Warum Personalverantwortliche Qualifikationsmatrizen leid sind
Kürzlich sprach ich mit einer Personalleiterin eines mittelständischen Unternehmens über ihre Schwierigkeiten, die Kompetenzen in ihrem Unternehmen korrekt zuzuordnen und in Echtzeit zu verfolgen. Sie gab an, dass es fast unmachbar und auch unerwünscht sei, dies noch manuell zu verfolgen. Auch viele Kolleginnen und Kollegen in ihrem Netzwerk gaben an, dass sie mit diesem Problem kämpfen. Dies erklärt indirekt auch...
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Kürzlich sprach ich mit einer Personalleiterin eines mittelständischen Unternehmens über ihre Schwierigkeiten, die Kompetenzen in ihrem Unternehmen korrekt zuzuordnen und in Echtzeit zu verfolgen. Sie gab an, dass es fast unmachbar und auch unerwünscht sei, dies noch manuell zu verfolgen. Auch viele Kolleginnen und Kollegen in ihrem Netzwerk gaben an, dass sie mit diesem Problem kämpfen. Dies erklärt indirekt auch die Beliebtheit von YouTube-Videos über Qualifikationsmatrizen.
Vor allem für mittelständische und große Unternehmen mit mehreren Standorten und vielen unterschiedlichen Funktionen wird es immer schwieriger, den Überblick über die Kompetenzen ihrer Beschäftigten zu behalten. Wir haben die betreffende Personalleiterin gebeten, uns von ihren Schwierigkeiten zu berichten. Welches sind die Dilemmata und wie versucht sie, diese angemessen zu lösen?
Mehrere StandorteCopied
Das Unternehmen, in dem die Personalleiterin arbeitet, ist ein mittelständisches Industrieunternehmen mit mehreren Standorten in den Niederlanden. Die Personalabteilung ist zentral am Hauptstandort angesiedelt und für alle Standorte zuständig. Bei der Abteilung der Personalleiterin wird ein Überblick über die Kompetenzen aller Mitarbeiter*innen erstellt. Die Abteilung ist auch für die Planung von Fortbildungen und Kursen verantwortlich, um neue Kompetenzen zu erwerben oder das aktuelle Kompetenzniveau aufrechtzuerhalten. Da viele Kompetenzen in direktem Zusammenhang mit der sicheren Bedienung der Maschinen stehen, sind die Personalleiterin und der Leiter der Abteilung Gesundheit, Sicherheit und Umwelt gemeinsam dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter*innen jederzeit über die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen verfügen.
QualifikationsmatrixCopied
Die Kompetenzen der Mitarbeiter*innen werden seit geraumer Zeit in verschiedenen Qualifikationsmatrizen übersichtlich und systematisch erfasst. Diese Matrizen werden vor allem in technischen Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes eingesetzt. Zum Beispiel in der Metall-, Elektro-, Mechatronik-, Automobil-, Verfahrens- und Kunststofftechnik.
„Eine Qualifikationsmatrix ist ein leistungsstarkes visuelles Instrument, um die Kompetenzen der Mitarbeiter*innen zu verwalten“.
Eine Qualifikationsmatrix, die in der Regel in Excel erstellt wird, zeigt die Kompetenzen, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben oder Tätigkeiten erforderlich sind. Die Matrix zeigt für jede Kompetenz das aktuelle und das gewünschte Kompetenzniveau an. Eine Kompetenzmatrix verdeutlicht daher auch sehr gut den Unterschied zwischen diesen beiden Niveaus. Dies wird dann als Kompetenzlücke bezeichnet.
Aus diesem Grund werden Qualifikationsmatrizen häufig offline in Papierform verwendet, da sie auch eine gute Planung der „operativen Stärke“ ermöglichen. Auf diese Weise versucht man Einblick zu gewinnen in Fragestellungen wie z.B.:
- „Habe ich genügend Mitarbeiter*innen mit den erforderlichen Kompetenzen zur Verfügung, um die Arbeit zu erledigen?“
- „Habe ich in meinem Team eine ausgewogene Verteilung von Kompetenzniveaus?“
In dem Unternehmen wurde die Qualifikationsmatrix auf lokaler, abteilungs- und standortübergreifender Ebene effektiv eingesetzt. Die Verwendung so vieler verschiedener Matrizen mit unterschiedlichen Eigentümern führte jedoch zu einigen ernsthaften Engpässen im Personalmanagement:
- Fehlende zentrale Kontrolle über die Nutzung der Qualifikationsmatrix
- Die hohe Fehleranfälligkeit der Excel-Tabellen, da sie lokal gespeichert werden, und das von verschiedenen Eigentümern mit jeweils eigenen Arbeitsmethoden und Versionen.
- Der Zeitaufwand, um die Matrizen auf dem neuesten Stand zu halten
- Schlechte Anbindung an die verwendete HRM-Software
- Fehlender Echtzeit-Einblick bei internen oder externen Audits
- Fehlende Möglichkeit, auf der Grundlage der Daten gute Steuerungsinformationen für die Geschäftsleitung zu generieren. Denken Sie dabei an Informationen, die für Entscheidungen über die Fortbildungsmaßnahmen, die Budgets und die Verteilung der Kompetenzniveaus auf die verschiedenen Abteilungen und Standorte genutzt werden können.
Meine abschließende Frage an die Personalleiterin lautete: „Was würde Ihnen helfen, den Einsatz der Qualifikationsmatrix gut zu gestalten? Wie sieht die ideale Welt in Ihrem Verantwortungsbereich aus?“ Auf meine Frage hin zählte sie mühelos ihre persönlichen Must-haves auf:
- „Keine lokal gespeicherten Dokumente mehr. Diese Art von Daten sollte einfach über die Cloud laufen, genau wie mein HRM-Paket.“
- „Idealerweise sollte sich eine Lösung mit meinem HRM-Paket verknüpfen lassen. Wir möchten die Daten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zentral an einem Ort verwalten, wobei unser HRM-Paket die Federführung übernimmt“.
- „Berechtigungsstufen für die verschiedenen Benutzer der Matrizen. Einige Benutzer können eine Qualifikationsmatrix nur einsehen, aber auf keinen Fall ändern, während andere wirklich Eigentümer sind. Mit Excel habe ich darüber keine Kontrolle“.
- „Ich muss in der Lage sein, in Echtzeit über den Status der Kompetenzen der Mitarbeiter*innen zu berichten, und zwar individuell, nach Team und nach Standort. Das ist jetzt einfach nicht möglich, weil wir all diese verstreuten Daten erst einmal zentral erfassen müssen“.
Das ist ein schöner Wunschzettel, mit dem ich das Thema hier abschließen kann.
Kennen Sie das auch von Ihrem Unternehmen? Dann wird Sie vielleicht unser Whitepaper „Die vielen Vorteile von Qualifikationsmatrizen“ interessieren.
Sie können es hier herunterladen: „Die vielen Vorteile von Qualifikationsmatrizen“.
