Wereldwijde opleidingsnaleving beheren: Excel vs. AG5

Waarom is het handhaven van wereldwijde compliance belangrijk?Copied

Organisaties hebben verschillende redenen om compliance te handhaven, zoals het voldoen aan regelgevings-, kwaliteits-, veiligheids- en/of machinespecifieke normen. Als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot vermijdbare kosten door de vaardigheidskloof en een hoog personeelsverloop door onvoldoende opleiding van werknemers.

In het volgende gedeelte beschrijven we hoe sommige organisaties Excel-spreadsheets gebruiken om wereldwijde compliance te bereiken – en met welke uitdagingen ze daarbij worden geconfronteerd. Daarna laten we zien hoe je AG5 kunt gebruiken om wereldwijde naleving efficiënter en effectiever te beheren.

De uitdagingen van het gebruik van Excel voor wereldwijde nalevingCopied

Wanneer zakelijke klanten voor AG5 opteren, kiezen ze ervoor om de vaardigheden van hun werknemers te beheren op een manier die naleving van de regelgeving garandeert. AG5 is echter niet de enige beschikbare oplossing.

Met Excel kunnen zakelijke klanten op efficiënte wijze de vaardigheden, vereisten en trainingsgeschiedenis van hun werknemers op teamniveau bijhouden. Vervolgens kunnen ze tijdens audits hun Excel-spreadsheets presenteren aan auditors, zodat ze eenvoudig kunnen aantonen dat ze voldoen aan de regelgeving.

Het gebruik van Excel-spreadsheets voor het beheren van wereldwijde naleving is echter lastig, vooral  in organisaties met:

• Hoog personeelsverloop
• Meervoudige naleving van regelgeving en kwaliteitsnormen
• Specifieke vaardigheidseisen voor machines, werkstations en productielijnen

Dit komt omdat het beheren van naleving in deze situaties het uitvoeren van meerdere activiteiten in dezelfde Excel-spreadsheet vereist.

Deze activiteiten omvatten:

• HR-gegevens handmatig beheren in een aparte spreadsheet om alle werknemers en hun diensten, machines, lijnen en werkstations bij te houden
• LMS-gegevens handmatig beheren in een aparte spreadsheet om alle trainingen bij te houden die een werknemer heeft gevolgd
• Handmatig herschoolde werknemers beheren in een aparte spreadsheet om hun loopbaan bij te houden
• Handmatig beheren van vaardigheidseisen vermeld in de regelgeving, kwaliteitsnormen en specifieke vaardigheidseisen voor machines, werkstations en productielijnen
• Macro’s bouwen om ontbrekende vaardigheden, bijna verlopen vaardigheden en verlopen vaardigheden te markeren
• Alle certificeringsbestanden in een apart mappensysteem beheren

Snap je het al? 😉

Excel gebruiken om wereldwijde naleving te beheren is een nachtmerrie voor managers.

Hoe Excel de kans op fouten vergroot en organisatorische afstemming verhindertCopied

Afgezien van wat we hierboven kort aanstipten, zijn er twee belangrijke redenen waarom het geen goed idee is om Excel-spreadsheets te gebruiken om de wereldwijde compliance van je organisatie te beheren. Laten we het eens nader bezien.

• Excel-spreadsheets zijn foutgevoelig. Managers moeten zich concentreren op de bedrijfsvoering en hebben dus geen tijd om vaardigheden in Excel te beheren. Daarom maken ze trainers, HR of de afdeling Kwaliteit verantwoordelijk voor hun Excel-spreadsheets. Dit verhoogt de kans op fouten enorm door het grotere aantal betrokken personen die in hetzelfde bestand werken.
• Excel spreadsheets bevorderen de organisatorische afstemming niet. HR-, kwaliteits- en operationele afdelingen hebben hun eigen belangen, wat ertoe kan leiden dat ze alleen hun eigen structuren en gegevens beheren. Dit verhoogt het risico dat de bedrijfsvoering niet volledig in overeenstemming is met de voorschriften.

Beide bovenstaande problemen komen vaak voor wanneer we de oplossing van AG5 bespreken met nieuwe klanten. Daarom is het belangrijk om de achterliggende redenering te benadrukken.

In een organisatie kunnen verschillende afdelingen zoals HR, kwaliteit en operations het belang inzien van het managen van vaardigheden. Elke afdeling kan verschillende doelen hebben en vanuit het oogpunt van compliance en competentiemanagement kunnen ze verschillen in hun vaardigheidseisen. Bijvoorbeeld:

• HR kan vaardigheidseisen handhaven op basis van hun eigen structuren, zoals rollen en kostenplaatsen.
• De afdeling Kwaliteit kan vaardigheidseisen beheren vanuit een kwaliteitsstandpunt en ervoor zorgen dat de organisatie voldoet aan kwaliteitsnormen op basis van wettelijke vereisten voor machines en processen.
• De afdeling Operations heeft te maken met een hoge mate van complexiteit, omdat die moet voldoen aan verschillende normen van verschillende afdelingen, waaronder HR, Veiligheid, Kwaliteit en Compliance. Deze afdeling is  verantwoordelijk voor het beheer van de vaardigheden van hun personeel, dat moet voldoen aan alle vaardigheidseisen die door een afdeling worden gesteld. Nog belangrijker is dat de afdeling Operations vereisten beheert die niet binnen het bereik van HR, Quality of Compliance vallen, zoals vaardigheidseisen op basis van machines, lijnen en werkstationstructuren.

Natuurlijk is er een zekere mate van overlapping in het beheer van afdelingsvaardigheden. Maar er is ook een duidelijk verschil in doelstellingen en vaardigheidsvereisten.

Het punt is dat deze complexe vaardigheidseisen vaak worden beheerd door managers in Excel. Kun je je het risico van menselijke fouten voorstellen – en het daaruit voortvloeiende gebrek aan organisatorische afstemming – bij het beheren van een document met een dergelijke complexiteit?

Tot nu toe schetsen we de situatie op teamniveau. Een wereldwijde organisatie moet echter zowel op teamniveau als op wereldwijd niveau naleving borgen – voor elke operationele locatie over de hele wereld.

Bij onze wereldwijde roll-outs zien we dat elke vestiging in elk land Excel onder de knie heeft en de vaardigheden van hun medewerkers in complexe Excel-sheets beheert. Deze variëren van Excel-bestanden van één sheet tot meer dan 40 sheets. In elk bestand komen we gegevensfouten tegen – hoe meer bestanden en groter de tabellen, hoe meer fouten.

In de volgende sectie belichten we de AG5-functie die speciaal is ontwikkeld om alle Excel-sheets te vervangen door één systeem – een systeem dat efficiënt en effectief competentiebeheer mogelijk maakt en wereldwijde naleving helpt borgen.

Wereldwijde naleving beheren met het platform voor competentiebeheer van AG5Copied

AG5 is gebouwd voor compliance op team- en wereldwijd niveau. In het bijzonder stelt onze Global Skills functie organisaties in staat om zowel wereldwijde als lokale naleving te handhaven.

Organisaties die AG5 willen gebruiken om wereldwijde standaarden te handhaven, staan echter voor een grote uitdaging: de verandering die hun organisaties moeten ondergaan om zich aan te passen aan het nieuwe systeem. Vanwege de complexiteit van hun organisaties maken ze zich vaak zorgen over de implementatie van een systeem als AG5. Dit is begrijpelijk.

Gelukkig hebben we al veel organisaties geholpen met het implementeren van wereldwijde oplossingen. We hebben dit effectief en efficiënt gedaan zonder tijd, moeite of budget te verspillen.

Hoe? Met een gefaseerde implementatieaanpak in plaats van een big bang aanpak.

Wereldwijd gaan met de gefaseerde implementatieaanpak van AG5Copied

Om wereldwijd uit te rollen beginnen we met de locatie van de organisatie die de meest complexe behoeften heeft op het gebied van competentiemanagement. In plaats van meerdere locaties tegelijk aan te pakken, pakken we elke locatie methodisch één voor één aan.

Hierdoor kunnen we een kleine initiële verandering doorvoeren – en kan je wereldwijde implementatieteam een pilot uitvoeren om best practices te identificeren voordat de uitrol verdergaat.

Na de eerste uitrol, die wordt gedaan in samenwerking met je wereldwijde implementatieteam, hebben we geleerd wat de beste aanpak is voor extra locaties of landen. Dit stelt ons in staat om de effectiviteit en efficiëntie van de implementatie te verhogen naarmate we verder gaan met uitrollen.

Tijdens de implementatie van AG5 op de eerste locatie van de organisatie lanceren we AG5 voor de plaatselijke vestiging en het wereldwijde AG5-systeem.

• In het wereldwijde AG5-systeem worden de wereldwijde standaarden beheerd en gedeeld met het lokale AG5 systeem dat alleen toegankelijk is voor de lokale vestiging.
• Het wereldwijde AG5-systeem is alleen toegankelijk voor het wereldwijde team. Hierdoor kan je  organisatieje wereldwijde HR-, kwaliteits-, veiligheids-,  en regelgevingsstandaarden bepalen met de complexe structuren waarop alle standaarden zijn gebaseerd.

De voordelen van een dergelijke structuur zijn onder andere:

• Wereldwijde vereisten worden in realtime gesynchroniseerd met het plaatselijke AG5-systeem
• Wereldwijde vereisten kunnen naast plaatselijke normen (d.w.z. lokale voorschriften) bestaan
• Wereldwijde vereisten kunnen afzonderlijk van plaatselijke AG5-systemen worden beheerd
• Plaatselijke standaarden kunnen apart van het wereldwijde systeem worden beheerd
• Typische Excel-pijnpunten bestaan niet meer

Nadat de uitrol van de eerste locatie is voltooid, gaan we verder met het onboarden van alle andere lokale vestigingen op ons platform. Vervolgens integreren we die in je wereldwijde systeem.

Deze aanpak helpt je organisatie om stap voor stap al onze complexe Excel-spreadsheets te vervangen. Het vermindert ook de complexiteit en versnelt de implementatie.

Bovendien leidt het ertoe dat je geleidelijk de efficiëntie en effectiviteit van je strategie voor competentiemanagement in je hele organisatie verhoogt. Dit leidt er dan weer toe dat je wereldwijd voldoet aan de regels.

Hoe bereik je zo snel mogelijk wereldwijde naleving met AG5?Copied

Wil je zo snel mogelijk wereldwijd voldoen aan alle regels? Laten we eens praten – we willen je graag laten zien hoe snel we dit kunnen realiseren! Dit verrast elke klant!

Nog steeds niet overtuigd? Neem deel aan ons live webinar waar onze deskundige spreker je meeneemt op een typisch klanttraject, van worstelen met spreadsheets naar naadloze controle met AG5.

Doe mee aan de webinar: Excel vs. AG5

Vereenvoudig uw skills management via een chat

Benieuwd naar AG5? Laten we praten. Boek een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Of je het nu overweegt of gewoon nieuwsgierig bent naar wat AG5 te bieden heeft. Als het klikt, plannen we een gedetailleerde demo, op maat voor u.

Waarom een kennismakingsgesprek boeken?

• Begrijp uw uitdagingen: uw situatie is uniek. We begrijpen het.
• Ontdek de mogelijkheden: bekijk hoe AG5 bij uw doelen past.
• Volgende stappen: Klaar om dieper te duiken? Laten we een demo plannen

Klaar om een slimmere manier te verkennen om vaardigheden te beheren? Klik hieronder om een voor u geschikt tijdstip te selecteren.

Auteur Copied

Wais

Met tien jaar ervaring leidt Wais ons Customer Onboarding team om te zorgen voor uitzonderlijke klantervaringen bij AG5. In zijn vrije tijd kookt hij een feestmaal en host hij zijn podcasts.

Lees auteurprofiel