Pourquoi les matrices de compétences rendent les responsables des RH fous !

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Son organisation est une entreprise industrielle de taille moyenne répartie sur plusieurs sites aux Pays-Bas. Le service des ressources humaines est basé au siège de l’entreprise, où il gère ses affaires pour l’ensemble de l’entreprise. C’est là qu’elle s’efforce d’obtenir et de fournir une clarté et des informations sur les compétences des employés. Le service est également chargé de programmer des formations et des ateliers afin d’enseigner de nouvelles compétences ou de maintenir les niveaux actuels. De nombreuses compétences sont directement liées à l’utilisation des machines et/ou à la sécurité sur le lieu de travail. C’est pourquoi il incombe au responsable RH et au responsable HSE de veiller à ce que les compétences des employés soient toujours à jour et pertinentes.

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Depuis quelque temps, l’entreprise gère avec succès les compétences de ses employés à l’aide de matrices. Ces matrices sont couramment utilisées dans les entreprises techniques du secteur manufacturier, par exemple dans l’industrie automobile, l’industrie électrique, la mécatronique, l’ingénierie des polymères et des processus, et l’industrie sidérurgique.

 » Une matrice de compétences est un outil visuel puissant qui vous aide à gérer et à contrôler les niveaux de compétence de votre personnel. « 

Souvent créée à l’aide d’une feuille de calcul, une matrice de compétences spécifie les compétences nécessaires à l’exécution d’une tâche ou d’un emploi donné. Elle met en évidence les niveaux actuels et requis pour chaque compétence, soulignant ainsi tout écart entre les deux, autrement appelé déficit de compétences.

C’est l’une des raisons pour lesquelles les matrices de compétences sont souvent imprimées et affichées dans les ateliers : elles permettent aux responsables hiérarchiques de planifier plus efficacement en se basant sur les points forts opérationnels de leur équipe. Elles apportent également des réponses à des questions telles que :

•  » Est-ce que je dispose des ressources suffisantes et des compétences adéquates pour mener à bien le travail à accomplir ? « 
•  » Mon équipe dispose-t-elle de la bonne combinaison de compétences ? « 

Les matrices de compétences ont été utilisées très efficacement au niveau local dans différents services et sites. Cependant, la prolifération de ces matrices causait un véritable casse-tête au service des ressources humaines de l’entreprise :

1. Absence de contrôle centralisé

1. Susceptibilité aux erreurs – versions locales gérées individuellement par différents propriétaires, chacun ayant sa propre version et/ou méthodologie
2. Procédures de mise à jour fastidieuses

2. Faible compatibilité avec le logiciel RH de l’entreprise

3. Manque d’informations en temps réel pour les audits internes et externes

4. Incapacité à utiliser les données pour générer des indicateurs de performance clés à des fins de gestion, par exemple pour élaborer des politiques de formation, établir des budgets et évaluer les combinaisons de compétences entre les services et les sites.

J’avais deux dernières questions à poser à la responsable RH de cette entreprise :  » Qu’est-ce qui vous aiderait à gérer ces matrices de compétences de manière plus efficace et efficiente ?  » et  » Dans un monde idéal, qu’est-ce qui vous conviendrait le mieux en tant que responsable RH ?  » Sans la moindre hésitation, elle m’a fait part de ses besoins personnels :

1.  » Pas de documents au niveau local. Ces données doivent se trouver dans le cloud. Point. Tout comme mon application RH. « 

1.  » Idéalement, je voudrais une solution qui soit directement liée à mon logiciel RH. Nous gérons les informations relatives à nos employés de manière centralisée dans notre base de données principale et notre logiciel RH pourrait alors primer. « 

2.  » Différents niveaux d’autorisation pour les utilisateurs de la matrice. Par exemple, des droits de lecture seule pour certains utilisateurs et des droits de propriété pour d’autres. En utilisant Excel, je n’ai actuellement aucun contrôle. « 

3.  » J’ai besoin de pouvoir générer en temps réel des rapports sur le niveau de compétences des employés au niveau individuel, de l’équipe et du site. Dans l’état actuel des choses, c’est tout simplement impossible, car nous devons d’abord rassembler les données de tous nos sites. « 

Je dois dire que c’était une liste de souhaits impressionnante pour terminer notre conversation. Cela m’a amené à me demander si vous rencontriez les mêmes problèmes ou des problèmes similaires dans votre travail ou au sein de votre organisation. J’aimerais que vous me fassiez part d’autres réflexions ou solutions dans les commentaires ci-dessous.

Si ces questions s’appliquent à vous ou à votre organisation, pourquoi ne pas télécharger notre livre blanc gratuit  » Les nombreux avantages des matrices de compétences «  ? Nous sommes certains que vous le trouverez intéressant.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt est PDG d’AG5 avec pour mission de mener l’entreprise au succès. Vous le verrez souvent sur le terrain de football entraîner de jeunes joueurs talentueux.