KLM Cargo case studie

Ik moet feilloos kunnen aantonen dat ik alle KLM Cargo medewerkers en inhuurkrachten getraind heb op alle onderwerpen.

Wat is voor jou belangrijk in je werk? Welk probleem wilde je oplossen?

Wat voor mij belangrijk is, is om overzicht te hebben op wie er bij ons komt werken. Wie is deze persoon, waar op de wereld werkt hij of zij en voldoet de persoon aan het profiel? Als we bijvoorbeeld nieuwe staf hebben. Dan was het voor mij heel lastig om te kijken wie die nieuwe medewerker is, waar hij zit en aan welk profiel hij moest voldoen.

Vanuit SAP werd alleen een personeelsnummer naar onze oude tool verstuurd. En voor de rest niks. Dus dat betekende dat ik in de systemen bij ons moest gaan kijken: wie is het? Op welke afdelingscode zit hij? Op welke kostenplaats zit hij? Wat is de functie waar hij straks in zit? En welke trainingen moet ik daaraan koppelen? Volgens mij kon je dat heel makkelijk automatiseren als je maar de juiste gegevens hebt. Dat heeft impact op het trainingsaanbod dat ik per medewerker regel.

Waar was je naar op zoek?

Ik wilde 1 systeem hebben voor mijn dashboard voor compliance én leren waaraan SAP, Moodle en Cornerstone gekoppeld konden worden. En ik wilde via één dashboard genotificeerd worden als mensen uit compliancy gaan lopen of iets moesten doen. Hierbij wilde ik ook de mogelijkheid hebben om makkelijk te zoeken en selecteren door alle medewerkers wereldwijd inclusief inhuurkrachten.

Vroeger gebruikten we Excels en had ik ook elke maand dat ik er fouten uit moest halen. Ons Corporate Learning systeem legde niet alles vast wat wij nodig hebben. Plus dat medewerkers ook nog buiten de deur en on the job trainingen volgen.

Daarom ben ik AG5 gaan gebruiken, zodat ik overzicht heb over alle trainingen en certificaten van medewerkers. En zodat ik zie dat ik voldoe aan de compliancy. Vroeger in die Excel-sheets was het elke maand invoeren, vergelijken, overzichten maken. Plus dat er veel fouten in zaten.

Nu met AG5 is al het handwerk eruit, dat scheelt me minstens 6 werkdagen per maand en we komen fluitend door iedere audit heen.

Dus je wilde meer inzicht over wie waar in de wereld zit waardoor jij je trainingsaanbod beter kunt afstemmen?

Ja. Als ik nu bijvoorbeeld een training moet lanceren voor de commerciële staf in Azië hoef ik geen manager in Azië meer te vragen: wie is jouw staf? Omdat dat nu goed georganiseerd is in onze systemen. En niet alleen het trainingsaanbod. Ik wordt daarnaast bijna iedere maand ge-audit.

Door wie wordt je ge-audit?

Door de Inspectie Leefomgeving en Transport, door de Koninklijke Marechaussee, door de AIVD, door Delta, door IATA. You name it. Elke maand word ik wel ge-audit. En ze kijken altijd naar training records.

Dus ik moet feilloos kunnen aantonen dat ik alle KLM Cargo medewerkers en inhuurkrachten getraind heb op alle onderwerpen. Ik moet kunnen aantonen dat onze medewerkers de trainingen gedaan hebben en het moet vastgelegd zijn.

Wat gaat er nu beter?

De Excel files die ik binnenkreeg vanuit SAP die klopten af en toe niet omdat elke keer een andere medewerker daar velden zat in te voeren en met de hand data te bewerken. Alles wat je met de hand doet is foutgevoelig. Dat hele handmatige hebben we eruit gehaald. Zodra ik in AG5 kijk weet ik nu: dit klopt. Dit zijn de mensen van wie de trainingen over 3 maanden gaan verlopen. Of over 6 maanden, of over 2 jaar.

Mijn mensen kunnen ook snel met AG5 werken, want het is intuïtiever. Het is gewoon wijzigen en slepen. Dus dat scheelt nog meer arbeidsuren.