Wie KLM Cargo 35 % Zeit mit sofortigen Kompetenzdaten bei allen Konformitätsfunktionen spart

Eine Personalnummer, und dann nichts

KLM Cargo transportiert Fracht rund um die Welt. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt müssen etwa 3.000 Mitarbeiter und Auftragnehmer korrekt geschult, zertifiziert und konform sein, nachweislich und ohne Ausnahme.

Gert Mijnders, Manager Compliance Knowledge Center bei KLM Cargo, ist dafür verantwortlich, dies nachzuweisen. Lange Zeit arbeitete er mit Systemen, die diese Aufgabe weitaus schwieriger machten, als sie sein musste.

„Unser altes System hat einfach nur eine Personalnummer aus SAP ausgegeben, und das war’s“, sagte Mijnders. „Dann musste ich anfangen, in unseren verschiedenen Systemen zu wühlen, um Antworten auf all meine Fragen zu finden. Wer sind sie? Wie lautet ihr Abteilungscode? Wie lautet ihr Kostenstellencode? Welche Position werden sie besetzen?

Und welche Schulungsprogramme muss ich für sie organisieren?“

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter Kurse außerhalb des Unternehmens und am Arbeitsplatz absolvieren, von denen keiner automatisch in eine zentrale Aufzeichnung einfloss. Excel-Tabellen füllten die Lücke, schlecht.

„Wir haben ständig Daten eingegeben, Vergleiche angestellt und Berichte erstellt – ganz zu schweigen davon, dass wir alle Fehler korrigieren mussten“, sagte Mijnders.

Jeden einzelnen Monat geprüft

Die Folgen eines Fehlers waren hoch. KLM Cargo wird monatlich von der niederländischen Inspektion für Umwelt und Verkehr, dem Allgemeinen Nachrichten- und Sicherheitsdienst der Niederlande, Delta Air Lines und IATA geprüft. Jede dieser Stellen möchte vollständige und genaue Schulungsunterlagen.

„Ich muss jederzeit nachweisen können, dass jeder KLM Cargo Mitarbeiter oder Zeitarbeiter in jedem Aspekt seiner Tätigkeit vollständig geschult ist und dass dies vollständig dokumentiert ist“, sagte Mijnders.

Diese Anforderung – ohne Ausnahme, jeden Monat, für 3.000 Personen – machte einen tabellenbasierten Ansatz für das Kompetenzmanagement unhaltbar. Mijnders benötigte ein einheitliches Dashboard, das Konformität und Lernen kombiniert, integriert mit SAP, Moodle und Cornerstone, mit Ablaufbenachrichtigungen und leistungsstarker Suche über die gesamte globale Belegschaft.

Meine Mitarbeiter haben sich wirklich schnell mit der Software von AG5 zurechtgefunden, weil sie sehr intuitiv ist. Einfach klicken und ziehen.

Gert Mijnders

Manager Compliance Knowledge Center, KLM Cargo

Der Daten-Hub im Zentrum von allem

AG5 wurde zum Kompetenzdaten-Hub, der die bestehenden Systeme von KLM Cargo verbindet, anstatt sie zu ersetzen. Die manuelle Dateneingabe wurde eliminiert, und Qualifikationsnachweise sind jetzt aktuell, durchsuchbar und zuverlässig.

„Jetzt, wo wir die Software von AG5 nutzen, weiß ich, dass alles korrekt ist. Ich kann nach Mitarbeiter filtern, um sofort zu sehen, wessen Qualifikationen in drei Monaten, in sechs Monaten oder in zwei Jahren ablaufen“, sagte Mijnders.

Die Planung von Schulungen für kaufmännisches Personal in Asien erfordert beispielsweise kein Gespräch mehr mit regionalen Managern. Die Antwort ist bereits im System.

Früher habe ich Wochen damit verbracht, mich auf eine Konformitätsprüfung unserer Schulungsunterlagen vorzubereiten. Jetzt öffne ich einfach AG5 und alle unsere Kompetenzdaten sind bereits da.

Gert Mijnders

Manager Compliance Knowledge Center, KLM Cargo

Wie 35 % Zeitersparnis tatsächlich aussehen

In der gesamten Organisation wurde mehr als ein Drittel der zuvor für Konformitätsarbeiten aufgewendeten Zeit von manueller Eingabe, Fehlerkorrektur, Berichtserstellung und Prüfungsvorbereitung zurückgewonnen. Dies war Arbeit, die keine Erkenntnisse lieferte, sondern nur Wartung, was zu viel verschwendetem Aufwand führte.

Mit dieser Last weg bietet die Konformität bei KLM Cargo jetzt effizienter ein klares, zuverlässiges Bild einer globalen Belegschaft von 3.000 Personen, auf Abruf verfügbar und genau genug, um es ohne Zögern einer Aufsichtsbehörde zu übergeben.

Für einen Betrieb, der 12 Mal im Jahr von vier verschiedenen Stellen geprüft wird, ist das erforderlich, um weiter zu fliegen.