ebene konzipiert. Insbesondere unsere Funktion Global Skills ermöglicht es Unternehmen, sowohl die weltweite als auch die lokale Compliance zu erfüllen.

Unternehmen, die AG5 für die Einhaltung weltweiter Standards nutzen wollen, stehen jedoch vor einer großen Herausforderung: den Veränderungen, die ihre Organisation durchlaufen muss, um sich an das neue System anzupassen. Aufgrund der Komplexität ihres Unternehmens scheuen sie sich oft, ein System wie AG5 einzuführen. Das ist verständlich.

Glücklicherweise haben wir bereits viele Unternehmen bei der Einführung weltweiter Lösungen unterstützt. Wir haben das effektiv und effizient gemacht, ohne viel Zeit und Geld zu verschwenden.

Wie wir das geschafft haben? Mit einem schrittweisen Implementierungsansatz anstelle eines „Hauruck“-Ansatzes.

Weltweiter Rollout mit dem stufenweisen Implementierungsansatz der AG5 Copied

Bei weltweiten Rollouts beginnen wir mit dem Standort Ihres Unternehmens, der die komplexesten Anforderungen an das Kompetenzmanagement hat. Anstatt mehrere Standorte gleichzeitig zu betreuen, gehen wir methodisch jeden Standort einzeln an.

Auf diese Weise können wir mit einer kleinen Änderung beginnen – und Ihr weltweites Implementierungsteam kann ein Pilotprojekt durchführen, um Best Practices zu ermitteln, bevor der Rollout fortgesetzt wird.

Nach dem ersten Rollout, der in Zusammenarbeit mit Ihrem weltweiten Implementierungsteam durchgeführt wird, haben wir die besten Vorgehensweisen für weitere Standorte oder Länder gelernt. Auf diese Weise können wir die Effektivität und Effizienz der Implementierung während der folgenden Implementierungen steigern.

Während der Implementierung von AG5 am ersten Standort Ihres Unternehmens führen wir AG5 für den lokalen Standort und das weltweite AG5-System ein.

  • Im weltweiten AG5-System werden die weltweiten Standards verwaltet und gemeinsam mit dem lokalen AG5-System genutzt, auf das nur der lokale Standort Zugriff hat.
  • Das weltweite AG5-System ist nur für das weltweite Team zugänglich. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen seine weltweiten Personal-, Qualitäts-, Sicherheits- und Regulierungsstandards mit den komplexen Strukturen, auf denen alle Standards basieren, definieren.

Die Vorteile einer solchen Vorgehensweise sind:

  • Weltweite Anforderungen werden in Echtzeit mit dem lokalen AG5-System synchronisiert
  • Weltweite Anforderungen können mit lokalen Standards (d.h. lokalen Vorschriften) koexistieren
  • Weltweite Anforderungen können getrennt vom lokalen AG5-System verwaltet werden
  • Lokale Standards können unabhängig vom weltweiten System verwaltet werden
  • Typische Excel-Probleme existieren nicht mehr

Nach der Implementierung des ersten Standortes binden wir alle weiteren lokalen Standorte in unsere Plattform ein und integrieren sie anschließend in Ihr weltweites System.

Dieser Ansatz hilft Ihrem Unternehmen, schrittweise alle komplexen Excel-Tabellen zu ersetzen. Außerdem wird die Komplexität der Implementierung reduziert und beschleunigt.

Darüber hinaus können Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Kompetenzmanagement-Strategie im gesamten Unternehmen schrittweise steigern. Dies wiederum führt dazu, dass Sie weltweite Compliance erreichen.

So erreichen Sie mit AG5 schnellstmöglich weltweite Compliance Copied

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Original version | Oktober 12, 2023

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