Comment Adient a réduit l'administration des qualifications et de la formation à 15 secondes
97% sans papier, 1 ETP complet et $20 000 de coûts annuels de papier économisés, et notifications automatiques remplaçant le suivi manuel de toutes les qualifications
Le même problème dans chaque usine
Adient fabrique des sièges automobiles dans 288 usines à travers le monde. Sur son site de Liverpool, le coordinateur de formation Tim Clansey gérait la formation aux compétences via Excel, en parcourant des centaines de feuilles de calcul couvrant deux équipes, laissant inévitablement une traînée d’erreurs. Lorsque les auditeurs demandaient de la documentation, des parties manquaient fréquemment, empruntées par des équipes et jamais retournées. Clansey a visité d’autres usines pour comparer.
« J’ai été choqué », a-t-il déclaré. « Tout le monde semblait faire face aux mêmes problèmes. J’ai été soulagé de voir que dans l’usine de Liverpool, nous ne faisions rien de mal, nous faisions simplement la même chose que tout le monde. Mais j’ai réalisé que nous pouvions faire mieux. »
Un processus de sélection avec un gagnant clair
Personne n’aime le changement, et Clansey le savait. Lorsqu’il a annoncé au personnel qu’Excel allait disparaître, la réaction a été immédiate : mais qu’allons-nous utiliser à la place ? Il a présélectionné trois logiciels évalués selon une analyse PUE couvrant le coût, la convivialité, la simplicité, les rapports et la capacité à partager des informations entre tous les départements sans perte de données.
« Parmi ces trois, AG5 répondait clairement à tout dans l’analyse PUE », a déclaré Clansey.
La mise en place d’un nouveau processus impliquait tant de travail administratif, que tous les employés n’étaient pas formés correctement. Deux possibilités s’offraient à nous : ajouter des formateurs ou faire face au problème et commencer à travailler plus efficacement.
Tim Clansey
Coordinateur de formation, Adient
$20 000 par an et 3,5 heures par jour
Adient a un fort engagement en matière de durabilité, donc 800 documents papier étaient difficiles à justifier. Le passage à la signature numérique via l’application AG5 a éliminé 97% de l’utilisation du papier à l’usine de Liverpool, économisant environ $20 000 par an et 3,5 heures par jour pour l’équipe de trois formateurs. Cette économie de temps équivaut à 1 ETP de capacité de formation récupéré par an.
Les employés portent maintenant une tablette ou un téléphone mobile au lieu de documents papier. Un écran de 70 pouces suspendu dans l’usine donne un aperçu en direct des employés ou des équipes qui ont besoin de formation à tout moment.
Quinze secondes pour remplacer une année de suivi manuel
Chez Adient, les techniciens de l’équipe qualité doivent passer un test annuel de daltonisme, car la capacité à distinguer les couleurs avec précision est une exigence fondamentale pour repérer les défauts sur la ligne. Auparavant, le suivi de qui devait passer le test reposait sur Excel et le papier.
« J’ai pris 15 secondes pour mettre la qualification dans le système, l’attribuer à toutes les personnes concernées et configurer le flux de travail », a déclaré Clansey. « Je leur ai ensuite dit que dans 11 mois, ils recevraient automatiquement une notification que toutes ces personnes devaient suivre cette formation spécifique. »
Aujourd’hui, nous avons réduit de 97% notre consommation de papier grâce à l’élimination de 800 documents papier
Tim Clansey
Coordinateur de formation, Adient
Aujourd’hui, Clansey commence chaque matin dans AG5, en approuvant les sessions de formation, en surveillant les employés qui reviennent d’une absence de longue durée et en s’assurant que toute personne qui revient sur une ligne de machines est entièrement à jour avant d’y arriver. Le stress lié aux audits qui définissait autrefois le rôle a disparu. La documentation est toujours correcte, toujours complète et jamais entre les mains de quelqu’un d’autre.
