Hoe Adient de administratie voor kwalificaties en training terugbracht tot 15 seconden
97% papiervrij, 1 volledige FTE en $20.000 aan jaarlijkse papierkosten bespaard, en automatische meldingen die handmatige tracking voor alle kwalificaties vervangen
Hetzelfde probleem in elke fabriek
Adient produceert autostoelen in 288 fabrieken wereldwijd. Op de locatie in Liverpool beheerde opleidingscoördinator Tim Clansey de vaardigheidstraining via Excel, waarbij hij honderden spreadsheets voor twee ploegen doorspitte, wat onvermijdelijk leidde tot fouten. Wanneer auditors om documentatie vroegen, ontbraken er vaak delen, omdat deze door teams waren geleend en nooit waren teruggegeven. Clansey bezocht andere fabrieken om te benchmarken.
“Ik was geschokt,” zei hij. “Iedereen leek met dezelfde problemen te kampen. Ik was opgelucht om te zien dat we in de fabriek in Liverpool niets verkeerd deden; we deden gewoon hetzelfde als de rest. Maar ik realiseerde me dat we het beter konden doen.”
Een selectieproces met een duidelijke winnaar
Niemand houdt van verandering, en Clansey wist dat. Toen hij het personeel vertelde dat Excel zou verdwijnen, was de reactie onmiddellijk: maar wat gaan we dan gebruiken? Hij stelde een shortlist op van drie softwarepakketten die werden beoordeeld aan de hand van een PUE-analyse op basis van kosten, gebruiksvriendelijkheid, eenvoud, rapportage en de mogelijkheid om informatie over alle afdelingen te delen zonder gegevensverlies.
“Van die drie voldeed AG5 duidelijk aan alles in de PUE-analyse,” aldus Clansey.
Wanneer er een nieuw proces werd geïntroduceerd, moest er zoveel administratief werk worden verzet dat niet alle werknemers goed waren opgeleid. We moesten ofwel meer trainers toevoegen, of het probleem onder ogen zien en efficiënter gaan werken.
Tim Clansey
Opleidingscoördinator, Adient
$20.000 per jaar en 3,5 uur per dag
Adient heeft een sterke toewijding aan duurzaamheid, dus 800 papieren documenten waren moeilijk te rechtvaardigen. De overstap naar digitaal inloggen via de AG5-app elimineerde 97% van het papierverbruik in de fabriek in Liverpool, wat een besparing opleverde van ongeveer $20.000 per jaar en 3,5 uur per dag voor het team van drie trainers. Die tijdsbesparing komt neer op 1 FTE aan trainingscapaciteit die jaarlijks wordt teruggewonnen.
Werknemers dragen nu een tablet of mobiele telefoon bij zich in plaats van papierwerk. Een 70-inch scherm in de fabriek geeft een live overzicht van welke werknemers of teams op elk gewenst moment training nodig hebben.
Vijftien seconden om een jaar aan handmatige tracking op te lossen
Bij Adient moeten technici van het kwaliteitsteam een jaarlijkse kleurenblindheidstest afleggen, aangezien het nauwkeurig kunnen onderscheiden van kleuren een kernvereiste is voor het opsporen van defecten aan de lijn. Voorheen gebeurde het bijhouden van wie er aan de beurt was voor een test via Excel en papier.
“Ik had 15 seconden nodig om de kwalificatie in het systeem te zetten, deze toe te wijzen aan alle betrokkenen en de workflow in te stellen,” zei Clansey. “Daarna vertelde ik hen dat ze over 11 maanden automatisch een melding zouden ontvangen dat al deze mensen aan de beurt zijn voor die specifieke training.”
We gebruiken nu 97% minder papier dankzij het elimineren van 800 papieren documenten
Tim Clansey
Opleidingscoördinator, Adient
Tegenwoordig begint Clansey elke ochtend in AG5 met het goedkeuren van trainingssessies, het monitoren van werknemers die terugkeren na langdurige afwezigheid en het controleren of iedereen die terugkeert naar een machinelijn volledig up-to-date is voordat ze daar aankomen. De auditstress die de rol vroeger kenmerkte, is verdwenen. De documentatie is altijd correct, altijd compleet en nooit in handen van iemand anders.
